新形勢下突發公共衛生事件醫療機構衛生檔案管理的新態勢

史素杰

山東省青州市人民醫院辦公室，山東濰坊 262500

2003年暴發的非典型性肺炎席卷我國南方并蔓延至北方，對我國社會生活、經濟發展等均造成嚴重負面影響，然后在我國黨和政府統一領導下，其暴發趨勢得到迅速有效控制。隨后每年發生的流感疫情，尤其是2019年冬春季節美國的流感大暴發，導致數萬人死亡。針對此類重大公共衛生突發事件，如何有效地利用及調控醫療資源、提高防疫效應、落實衛生物資分配及人員力量分配等，是醫療衛生檔案管理的重要內容[1]。值此北半球進入冬春季節，氣候轉冷，流行性感冒亦進入高發季節[2]，為更好地提高應對突發公共衛生事件的能力，該研究則主要總結新形勢下公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理的新態勢，現報道如下。

1 新形勢下醫療衛生機構檔案管理的定義及內涵

早在2008年，國家衛生行政管理部門就印發了關于《衛生檔案管理暫行規定》的相關未見，明確規定將衛生機構檔案資料定義為各級衛生機構在實際工作過程中所形成的具有保存意義的各種形式與載體的文書、信息化資料[3]。進一步明確了衛生檔案作為國家衛生管理重要組成部分的地位，需要實施統一領導、分級管理，以便更好地加強衛生機構檔案歸檔、利用、提取等的管理機制，并明確監督、考核機制的落實，做好全局把控，確保國家衛生行政管理部門在應對公共衛生突發事件中的有效管理[4]。結合當今信息技術在醫療機構的廣泛應用，醫療衛生檔案管理做到以大數據為背景提取，以單元化、個性化為特征，從而更好地提高醫療衛生機構檔案管理質量及效率，為應對突發公共衛生事件提供強有效的信息支持[5]。

2 新形勢下醫療衛生機構檔案管理的意義

在當今以大數據信息化不斷推進為背景的時代，如何有效地加強醫療機構衛生檔案管理質量具有重要意義：①其能客觀且真實地對突發公共衛生事件進行詳細記錄，為后期回顧性分析突發公共衛生事件的應急處理過程及傳染源的追蹤等提供有效信息[6]。作為追溯事件起源、發展、過程及結局做原始的資料，如文字、圖像、聲音等的保持記錄，可進行回溯性研究，從而更好地發現突發公共衛生事件的發生過程，并為事件的后續走向作出預測性評定提供依據[7]，同時還為做好應急處理提供依據。②可為公共衛生突發事件作出準確應對提供幫助，在此過程中更好地積累相關經驗，做好戰略整體部署，從而有效地提高衛生管理機構應對突發公共衛生事件的應急能力[8]，其中2003年國家應對“非典型肺炎”疫情的醫療機構檔案資料與經驗，能為突發公共衛生事件尤其是呼吸道傳播疾病的防控提供一定的借鑒與參考[9]。③有效的醫療衛生機構檔案管理在滿足社會關于醫療機構檔案建設與文化共享需求的同時，有效提高公共衛生服務質量，將醫療衛生檔案納入醫學相關研究資料管理范疇，更好地促進科教研一體化的實施，進而更好地促進醫療機構、人民大眾等對醫療資源的共享，進一步完善醫療資源的合理配置，充實體現大數據，云管理理念，以便建立更優質的公共衛生服務體系[10]。

3 公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理的基本要求

公共衛生安全是人類生存的基本保障，針對公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理上應做到：①確保相關檔案資料的及時歸檔[11]。其中要求醫療衛生機構針對相關檔案資料的收集過程中，需要以切實可行的制度規定將全部檔案資料進行總結，并依據其規律與特點進行及時歸檔，以確保醫療檔案資料的管理工作有序開展，切實避免資料歸檔與整理過程中的丟失，遺忘和損毀；②需要立足于實際情況進行規范化檔案管理，并建立可行性的管理機制，編制科學的醫療機構衛生檔案分類方案，同時設定相關獎懲制度，重視醫療機構衛生檔案資料管理的全面性[12]。實際工作過程中應充分尊重客觀事實，嚴格按照突發公共衛生事件的實際發生發展情況對相關資料進行整理與歸納，做好記錄與保密工作，同時還需要加強對檔案管理相關信息化系統的資源開發，做好文件備份，以免丟失，預防網絡災難的應對預案，切實落實檔案庫房的建設與管理制度。③最后在以上基礎上做好提升檔案管理的服務質量工作。針對突發公共衛生事件相關檔案的管理上，需要改變以往工作態度與理念，一切以服務理念出發，最大限度地發揮醫療機構衛生檔案管理工作的作用。結合信息化技術，為切實有效地提高醫療結果檔案管理的工作效率、資源利用和服務水平打下堅實基礎，以便滿足社會公眾與行政主管部門的隨時調閱、查詢[13]。

