探析數字化時代的高校檔案管理信息化建設

朱麗紅

（河南藝術職業學院，河南 鄭州 451464）

一、前言

現階段，部分高校的檔案管理信息化體系建設已經初具雛形，但是，下一步為了解決實際問題，規避安全風險，明確持續推進檔案管理工作細化落實的方法和良好促進檔案管理工作規范成熟的途徑方面，仍然道阻且艱。這既是時代發展的必由之路，也是工作創新的有效方法，更是建設智慧城市的重要組成部分。

二、數字化時代檔案管理信息化建設概述

檔案管理的數字化探索起源于十九世紀初期計算機的發展和興起階段。后期，隨著政府、企業和高校等部門的實踐，相關的工作規章、制度和管理辦法相繼出臺，并逐步完善。至此，高校檔案管理的信息化建設工作開始受到廣泛的關注和重視，并日益發展。

為了更好的發展和貫徹國家關于檔案信息化建設的工作精神，落實相關的工作要求，高校在全社會發展信息化的大背景下，開始對檔案管理信息化建設工作進行不斷的創先和優化，并充分挖掘和發揮其潛在價值。一方面，檔案管理信息化建設，能夠方便管理者進行信息數據的優化集成，匯集多元素、多形式的數據種類，連接多方位、多種類的數據資源，全面展示數據集成價值，并發揮數據對于其他工作的基礎性和關鍵性作用。另一方面，檔案信息化建設能夠方便使用者，包括高校教師和學生在內的各類工作者進行信息數據的檢索使用，查找大范圍、大體量的數據信息，篩選有價值、有用途的數據類型，全力提供數據流動價值，并方便數據儲存和數據共享，提高學習和工作效能①。

三、數字化時代高校檔案管理信息化建設發展的方向

（一）完善檔案管理的數字化歸檔及價值綜合測評

在高校檔案管理信息化建設的工作中，數字化歸檔是前提和基礎，直接關乎檔案有效使用和健康發展的長遠性戰略目標。檔案管理本身具有大基數，大體量的特點。受信息化發展的影響和數字化檔案儲存的便利性的影響，對比紙質化檔案，數字化檔案的基數或體量預計將呈現出若干數量級的飛躍。因此，需要嚴格把關檔案管理的數字化歸檔，適時進行檔案管理信息化工作的綜合測評和價值鑒定，保證檔案管理持續向著創新優化的方向發展。

結合高校檔案管理信息化的主要問題，優化相關工作是比較有效的方式。

第一，數字化歸檔管理不嚴格。數字化歸檔管理應該從眼觀收錄把關入手，對于數據的格式，內容，質量進行高標準、嚴要求的控制，精細篩選，細致把控，杜絕不符合要求的數據歸檔，避免由此產生數據檢索和使用的問題，進而影響檔案管理信息化建設工作質量的提升。特別是要保證數字化歸檔的數據甄別經驗化主義引發的數據不規范問題，尤其是對于部分偏僻地區，對一些精細問題進行個人化視角信息篩選。為此，應該制定客觀的，量化的數據篩選標準，老老實實的按照標準執行，既要認真仔細，又要客觀正確。

第二，數據審核機制不完善。檔案管理的信息化建設從根本上來講是屬于基礎性建設工作，其根本意義是為檔案查閱或其他工作提供基礎信息資料。因此，合理平衡檔案管理的建設和使用問題，在實現二者的相互滿足要求的前提下盡量精簡轉化，去劣留優是檔案管理信息化建設的優秀模式。然而，多數高校對于檔案管理工作的數據盛和工作存在機制不完善的問題，人工處理信息化問題操作繁瑣，步驟復雜，效率低下，相關工作仍然沒有建立有效的反饋評價機制。比如高校的某些檔案錄入，需要歷經檔案鑒定部門，審計部門和裁決部門等多方層層數據審核篩選，且均為人工審核篩選，難以平衡檔案價值和效率的平衡。為此，應該在數字化歸檔嚴格管理的基礎之上，縊縮人工數據篩選的范圍，將標準化、固定化的數據輸送向信息化篩選，并同時為開發化，不固定化的數據提供多重對比字段的參考，幫助減輕數據審核負擔②。

（二）保障檔案管理的數據信息安全

長期以來，檔案管理的安全工作從來都是至關重要的，是推動檔案可持續發展，保護檔案價值的基礎性措施。相比于紙質化檔案管理，數字化檔案的安全優勢是能夠避免火燒、雨淋等意外災害因素所帶來的的安全隱患，但隨之而來的則是信息化領域的非法占用等網絡人為因素所帶來的安全隱患。為此，應該建立專門的檔案管理信息化的安全負責部門，持續完善和監督檔案管理信息化的程序安全系統和防火墻設置，全面保障數字時代的信息化檔案安全。如果有條件，最好在提升防御能力的同時提升檔案管理系統的主動溯源和主動攻擊能力，對于訪問檔案的訪客IP 能夠最終路徑的追根溯源。

