房地產(chǎn)企業(yè)工程招標(biāo)流程優(yōu)化策略探討

漆文華

中鐵二局房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司，四川 成都 610081

隨著建筑行業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)市場(chǎng)也在不斷走向成熟，工程建設(shè)更加國(guó)際化、規(guī)范化，同時(shí)工程招標(biāo)的重要性逐漸突顯。目前部分房地產(chǎn)企業(yè)在具體工程招標(biāo)過程中依然存在一些問題，如實(shí)際施工成本高于報(bào)價(jià)、施工工期長(zhǎng)、施工材料質(zhì)量低等。鑒于此，房地產(chǎn)企業(yè)要不斷優(yōu)化工程招標(biāo)管理流程，不斷提升工程招標(biāo)管理水平。

1 房地產(chǎn)企業(yè)工程招標(biāo)流程存在的問題

1.1 組織架構(gòu)不合理，職能劃分不科學(xué)

部分房地產(chǎn)企業(yè)的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，但招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)沒有得到相應(yīng)的調(diào)整。招標(biāo)過程中，一般是由成本管理部門負(fù)責(zé)編制招標(biāo)計(jì)劃、推薦承建商，而具體的招標(biāo)工作會(huì)由招標(biāo)采購(gòu)部門開展，成本管理部也會(huì)參與到評(píng)標(biāo)工作中。這種管理模式權(quán)力過分集中，組織架構(gòu)不合理，職能劃分也不科學(xué)。

1.2 承建商來源有限，缺乏權(quán)威審核指標(biāo)

在招標(biāo)過程中，房地產(chǎn)企業(yè)一般會(huì)通過邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，讓受邀請(qǐng)的企業(yè)開展投標(biāo)。由于房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)規(guī)模小，承建商來源比較窄，從而制約了中標(biāo)人的可選拔范圍。在確定承建商之后，招標(biāo)采購(gòu)部門只會(huì)翻閱、審查相應(yīng)的資質(zhì)文件，缺乏權(quán)威的指標(biāo)評(píng)價(jià)，導(dǎo)致預(yù)審承建商資格形式形同虛設(shè)。

1.3 評(píng)標(biāo)方法不科學(xué)，難以選定中標(biāo)人

部分房地產(chǎn)企業(yè)會(huì)通過最低價(jià)的方式選擇中標(biāo)人，評(píng)標(biāo)人難以充分考量各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)，只是在簡(jiǎn)單翻閱投標(biāo)人資料之后進(jìn)行定性分析，而在選定目標(biāo)人后，房地產(chǎn)企業(yè)高層常會(huì)由于商務(wù)標(biāo)與技術(shù)標(biāo)評(píng)分差距而無法做出準(zhǔn)確的決策。部分投標(biāo)人為了中標(biāo)，會(huì)首先壓低報(bào)價(jià)，在取得建設(shè)資格之后，想辦法變更報(bào)價(jià)，從而謀取更大的利益。

1.4 未制訂招標(biāo)計(jì)劃調(diào)整措施

在具體的施工過程中，一般工程項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃難以相符，為了如期完工，房地產(chǎn)企業(yè)需要實(shí)施相應(yīng)的糾偏措施。然而，部分房地產(chǎn)企業(yè)在招標(biāo)管理流程中未制訂相應(yīng)的招標(biāo)計(jì)劃調(diào)整措施，當(dāng)項(xiàng)目部發(fā)現(xiàn)問題后，只能通過民事處理。這樣的被動(dòng)調(diào)整不利于招標(biāo)工作的順利開展，同時(shí)，招標(biāo)工作需要房地產(chǎn)企業(yè)各個(gè)部門協(xié)調(diào)完成，臨時(shí)變更會(huì)造成各部門無法有序地開展日常工作，降低了公司招標(biāo)流程管理效率[1]。

2 房地產(chǎn)企業(yè)工程招標(biāo)流程優(yōu)化策略

2.1 招標(biāo)計(jì)劃管理流程優(yōu)化

（1）明確相關(guān)規(guī)范要求。工程招標(biāo)流程優(yōu)化首先需要優(yōu)化招標(biāo)計(jì)劃管理流程，依據(jù)房地產(chǎn)企業(yè)的具體情況，遵循國(guó)家相關(guān)要求，統(tǒng)一規(guī)劃項(xiàng)目名稱、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、工期要求，加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)計(jì)劃管理工作。在招標(biāo)計(jì)劃表中，標(biāo)明工程的規(guī)模、地點(diǎn)、名稱等。

