信息化背景下文書檔案管理工作初探

楊亞紅，胡 亮

（陜西地礦第一地質隊有限公司 陜西 安康 725000）

1 引言

大多數文書檔案管理方法都采用傳統的人為管理模式，導致工具文件管理效率低下，在處理文書檔案時可能會出現許多問題，甚至會丟失文書檔案，從而對相關任務產生負面影響。目前，我國已進入信息化社會發展階段，信息技術的應用范圍非常廣泛，如果能夠將文書檔案管理與信息技術相結合，可以利用信息技術對檔案文件進行查詢等。既能提高效率，又能充分發揮檔案本身的作用。將文件檔案管理與信息技術結合后，可以確保相關人員及時處理文件檔案管理中存在的問題，不斷提高本任務的執行效率，實現這項工作的科學轉化[1]。

2 文書檔案管理信息化技術應用優勢

在文書檔案管理中，如果應用信息技術處理，它可以使文書檔案存儲實時顯示。信息技術的應用可以有效提高檔案的檢索效率，如果為了獲取基本信息，相關人員不需要到檔案部門查詢檔案，只需要網絡的幫助即可獲取相關信息。同時，相關人員需要查閱檔案、文件或信息技術進行處理，避免排隊等。在檢查文書檔案時，它可以使用信息技術在搜索前查找其搜索狀態和位置，從而提高效率[2]。

文書檔案主要是記錄保密的人員信息、財務信息以及各種工作發展信息，因此具有特殊性。正是由于文書檔案的特殊性，對管理的要求也越來越高。如果選擇傳統的管理模式，將導致文檔文件管理器的正常工作量較大，工作效率會較低，但如果利用信息技術進行管理，可以彌補這一缺陷，從而保證文書檔案管理效率的顯著提高。

2.1 提高管理效率

計算機采用檔案管理系統，首先優化了傳統的檔案管理，檔案的存檔、分類檔案，然后重新存檔。使用計算機技術進行存檔使文檔文件管理更易于使用。另一方面，存檔、存儲、分類、集成和文件搜索功能更加方便。

2.2 有效的思維信息檢索方式

隨著互聯網的飛速發展，數字應用越來越普遍，計算機可以按需存儲大量數據和文件，可以找到相關信息，大大加快了搜索速度。傳統的管理方法很難做到，雖然人工管理可以實現文檔文件的完全存儲，但不能實現大量的信息傳遞，信息檢索會浪費很多時間，在一定程度上造成資源浪費。文書檔案管理采用計算機技術，可以根據內部和外部特征進行分類。隨著計算機技術的創新和發展，各種檔案存儲設備可以與其他信息系統相結合，提高管理水平。

2.3 電子文件更加穩定

電子文件存儲與傳統紙質文檔相比可以節省大量空間，不易丟失和損壞。隨著電子技術的不斷進步，可以按要求存儲，使用合適的電子設備載體，電子儲存設備具有讀取方便、穩定性高等功能，幾乎不受外部環境的影響，不易損壞。

3 信息化背景下文書檔案管理的相關問題

在信息時代背景下，信息化對文書檔案管理的要求越來越嚴格。因此，首先要認識到信息管理的重要性，要符合文檔文件管理的要求，才能有效地管理文檔文件。文檔文件管理簡化了工作流程，減少了經理的工作量，提高了管理者的工作效率。因此，信息現代化是提高文檔文件管理水平的主要條件。目前，文檔文件管理的數據還存在許多問題。文檔文件管理是多單元管理的重要組成部分，因此提高文件管理設備的可靠性是首要任務。目前，管理效率低下，甚至缺乏管理的現象十分普遍，因此必須考慮開發工具文件信息管理。文件檔案管理信息開發需要支持穩定的硬件設備和軟件系統，加大資金投入，培訓檔案管理人員，確保檔案管理的準確性和有效性，能夠充分有效地實施檔案管理系統[3-4]。