另外，還建議及時完善數據保密實施方案，推行數據保密工作；完善數據泄露應急預案，明確數據泄露的處理方法和處理措施，以及如何將風險損失降到可控范圍內。數字化時代的檔案管理信息化建設發展的重點難題和突出困境即是如何保障數據信息安全，解決好這項難題將使該工作實現突破性進展③。

（三）強化檔案管理的相關工作制度

當高校檔案管理邁向信息化建設發展的道路，相關的工作，機構設置和工作人員配置均應該實現配套增值。比如，《高等學校檔案管理辦法》中對于檔案管理工作人員提出“組織管理能力”的要求，指出參與高校檔案信息化建設工作的工作人員應該具備開拓創新精神，不僅需要掌握檔案管理的基礎理論知識，具備突出的組織管理能力，同時還應該擁有扎實的計算機和互聯網技術，以便積極應對檔案管理中出現的各類問題。為了能夠推動檔案管理工作的推陳出新，不斷進步，相關工作可以根據實際情況適當安排獎懲制度，以鼓勵工作人員實現創新突破，避免形成傳統觀念上的檔案管理工作消極怠慢的情緒和固執保守的作風④。事實上，參照部分高校的檔案管理工作制度，均已將創新性指標列入工作人員的考核內容，力圖在該領域創造新的局面，譜寫新的篇章。

四、數字化時代高校檔案管理信息化建設創新的建議

（一）社會化服務——學校、企業、政府三方監察審核

經過對機關、事業單位的部分工作開展實際情況的觀察，引入社會化服務是合理的、有效的提升工作服務的方式。一方面，能夠通過社會化競爭，促進相關領域的良性競爭發展，提高服務水平和專業水平。另一方面，能夠通過第三方合作，督促服務質量落實到位，明確工作責任落實到位。“誰管理誰負責”的檔案管理機制徹底激活了該工作的運作模式，幾乎掙脫了現有的所有限制性發展因素，從資金、設備、人員和保障等多方面實現推動。

此外，為了能夠在社會化服務的落實過程中出現檔案管理的安全問題，高校方面應該嚴格落實公開招投標制度，認真篩選服務企業的相關資質，合理協調與的企業之間的關系，并完善第三方監察審核制度。通過政府第三方及時對企業的工作進行綜合測評，并依照測評結果支付相關費用的方式實現全程監督監管，實現良性健康的發展。

（二）智能AI 建設——專業水平和人力資源的發展創新

在檔案管理信息化建設的工作中，如何將被動地位轉化為主動地位，實現攻守轉化是徹底盤活發展模式的根本切入點。結合數字時代熱度持續升溫的智能AI 建設和檔案管理信息化建設工作的特點謀求新的突破和亮點是值得探索的方向。智能AI不僅能夠緩解人力資源的緊張化程度，同時還能夠提升檔案管理工作的專業化程度⑤。

（1）數據甄別篩選方面，對存檔數據信息進行篩選；

（2）細化檔案分類方面，對檔案分類體系進行優化；

（3）檔案檢索方面，對檔案信息進行智能化高效檢索，并替代人力資源回答普遍存在的用戶使用問題；

（4）檔案安全方面，對檔案系統進行24 小說全天候巡查，自動完善系統安全配置；

（5）在檔案修復方面，根據“邁斯奈爾年齡鑒定論”修復超出適齡的檔案，保證檔案的價值不變。

（6）在檔案共享方面，根據大數據發展原理和“布姆斯的社會分析與職能鑒定論”共享權限允許的信息，最大化檔案的信息化價值⑥。

當然，智能AI 現階段的發展水平仍然不能完全替代真人，發展雖先進，但有限。為了能夠提高檔案信息化建設工作的質量和水平，合理平衡智能AI 和真人之間的工作關系，以及高效性和精準性之間的相對關系，高校應該盡力在實踐探索中完善工作分工，采取“AI+真人”的合作型檔案管理模式處理問題。

五、結語

總而言之，隨著數字化時代的到來，高校檔案管理工作在信息化建設過程中，應不斷探索嶄新的發展方向，尋找創新發展的突破口。以檔案管理信息化安全問題為重點，保障發展基礎；以智能AI 建設工作為重點，促進發展創新。認真貫徹黨和國家關于檔案管理信息化建設的相關精神和要求，融合多元化發展模式，邊探索邊實踐，邊創新邊優化，實現高校檔案管理工作的可持續健康發展。

注釋：

①秦周旋,劉辛.互聯網+高校檔案新業態的服務方式創新[J].科技經濟導刊,2020(29):156-157.

②趙躍.大數據時代檔案數據化的前景展望：意義與困境[J].檔案學研究,2019(05):52-60.

③陳雪燕,于英香.從檔案管理走向檔案數據管理：大數據時代下的檔案管理范式轉型[J].山西檔案,2019(05):24-32.

④繆文桂. 大數據時代地方高校檔案信息化管理的現實問題與推進策略[J].辦公自動化,2018(17):53-55+61.

⑤何慶.數字化時代推動高校檔案管理信息化建設的路徑[J].電子技術與軟件工程,2018(06):232.

⑥韋衛.加強檔案管理建設 促進學校持續發展——淺談新形勢下技師學院檔案管理現狀及規范化、信息化建設[J].檔案學研究,2017(S2):116-122.