企業數字化檔案信息資源的利用策略

賈麗麗

（中國航發動力股份有限公司 陜西 西安 710021）

1 引言

為更好地迎接特色社會主義新時代挑戰，軍工國企信息中心逐步開始建設數字化檔案，信息資源以電子數據方式呈現，在企業實際管理期間，數字化檔案雖具有應用便利性，且無紙質磨損等問題，但數字化檔案的實例利用率仍有待提高，因此在“軍民融合”發展戰略指導下，軍工國企為加快轉型發展進程，需將數字化檔案信息資源用到實處，提高資源利用率，在信息數據支持下實現可持續發展。

2 數字化檔案信息資源的利用方向

2.1 智能化服務

現代化信息中心落實檔案管理工作時，需根據時代發展形勢做好數字化檔案開發利用工作，以便捷化網絡技術為載體，實現數字化檔案信息資源的遠程利用，并在大數據技術應用下整合歸納檔案信息，運用自動檢索功能完善軍工國企數字化檔案利用體系，為企業各部門員工提供良好資源利用服務。相較于社會檔案館、行業企業檔案部門，軍工國企信息中心的數字化檔案信息資源更為具體，針對性更強，可根據信息資源類別及內容間的關聯，厘清檔案數據間的關系，突出數據化檔案內容重點，使數字化檔案利用人員可根據關鍵詞匯檢索出所需信息，實現檔案的精準定位，在較短時間內即可獲得自身所需資源內容[1]。軍工國企信息中心構建數字化檔案時，需將實際應用環節考慮在內，引導檔案利用人員挖掘出潛在信息知識，提高檔案利用效果。利用數字化檔案信息資源時，可基于特定檔案調閱信息平臺精準定位，由于軍工國企部分數字化檔案具有保密性質，為避免不良分子惡意利用信息資源，軍工國企員工利用檔案前，檔案管理信息平臺將對該員工進行信息判定，確定具有調閱查看權限后方可獲得檔案信息，滿足不同人員的檔案查看需求，為軍工國企員工提供智能化服務。

2.2 業務流程再造

軍工企業在信息化背景下必然趨向數字化、智能化發展，這就導致利用數字化檔案信息資源的方式發生改變，數字化檔案的開發、管理及利用均需有新檔案管理模式的支持。傳統化紙質檔案利用方式對數字化檔案的應用產生了一定限制，需根據軍工國企工作業務實踐及信息化條件進行數字化檔案管理流程再造。數字化檔案管理流程再造不僅需解決內部員工資源利用問題，更應做好軍工國企數字化檔案信息資源的安全管理工作。近年來，我國軍工國企信息化建設步伐逐步加快，涉密網絡日漸成熟，數字化檔案承載著軍工國企大部分信息資源，信息中心完成數字化檔案開發后，需由國家保密局進行涉密網絡測評，確保數字化檔案信息資源利用流程安全可靠[2]。為確保數字化檔案信息資源利用效果，可將數字化檔案與ERP軟件、PDM軟件、OA軟件等辦公軟件銜接，在數字化檔案便捷化應用下，對日常管理工作的流程做出優化再造，此外依托于涉密專網全面保障數字檔案安全性，在長期利用實踐中梳理數字化檔案運用模式。

2.3 提煉資源精髓

軍工國企數字化檔案承載著大量信息知識，記載著軍工國企發展建設相關的所有信息，是軍工國企的寶貴財富。在軍工國企信息中心數字化檔案信息資源利用時，需突出數字化檔案中所蘊含的知識內涵，搭建具有軍工國企特色的檔案管理體系，同時在數字化檔案形態下，更易提煉出檔案信息資源精髓，對軍工產品加工工藝、設計圖樣、工具開發設計、行業企業標準等資源精髓信息做出保護，將軍工國企數字化檔案的管理上升為無形資產的保護。為保障數字化檔案可安全可靠應用在軍工國企發展的各個環節中，需明確信息中心檔案管理工作職責，以權責對等為原則，將責任落實到個人，合理劃分責任目標及內容，確定數字化檔案管理流程及業務要求，采用動態化管理手段，確保數字化檔案信息資源可在軍工國企發展中被有效利用。

3 信息檔案資源在企業建設中的利用策略

3.1 提升資源利用意識

數字化檔案信息資源為軍工國企的“軟”資源，數字化資源在軍工國企發展建設中具有不可取代的效果，需加強對數字化檔案信息資源的重視。在當前管理工作中，對信息資源的利用程度仍有待提升，需高度重視，將數字化檔案應用到實處，使檔案可在日常管理及經營業務中發揮效果。為有效提高軍工國企數字化檔案資源利用意識，可采用檔案講座、座談會等活動普及數字化檔案應用方法及優勢，使軍工國企內部員工意識到數字化檔案對日常工作的促進作用，以此逐步提升數字化檔案利用率。除此之外，還可將月度、季度數字化檔案調閱次數、查看時長優異的員工評為“月度（季度）檔案之星”，以此激發員工利用數字化檔案的熱情，使數字化檔案可軍工國企發展中發揮效用。為提高數字化檔案信息資源利用意識，滿足軍工國企員工對檔案信息的不同需求，軍工國企信息中心檔案管理人員應加大資源開發力度，靈活應用各類信息技術完善數字化檔案信息，為軍工國企發展建設提供高價值信息資源。

