數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺在紀(jì)檢監(jiān)察工作中的應(yīng)用

張國龍

摘要：數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺是檔案管理信息化建設(shè)項目的重要組成部分，有助于實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和高效化。本文中，作者分析了紀(jì)檢監(jiān)察工作對數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺的需求，研究了數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺的有效組成及相關(guān)功能，并指出了該平臺在實際使用過程中的注意事項，對于相關(guān)行業(yè)從業(yè)者具有一定的理論指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案信息服務(wù)平臺;需求分析和組成功能

一、紀(jì)檢監(jiān)察工作對檔案管理信息技術(shù)的需求分析

紀(jì)檢監(jiān)察工作主要向單位黨委負(fù)責(zé)，在單位黨委和上級紀(jì)檢監(jiān)督部門的雙重領(lǐng)導(dǎo)下，重點糾察單位管理和運(yùn)行過程中的各種違法亂紀(jì)問題，必要時提交上級紀(jì)檢監(jiān)督部門或者司法行政部門立案偵查。因此，紀(jì)檢監(jiān)察工作對于確保一個單位風(fēng)清氣正、確保人人依法開展工作、確保單位內(nèi)部保持一個公平公正的工作環(huán)境，具有重要的意義。紀(jì)檢監(jiān)察工作在執(zhí)行過程中，經(jīng)常需要調(diào)取和查閱各種不同時期、不同人員甚至不同單位的檔案，同時紀(jì)檢監(jiān)察部門也會因為工作需要而產(chǎn)生或保留相當(dāng)數(shù)量的檔案，因此需要因勢利導(dǎo)地建立綜合高效的檔案管理平臺。當(dāng)前數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展使得很多檔案可以利用數(shù)字的形式進(jìn)行存儲，這樣一方面節(jié)省存儲空間，另一方面有利于管理、維護(hù)、調(diào)取和查閱，是將來檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

一般來說，開展檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作，必然需要經(jīng)歷以下幾個必不可少的步驟：首先，對工作產(chǎn)生的各種資料檔案進(jìn)行采集，并進(jìn)行數(shù)字化加工，將重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成各種音頻、視頻、文本等形式的數(shù)字化信號;其次，需要檔案管理人員對這些檔案的屬性進(jìn)行鑒別和分類，確定哪些檔案需要存儲，哪些檔案不具有存儲價值;再次，需要對數(shù)字化的檔案進(jìn)行專題存儲，在存儲的過程中做好分類工作，并且確定哪些檔案是可以開放利用、哪些是需要特定的權(quán)限才能查看、哪些是長時間保密的;最后，做好檔案管理與其他工作的接口，包括設(shè)計好相關(guān)人員甚至普通大眾如何對檔案查閱進(jìn)行申請、對檔案資料進(jìn)行調(diào)取、查閱后如何進(jìn)行記錄、查閱后如何進(jìn)行歸還與重新歸檔等，確保檔案管理工作的規(guī)范化與高效性。因此，進(jìn)行數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)，必須圍繞這些基本步驟開展，從而達(dá)到提升工作效率、節(jié)省人力資源、規(guī)范檔案管理的多重目的。

二、數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺的組成及功能

數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺是當(dāng)前各單位積極引入信息數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的重要成果[2]。尤其是紀(jì)檢監(jiān)察單位，為了克服檔案查閱難、檔案生成多、檔案管理雜等問題，更是積極利用信息化技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。一般來說，紀(jì)檢監(jiān)察工作中數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺主要由幾下部分組成。

1.數(shù)字化檔案生成模塊

數(shù)字化檔案生成模塊是數(shù)字檔案產(chǎn)生的重要基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺的核心部分。這個模塊主要的功能是生成檔案，既包括直接產(chǎn)生數(shù)字化的文本、音頻或者視頻檔案信息，也包括將原來的紙質(zhì)檔案利用各種掃描輸入設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案。一般的數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺所生成的檔案文本主要以PDF形式存在、音頻以.audio形式存在、視頻以.rmvb形式存在、照片以.jpg形式存在，這些數(shù)字化檔案分類別保存，采用硬盤格式存儲，方便后續(xù)查閱。

