大數據背景下高校檔案數字化安全管理探討

韓 英

（運城職業技術大學 山西 運城 044000）

1 引言

檔案數字化建設與管理是當前高校管理的重要內容。在數字化建設與管理中也存在不少問題，特別是安全建設與管理問題，需要引起足夠的重視。檔案數字化管理作為重要的工作，其關系到學生的檔案信息、學校的機密材料等，如果數字化安全管理不到位，可能會出現檔案信息的泄露或者網絡系統的癱瘓等，因此安全管理與部署必須落到實處，取得實效。當前檔案數字化建設進程加快，檔案數字化安全管理的要求不斷提升，只有做好安全管理工作，才能更好推動高校的檔案建設，推動高校的穩定發展。

2 大數據背景下高校檔案數字化管理特點

在大數據背景下，高校檔案數字化管理也具有自身特殊性，檔案的數字化管理帶來檔案管理實效的提升，也節省了檔案管理的人力和物力等，使得檔案的價值更為凸顯，提升檔案的利用率。高校檔案是體現高校歷史沿革和師生教學活動的寶貴資料，也關系到學生的個人信息等，所以在檔案管理中必須追求隱私保護和高專業度。對于高校來說，其人員流動性大，每屆畢業生的檔案信息保護都是不小的壓力，學生的人數是動態平衡的，但檔案又存在鮮明的個體差異，反映學生不同的學習、生活狀態。在檔案管理中既要宏觀統籌，又要關注細節。檔案管理并不是無規律可循，也遵循既定的規律[1]，所以必須制定出有利于學生發展的檔案管理方案，使得檔案管理具有較高的應用價值。綜合來說，高校的檔案管理是復雜性的工作，也是動態變化的，需要在檔案管理中做好新技術的運用、新思路的滲透，多管齊下和多措并舉，才能取得理想的檔案管理實效。

3 大數據背景下高校檔案數字化管理中存在的問題

3.1 缺乏安全意識

在高校檔案數字化管理中，必須要求檔案管理人員、高校管理人員等樹立檔案安全管理意識，自覺做好檔案的數字化管理工作。雖然當前高校檔案數字化建設取得了預期成果，但其在具體的管理實踐中也受到各種風險的威脅，而如果高校檔案數字化管理安全意識普遍較弱，其很難確保檔案數字化安全建設工作落實到位[2]，決策層對檔案管理的理解局限于對文件的淺層次管理，將檔案管理等同于文件保存。而檔案管理人員數字化管理中較為被動，缺乏主動的風險關注意識，只是照本宣科地進行檔案的存儲整理，卻沒有相應的安全防范準備。高校檔案數字化建設中遇到了重重阻力，高校檔案管理工作根本無法享受到大數據技術帶來的管理便利性。

3.2 計算機病毒及外部風險較多

在當前的數據網絡環境中，信息安全建設是共同話題，也是社會性共同關注的課題。高校檔案的數字化管理中很容易受到外部風險的威脅，特別是計算機病毒、木馬程序等肆意攻擊，黑客非法入侵等，使得高校檔案信息安全沒有足夠的保障。計算機病毒攻擊頻繁，計算機病毒的出現頻率高，影響范圍廣，由此產生的損失是無法估算的，特別是病毒植入導致系統癱瘓，影響網絡通信，使得檔案文件信息被損毀，而這種破壞往往是不可逆的，文件信息難以恢復。而外部的管理風險，除了木馬病毒，還有很多[3]，如當前沒有建立安全管理的相關制度、高校檔案安全防御體系不健全等，使得高校的檔案管理系統頻頻遭受網絡的攻擊，也不乏內部員工非法操作帶來的安全風險，其造成的損失也是不容小覷的。

4 高校檔案數字化管理中安全風險的有效應對措施

4.1 及時更新軟硬件，修復漏洞，提高安全防護水平

要做好高校檔案數字化安全管理工作，應對軟硬件系統進行及時更新和漏洞的及時修復，以技術的加持帶來高校檔案數字化安全管理水平的提升。計算機的迅速發展為非法入侵者帶來了可乘之機，所以必須加大安全防護，提升防護技術水平，以減少其對檔案信息安全的威脅，加強網絡安全防護技術研究，將其與實際工作情況結合起來，制定合理的高校檔案數字化安全管理方案，建立更高等級的安全防御體系，做到防患于未然。在軟硬件維護與管理方面，要考慮到硬件系統可能受到電磁波的輻射影響，可以選用專業的電磁波接收器，接受主機和電子設備的電磁波輻射，提升檔案信息的安全性。檔案信息存儲在計算機設備中，如果計算機軟硬件系統出現問題會導致重要信息的泄露，且計算機軟件系統具有開放屬性，可能會遭到惡性攻擊，使得其安全等級系數較小。為了保證系統的穩定運行，必須及時更新軟硬件，加強檔案信息的處理，使其免受病毒的侵害，一旦出現檔案信息泄露，可以從安全管理的角度，啟動備用系統，及時修復漏洞，加強安全抵御。高校也要根據實際情況完善數字化管理漏洞。每所高校其檔案數字化建設情況不同，其面臨的情況和產生的問題也是不盡相同的，因此在檔案管理時必須結合高校的實際情況進行合理考察，認真總結問題，找到有效的解決辦法，真正做到以不變應萬變[4]。學校也應該加強安全宣講，讓師生都具備較高的安全關注意識，自覺配合學校做好檔案數字化安全管理工作，及時發現管理漏洞，及時通報處理，更好地完善檔案管理工作。

