基于物聯網技術的智慧檔案管理系統

云宇光

（內蒙古醫科大學附屬人民醫院 內蒙古 呼和浩特 010020）

1 引言

物聯網技術正處于高速發展階段，并且未來會有更廣闊的發展空間。在當前的智能化信息時代，對于檔案館來說，如何用好和管好龐大的檔案數據是現階段最值得思考的一個問題，“用好”和“管好”指的就是建設物聯網背景下的智慧型檔案館。基于物聯網所具有的明顯技術優勢，深入設計和研究互聯網信息技術應用下的檔案管理對提高檔案館的工作效率具有至關重要的意義。物聯網技術優勢顯著，目前在環境、軍事、交通、網絡以及醫療等領域中得到十分廣泛的應用。因此，實現物聯網技術下的智慧檔案管理系統運用具有十分重要的意義。

2 物聯網技術簡析

2.1 物聯網技術具有時效性和普適性

物聯網技術具有的時效性，即現在互聯網時代下信息的快速獲取和轉移，它可以隨時間的延長而得到有效提升。普適性指的是物聯網技術不僅僅只局限在某一行業，最近幾年來相關部門通過出臺相關政策支持物聯網技術在各個領域的研發，從城市基礎建設、優惠稅收政策、專業核心技術等多個方面為物聯網產業的發展展示了光明的前景。應用于自動化重工業控制、環境保護、醫療衛生、公共安全等各個行業領域，且應用效果得到顯著的提升。

2.2 物聯網技術具有高度智能性

物聯網本身就是通過各種紅外信息傳感器、GPS系統等各種裝置，實現對物品和過程的智能化感知、監測和管理。在檔案館的管理系統中也存在著這樣的傳感裝置，通過裝置可以對收集到的檔案材料信息進行感應識別，以便下一步檔案的分類整理[1]。比如：高校的學生需要實時記錄在檔案里的各類信息，利用物聯網技術，相關的工作人員通過計算機就可以快速地搜索到該學生的檔案，然后再進行信息的更新，在很大程度上便捷了檔案信息管理工作。

2.3 物聯網技術具有高度自動性

物聯網背景下的檔案館建設能夠實現檔案信息的統一儲存和提取，同時還可以根據需求給大眾帶去更便捷的“售后服務”，例如，對于求職應聘者，物聯網技術可以依據智慧檔案館中個人檔案的專業技能和求職意向，為其推送合適的招聘信息，需要人員可以在此基礎上進行篩選，有利于更好的就業。

3 傳統檔案館建設存在的不足

3.1 紙質檔案轉化為數字化檔案的難度大

互聯網技術現階段正蓬勃發展，很多檔案館也都順應形勢紛紛采用數字化的檔案管理形式，將紙質檔案的數據進行計算機的錄入和存儲。但在智慧檔案管理系統的實際操作中，仍發現很多問題存在，比如，少部分紙質檔案在進行信息錄入時智能化轉化難度大且調整管理難度大，增加了智慧檔案館的建設難度。

3.2 檔案管理工作效率低下

傳統的檔案管理工作過程中出入庫檔案信息數據龐大，少不了大量的人力物力的投入，為確保檔案信息的完整性和準確性，工作人員必須一遍遍地進行核查檢驗，這就造成工作效率低，且人工處理長時間的工作可能會導致工作的失誤，出錯率高也是傳統檔案館在建設過程中不可避免的問題。

3.3 傳統檔案館缺乏安全管理

檔案館中所保存的資料信息都十分寶貴，相應地對檔案保管環境的要求就會比較嚴格，但傳統的檔案館檔案都是紙質材料，易受到物理環境的影響，如受潮、字跡模糊、蟲咬等，容易導致檔案受損，并且占用很多可利用空間。加之紙質材料，如果不進行定時的安全管理，嚴重時會導致火災的發生，使檔案館的檔案管理安全性受到威脅。

4 智慧檔案管理中應用物聯網的重要作用

4.1 查詢更新信息效率得以提升

在以往的檔案館查詢信息的過程中，檔案室一般都會采用實名登記或者是有著自己制定的規章制度，通過這種方式實現對檔案信息的安全保證，但這樣長期頻繁的操作會使檔案管理工作變得非常繁瑣，工作效率低下甚至給普通民眾帶去不好的服務體驗。基于物聯網技術的智慧檔案管理系統則有效避免了這一問題的發生，人們在智慧檔案館查閱或者提取檔案時，只需要將IC卡插在檔案借閱的識別處，系統就會對個人進行信息的識別完成借閱或者是歸還，同時完成對借閱歸還的紙質憑條打印，既節省了借閱人和檔案館雙方的時間，也提高了檔案管理的水平[2]。

4.2 智能化和自動化水平有所提高

基于物聯網技術的智慧檔案管理系統可以在很大程度上改善檔案信息入庫和出庫的操作，在每一份檔案入庫時都會在互聯網技術的基礎上添加電子編號，系統可以對其進行自動識別，提高檔案管理的自動化[3]。檔案館應用物聯網技術可以將存儲檔案的庫房最佳環境數據植入到一個芯片中，通過芯片實時感知檔案室的各項指標是否合格，并實現檔案室環境的自我調節，提高檔案管理的智能化。