3.1 缺乏必要監督

針對信息化背景下文件檔案管理中存在的問題，監管不力問題日益明顯。雖然一些部門對檔案進行了信息化管理，但也注重信息技術在這一工作中的合理應用。但是，不能對這項工作進行必要和科學的監督，從而導致缺乏條款。一些工作人員在實際操作中暴露的問題無法得到重視和及時解決，相關技術應用的合理性無法得到保證。因此，缺乏一定程度的監督，制約了文檔文件數據管理的深入開發。

3.2 相關設備操作要求高

一些部門和領導人員在處理檔案信息時也給予了應有的重視，并配備了信息設備。但是，由于傳統的工作理念，一些員工的工作水平不符合相關要求，無法保證設備得到充分利用。如果將紙質檔案轉換為電子數據進行管理，對管理人員的操作要求更高，如果管理人員沒有接受全面和科學的培訓，執行能力就無法提高，這將導致文件信息管理受到明顯限制，工作任務不能得到充分執行。

3.3 保密程度不足

文書檔案信息管理需要將紙質文件轉換為電子文件，但電子文件的相關數據可能會發生變化，電子信息的存在形式很容易更改。與傳統的紙質檔案形式相比，修改電子檔案信息非常簡單，人們在收到電子檔案時，不能完全判斷上述信息是否完全真實。同時，工具文件通常不是一部分，許多文檔文件包含多個不同部門的數據，如果相關人員需要對不同部門的數據進行匯總分析，則保密程度會降低。

3.4 檔案管理人員專業要求高

文件檔案信息化后，文件檔案轉為電子文檔，這需要管理人員擁有較強的專業知識和技能，需要精通檔案管理原則、程序規則和技能。嚴格要求檔案信息資源管理，必須具備扎實的基礎理論和領先的技術能力。目前，許多工作人員缺乏高水平的能力，導致文件檔案的數據管理水平不高。

4 提高文書檔案信息化管理的策略

4.1 加強工作監督

文件檔案信息管理方面，有關部門必須結合監督工作機制，作為提高文件檔案信息管理質量的主要方式之一。有關部門要安排專人參與監督，上級要有強烈的責任感，并對文件檔案管理人員的正常工作進行監督，發現管理人員有操作不善等情況，及時溝通處理，確保檔案管理順利進行。監督員應當如實記錄監督，總結確保文件檔案管理的整體質量。

4.2 標準化管理

在檔案管理方面，有關部門和人員也需要不斷完善工作。相關人員可以按照相應的步驟，具體區分文件的內容，并規劃各種不同項目的管理方案，還可以對文件格式進行標準化處理，包括在信息平臺訪問文件、借閱、下載等，都需要標準化的操作指導模式。下載文件時，相關人員必須事先征得主管的同意，并填寫下載請求，包括何時下載工具文件以及何時銷毀。有關部門還可以在信息平臺后臺設置自動銷毀系統，如果文件下載時間超過時間，后臺可以移動下載的文件進行銷毀。這樣，文書檔案信息管理更加規范化，安全性得到保障，保密性得到有效提高，幫助相關工作人員增強自我責任感。

4.3 提高管理者的質量

在文檔文件的數據管理中，管理者是實際參與者，其自身質量直接影響到工作質量。有關部門必須選用一批態度認真、能力強的員工來管理檔案信息，以便接受相應的培訓和指導，認識到文件檔案信息管理的必要性，不斷提高信息管理意識。同時，管理者需要不斷學習新的信息管理理念，在培訓中了解信息設備的具體操作模式，還要學習信息平臺的運行方式，確保所有設備在文件檔案信息管理方面熟練掌握，培訓后，相關部門還需要對管理人員進行評估，觀察檔案信息管理的實際操作情況，只有通過管理人員的考核才能真正參與到這項工作中來，如果管理人員沒有通過考核，就必須繼續培訓，直到考核達到標準，才能使管理人員真正認識到規范管理的重要性，這樣才能保證他們符合信息管理的標準要求[5]。

5 結語

隨著社會的不斷發展和進步，傳統的文件檔案管理模式已難以滿足當前的實際需要，導致文件檔案管理無法實現變革。目前，我國已進入信息化發展階段，傳統格式的檔案管理將存在諸多制約因素，相關人員必須充分認識信息技術應用的優勢，從多方面選擇合理有效的工作策略，實現信息技術與文書檔案管理的結合。