信息系統項目管理的概念結構與方法

霍 震

（江蘇省連云港市贛榆區人才服務中心 江蘇 連云港 222100）

1 引言

隨著現代化的發展，互聯網時代趨于成熟，很多項目數據已經不能單靠人工去處理，而使用信息系統輔助已經成為各行業發展的重要課題。信息系統在解決企業項目管理的信息化建設中發揮著重要作用，從而提高企業的建設水平，信息化內容越來越多，所以應當更加注重信息系統建設的管理方法的手段和經驗，從而以低消耗來取得較大的效益[1]。

2 信息系統項目管理的概念

信息系統是一個人機一體化系統，它由硬件、計算機軟件、數據資源、用戶組成。目的是用來及時收集、加工、存儲、處理、提供信息數據，為順利開展各項活動提供了保障。

項目管理指的是在項目活動中通過運用專業的知識技能和工具手段，從而使項目的成果達到甚至超過項目負責人所期望的成效。項目管理最核心的五大要素是范圍、時間、成本、質量、資源，從啟動到計劃再到執行、控制、收尾這一系列的過程都需要嚴格進行把控。

信息系統的技術開發和信息系統項目管理是建設信息系統的兩大重要支柱。信息系統項目管理的目的在于保證信息系統能夠順利高效地運行。建設信息系統是一個龐大且繁冗的工程，涉及的范圍較廣，那么可以把這個過程看作是一個項目來進行管理。但是因為信息系統的建設需要較多、較強的專業技術，從而在項目管理方面容易被忽略。

3 信息系統項目管理的特點

（1）信息系統是人機一體化系統，從企業整體出發，目標人群面向大眾，且需要平衡用戶的多樣化需求習慣。每個用戶都有不同的特點和需求，所以要進行一定的定制，這樣就會造成項目任務邊界的不確定性。

（2）因為項目過程復雜，項目的每個階段是相互分離的，業務的技術開發人員是不能兼任安全管理員和系統管理員的。而系統管理員、網絡管理員、數據庫管理員的工作也是相分離的，涉及的軟硬件的廠商多且復雜，這樣對系統分析和技術人員的專業能力提出較高要求。

（3）由于信息系統的建立投資較大，風險較高，復雜程度高，難度也相對較大，為了能夠順利地完成，將這一過程劃分為幾個不同的階段。并且各個階段都有各自的任務目標，每個階段都由各自不同的負責人來進行，既分離又相銜接。可以劃分為規劃期、分析期、設計期、實施期、維護期，那么這整個過程就是項目的生命周期。

（4）信息系統管理相較于簡單的軟件開發也是有所區別的，后者是對技術的考驗，前者是對人力、物力、財力、信息資源的全面管理。信息系統是通過軟件對用戶提供自己所需求的各方面的服務，軟件的利用也是基于信息系統的存在而存在的，可以說是形式與實質的關系。

信息系統項目在建立過程中受到組織戰略的調動，因此這個過程是不斷變化的，也就會使系統開發較為困難，信息系統項目管理的實現是需要目的與組織的實施保持高度一致[2-3]。

4 信息系統項目管理的結構

4.1 啟動階段

在信息系統項目管理的過程中，項目的啟動是首要行為，主要包括項目制訂章程、選出項目經理等，做好一個項目前期應該做好的預備性的工作，因此要確定項目活動是否啟動是基礎。

4.2 計劃階段

這是項目管理活動確定啟動后所要規劃的第二大階段。主要包括制定項目管理的計劃藍圖、規劃目標需求的范圍、規劃項目進度、為項目活動執行進行排序、估算活動的資源以及持續時間、制定活動預算、確立合理的標準和人力資源計劃、如何識別風險、規避風險、資源的采購等一切執行前期所要規劃制定的內容。

4.3 執行階段

這也是項目活動中最重要也是耗時最長的一個周期，主要包括指導和管理項目活動的執行，保障項目過程的質量，組建和管理項目團隊，采購收集信息資源，進行組員溝通和管理。

4.4 監控階段

項目管理活動在執行過程中是否能夠達到預期，是否能夠順利開展就要在這一過程中嚴格監督，主要包括監控項目的執行工作，讓變更范圍在可控之內，還要控制進度、控制成本，讓結果滿足既定的目標標準，要嚴格監控管理人員是否違反制度，項目完成后需要報告績效，監控項目風險，使其在可控范圍之內。

4.5 收尾階段

經過以上4個階段，而這一收尾階段旨在體現出項目成果。在收尾過程中要不斷對工作進行檢測與審查，看是否符合其規定，能否達到預期的目標，一旦出現偏差，馬上進行新的補救處理。因為信息系統的內容較為繁雜，很難去鑒定指標，需要認真進行審查以保障信息系統的順利完成，為這一項目管理活動畫上完美的句號。

