網絡環境下數字檔案資源建設現狀與對策

南陽醫學高等專科學校 王 川

在當前社會下，數字資源是各行各業利用最廣泛的資源。本文通過分析在網絡環境下數字檔案資源建設的情況，有針對性提出優化改進的對策，以期提高數字檔案資源的利用率。

在當前社會下，網絡幾乎存在于每一個地方，與人們的生活密切相關，極大的改變了人們對信息的獲取方式。因此，這也給檔案資源的建設帶來了巨大挑戰和機遇。在網絡環境下，數字檔案資源的建設將加大發展，以期適應社會發展和人們日益增多的信息需求。

1 數字檔案資源建設的必要性

1.1 社會發展大勢所趨

隨著社會網絡的普及，各行業信息化進程迅速，因此作為人類歷史發展見證者的檔案資源更是要緊跟時代潮流，不斷加大數字檔案資源的建設進程。據有關經濟日報報道，目前全國數字檔案資源已達2243萬GB，但這些數字檔案資源與已有的紙質檔案資源仍有很大差距，數字檔案資源的建設仍需繼續加強。

1.2 用戶的需求

相比于傳統紙質檔案資源，數字檔案資源具有查找方便、保存便利、使用不受空間限制等優點，因此在利用過程中，用戶更偏好于使用數字檔案資源。這也就數字檔案資源建設提出了更高的要求，要求各級檔案管理部門要加大數字化建設進程，以期適用于用戶們的多樣化需求，提高檔案的利用率。

1.3 檔案數字化的各項技術日趨成熟

在檔案數字化建設過程中，需要運用到字符識別技術、數據挖掘和分析技術、計算機語言處理和存儲技術等等各項關鍵技術的支撐。而隨著社會的發展，這些技術日益成熟，為檔案數字化建設奠定了堅實力量，有助于數字檔案資源的快速發展。

2 網絡環境對數字檔案資源建設的影響

在網絡環境下，計算機技術更新換代加速，信息資源載體豐富多樣，有音頻、視頻、光盤等多種數字資源形式，因此檔案館在傳統紙質檔案歸檔的同時，還需要重視這些數字資源的搜集、歸檔等工作，而這些數字資源也將成為檔案館信息資源建設的重要內容和形式。

同時，由于網絡的使用打破了人們之間的交流的空間、時間，檔案館信息資源的存貯一方面是實體檔案館，另一方面就是網絡數據庫、網絡館藏資源庫等。基于此，用戶可以通過網絡實現足不出戶就可以使用檔案館信息資源的愿望，極大方便了用戶的學習和工作，提高了館藏檔案資源的利用率。

在方便用戶的同時，網絡也給數字檔案資源建設提出了更高要求。由于數字檔案資源建設的主要目的之一是利用，利用的主要方式是利用網絡實現聯機使用，因此網絡安全是數字檔案資源建設的一個重要難點和重點關注對象。一旦網絡安全失手，則有可能使整個數字檔案資源庫癱瘓，甚至嚴重時將使數字檔案資源丟失。

3 網絡環境下數字檔案資源建設現狀

目前，在網絡環境下，檔案館的館藏資源一方面是傳統的紙質檔案資源，另一方面是數字檔案資源。經過近幾十年的發展和建設，目前數字檔案資源建設取得了一些成就，但也存在一些不足之處。

3.1 檔案資源開放率大幅度提高

在計算機誕生以前，檔案信息資源只有用戶使用時才會呈現于用戶的眼前，其他時間、其他場合是無法看到的，大部分檔案信息資源處于封閉狀態，保存多而利用少。網絡的使用后，檔案館在加強傳統檔案資源建設的基礎上，基于網絡建設了數字檔案資源，用戶可以通過網絡獲取數字檔案信息，既便于用戶使用，又可以利用網絡宣傳檔案資源，便于用戶了解檔案信息資源，擴大檔案信息資源的利用率。

3.2 有相對明確的數字檔案資源建設標準

在當前所使用的檔案法中，隨著數字檔案資源的日益增多，對舊檔案法進行了修訂，新增了檔案信息化建設的相關要求和準則，如電子檔案應當符合來源可靠、程序規范、要素合規的要求，不得僅因為電子檔案采用電子形式而否認其法律效力。具有法律效力的電子檔案可以以電子形式作為憑證使用……這也為數字檔案資源建設提供了標準，更有利于數字檔案資源的建設。

