芻議醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全體系建設(shè)

李善

大連醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院檔案管理辦公室，遼寧大連 116000

我國(guó)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)是由一系列開展疾病診斷和治療活動(dòng)的衛(wèi)生機(jī)構(gòu)組成，主要有醫(yī)院、基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、專業(yè)公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)和其他機(jī)構(gòu)等。醫(yī)院主要包括綜合醫(yī)院、中醫(yī)醫(yī)院、中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院、民族醫(yī)院、專科醫(yī)院、護(hù)理院等；基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、社會(huì)衛(wèi)生服務(wù)站、街道衛(wèi)生院、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室、門診部、診所（醫(yī)務(wù)室、護(hù)理站）；專業(yè)公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)包括疾病預(yù)防控制中心、?？萍膊》乐卧海ㄋ⒄荆⒔】到逃ㄕ荆?、婦幼保健院（所、站）、急救中心（站）、采供血機(jī)構(gòu)、衛(wèi)生監(jiān)督所（中心）、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)；其他醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)包括療養(yǎng)院、醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)、醫(yī)學(xué)在職培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、統(tǒng)計(jì)信息中心等。根據(jù)國(guó)家衛(wèi)生健康委發(fā)布的全國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)數(shù)量最新統(tǒng)計(jì)情況表明，截至2018年11月底，全國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)數(shù)量已達(dá)100 多萬個(gè)。 面對(duì)如此龐大的體量，如何最大限度地整合醫(yī)療衛(wèi)生資源，建立高效優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系，是推動(dòng)健康中國(guó)建設(shè)的首要任務(wù)，也是醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全管理體系建設(shè)的應(yīng)有之義。 構(gòu)建醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全體系，不僅是醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門提升安全保障能力的現(xiàn)實(shí)需要，更是檔案事業(yè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。

1 構(gòu)建醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全體系的必要性

當(dāng)前應(yīng)認(rèn)識(shí)到，全國(guó)檔案安全體系和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系的建設(shè)不是一蹴而就的，也不是僅靠國(guó)家宏觀層面的調(diào)控就可以實(shí)現(xiàn)的，它需要全國(guó)各個(gè)地方、各個(gè)行業(yè)系統(tǒng)檔案工作者和醫(yī)務(wù)工作者的共同努力，需要全國(guó)各個(gè)地方、各個(gè)行業(yè)系統(tǒng)建立起確保檔案安全保密的檔案安全子體系，以此來構(gòu)成全國(guó)范圍內(nèi)的檔案安全總體系。因此，作為國(guó)家檔案館網(wǎng)重要組成部分的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門，建立起一套符合自身實(shí)際的檔案安全體系是十分必要的。

1.1 醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)自身發(fā)展的客觀需要

近些年，檔案工作的地位日益突出，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息的真實(shí)性、完整性、有效性、準(zhǔn)確性已成為衡量現(xiàn)代醫(yī)院管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)。而隨著檔案安全的客觀環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)已由靜態(tài)橫向的檔案保管與保密拓展為動(dòng)態(tài)縱深的體系可控與構(gòu)建。 另外，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案類型以及服務(wù)對(duì)象也越來越多，無論是職工的房產(chǎn)公證、子女關(guān)系、工作調(diào)動(dòng)，還是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的設(shè)備檢修、基本建設(shè)、臨床科研、病歷復(fù)制等，都離不開檔案的決策與參與，這些檔案直接關(guān)乎著醫(yī)療機(jī)構(gòu)職工以及患者的切身權(quán)益，機(jī)動(dòng)性強(qiáng)、分布范圍廣，一旦丟失或者損毀，將會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)的正常發(fā)展。

1.2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)解決檔案安全體系存在問題的必然要求

檔案資源具有不可再生性，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的重要性決定了檔案安全的重要性，檔案安全應(yīng)是檔案部門高度重視的問題，但是目前國(guó)內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)此還缺乏深入、系統(tǒng)、科學(xué)的研究和認(rèn)識(shí)，無論是醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者，還是檔案工作人員，都沒有把檔案安全工作重要性提到應(yīng)有的高度，在很多方面存在著欠缺，比如說，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄、館庫基礎(chǔ)條件及安全設(shè)施差、安全制度及標(biāo)準(zhǔn)缺失、關(guān)鍵技術(shù)能力落后、工作人員角色轉(zhuǎn)換不到位、管理不善、監(jiān)管不力、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)措施不完善、容災(zāi)能力滯后等[1]。 只有對(duì)檔案安全工作進(jìn)行全方位的審視與整合，構(gòu)建完善的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全體系，才能解決這些問題，確保檔案安全。