3.2 深入挖掘檔案價值

數字化檔案為今后軍工國企信息中心檔案管理工作的發展重點，需做好檔案遴選與分揀、資源庫建設、檔案信息保密、信息管理系統、信息規范化管理等工作，而上述工作的落實離不開當代先進技術的支持，為做好檔案管理工作，使數字化檔案信息數據廣泛應用到軍工國企生產經營活動中，需運用信息技術將檔案內蘊含的深層次價值挖掘出來。例如：在開發數字化檔案時，根據檔案類型及內容做好分類，厘清同一類型檔案間的關系，并運用大數據、物聯網等技術明確數字化檔案內蘊含的實際價值，將其標注，使軍工國企內部員工調閱利用時，可直觀化了解數字化檔案中所承載的關鍵信息，使軍工國企信息中心數字化檔案開發管理工作更為有效，并在關鍵信息標注下提高數字化檔案利用效率。信息技術的廣泛應用加速了實體檔案到數字化檔案的進程，并在信息技術靈活應用下進入了檔案數字化管理時代，相較于傳統檔案，數字化檔案的應用為高效利用信息資源奠定了基礎，因此為切實發揮出數字化檔案信息資源的作用，軍工國企信息中心檔案管理人員應做好檔案價值挖掘與開發工作，在檔案信息數據支持下促進軍工國企在特色社會主義新時代背景下可持續發展。

3.3 加強數字檔案建設

數字化檔案建設工作的核心在于信息資源庫的建設，而信息資源庫主要涉及全圖文數據庫與目錄數據庫兩大部分，并在數字化檔案建設工作中嚴謹落實信息資源錄入工作。根據我國軍工國企檔案目錄要求，需做到目錄數據庫的100%數字化，并以“分步實施”為指導原則建設全圖文數據庫，要求軍工國企將急用檔案、常用檔案、重要檔案列為首批數字化檔案掃描轉化范圍，對上述檔案內容數字化加工處理[3]。數字化檔案信息資源的高效利用建立在數字檔案建設基礎上，因此為提高數字化檔案利用率，需加快數字檔案建設進程。

首先，將待數字化的檔案進行清點，明確檔案類型、紙張、數量、規格，做好檔案原件的分類整理工作，并按數字化掃描方式分別存放，如拼接掃描、彩色掃描、字跡灰度處理，對不同處理方式制訂掃描方案。掃描轉化前需將檔案原件表面金屬物品去除，并檢查檔案頁、件、卷是否齊全完整，若存在字跡不清現象，需進行謄抄、打印，將檔案原件拆卷整理后進行批量掃描。其次，根據檔案原件清晰度、字跡狀況、紙張質量等情況制定技術手段，靈活運用各類技術，確保檔案掃描質量，尤其對于高價值的珍貴檔案需嚴謹處理，結合檔案原件實際情況選擇不同掃描形式，不可損壞檔案原件，完成紙質版檔案原件掃描工作后將其歸類整理，做好檔案存儲工作。最后，為便于數字化檔案信息資源可便捷化應用，為高效利用奠定基礎，需于檔案原件掃描接觸后將數字化信息資源進行整理歸納，檢查檔案頁、件、卷是否對應準確，核對檔案內容與標題是否對應，確保檔案數字化掃描質量，于數字化檔案檢查期間發現存在掃描不清晰問題，需查明出現該現象的主要原因，若因掃描方式選擇不佳，則需重新掃描處理，若因檔案原件質量的問題導致掃描不清晰，則需于數字化檔案中予以標明。數字化檔案轉化完畢，確認無數據問題后方可將完成數字化轉化的檔案納入信息管理系統內。

3.4 確保資源信息安全

在數字化背景下，檔案安全管理不再為防潮、防火、防蟲蛀，而在于數字化檔案信息管理工作中，安全管理重點在于網絡，需將信息數據安全作為關鍵。數字化檔案管理人員應正確劃分涉密檔案及非涉密檔案，定期組織檔案信息排查工作，在賦予軍工國企內部人員自由查看調閱權限的同時，做好檔案權限防護工作。采用備份恢復、異地存儲、加密存儲等方式開展數字化檔案安全管理活動，從不同層面落實安全保密措施，按《涉及國家秘密的信息系統分級保護技術要求》（BMB17-2006）指導貫徹落實涉密網絡建設[3]。

3.5 培養資源利用人才

為保障數字化檔案信息資源可被高效利用，需根據軍工國企信息中心人才結構組建一支高素質數字化檔案管理人才隊伍，加快數字化檔案建設，為數字化檔案高效利用奠定基礎，為實現該目標，需加強數字化檔案人才的培養，將檔案管理人才培養重心放在信息化業務中。（1）構建檔案專家小組，小組內成員必須為數字化檔案信息資源管理人才，且數字化檔案管理經驗豐富，可為軍工國企信息中心檔案管理工作提供指導，優化檔案管理決策；（2）加強業務培訓，為數字化檔案管理人員提供業務技能培訓，從檔案掃描、檔案歸納、信息管理系統操作、檔案規章制度、檔案涉密管理、檔案安全管理等方面入手，以此增強數字化檔案管理人員綜合素質；（3）建立數字化檔案引才育才體系，為信息中心檔案管理工作構建通暢的崗位晉升渠道，做好人才梯度建設，同時需確保數字化檔案管理人員具備一定的軍工專業知識，以此更好地開展數字化檔案管理工作[4]。

4 結語

綜上所述，對于軍工國企信息中心檔案管理而言，數字化檔案建設及應用為發展的必經之路，不僅可為各部門人員提供信息數據支持，還可引導檔案調閱者進行數據挖掘，深入探究數字化檔案信息資源中蘊含的內容，提升軍工國企內數字化檔案利用意識，運用先進技術挖掘檔案價值，加強數字檔案建設工作，為避免檔案泄露及篡改問題，應加強信息安全管理，并進一步培養資源利用人才。