4 新形勢下公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理過程中所存在的問題

其中最大的問題為管理意識欠缺，導致針對公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理工作的落實不到位，出現松懈消極應對等現象，另外還有部分工作人員認為醫療衛生檔案管理工作繁瑣、復雜且枯燥無味，導致工作中對于歸檔存放的規范性有失妥當[14]。而且公共衛生突發事件其發生的整體概率較低，并非經常發生，容易造成相關人員的工作懈怠，特別是對于部分看似非重要檔案文件上的管理上，多以主觀意識為主導，認為該資料日后肯定不會被查檔或使用，故在管理過程中造成無序放置，而引起緊急使用時的調檔困難，甚至無法查閱[15]。同時還有部分人員認為醫療衛生檔案管理部門并非不可或缺機構，工作重要性未受重視，無專職人員或職責不清、人員混亂等，進一步打擊了工作人員工作積極性，降低工作效率。另外針對檔案管理過程中所存在的短板問題未加以重視，尤其是在當前醫療衛生檔案管理的形成由紙質化逐步轉變為信息化的交替時代，存在明顯的電子檔案和紙質檔案混搭的混亂現象，導致編碼分類不明確、歸檔存檔不及時，人為導致工作量的增加，檔案資料管理的混亂，最終極大地影響醫療衛生檔案管理的整體質量，甚至影響突發公共衛生事件處理的效果。而且在公共衛生突發事件突發并造成極大負面影響時，醫療衛生檔案工作內容的復雜性與緊急性加大，導致管理工作難度的加大，并暴露了檔案管理工作的滯后性。最后存在的問題即公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理工作中的執行規范欠具體，目前針對公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理的歸檔資料內容、歸檔程序、管理手段與模式等均未作詳細解讀，引起針對公共衛生突發事件相關檔案的管理在執行過程中存在隨意性強，欠規范等問題，如收納資料的多樣性，歸檔時限的隨意性[16]，同時對于相關檔案資料規檔整理過程的運用信息化技術的不規范性，缺少專門的檔案管理儀器設備、存放庫房甚至無特定的辦公場所，遠未達到新形勢下對醫療衛生檔案管理中關于硬件配備的規范要求，影響整體工作效率。

5 公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理優化策略

5.1 強化思想認識，提升檔案管理認知度

在當今信息化時代，針對公共衛生突發事件的信息收集與檔案形成多數可通過數字化進行，針對實際工作中所存在的問題，重點應提高全員對檔案管理重要性的主觀認識[17]。以流行性感冒為實例，在醫療機構衛生檔案管理工作中將流行病學知識、病毒學相關內容、臨床管理要點等有效地結合公共衛生學管理，在思想上樹立系統化的管理意識，做好突發公共衛生突發事件疫情相關資料的防控檔案管理，以便更有效地應對并加強突發公共衛生事件的發生，為防疫研究、健全應急管理體系提供幫助。另外在工作過程中應客觀地評價醫療衛生機構關于醫療檔案的管理工作的性質以內容，針對醫療檔案的歸檔、存在、提取及分析等做到科學利用，提高主觀認知，嚴于律己，以切實嚴謹的工作態度，做好醫療檔案的管理工作。

5.2 優化管理流程，制定檔案管理制度

優化醫療衛生機構檔案管理的相關流程，更積極有效地發揮其在應對公共衛生突發事件中的價值，更好地提供詳細準確的信息打下堅實基礎，在重視管理方式優化的同時，結合信息化技術，以大數據為背景，云處理為依據，切實做好對以往紙質檔案信息的轉換工作，提高工作效率，而且還應立足于醫療衛生機構檔案管理的現實狀況，建立系統化與規范化的管理制度[18]。同時在宏觀管理上，通過對檔案資料的總結，更深入地研究如何強化應對公共衛生法治的保障，為衛生行政管理部分指定并完善疾病預防控制體系及重大疫情防控救治體系，為制定應對突發衛生事件疫情防控策略提供依據[19]。做好信息資源的共享，提升檔案整理利用度，為宏觀監控、更有效地應對突發公共衛生事件提供指導。

5.3 深化改革，確保檔案管理工作的規范化

如何更好地確保檔案管理工作的規范化十分重要，首先可通過完善頂層設計，以國家衛健委頒發的《衛生檔案管理暫行規定》為基礎，對新形勢下突發衛生公共事件應對作出更完善的條例規范，切實加強醫療衛生機構關于醫療檔案的歸檔內容、程序、手段等工作，為有效應對突發公共衛生事件提供可行性模板。其次可通過信息化技術，充分利用大數據、云管理，依托信息化技術為基礎，提高醫療機構衛生檔案管理的工作效率，更好地做到“互聯網+醫療”，為醫療檔案管理工作注入新活力[20]。最后還建議通過對疫情防控檔案資料的再梳理與研究，為以后衛生突發事件的防控流程制定相關規范、落實操作流程與應急預案，達到集中管理、統一調撥、平時服務、災時應急、采儲結合、節約高效的目標。

綜上所述，以大數據信息化不斷推進為背景的新形勢下公共衛生突發事件中醫療檔案管理應該有效地適應當前現代化快節奏經濟、文化交流以及廣泛的人口流動。有效的醫療衛生機構檔案管理對推動公共衛生突發事件的應急處理、提高全人類應對突發衛生公共事件的能力十分重要。然而我國對于公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理的工作中存在較多不足，需要強化管理意識、規范管理標準，優化管理流程，狠抓落實，從而不斷提高醫療機構衛生檔案管理的質量，并構建有效的管理模式，更規范化地進行檔案管理工作。