3.3 數字檔案資源共享

網絡的普遍使用，不僅打破了檔案資源使用的時間、空間，同時也為實現各館之間檔案資源共享提供了有力的技術保障。目前，數字檔案資源在建設過程中，已經實現了部分檔案館藏資源的共建共享，這在一定程度上極大促進了檔案的利用，也極大便利了用戶。

3.4 網絡環境下數字檔案資源建設存在的問題

從當前數字檔案資源建設內容上來看，主要是對紙質檔案資源的電子化，如紙質檔案的掃描件或利用利用OCR識別系統將紙質檔案資源文字轉化為數字化，因此數字檔案資源建設目前是注重數量的增長，對檔案資源的數字挖掘深度是遠遠不足的，數字檔案資源建設的質量有待加強，形式有待豐富。另外，在網絡環境下，各檔案館之間雖有共建，但涉及珍藏的館藏檔案資源共建卻比較少，不利于數字檔案資源的共建共享。

4 網絡環境下數字檔案資源建設的策略

網絡的普及使用，數字檔案資源的出現，促使檔案館檔案資源建設由單一的紙質館藏檔案資源轉變為紙質、數字檔案資源同存共建的情況。因此，在網絡環境下數字檔案資源建設要根據館藏資源特點和用戶需求，進行合理建設。

4.1 繼續加大紙質檔案資源的數字化范圍

各檔案館歷經歷史洗禮，擁有眾多的紙質檔案資源，當前說數字化的檔案資源只占有紙質檔案資源的很小一部分，因此在數字檔案資源建設中，首要的是繼續進行紙質檔案資源的數字化建設，加快紙質檔案的數字化建設進程，盡可能利用現代各項科技技術，將紙質檔案資源進行數字化處理，這將為數字檔案建設提供豐富的資源和素材。

4.2 檔案收集是基礎，全面做好做好檔案收集工作

數字檔案資源建設，最重要的是要有檔案素材。因此數字檔案資源建設的基礎工作之一則是要做好檔案的歸檔工作，歸檔是資源建設和利用的基石，沒有歸檔，則建設和利用都是空談。首先要注意檔案歸檔的渠道，由于檔案是在歷史發展中逐漸沉淀下來的，它存在于不同的載體、不同的地方，要想深入挖掘歸檔珍貴的檔案資源，則需要擴寬歸檔渠道。二是檔案涉及類別較多，在歸檔過程中，要分類分專題進行歸檔，避免工作重復、資金浪費等問題。三是借助多種平臺整理歸檔有關的檔案信息。當前互聯網使用廣泛，新媒體層出不窮，可以在傳統收集方式之外，借助網絡平臺和新媒體，多角度征集民間的特色檔案資源歸檔，豐富檔案內容。

4.3 調研用戶使用需求，有針對性開展數字檔案資源的建設

數字檔案資源的建設一方面是保存檔案資源，另一重要方面則是提高檔案的利用率。因此，在進行數字檔案資源建設時，要注意通過各種方式、各種渠道調研用戶利用檔案的偏好，優先建設用戶偏好的數字檔案資源，并利用網絡技術、數據庫技術等先進數字技術，建設用戶利用便利的數據平臺，從而便于用戶的使用，提高檔案的利用率。

4.4 加強館際合作，共享數字檔案資源

目前在網絡環境影響下，各地政府逐步重視數字檔案資源建設，但是因時代和社會發展等原因，很多地方的數字檔案資源保存不同地方，甚至作為館藏鎮館之物，如圖書館、檔案館、博物館等，因此要想建設并完善數字檔案資源庫，需進一步加強各館際間的相互交流合作，充分利用各館的特色檔案共建共享數字檔案資源庫，實現特色檔案資源的效益最大化，更好的服務于用戶，回報于社會。

4.5 建立數字檔案資源建設人才隊伍，提高數字檔案建設水平

隨著經濟發展，社會的進步，各級政府也越來越重視數字檔案資源建設工作。而數字檔案資源的建設出了一定的技術支持外，更需要一定的專業人員來開展工作。因此一是要引進人才，要根據工作需要制定人才引進計劃，并通過豐厚的薪酬和待遇吸引高水準的專業人才加入數字檔案資源建設工作；二是建立系統完善的人才培養機制，在注重引進所需人才的同時，要基于當前從業人員的素質，合理安排有關培訓課程，提升當前從業人員的技術技能，更好的開展工作。三是從公益角度，建立志愿服務隊，充分利用當地民間力量完善收集檔案資源的有關基礎性工作等。