黨政公文寫作質量的影響因素及對策探討

文/林邱成

黨政公文是法定公文，是實施領導、履行職能、處理公務的具有法定效力和規范體式的文書。公文寫作是為公務活動和依法行政服務、具有明確的目的性和很強的實用性，黨政公文在公文流轉中起到了憑證、指導、規范、溝通、曉諭等基本作用。黨政公文的出現，大大提高了各單位的工作效率。近年來,隨著機關工作人員文化素質和辦公自動化程度的提高及公文管理規范化措施的實施,公文質量有了一定提高，較好地發揮了傳達政令、溝通情況、指導工作的作用[1]。但從一些單位和部門的情況來看,由于公文草擬人員素質參差不齊，公文質量大打折扣，嚴重影響和制約了公文的嚴肅性、準確性及其效力的發揮。因此，準確把握公文寫作特點、明確影響公文寫作質量因素、了解掌握公文寫作質量提升策略十分重要。以下是筆者對黨政公文寫作的一些粗淺看法，希望能拋磚引玉，為規范公文寫作提供幫助。

一、準確把握公文寫作特點

公文作為一種規范性書面材料，有別于其他文體，其主要特點包括如下幾方面。

（一）作者的法定性與群體性

黨政公文作者是法定機關，即依法成立并能以自己的名義行使職權和承擔義務的國家機關、社會團體和企事業單位。制發黨政公文，必須是法定機關及其代表人，其他機關和個人無權制發。公文寫作不代表個人意見，而是代表制文、發文機關的意見。公文寫作時，尤其是寫作重要公文時，寫作主體往往并非嚴格意義上的個人寫作，而是群體寫作的結晶[2]。因此，公文寫作的群體性和代表制文機關的特點決定了公文寫作不具備個人寫作風格的特點。

（二）成文過程的程序性

公文擬稿、制文過程應遵循嚴格制文程序。正式公文的寫作與處理應經組織、領導根據實際工作需求或上級、同級來文決定制文意圖，并授權公文制文者撰寫文稿，明確公文寫作的目的、內容、印發范圍等因素；公文草擬形成初稿后，根據公文審核權限層層審核把關后由領導簽發、專人打印，最終形成公文終稿。因此，公文寫作成文需經授意、擬稿、核稿、簽發、印發等系列規范性審核審批程序[3]，并非撰寫者隨意創造形成。

（三）體式規范性

黨政公文寫作最主要的特點是體式結構的規范性，公文一般由版頭（眉首）、主體、版記、特定格式四部分組成，公文寫作應嚴格遵循《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）、《黨政機關公文格式(國家標準)》等要求，合理把握公文寫作規范要素，如公文通用紙張要求、排版和印刷裝訂要求、公文格式各要素及編排規則等，如每行字數不得少于28個字、成文日期位置應規范、主送機關應界定范圍、關鍵要素引用格式應合乎規定要求、不得出現錯字或數字書寫不規范等問題[4]。公文寫作區別于其他體裁的文體結構，形成了具有自身語言風格特點和邏輯方式，體現了公文寫作的規范性、嚴謹性。

（四）功能的權威性

國家黨政機關的公文代表國家職能，是國家的管理工具。黨政公文代表國家的權力和意志，傳達制發機關的決策和意圖，對主要受文單位在法定的時間和空間范圍內產生強制性作用。黨政公文功能上的權威性由制發機關職權決定，此外，還受時間、范圍、公文內容和形式的制約。

二、公文寫作質量影響因素分析

我國實施的《黨政機關公文格式(國家標準)》，詳盡規定了公文寫作格式、標點和數字用法、公文處理過程及要求等，但由于公文寫作制文中草擬者、校閱者疏忽大意等因素，極易出現公文文種選擇不規范、格式不規范、語言表達不規范等問題。

（一）公文文種選擇不規范

常見公文文種包括請示、報告、批復、通知、函、會議紀要、通報等[5]，不同的文種格式適用范圍不同。根據《條例》要求，公文文種選擇應根據行文目的、發文機單位職權和主送單位行文關系確定。根據公文寫作實踐，文種選擇中常見的問題包括：1.選擇的文種非法定文種。在公文寫作中，“指示”“決議”“細則”“辦法”等不屬于法定公文類型，不能獨立行文，但存在部分發文單位將“辦法”“細則”作為正式公文使用的文體錯用問題；2.文種選擇與內容不符。公文寫作質量關鍵在于合理選擇文種，其原因在于每種文種寫作體式、內容、用途不同，即使是同一文種根據其內容差異，其用法也并不相同。在公文寫作中，常常存在文種誤用問題，如“報告”與“請示”混用、“函”與“請示”混用等問題。

