信息技術在事業單位檔案管理中的運用分析

蘇 淼

（微山縣人民醫院 山東 微山 277600）

1 引言

隨著信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理方式已經無法滿足時代的發展需求，尤其是在現代事業單位中所需要處理的信息量不斷提升，人力檔案管理已經無法勝任，而信息技術的融入則有效解決了這一問題，使檔案管理向著智能化方向發展，有效提高了檔案管理效率和質量，也能夠通過大數據分析檔案當中有價值的數據信息，為推動事業單位進一步發展奠定了良好的數據基礎。因此，優化信息技術在檔案管理當中的有效應用意義重大。

2 檔案管理信息化建設的意義

2.1 收集信息更加快速

在以往傳統的檔案管理過程當中，主要是通過紙質版的方式進行管理，其效率較低，在收集的過程當中較為麻煩，然而隨著信息技術的發展，將信息技術融入檔案管理中，能夠有效提高收集效率，使信息收集更加快速，對促進事業單位的發展意義重大。

不僅如此，信息化技術的使用也有效減少了資源浪費，有利于提高企業發展經濟效益。在檔案傳輸的過程當中只需要通過移動硬盤或者U盤等形式，便可以實現快速傳輸，過程方便快捷，有效改善了原有程序復雜的現狀[1]。

2.2 資料存儲方便

信息技術尚未普及之前，檔案存儲主要是以紙質資料的形式進行，檔案極容易受到損壞或潮濕的影響，而造成資料缺失。而隨著技術的發展，通過信息技術將紙質版的檔案轉變為電子檔案進行存儲，能夠有效提高存儲的安全性，同時使文件存儲更加方便快捷。事業單位可以通過建立相應的信息數據庫，完成檔案的存儲工作，并做好備份，如此能夠有效保障檔案資料的安全。如果發現有文件破損及檔案缺失的情況，則能夠通過技術手段及時恢復，對于事業單位的安全長效發展意義重大。

以人事檔案為例，在以往制作檔案過程當中，需要通過紙質的形式進行登記、保存。而隨著事業單位的不斷發展，人員數量不斷增多，在登記過程當中所需要的工作量極為龐大，所需要存儲的信息也極為龐大，這就給檔案管理人員帶來了極大的壓力，與現代事業單位的發展速度不相符合。而通過數字化管理，以數據的形式上傳人事檔案資料，有效提高了管檔案管理效率，并節省了檔案存儲空間，工作人員的壓力也相對減小，并且能夠將人事檔案以電子的形式長時間保存。可見，信息化管理對于提高檔案管理效率意義重大。

2.3 方便查找檢索

在企業單位發展的過程當中，可能需要對時間較為長遠的檔案進行重新調閱查看。在以往傳統的檔案管理過程當中，在查找時需要消耗大量的人力和時間，費時費力，然而通過電子檔案的形式進行存儲，則可以通過關鍵字搜索的形式，快速檢索想要的檔案信息。不僅如此，還可以通過網絡實現快速傳輸，提高檔案查閱效率，對整個事業單位發展而言，都起著重要的推動作用。

而通過檔案信息化建設，以數字信息的形式進行檔案存儲管理，建立事業單位檔案數據庫，這樣一來，則會使檔案查閱變得更加方便快捷，只需要安排一兩個人員進行檔案管理便能夠有效解決事業單位的檔案管理問題。如果想要查閱檔案信息，只需要通過輸入姓名或者其他信息便能夠有效查閱，并完成登記工作，極為方便[2]。

2.4 有利于實現信息共享

在以往傳統的檔案管理當中，無法實現信息共享，以至于事業單位的發展速度也受到了阻礙，然而借助先進的信息技術，搭建信息共享平臺，能夠將檔案信息上傳到平臺，進而實現資源共享。如此一來，工作人員就能夠在第一時間得到想要的信息，進而更好地服務于事業單位的發展建設工作，強化各部門之間的信息溝通交流，有效提高工作人員的工作效率。

3 檔案管理信息化建設存在的問題

3.1 缺乏管理標準

在事業單位信息化檔案管理建設的過程當中，目前尚未有完善的管理制度，以至于在標準方面未能做到統一建設，各個事業單位之間都是根據自身的實際情況，采用各自的標準，難以實現區域化管理，不利于提高檔案管理的效率。

3.2 信息安全防護仍需加強

信息技術在檔案管理中的應用，雖然有效提高了檔案管理效率和質量，對于促進整個事業單位的發展也發揮了重要作用，然而在實際運用的過程中也存在著安全問題。網絡是一把雙刃劍，為事業單位檔案管理帶來便利的同時，也出現了許多危害事業單位信息安全的問題，比如黑客以及病毒的攻擊，會導致檔案信息數據被損壞，或者被非法盜取利用等問題，這些都會給事業單位的檔案信息安全造成極大威脅。因此，在利用信息技術進行檔案管理過程中，一定要格外注重安全防護機制的建立，如此才能夠保證事業單位檔案信息安全，進而維護事業單位整體利益，促進檔案管理安全高效進行[3]。