2.數(shù)字化檔案調(diào)取模塊

數(shù)字化檔案調(diào)取模塊是進(jìn)行檔案查閱的關(guān)鍵，利用該模塊可以實現(xiàn)對檔案的高效查閱。檔案經(jīng)過數(shù)字化方式存儲之后，可以建立專用的數(shù)據(jù)庫，以便于長期保存;數(shù)據(jù)庫建立過程中，利用標(biāo)簽化技術(shù)手段做好分類存儲，將不同類型、不同時期的檔案分門別類進(jìn)行存儲，同時利用搜索引擎技術(shù)建立按路徑、按類別、按關(guān)鍵詞等多種模式的查詢方法，在特定搜索界面中輸入關(guān)鍵詞即可實現(xiàn)高效查詢，根據(jù)調(diào)取人的選擇可以準(zhǔn)確定位，便于特定調(diào)取人查閱。

3. 數(shù)字化檔案互聯(lián)模塊

數(shù)字化檔案互聯(lián)模塊是實現(xiàn)檔案管理工作互聯(lián)互通、打破檔案管理“壁壘”的關(guān)鍵技術(shù)[3]，尤其是對于紀(jì)檢監(jiān)察工作來說，具有重要的現(xiàn)實意義。紀(jì)檢監(jiān)察工作因為工作性質(zhì)的特殊性，在實際工作過程中經(jīng)常需要調(diào)取查閱相關(guān)單位甚至不同單位之間的檔案信息，因此一個單位的數(shù)字檔案館必須和其他單位、甚至全省乃至全國的數(shù)字檔案館進(jìn)行連接，這樣才能方便檔案的查閱和共享。為了進(jìn)一步提高安全性，該模塊一方面需要設(shè)置不同的檔案查閱權(quán)限，只有經(jīng)過特定領(lǐng)導(dǎo)人審批通過的查閱人才有資格使用該模塊進(jìn)行檔案信息的查看，防止失泄密事件的發(fā)生;同時好需要對檔案傳輸技術(shù)進(jìn)行加密處理，防止傳輸錯誤或者在傳輸過程中被黑客截取，造成不必要的損失。很多單位為了保密，還對數(shù)字檔案館進(jìn)行了“只讀”模式的限定，數(shù)字檔案只能在專用計算機(jī)上進(jìn)行閱讀，而不能通過硬盤介質(zhì)進(jìn)行拷貝，這些措施都提升了檔案管理工作的可靠性。

三、數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺在實施中的注意事項

數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺屬于新興產(chǎn)物，極大提高了工作效率和檔案管理工作的高效性，在現(xiàn)實中獲得了大量建設(shè)資金的支持，很多單位都取得了卓有成效的建設(shè)成果。在紀(jì)檢監(jiān)察工作中，使用數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺開展工作，首先需要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化對檔案調(diào)取和查閱的權(quán)限管理，只有經(jīng)過審批的特定辦案人員才可以使用信息服務(wù)平臺查閱相關(guān)當(dāng)事人或者單位的檔案，這樣既是為了保護(hù)相關(guān)人員的隱私，也是確保檔案信息服務(wù)平臺發(fā)揮最大效益的前提;其次需要重視安全保密工作，杜絕私自對檔案信息進(jìn)行復(fù)制和拷貝，防止失泄密事件的發(fā)生。

四、結(jié)論與建議

數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺對于提升工作效率具有很大的幫助，尤其是有助于紀(jì)檢監(jiān)察工作實現(xiàn)網(wǎng)上辦公、高效辦案。本文中，作者分析了紀(jì)檢監(jiān)察工作對數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺的需求，研究了數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺的有效組成及相關(guān)功能，并指出了該平臺在實際工作中的使用注意事項，對于進(jìn)一步提升紀(jì)檢監(jiān)察工作的信息化建設(shè)水平具有一定的指導(dǎo)意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]周芃. 淺析檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 文存閱刊， 2018， 000（016）：13..

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