（二）公文標題格式不規范

公文寫作應符合其格式規范。我國公文已經形成了一套統一的寫作格式，根據公文格式寫作是保證公文權威性的基礎，但在公文寫作中格式失范問題較為突出。一是標題不規范。標題是公文的“眉目”，由制文單位、事由、文種三要素組成，標題應能體現公文的主要內容。公文標題應區別于文學創作標題，文學作品標題力求新穎，而公文標題應審慎擬定標題。公文標題“三要素”不得隨意省略。在公文寫作中，經常會出現如省略發文單位、隨意省略事由等問題，導致公文既不莊重也不嚴肅，更不利于公文運轉和處理，嚴重影響了公文辦理的嚴肅性和公文自身的權威性；二是事由表述錯誤。事由部分是公文標題的核心，明確、規范表述事由可為公文登記、批辦、立卷、歸檔和查閱提供便利。事由一般由“關于”領起，“關于”在事由中起介紹、提示作用，其位置相對固定，如缺少“關于”，就有可能出現歧義、搭配不當等問題，如《XXX單位領導XXX違反制度的通知》，發文單位與事由之間缺少“關于”，容易產生歧義；三是亂用標點符號。根據《條例》規定，“公文標題除法規、規章名稱外，一般不用標點符號。”但在公文寫作中，較為常見的是亂用書名號的問題，如《XXX學校關于舉辦〈校園開放日〉的通知》，根據《條例》規定，應將《校園開放日》書名號去掉；四是發文編號不規范，發文編號是發文制文規范化管理的重要組成部分，發文編號為公文檢索與引用提供了依據，但在公文寫作中，部分單位存在編號不統一、編號錯用亂用、年份與編號次序不統一等問題，導致公文寫作規范性較差；五是主送單位不明確。主送單位是對公文發文范圍的限定，只有準確界定主送單位，才能讓公文得到及時處理，但公文寫作中有的單位存在請示多頭主送的現象，違反了《條例》中“請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關應采用抄報形式”的要求。

（三）公文行文中語言表達不規范

公文寫作中的語言表達不規范問題主要體現在用語重復、搭配不當、成分欠缺、標點符號不規范等問題：一是語言表達重復。公文屬于應用文體，實用性是公文寫作的出發點和落腳點。公文寫作中，用語重復問題較為常見，如用詞過多、語句表達不清，突出表現為相近詞句重復、相同語義語句重復等，損害了發文單位公文的嚴肅性、權威性；二是搭配不當。搭配不當是指公文寫作時語法關系不正確，如主謂搭配不當、動賓搭配不當、修飾語與中心詞搭配不當等，容易引發歧義；三是成分欠缺。公文寫作中，完整的表達應由必要的語句成分組成，包括主語、謂語、賓語等，如主語欠缺可能造成主體表達不明確而引發歧義，導致公文寫作不嚴謹；四是關系混亂。公文寫作中，如語句表達中各關系表達不符合語法規則，可能造成關系混亂，如用詞順序不當、前后矛盾等，造成語句表達不完整、不明確。

由此可見，公文寫作質量問題多樣，其根本原因還在于寫作人員對公文寫作的思想重視程度不足，未認真學習公文寫作的相關規定要求，也未能正確領會、感知并體會發文意圖，以及理清制文綱目，從而導致公文寫作質量偏低。

三、公文寫作質量提升策略研究

提高公文寫作質量，應當以調研為基礎、以規范要求為依據，深刻認識提高公文寫作質量的重要性，廣泛學習和積累寫作知識，做到“雙向溝通”，把握和領會發文意圖，從而擬定高質量公文，提高公文寫作的規范性。

