數字檔案館檔案信息服務平臺在紀檢監察工作中的應用

張國龍

摘要：數字檔案館檔案信息服務平臺是檔案管理信息化建設項目的重要組成部分，有助于實現檔案管理工作的數字化和高效化。本文中，作者分析了紀檢監察工作對數字檔案館檔案信息服務平臺的需求，研究了數字檔案館檔案信息服務平臺的有效組成及相關功能，并指出了該平臺在實際使用過程中的注意事項，對于相關行業從業者具有一定的理論指導作用。

關鍵詞：數字檔案館;檔案信息服務平臺;需求分析和組成功能

一、紀檢監察工作對檔案管理信息技術的需求分析

紀檢監察工作主要向單位黨委負責，在單位黨委和上級紀檢監督部門的雙重領導下，重點糾察單位管理和運行過程中的各種違法亂紀問題，必要時提交上級紀檢監督部門或者司法行政部門立案偵查。因此，紀檢監察工作對于確保一個單位風清氣正、確保人人依法開展工作、確保單位內部保持一個公平公正的工作環境，具有重要的意義。紀檢監察工作在執行過程中，經常需要調取和查閱各種不同時期、不同人員甚至不同單位的檔案，同時紀檢監察部門也會因為工作需要而產生或保留相當數量的檔案，因此需要因勢利導地建立綜合高效的檔案管理平臺。當前數字信息技術的發展使得很多檔案可以利用數字的形式進行存儲，這樣一方面節省存儲空間，另一方面有利于管理、維護、調取和查閱，是將來檔案管理工作的必然發展趨勢。

一般來說，開展檔案管理的數字化建設工作，必然需要經歷以下幾個必不可少的步驟：首先，對工作產生的各種資料檔案進行采集，并進行數字化加工，將重要的紙質檔案轉化成各種音頻、視頻、文本等形式的數字化信號;其次，需要檔案管理人員對這些檔案的屬性進行鑒別和分類，確定哪些檔案需要存儲，哪些檔案不具有存儲價值;再次，需要對數字化的檔案進行專題存儲，在存儲的過程中做好分類工作，并且確定哪些檔案是可以開放利用、哪些是需要特定的權限才能查看、哪些是長時間保密的;最后，做好檔案管理與其他工作的接口，包括設計好相關人員甚至普通大眾如何對檔案查閱進行申請、對檔案資料進行調取、查閱后如何進行記錄、查閱后如何進行歸還與重新歸檔等，確保檔案管理工作的規范化與高效性。因此，進行數字檔案館檔案信息服務平臺建設，必須圍繞這些基本步驟開展，從而達到提升工作效率、節省人力資源、規范檔案管理的多重目的。

二、數字檔案館檔案信息服務平臺的組成及功能

數字檔案館檔案信息服務平臺是當前各單位積極引入信息數字化技術進行檔案管理工作的重要成果[2]。尤其是紀檢監察單位，為了克服檔案查閱難、檔案生成多、檔案管理雜等問題，更是積極利用信息化技術對檔案管理工作進行優化。一般來說，紀檢監察工作中數字檔案館檔案信息服務平臺主要由幾下部分組成。

1.數字化檔案生成模塊

數字化檔案生成模塊是數字檔案產生的重要基礎，是數字檔案館檔案信息服務平臺的核心部分。這個模塊主要的功能是生成檔案，既包括直接產生數字化的文本、音頻或者視頻檔案信息，也包括將原來的紙質檔案利用各種掃描輸入設備轉換成數字檔案。一般的數字檔案館檔案信息服務平臺所生成的檔案文本主要以PDF形式存在、音頻以.audio形式存在、視頻以.rmvb形式存在、照片以.jpg形式存在，這些數字化檔案分類別保存，采用硬盤格式存儲，方便后續查閱。

2.數字化檔案調取模塊

數字化檔案調取模塊是進行檔案查閱的關鍵，利用該模塊可以實現對檔案的高效查閱。檔案經過數字化方式存儲之后，可以建立專用的數據庫，以便于長期保存;數據庫建立過程中，利用標簽化技術手段做好分類存儲，將不同類型、不同時期的檔案分門別類進行存儲，同時利用搜索引擎技術建立按路徑、按類別、按關鍵詞等多種模式的查詢方法，在特定搜索界面中輸入關鍵詞即可實現高效查詢，根據調取人的選擇可以準確定位，便于特定調取人查閱。

3. 數字化檔案互聯模塊

數字化檔案互聯模塊是實現檔案管理工作互聯互通、打破檔案管理“壁壘”的關鍵技術[3]，尤其是對于紀檢監察工作來說，具有重要的現實意義。紀檢監察工作因為工作性質的特殊性，在實際工作過程中經常需要調取查閱相關單位甚至不同單位之間的檔案信息，因此一個單位的數字檔案館必須和其他單位、甚至全省乃至全國的數字檔案館進行連接，這樣才能方便檔案的查閱和共享。為了進一步提高安全性，該模塊一方面需要設置不同的檔案查閱權限，只有經過特定領導人審批通過的查閱人才有資格使用該模塊進行檔案信息的查看，防止失泄密事件的發生;同時好需要對檔案傳輸技術進行加密處理，防止傳輸錯誤或者在傳輸過程中被黑客截取，造成不必要的損失。很多單位為了保密，還對數字檔案館進行了“只讀”模式的限定，數字檔案只能在專用計算機上進行閱讀，而不能通過硬盤介質進行拷貝，這些措施都提升了檔案管理工作的可靠性。

三、數字檔案館檔案信息服務平臺在實施中的注意事項

數字檔案館檔案信息服務平臺屬于新興產物，極大提高了工作效率和檔案管理工作的高效性，在現實中獲得了大量建設資金的支持，很多單位都取得了卓有成效的建設成果。在紀檢監察工作中，使用數字檔案館檔案信息服務平臺開展工作，首先需要加強組織領導，強化對檔案調取和查閱的權限管理，只有經過審批的特定辦案人員才可以使用信息服務平臺查閱相關當事人或者單位的檔案，這樣既是為了保護相關人員的隱私，也是確保檔案信息服務平臺發揮最大效益的前提;其次需要重視安全保密工作，杜絕私自對檔案信息進行復制和拷貝，防止失泄密事件的發生。

四、結論與建議

數字檔案館檔案信息服務平臺對于提升工作效率具有很大的幫助，尤其是有助于紀檢監察工作實現網上辦公、高效辦案。本文中，作者分析了紀檢監察工作對數字檔案館檔案信息服務平臺的需求，研究了數字檔案館檔案信息服務平臺的有效組成及相關功能，并指出了該平臺在實際工作中的使用注意事項，對于進一步提升紀檢監察工作的信息化建設水平具有一定的指導意義。

參考文獻：

[1]周芃. 淺析檔案管理的信息化建設[J]. 文存閱刊， 2018， 000（016）：13..

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