5 信息系統項目管理的方法

5.1 項目計劃變更管理

信息系統項目管理活動繁瑣，因此在項目活動中容易出現不穩定的因素，從而使原本的項目計劃發生變動。變更管理是項目組織在項目運行過程當中因為項目有關的不同因素，使項目出現不可控的變化，保證順利達到項目目標，而對項目的部分或者全部變化進行管理。有變更的需求就會有項目變更的控制和管理。主要包括分析項目變更的必要性與合理性，確認要不要進行變更，在變更的過程中要準確地記錄相關信息，制定好變更計劃報上級領導審批，確定新的計劃以提高項目建設的整體質量。因此，在前期準備過程中對于可能出現的變故要有一個大概的預判，做好項目的變更管理，這樣在項目一旦出現可預設的變化時，項目組才能從容應對，規劃好變更步驟，確保項目人員按操作流程進行。

5.2 人力資源的完善

現如今，信息技術發展需求越來越大，需要大量的人才參與到計算機領域中，因此應當完善人力資源的儲備和管理。對于項目負責人來說，不僅僅需要自身掌握相關知識，擔負起應承擔的責任，還需要合理分配任務，安排好各項工作，提高項目人員的工作效率，完善相應的信息系統。要組織協調好各部門人員，調動出項目組員的積極性，給各部門的人員營造出良好的工作氛圍，帶動大家的熱情，利用好各專業人才技能，發揮出他們的才華，組建一批高質量的尖端人才。可以把項目組織計劃看作戰場上的排兵布陣，確定角色，分配任務職責。因為在整個項目生命周期中，項目有關人員的數量和特點會隨著項目進行到不同階段而產生相應的變化與調動，不同階段的管理效果也會隨之變化，之前有效地之后不一定有效。

項目活動中人員的需求并不一定是穩定而連續的，在人員的調動和把控上要格外的重視，避免出現人力資源的浪費和時間、成本的增加。在哪個階段需要什么樣的人才，如何獲得這些人員，包括后期項目成員之間是以何種關系工作的要有明確的界限及安排，比如項目負責人下面可設立項目組長等，明確各自的職責，一旦哪個階段，哪個部分出現問題就可以直接找到相關人員進行解決。一個項目的成功必須要有一支高效的團隊。總之，人力資源的完善關系到信息系統的建設和發展狀況，項目負責人要做好人力資源相關工作，務必發揮出人力資源的作用。

5.3 項目時間規劃

建立信息系統需要指定相應的計劃，隨之就要對時間進行合理安排。因為項目的生命周期分為幾個階段，而每一個階段所需要的時間是不一致的，每個階段在時間管理方面的把控一定要嚴格，切勿出現松緊帶的情形，合理安排好時間是保障項目能夠在相應時間內最大程度完成，避免浪費時間。在項目活動時間的安排上，需要做好項目活動的界定，在對進度的把控的認知不清晰的情況下，可以向項目活動的技術人員了解，因為他們是最直觀的判斷者和感受者。合理的安排項目時間是項目活動管理中一項重要的關鍵內容，保證了項目順利進行并完成項目，為項目合理配置資源提供了相應的依據，從而在一定時間內可以發揮高效的工作效率，讓整個信息系統建設過程變得更加的有條理、有層次。

5.4 積累經驗，加強學習

程序性的信息系統建設過程是最能方便項目人員找出問題的，因為處理過程的復雜程度，接觸到的知識涉及各個領域，項目工作者難免會出現知識盲區。無論是項目活動所接觸到的知識面，還是工作時遇到的問題，可以做到的是每當完成一個階段或者一個項目時，都應當對其所完成的工作表達看法，以及對工作時所遇到的問題進行總結，比如開小組會議，在會議上，每個人把自己所不能理解或者理解其比較困難的知識點提出來，大家參與討論分析，找出關鍵所在，避免下次犯同樣的錯誤。甚至可以進行新的突破，尋求新的解決辦法，從而優化、強化相關的信息系統，在不斷地吸收知識，積累經驗的過程中，發現并解決改進信息系統相關的弱點。

5.5 制定完善的規章制度

各省市為了推動信息系統建設與信息資源整合的共享利用，出臺了相應的管理制度，企業在法律法規的基礎上，應當制定出符合企業實際狀況的相關規章制度，旨在讓員工認識到各層次管理等內容，為建設信息系統提供健康的工作氛圍，不僅豐富了企業文化，也能保障信息系統的建設順利開展[4]。

6 結語

在信息化的時代，信息技術為我們的生活帶來了極大的便利，使工作完成的更加高效，如今信息系統項目的建設使得信息技術手段相對成熟，如何保障信息系統項目能夠穩定有效地建設需要將項目管理融入到這一過程中，項目管理的核心理念是以用戶為中心，以目標為導向，以技術為手段，以計劃為基礎對企業資源進一步進行整合。信息系統的建設是一個繁冗復雜的工程，在信息系統的建設中運用項目管理的方法可以加快系統建設，保證項目的質量，降低成本，而這一項目的管理方法需要結合實際需要以及企業的實際情況，盡可能配置出一套科學、合適、合理的管理方法，有效促進信息系統建設。