（一）增強角色意識和全局意識

公文自身的特點要求公文寫作和審核應不局限于自身角色，而是應當從部門、單位、機關的總體高度思考問題，而非從起草人的角度思考問題。只有站位高、思考全，才能不遺漏重要內容，并對公文內容進行取舍，提高公文寫作的全局性、整體性、規范性。同時，公文寫作應樹立全局意識，把握基本世情、國情和本地區實際情況，認真分析事物的階段性特征，考慮問題應注意到時間、條件的變化，深刻把握公文寫作的出發點和落腳點是用于指導工作和解決實際問題，而非為寫而寫，因此要注重調研，在調查的基礎上，深入研究公文寫作的內容，做到言之有物，實現由寫文字向研究工作的轉變，并在公文寫作中體現其寫作高度、寫作層次、寫作水平。通過提高調研能力和公文寫作站位，深刻理解公文寫作的重要性，能夠確保公文寫作有的放矢、有據可依，這樣形成的公文才能指導實際工作。

（二）加強學習，掌握公文寫作的基本理論知識，把好公文“審核關”

針對公文寫作人員文種選擇不當、公文標題格式不規范、公文語言不規范等問題，公文寫作人員應加強理論知識學習，認真學習和掌握各文種的適用范圍、差異和文體結構，掌握公文標題擬定要素、標點符號、字體、版式等要素要求，標題應居中排布，標題用2號小標宋體字；主送機關位于標題下空一行左頂格，字體用3號宋體字；正文位于主送機關名稱下一行，用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格。黨政公文寫作者要加強公文寫作理論知識的學習，要對公文的內容、體式進行全面的審核和檢查，公文審核應做到“五查”，這是確保公文質量的前提工作，也是促進公文寫作人員及時發現和糾正公文寫作中存在錯誤的重要工作。

（三）學習和積累寫作知識，夯實公文寫作功底

公文寫作要求具備良好的邏輯思維能力。不同于文學作品創作追求夸張、浪漫、虛構等技巧，公文寫作具有其自身的規律和寫作技巧，要求寫作人員合理組織、運用語言準確、恰當表達公文寫作意圖。公文寫作質量提升離不開寫作公文者扎實的文字功底，公文寫作人員應多閱讀經典著作，善于引用公理、名言、成語、警句烘托氣氛、增強表達，以提高公文寫作的感染力。同時，在公文寫作知識積累中，寫作人員應把握臨摹、修改和多寫的作用。臨摹即模仿范文進行試寫，揣摩公文如何寫得更好，從中掌握公文寫作規律。修改即對起草的公文進行認真修改，不放過格式、語句、標點符號紕漏，經修改無誤后，再次征求領導的意見進行審核修改，公文寫作和核稿應秉承高度負責的責任要求，修改出高質量的公文。多寫即多實踐，嘗試寫不同文種的公文，從中研究、分析公文寫作規律，在寫作中積累寫作經驗、寫作知識，形成不同文種寫作心得，直至不同文種公文寫作自如，寫出高質量的公文。

（四）雙向溝通，領會寫作意圖

公文寫作具有其內在要求，即把握公文要解決和說明的主要問題，公文寫作應當圍繞和服務于主題，不應偏離主題或悖離主題，否則將會內容散亂、沖突，影響公文效用和權威性。把握主題的關鍵在于領會領導的意圖，將意圖轉化為明確的寫作主題，保證公文寫作準確，能夠表達領導意圖。為實現該目的，公文寫作人員應與領導雙向溝通，即寫作人員向領導“討底”，領導要向寫作者“交底”。雙向溝通越透徹，公文寫作契合領導要求的程度越高，反之則可能出現偏離、悖離情況。為實現雙向溝通，公文寫作人員應從領導講話、指示中分析、歸納、提煉形成公文寫作的思想主線，時機恰當時可擬定框架、初稿后向領導請示、溝通，在討論中完善初稿，并就初稿中存在的語意、語句表達問題進行反復修改，最終形成終稿。

四、結語

在黨政公文寫作中，存在著公文文種選擇不規范、格式不規范、公文主體語言表達不規范等問題，其根本原因是公文寫作者對公文寫作要求掌握不足、文字功底不扎實和未能充分領會公文寫作意圖，從而影響了公文的寫作質量。針對文章中提出的問題，公文寫作者應自覺增強角色意識和全局意識，從全局高度研判公文寫作要點，加強公文寫作理論知識的學習和積累，并與領導雙向溝通，準確領會寫作意圖，提高公文寫作質量，為黨政機關實施領導、指導工作發揮應有的作用。