1.3 醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的現(xiàn)實(shí)需要

近些年，在世界各地包括我國(guó)時(shí)有發(fā)生自然災(zāi)害、人為災(zāi)害以及各種突發(fā)公共事件。所謂突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對(duì)的事件。 其不可預(yù)知、不可抗拒，一旦發(fā)生，都會(huì)對(duì)檔案造成不可估量甚至是毀滅性的打擊[2]。 如何在各種突發(fā)事件中減少醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的損失，全面提高其檔案部門的安全保障能力， 保證其各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，已成為必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)課題和迫切任務(wù)。

1.4 醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案信息化與數(shù)字化的重要保障

伴隨著信息化、數(shù)字化社會(huì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案界的應(yīng)用越來越普遍，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，各種非傳統(tǒng)載體檔案大量產(chǎn)生。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及新型信息載體的應(yīng)用在給檔案事業(yè)帶來便利與新的工作內(nèi)容的同時(shí)，也給醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作帶來了很多的事故隱患，如層出不窮的病毒、黑客、網(wǎng)絡(luò)安全漏洞、各種軟硬件故障等，嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)器及信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，極易造成檔案載體和信息的損毀與丟失，進(jìn)而使檔案部門受到巨大損失[3]。如何在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代順勢(shì)而動(dòng)，構(gòu)建穩(wěn)固可靠的醫(yī)療機(jī)構(gòu)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全體系，確保檔案的安全保管和可持續(xù)利用，已成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

2 建設(shè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全體系的有效途徑

醫(yī)療機(jī)構(gòu)特別是公立醫(yī)院檔案部門必須主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，轉(zhuǎn)變發(fā)展思路和方式，從粗放管理轉(zhuǎn)向精細(xì)管理，提高服務(wù)效率。在建設(shè)安全體系過程中，要統(tǒng)籌兼顧，重點(diǎn)突出。針對(duì)不同的檔案載體、不同的存儲(chǔ)環(huán)境等因素，對(duì)照不同類型的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，明確醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全的防范重點(diǎn)，制定行之有效的檔案安全方案，打造切實(shí)可行的檔案安全體系。

2.1 牢固樹立醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全責(zé)任意識(shí)

檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)維護(hù)自己合法權(quán)益的有效依據(jù)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作者要本著對(duì)檔案安全高度負(fù)責(zé)的精神，深刻理解檔案安全工作的重要意義，做到檔案安全無小事、檔案安全時(shí)時(shí)抓；要督促檔案工作人員切實(shí)履職盡責(zé)，自覺堅(jiān)守崗位，并事無巨細(xì)、有針對(duì)性地落實(shí)每個(gè)人的職責(zé)，增強(qiáng)確保檔案安全的責(zé)任感和使命感，杜絕因檔案工作者的失職而造成檔案受損情況的發(fā)生；要不斷提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作者的安全意識(shí)，將檔案安全上升到衛(wèi)生和檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度來考慮，從思想根源上做到防微杜漸[4]；要在醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部通過演講、講座、展覽等形式，定期學(xué)習(xí)和宣傳保密及信息安全的一些規(guī)定，做到集群眾之力保護(hù)檔案安全。

2.2 努力完善醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全基礎(chǔ)建設(shè)

在檔案庫房的安全建設(shè)與管理方面，加強(qiáng)庫房的日常安全維護(hù)和管理，提高防火、防盜、防潮、防蟲、抗震能力，重視庫房安全的剛性要求，改善檔案保管條件，為檔案營(yíng)造一個(gè)安全的保管環(huán)境。在檔案安全設(shè)施的投入與管理方面，出于經(jīng)費(fèi)考慮，醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案裝具、安全防護(hù)設(shè)施普遍不完善，品種越來越多，質(zhì)量卻參差不齊，建議能由國(guó)家牽頭建立統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案用品政府采購(gòu)渠道，規(guī)范檔案設(shè)施設(shè)備的利用。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門也要充分利用各種安全技術(shù)手段，在檔案部門重要部位安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度調(diào)控、檔案消毒、監(jiān)控設(shè)施，并運(yùn)用信息防火墻等先進(jìn)的安全防范技術(shù)手段保障檔案信息系統(tǒng)的安全[5]，切實(shí)提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門的安全防范能力。