（2）明確各部門工作流程。在計(jì)劃管理流程中，項(xiàng)目管理部門要按照公司實(shí)際招標(biāo)需求制訂合理的月度采購(gòu)計(jì)劃，并列出零星采購(gòu)與常規(guī)采購(gòu)內(nèi)容。房地產(chǎn)企業(yè)的合約管理人員、工程管理人員及規(guī)劃設(shè)計(jì)人員要實(shí)施會(huì)簽，嚴(yán)格核準(zhǔn)實(shí)際進(jìn)場(chǎng)條件、出圖時(shí)間等。另外，要清楚標(biāo)示采購(gòu)需求，并生成單項(xiàng)招標(biāo)計(jì)劃。企業(yè)主管要嚴(yán)格審批采購(gòu)計(jì)劃，核準(zhǔn)零星招標(biāo)情況，由工程招標(biāo)中心實(shí)施會(huì)簽，最終由主管領(lǐng)導(dǎo)審定。在招標(biāo)流程中，可以借助線上管理系統(tǒng)強(qiáng)化部門之間的信息傳輸，集中抄送、整理、歸檔。對(duì)于相關(guān)的招標(biāo)文件及材料，依據(jù)具體流程嚴(yán)格執(zhí)行，為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（3）調(diào)整房地產(chǎn)企業(yè)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)。隨著房地產(chǎn)企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，也需要不斷增強(qiáng)職能性組織結(jié)構(gòu)的職責(zé)定位，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，調(diào)整各個(gè)崗位的職責(zé)與任務(wù)，將職責(zé)細(xì)分到人。同時(shí)，加強(qiáng)各部門之間的配合，構(gòu)建“職能+流程”型的組織結(jié)構(gòu)，成立招標(biāo)管理委員會(huì)，專門監(jiān)督招標(biāo)流程，并負(fù)責(zé)抽取相關(guān)委員，負(fù)責(zé)整體的招標(biāo)工作。在年終考核時(shí)，要統(tǒng)一考核招標(biāo)團(tuán)隊(duì)。

（4）構(gòu)建房地產(chǎn)企業(yè)承建商管理系統(tǒng)。承建商綜合素質(zhì)會(huì)直接影響項(xiàng)目的最終質(zhì)量，因此，房地產(chǎn)企業(yè)可以構(gòu)建承建商管理系統(tǒng)，整理承建商信息，在系統(tǒng)中記錄關(guān)鍵指標(biāo)，保留優(yōu)秀承建商。規(guī)避招標(biāo)過程中的串標(biāo)、陪標(biāo)等現(xiàn)象，科學(xué)管理潛在的承建商。

2.2 招標(biāo)準(zhǔn)備階段流程優(yōu)化

（1）聯(lián)合眾相關(guān)部門。在招標(biāo)準(zhǔn)備階段，也要優(yōu)化相關(guān)流程，聯(lián)合項(xiàng)目管理部門、工程管理設(shè)計(jì)部門等，采取協(xié)同合作的方式，提高公司招標(biāo)前期準(zhǔn)備工作效率。明確房地產(chǎn)企業(yè)各項(xiàng)招標(biāo)要求，并依據(jù)要求編制相應(yīng)的招標(biāo)文件。管理部門在接收工程招標(biāo)需求之后，需組織專人按照相關(guān)規(guī)定編制工期要求與現(xiàn)場(chǎng)條件要求，并科學(xué)編制工程量清單。另外，要集中整合施工圖紙、招標(biāo)文件、工程量清單，所有部門共同評(píng)審招標(biāo)文件，協(xié)同合作，并按照工程實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整招標(biāo)文件格式及內(nèi)容，然后由主管領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審批，如審批通過，則表示招標(biāo)準(zhǔn)備工作已經(jīng)完畢[2]。

（2）引入信息化技術(shù)。在準(zhǔn)備階段，會(huì)涉及諸多信息資源及招標(biāo)文件，這給房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)管理帶來了挑戰(zhàn)。為了提高管理效率，房地產(chǎn)企業(yè)可以引進(jìn)信息化管理手段。如果工程量比較大，在編制工程量清單時(shí)，可以委托造價(jià)咨詢公司進(jìn)行編制，發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢(shì)，更加科學(xué)、準(zhǔn)確地完成工作。如果工程量不是特別大，公司的造價(jià)師也可以借助工程量計(jì)算軟件，結(jié)合編程語言的應(yīng)用，按照規(guī)范自動(dòng)、標(biāo)準(zhǔn)地生成工程量清單，然后通過信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與其他部門的共享，與其他部門一起審核。在編制招標(biāo)文件的過程中，工作人員可以添加常用文件模板，依據(jù)實(shí)際情況填寫具體信息。

2.3 評(píng)標(biāo)方法優(yōu)化設(shè)計(jì)