4.2 加強保密建設，創設高校檔案數字化管理安全屏障

在高校檔案的數字化管理中也應注重保密建設，積極構建高校檔案數字化管理的安全屏障。首先，防火墻技術。這也是常見的計算機安全防護技術，其能起到安全阻擋的作用，將惡意軟件和病毒阻擋在系統之外，使計算機安全運行。防火墻的安全防護價值體現在多個方面，既可以是分組過濾技術也可以是代理防護技術，無論是哪種防護技術都有助于帶來學校檔案數字化安全管理環境的建構。其次，數字簽名技術。數字簽名技術可以通過對數據信息的加密處理以提高數據運輸的安全性，使得數據材料在傳輸與共享的過程中，有足夠的安全防護，避免信息材料在傳輸的過程中，或者在不同的端口接收節點中，出現被篡改或者被攔截的風險。最后，電子文件認證技術。這也是當前高校檔案數字化安全管理中應該引入的新技術，這項技術與數字加密技術本質相同，都是通過計算和運算來完成。電子文件認證技術是通過比較運算來獲得驗證碼，以摘要的形式鑒別電子文件的真實性。就當前的電子文件認證技術應用來說，其也存在一定的弊端，主要是文件在發送過程中缺乏足夠的安全保障。而這項技術上的缺陷，隨著研究的深入也將迎刃而解，在技術的創新研究中也將不斷涌現出新的安全管理與防護技術，在高校檔案的數字化安全管理中發揮實效。

4.3 抓住檔案數字化管理契機，以提升管理的智能化水平

在高校檔案的數字化管理中，必須抓住檔案數字化管理的契機，盡可能地提升檔案管理的智能化水平，以智能化水平的提升，加大檔案的安全防護。當前各大高校用于檔案數字化建設的資金較為有限，支持不足，使得高校檔案數字化建設并不理想，而因為建設投入不足，高校的檔案數字化安全威脅問題也更為突出。在大數據時代背景下，必須著手高校檔案的數字化改革，特別是打造安全的高校檔案數據庫，建立安全的管理系統，使得高校檔案的數字化安全管理更持久，效果更理想。必須以改革為契機，讓高校檔案數字化建設落地。以現代化信息技術的引入，帶來高校檔案數字化管理工作的轉型升級。如硬件系統方面，掃描儀、打印機、刻錄機等配備齊全，實現資料數據的電子化轉化，奠定高校檔案數字化資料共享利用的基礎。如環境硬件建設到位，去濕器、溫度計、除塵器等配備到位，使得高校檔案數字化管理處于健康穩定的環境，確保資料安全。再如推行高校檔案智能化管理程序，引入電子檔案管理信息系統，計算機技術、大數據技術、物聯網技術等融合，使得技術內容建設更富成效。信息化建設過程中，更要做好基礎的檔案管理工作，如檔案分類、信息篩選、科學歸檔等，逐漸使高校檔案數字化管理與數據庫建設相結合，以提升檔案管理的高效性、科技性等，這是新時期檔案管理改革的必然要求。

4.4 加強檔案安全教育宣導，提升檔案管理人員能力素養

高校檔案的數字化建設與安全管理也對檔案管理人員的認知態度和能力素養提出較高要求，樹立科學認知，在教育培訓中提升管理能力，打造高素質的管理隊伍，才能做好檔案安全管理工作[5]。需要檔案管理人員時刻樹立安全管理意識，以大局安全管理思維統籌高校檔案管理，從基礎的檔案整理入手，繼而不斷豐富管理內容，創新模式?；诜椒ㄕ摰慕嵌龋鲆酝鶛n案管理的狹小范疇，實現其應用、管理空間的擴大，依托完善標準的制度強化各部門的協同配合，高效開展檔案管理工作。如在具體的管理實踐中，制定新的管理制度，強化部門人員的溝通，使得管理滲透到高校各部門、各院系中，使得檔案信息采集到整理加工、使用一體化與高效化，構建高效的檔案工作網絡，配合責任到人制，使得高校內部建立安全管理的科學認知梯度，自上而下地宣傳貫徹執行。檔案管理人員也要加強學習，接受專題培訓，保持工作熱情，并且自覺地用先進的理論知識武裝自己，在培訓交流的過程中實現檔案管理先進經驗的分享，讓檔案管理變革更富實效，檔案數字化管理中安全也更有保障。

5 結語

大數據時代背景下，高校檔案的數字化管理改革是必然趨勢，而在檔案數字化管理改革中也不能忽視安全問題。安全有保障基礎上的檔案數字化改革與創新才能帶動高校檔案的科學管理和充分利用。