信息時代電力企業電子檔案管理的探討

鄭艷燕

（內蒙古電力（集團）有限責任公司內蒙古電力科學研究院分公司 內蒙古 呼和浩特 010020）

1 引言

信息技術的快速發展對我國的經濟發展產生了很大的影響，加快了我國經濟轉型發展的進程[1]。電力企業的發展需要與時代的發展相呼應，適應時代環境的變化對企業發展的挑戰，對自身存在的問題進行改變，不斷提高自身的發展潛力，促進我國電力安全。在電力企業的檔案管理工作中，利用信息技術能夠促進檔案管理更好地生根發芽，在發展中對電力企業的檔案實現信息化管理，在檔案管理工作中，根據企業的實際需要構建信息化檔案管理平臺，針對檔案管理工作在傳統的管理理念中存在的問題，不斷改進工作方法，解決出現的問題，促進檔案管理工作的水平不斷提高，建立電力企業電子檔案，能夠促進電力企業獲得更多的競爭力，提高企業的盈利能力。

2 當前階段電力企業檔案管理工作有哪些不利影響

2.1 企業管理者對檔案工作缺乏必要的關注

研究電力行業整個的發展歷程我們就會發現，企業的管理者對企業的內部管理工作和企業的競爭力發展比較重視，對檔案管理工作沒有重點關注，檔案管理缺乏必要的關注，檔案管理長時間處于無人問津的狀態，忽視了企業檔案管理的健康發展，為企業的發展埋下了不利隱患。電力企業的管理者對檔案管理工作的認識只是停留在比較簡單的層面，沒有建立完善的檔案管理工作模式，導致企業檔案檔案管理工作質量不高，無法對企業的檔案進行有效管理，檔案管理工作人員工作態度比較敷衍，很容易出現檔案管理工作失誤。

2.2 當前電力企業檔案管理實現電子化管理難度大

電力企業檔案管理實現電子化管理，需要不斷提高檔案管理的信息化程度，減少紙質化檔案對管理工作的限制，提高檔案管理工作質量。在實際的檔案管理工作中，由于電力企業的管理者對于檔案管理工作缺乏正確的認識，導致企業檔案管理信息化的程度比較低，對信息化的建設力度比較小，無法滿足電力企業檔案管理工作實現電子化管理的改革。電子化檔案管理工作需要在管理工作中具備必要的計算機基礎設施，否則無法順利開展檔案管理信息化。與先進的西方國家電力企業相比，我國電力企業發展歷程沒有經過長時間的考驗，還有很多問題等待解決，還處在發展上升階段，對檔案管理的認識受到企業發展階段的限制，無法有效促進檔案管理工作實現信息化；企業對于檔案管理工作沒有制定完善的工作標準，在具體的工作中工作人員只能憑借經驗開展工作。

2.3 電力企業檔案管理職工缺乏必要的計算機專業知識儲備

在傳統的檔案管理中，企業的管理人員不重視，檔案管理信息化建設力度比較小，從事檔案管理的人缺乏專業的指導等問題，限制著電子檔案管理的發展[2]。在電力企業檔案室中，大部分工作人員都不是專業的檔案管理工作人員，是從企業其他崗位調配過來的兼職人員，這些人對于電子化檔案管理工作，缺乏必要的檔案管理技能和經驗，對計算機專業知識也沒有足夠的儲備。檔案管理工作人員的職業素養參差不齊，在日常的工作中，只能進行一些簡單的分類和擺放等簡單的工作，無法實現電子檔案改革的目標。在新時代，電力企業的檔案管理工作的發展趨勢必定是電子化檔案管理模式，管理人員由于缺少專業的檔案管理素養和信息化能力，不利于檔案管理朝著電子化方向發展。通過促進企業內部的檔案管理工作的電子化發展，充分發掘優秀人才，促進企業員工能夠在企業發展中不斷實現自身價值，也能夠為企業的發展源源不斷注入發展活力。

3 信息化時代電力企業電子檔案管理的發展建議

3.1 發展電子檔案管理新方向，提高工作效率

電力企業的發展應該與時代發展相融合，在信息化時代，促進企業的檔案管理工作進行創新，建立電子檔案管理工作體系，促進電力企業的檔案管理工作朝著信息化的方向不斷發展。在電力企業內部建立電子檔案管理模式，需要對傳統的檔案管理進行整理和劃分，把紙質化的檔案轉化為電子檔案，改變傳統檔案管理工作方式，在電子檔案管理中對細節處的工作進行優化，在保證完善電子檔案管理工作同時，不斷優化電子檔案管理工作流程。在建立電子檔案的時候，要在對檔案的建立時間和儲存空間制定一個完整的工作標準；電子化檔案管理工作能夠為企業的發展培養優秀人才，充分發揮電子檔案管理的優勢，不斷創造檔案管理工作的實際價值。

3.2 對電子檔案進行整體化的管理

推動企業內部檔案管理工作的整體發展，改變過去各部門對檔案的分別管理，避免檔案管理工作在企業內部存在差異，無法形成統一的管理模式，影響檔案管理工作的發展。在信息化時代，在企業內部建立一個完整的檔案管理部門，把企業內部各部門的檔案集中起來進行管理，有利于在企業內部建立一個標準化的檔案管理體系，從而促進電子檔案管理模式的建立。利用信息技術和電子化的方式管理企業的所有檔案，充分發揮檔案管理工作的優勢，對企業過去的發展做出總結，并根據市場的發展變化結合企業自身的發展條件，確保企業的發展能夠始終保持足夠的市場競爭力，為企業的健康發展提供活力。

3.3 為企業電子檔案的建設提供充足的資源支持

電子檔案管理的新模式，對基礎的設施有著較為嚴格的要求，必須滿足電子檔案管理工作所需的資源，提供足夠的軟硬件支持，為電力企業的檔案管理信息化改革打下堅實的基礎[3]。在企業內部成立專業化的電子檔案管理部門，并且適應企業自身發展的需要建立電子化的檔案管理系統，把傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，這樣不僅能夠減少紙質檔案所需的儲存空間，也能幫助工作人員極大地減少日常維護工作。電子化的檔案管理能夠有效避免紙質檔案年久損壞的問題，避免檔案信息丟失的問題。為電子檔案管理工作提供硬件支持，為電子檔案管理工作人員配備專門的計算機和存儲設施，并對這些硬件設施定期維護，對企業內部重要的電子檔案做好備份，避免電子數據的丟失。

3.4 培養專業化的電子檔案管理工作人員

培養專業化的電子檔案管理工作人員，解決檔案管理工作中的問題，引導著企業員工樹立正確的檔案工作意識，加強對檔案工作的重視。因此，要在企業內部培養專業化的檔案管理人員，通過開展專業知識培訓、招聘專業化的高素質人才，構建電子檔案管理高素質專業服務團隊。企業中原有的檔案管理工作人員，需要緊跟時代發展的腳步，在工作中不斷提高自身專業能力，吸收借鑒國外的優秀檔案管理經驗，促進企業的檔案管理更加先進。

4 結語

總的來說，電力企業的檔案管理要逐步建立電子化的管理模式，實現電子檔案管理的新模式，促進企業的發展朝著現代化的方向不斷發展。促進檔案管理的發展，需要對當前工作中暴露出來的問題進行深入分析，利用問題促進電力企業檔案管理工作的信息化發展，建立電子檔案管理工作標準模式，吸收借鑒先進管理經驗，充分發揮檔案管理工作對企業的促進作用，為電力企業的健康發展指引前進的方向，為我國電力事業的現代化發展探索前進道路。