通過結(jié)合技術(shù)標(biāo)與商務(wù)標(biāo)的方式評(píng)標(biāo)，能夠簡(jiǎn)化評(píng)標(biāo)流程，然而也存在一定的缺點(diǎn)，如評(píng)標(biāo)準(zhǔn)確率不高，容易受到各種因素的影響，導(dǎo)致評(píng)標(biāo)效果不好。如果在評(píng)標(biāo)時(shí)只考慮技術(shù)與商務(wù)這兩個(gè)因素，沒有考慮到企業(yè)的工程經(jīng)驗(yàn)及企業(yè)實(shí)力，將會(huì)造成評(píng)標(biāo)不全面，在合同履約、注冊(cè)資金、投標(biāo)人資質(zhì)等方面缺乏充分考量，而由于技術(shù)標(biāo)與商務(wù)標(biāo)在評(píng)選之后差距比較大，決策從也會(huì)難以形成統(tǒng)一意見，無形中延誤了招標(biāo)時(shí)間，甚至?xí)⒀禹?xiàng)目的工期。鑒于此，房地產(chǎn)企業(yè)要優(yōu)化評(píng)標(biāo)過程，構(gòu)建全面的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。評(píng)標(biāo)人員要綜合討論評(píng)標(biāo)指標(biāo)，選擇項(xiàng)目單價(jià)、投標(biāo)報(bào)價(jià)、質(zhì)量安全保證、施工設(shè)計(jì)、工期、合同履約率等要素，形成指標(biāo)評(píng)價(jià)體系。其中，商務(wù)標(biāo)評(píng)價(jià)元素包括項(xiàng)目單價(jià)、投標(biāo)報(bào)價(jià)等，資信標(biāo)評(píng)價(jià)因素包括注冊(cè)資金，剩余的元素都屬于技術(shù)標(biāo)評(píng)價(jià)元素。在構(gòu)建完善的評(píng)標(biāo)體系之后，評(píng)標(biāo)單位要從費(fèi)用與技術(shù)之間尋找恰當(dāng)?shù)钠胶恻c(diǎn)，通過設(shè)置權(quán)重幫助承建商實(shí)現(xiàn)公平競(jìng)爭(zhēng)[3]。

2.4 招標(biāo)實(shí)施管理流程優(yōu)化

房地產(chǎn)企業(yè)在優(yōu)化招標(biāo)實(shí)施管理流程時(shí)，可以首先發(fā)布招標(biāo)公告，然后開展資質(zhì)預(yù)審、報(bào)名、開評(píng)標(biāo)、中標(biāo)結(jié)果等環(huán)節(jié)。首先，報(bào)名單位要為房地產(chǎn)企業(yè)提供法定代表人身份證明、企業(yè)資質(zhì)等級(jí)證書等文件，管理部門與招標(biāo)中心要彼此配合，一起召開資質(zhì)審核會(huì)議，并備案相應(yīng)的資審結(jié)果。在編制完招標(biāo)文件之后，由主管部門審批。招標(biāo)委員會(huì)、工程招標(biāo)中心、合約管理部門要一起評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)前抽選具有較高職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力的評(píng)標(biāo)專家，增強(qiáng)評(píng)標(biāo)的有效性。評(píng)標(biāo)時(shí)，需要與中標(biāo)候選人開展商務(wù)談判，協(xié)商最終報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)的協(xié)商要滿足施工條件，符合實(shí)際施工需求，在選擇報(bào)價(jià)的過程中，要將最低報(bào)價(jià)的單位作為中標(biāo)單位，其后，依據(jù)公司要求給予中標(biāo)單位中標(biāo)通知書，而其他未中標(biāo)的單位，要返還其投標(biāo)保證金。在定標(biāo)后，中標(biāo)人保證金會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)槁募s保證金，暫時(shí)不會(huì)退還給中標(biāo)人。在給目標(biāo)單位發(fā)放中標(biāo)通知書后，中標(biāo)人要結(jié)合文件要求，將剩余履約保證金補(bǔ)足，與招投標(biāo)雙方簽訂合同。如果中標(biāo)人由于各種因素難以在固定時(shí)間內(nèi)簽訂合同，招標(biāo)采購(gòu)部要將這種情況上報(bào)管理委員會(huì)，讓承建商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成合同簽訂。

3 結(jié)束語

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，建筑行業(yè)進(jìn)入了一個(gè)全新的發(fā)展階段。招標(biāo)組織是房地產(chǎn)企業(yè)的重要組成部分，一個(gè)科學(xué)、合理的招標(biāo)方案可促進(jìn)房地產(chǎn)工程項(xiàng)目整體施工質(zhì)量與效益的提升。在房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)管理工作中，工作人員要從工程實(shí)際情況出發(fā)，不斷簡(jiǎn)化、優(yōu)化當(dāng)前的招標(biāo)管理流程，積極控制招標(biāo)關(guān)鍵點(diǎn)，并借助信息化等技術(shù)提高管理效率，提升房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)管理水平。