2.3 大力加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全管理

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的安全管理包括組織管理、人員管理、制度管理、利用管理、監(jiān)督管理等內(nèi)容。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的各級(jí)黨委、行政部門和檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案安全工作，將其列入年度工作計(jì)劃和議事日程，成立專門的安全管理委員會(huì)，做檔案安全體系建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)者和組織實(shí)施者，從檔案安全經(jīng)費(fèi)投入、檔案安全機(jī)制建設(shè)等方面做出統(tǒng)一規(guī)劃和部署[6]。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門要及時(shí)對(duì)新錄用和在職的檔案工作人員進(jìn)行人事安全審查工作、安全意識(shí)教育培訓(xùn)工作和安全知識(shí)宣傳工作，提高其檔案安全管理水平，確保檔案安全保密，并及時(shí)明確各工作人員的職責(zé)，采用責(zé)任追究制，一旦發(fā)生檔案安全事故，追究到底。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門要建立并執(zhí)行一套符合本機(jī)構(gòu)實(shí)際情況并適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展需要的科學(xué)、 合理、嚴(yán)密的安全管理制度，及時(shí)根據(jù)醫(yī)療工作的進(jìn)展不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案安全管理行為，提高檔案工作人員的法治素養(yǎng)，并在制度執(zhí)行過程中，建立檔案安全責(zé)任考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲辦法，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查和考核，確保各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處[7]。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門要做好檔案特別是涉密檔案的利用審批與登記，層層把關(guān)，嚴(yán)格審查檔案利用目的，及時(shí)反饋檔案利用效果，做到每份檔案的利用有賬可查、有跡可循，確保信息技術(shù)高速發(fā)展下的檔案利用安全[8]。經(jīng)審查，未達(dá)到利用條件的，一律不得對(duì)外提供利用。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)本單位的檔案開展全面、細(xì)致的安全保密檢查，對(duì)檢查存在的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄、認(rèn)真分析，責(zé)成相關(guān)部門限時(shí)整改，對(duì)已發(fā)生的安全責(zé)任事故，嚴(yán)肅處理，狠抓落實(shí)，及時(shí)排除各種安全隱患，防患于未然[9]。

2.4 切實(shí)做好醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全備份工作

醫(yī)療機(jī)構(gòu)要充分利用檔案復(fù)制、縮微、數(shù)字化等方法實(shí)現(xiàn)檔案的異質(zhì)備份，并通過在不同氣候類型、不同地震帶、不同地理?xiàng)l件的規(guī)模相當(dāng)?shù)尼t(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門之間相互備份和建設(shè)備用庫等多種方法實(shí)現(xiàn)檔案的異地備份[10]。 同時(shí)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門要根據(jù)庫藏情況，制定具體的檔案?jìng)浞莘桨?，明確備份的范圍、方法、技術(shù)、方式、周期等。要不斷完善檔案?jìng)浞葜贫龋岢麽t(yī)療機(jī)構(gòu)互結(jié)備份對(duì)子，互為對(duì)方提供異地備份，以保證檔案實(shí)體及信息的安全。另外，要做好備份件和備份數(shù)據(jù)的安全管理和維護(hù)工作，明確好互為備份的機(jī)構(gòu)之間的權(quán)利和義務(wù)，制定備份實(shí)施的具體方案，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

2.5 加快醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全技術(shù)研發(fā)應(yīng)用

隨著檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化的逐漸普及，各種檔案安全保護(hù)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全體系的建設(shè)已離不開技術(shù)的支持和保障。各醫(yī)療機(jī)構(gòu)要根據(jù)自身工作實(shí)際要求，進(jìn)行安全問題的科研技術(shù)攻關(guān)，充分利用研究成果實(shí)現(xiàn)檔案安全技術(shù)的優(yōu)化和整合。一方面，針對(duì)檔案信息系統(tǒng)的身份認(rèn)證和授權(quán)、電子檔案信息的真實(shí)性和載體的長(zhǎng)久保存能力、檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備、檔案搶救修復(fù)技術(shù)手段等展開研發(fā)工作；另一方面，加快現(xiàn)有的各種先進(jìn)的安全防范技術(shù)手段在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的推廣應(yīng)用，如指紋識(shí)別、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、動(dòng)態(tài)密碼、紅外報(bào)警、安全口令、溫控調(diào)節(jié)、磁條防盜等，快速提升檔案安全保障能力[11]。

綜上所述，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大與檔案事業(yè)的不斷發(fā)展， 醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案部門也逐漸發(fā)展壯大，無論從數(shù)量，還是質(zhì)量上，都有所提高，加之信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息化內(nèi)容不斷增長(zhǎng)、檔案利用方式也越來越多樣化。 這些都對(duì)檔案安全提出了更高的要求，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全體系的建設(shè)任重道遠(yuǎn)。 這是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇，要充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下檔案安全工作的長(zhǎng)期性、艱巨性、重要性和緊迫性，全面提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案安全能力，為國(guó)家檔案安全體系的建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。