4.3 安全性能得到加強

傳統的檔案館大部分是通過視頻監控、紅外測溫等安全措施來對檔案信息進行監管，但這些技術的安全性能還有待加強。基于物聯網技術的智慧檔案管理系統則是通過安裝各類安全軟件來實現檔案管理的信息不被侵襲。例如庫房環境智能管理系統，其中最具特色的一個功能是可以通過專業軟件控制計算機相關算法來判斷管理系統設備是開啟還是關閉狀態，來確保檔案庫房的環境各類指標在要求的合適范圍內，幾項指標包括庫房的溫度、濕度、刺激性氣味、煙霧、空氣質量等的監測、報警和有效地控制[4]。相比于傳統的檔案管理，安全性能得到了很大加強。

5 提高物聯網在檔案管理中工作效率的措施

5.1 科學規劃并嚴格實行規范化檔案管理標準

檔案管理存在于各行各業中，且大多服務于群眾，要想有效運用好物聯網技術的檔案管理工作，第一步要科學規劃規范化的檔案管理標準并嚴格執行。制定智慧型檔案管理標準的同時，首先要認真學習鉆研物聯網技術下制定的相關標準規范，在此基礎上，落實屬于智慧檔案館自身的規章制度，積極投入實施，保證在此管理標準下使智慧檔案管理系統的高效運行。

有了規范的檔案管理執行標準之后，檔案館相關管理人員要根據管理學知識和經驗聚集合適的人才先對原有的紙質檔案資料進行分類整理和計算機的錄入，然后再參與到物聯網技術的智慧檔案管理系統建設中去，將檔案信息全面化、細致化，促使智慧檔案管理工作有條不紊地進行。

5.2 搭建高素質檔案管理工作團隊

即便是身處智能化、自動化的信息時代，也離不開工作人員的操作，提升工作人員的信息化應用水平和工作素養非常重要。首先，檔案館要從提高管理人才錄用標準開始，對應聘人員進行考核，篩選真正適合運行智慧檔案管理系統的優秀人才，同時注重人才團隊的建設，要配有具備專業知識技能的計算機人員，有檔案學專業的知識背景，以滿足檔案館的人才需求。其次，為了保證檔案館信息的保密性，應定期給工作人員開展業務培訓課程，培養良好的工作素養和思想認識，建立獎懲制度，鼓勵其開發研究新型管理系統。最后，建立業務考核制度，注重考核綜合素養尤其是面對突發情況工作人員的隨機應變能力，通過這種方式督促管理人員提高工作效率。

5.3 爭取相關政策扶持和資金支撐

軟件設施的良好運行需要配套相應的硬件設備，現階段來看，物聯網技術下的智慧檔案管理系統還存在著很多的不足之處，在相關部門出臺促進物聯網技術應用的政策背景下，相關管理部門也要具體情況具體分析，結合檔案館的實際情況，為智慧檔案管理系統提供一定的資金支撐。除此之外，針對已有的檔案管理系統，工作人員要及時對系統進行更新升級，保證原先的系統兼容性和有效運行性。有了相關部門資金的支持，檔案館也要提升工作人員的工作能力和綜合素質，結合多年的管理經驗，積極主動學習物聯網技術下的智慧檔案管理系統相關知識和新型軟件的現實操作，提高工作水平和工作效率。

5.4 提升安全防盜軟件的技術水平

隨著人們對個人信息安全意識的加強，對于市場上各類安全軟件的應用，其安全性能還有待考察。檔案信息管理的首要原則就是確保其安全完整，因此，提升智慧檔案管理系統的安全防盜技術水平至關重要。第一，關于數據材料的存儲，專業技術人員應當建立高質量的防火墻系統，避免重要檔案信息泄露造成無法估量的損失；第二，安全監控系統，例如，現在基于RFID技術的物聯網智慧檔案管理中的庫房自動防盜報警系統，其中最重要的一個功能是它包含一個全部范圍內的電子地圖，一旦檢測到檔案館周圍存在安全隱患，在其對應的位置會出現醒目的紅色flash點來進行警示，這個警示點具體范圍到每個陽臺或者是監控器放置的周圍幾個點，可以快速便捷地查詢到事故發生的具體位置，快速響應報警事件，保證檔案管理的安全性。

6 結語

綜上所述，基于物聯網技術的智慧檔案管理系統有著光明的發展前景，同時還有很多潛力等待挖掘，智慧檔案管理不僅要提高檔案整理提取和管理的水平，還要保證檔案的信息安全。現在的物聯網技術水平在檔案管理中并不成熟，在未來的應用過程中還需要專業人士進一步地探索研究。本文依據現階段出現的各類問題列舉了科學規劃措施并嚴格實行規范化檔案管理標準、搭建高素質檔案管理工作團隊、爭取相關政策扶持和資金支撐以及提升安全防盜軟件的技術水平的針對性對策，希望能給相關人士提供一些參考建議，保證智慧檔案管理系統的優化運行，為物聯網技術下的智慧檔案館建設貢獻一份力量。