3.3 信息化人才缺乏

隨著事業單位的快速發展，目前先進的信息化技術已經走入了大多數事業單位當中。在檔案管理過程當中，應用信息技術已經成為必然趨勢，然而這對相關檔案管理人員的信息化專業技能提出了更高要求。為了滿足事業單位的發展建設需求，需要不斷提升其信息技術水平，唯有如此才能夠勝任檔案信息化管理工作。

然而，目前由于許多檔案管理人員缺乏相應的技術能力，以至于無法提高檔案信息化管理效率。尤其是針對一些年齡較大的工作人員，對于現代化先進技術不夠了解，無法充分發揮信息技術的價值，這也給事業單位的檔案管理帶來了一定的阻礙。由此可見，唯有提升工作人員專業素養，才能夠保證檔案管理信息化建設得以穩步進行，進而推動事業單位的快速發展。

4 信息技術在事業單位檔案管理中的應用策略

4.1 加強理念建設工作

針對目前信息化檔案管理效率低的問題，首先要解決的是工作人員理念的問題，唯有思想轉變了，才能夠使工作效率得到進一步提升。因此，加強理念建設工作是目前檔案管理信息化建設工作的重要內容，首先要讓事業單位的領導充分意識到信息化技術在檔案管理當中的重要價值，使其知道先進的信息技術能夠有效提高檔案收集以及存儲效率，進一步通過大數據技術，有效分析檔案中有價值的信息，進而為事業單位未來的發展建設提供重要的數據依據。

此外，還需要做好宣傳，讓廣大員工也意識到檔案信息化管理的重要價值，進而改變其傳統的管理理念，使信息化管理成為主流。讓員工意識到通過信息技術能夠有效節省人力、物力，可以快速處理大量的信息數據，減輕勞動力，并且能夠提高信息利用率，促進企業發展，同時也能夠使自己的經濟收益得以提升。如此讓員工也意識到信息技術的重要價值，進而制訂合理的檔案管理信息化建設計劃，使信息技術在檔案管理中得到有效應用[4]。

4.2 實現信息共享

在現代事業單位發展建設過程當中，單打獨斗已經成為過去，唯有合作才能共贏，因此加強信息交流格外重要，而通過信息技術的有效應用，構建信息共享平臺，能夠有效促進事業單位之間的合作交流，進而起到互惠共贏的作用。可見，搭建信息共享平臺具有極為重要的意義和價值。

通過共享平臺能夠有效分享檔案信息，進而為事業單位領導決策提供依據，并且能夠使區域化檔案信息管理建設工作得到有效落實，實現統一標準，對促進各事業單位的發展意義重大。

例如，隨著科技的發展，云技術已經成了目前應用極廣泛的技術，可以通過移動終端處理各項信息數據。事業單位也可以通過云共享，實現檔案信息快速共享，進而加強管理效率。通過云共享平臺能夠建立完整的數據庫，進而實現區域化管理，對于推動事業單位的發展建設而言，具有重要的價值。

信息共享平臺的建立，能夠有效加強各部門以及各事業單位之間的聯合協作。然而為了保證信息安全，提高檔案管理水平，也需要政府部門給出相應的法律依據，為檔案信息管理以及共享提供安全保障，建立相應的規范標準，進而保障信息共享安全，防止違法事件的出現，一旦發生違法事件，要追究相關單位責任，唯有如此才能夠促進事業單位得以持續健康發展。

4.3 完善信息化管理制度

為了有效提高信息化檔案管理效率，需要制定完善的管理制度，唯有如此才能夠保證檔案管理能夠按照相應的流程有序進行，進而使事業單位檔案管理質量得到有效保障，為事業單位進一步發展奠定良好的檔案基礎。

在進行制度建設的過程當中，需要詳細考察事業單位的實際情況，按照自身的發展需求建立并完善檔案信息管理體系。首先要做到信息技術與檔案管理之間的完美融合，利用先進的大數據技術、云計算技術、互聯網技術來提高檔案管理效率，在相應軟件以及硬件設施方面都要完善落實，為檔案信息化建設提供技術基礎。

為了保障工作人員按照規范進行操作，需要設立相應的監管制度，進而使檔案管理人員提高重視度，堅守自身崗位職責，嚴格按照規章制度進行檔案信息化管理。

除此之外，為了保證信息不被泄露，需要加強安全機制的建立。實踐證明，信息技術雖然有效提高了檔案管理效率，然而也面臨著黑客以及病毒的攻擊，會給事業單位造成信息泄露的風險，嚴重的可能會造成大量的經濟損失，因此一定要加強安全管理工作，進而使檔案信息的安全性以及完整度得到有效保證。

4.4 加強人才建設

檔案信息化管理對于工作人員專業技能要求較高，因此，建設一支高素質的管理團隊尤為重要。例如可以在招聘人才的過程當中，選擇專業技術較強的人員優先錄取，并且在錄取之后對新老人員進行統一培訓，使其善于運用信息技術來完成檔案管理工作，進而使人才的綜合素養得到提升，為檔案信息化管理奠定人才基礎。

5 結語

綜上所述，隨著時代的發展，傳統的檔案管理已經無法滿足現代事業單位的發展需求，而信息技術在檔案管理中的有效應用，使檔案管理更加高效。因此，一定要加強檔案管理信息化建設工作，提高檔案管理效率，進而為企業發展提供有價值的信息，加強信息共享，提高事業單位內部、外部的溝通效率，實現共贏。