淺談新時(shí)期基層事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化

王 偉

（濟(jì)南市城肥清運(yùn)管理一處，山東 濟(jì)南 250023）

當(dāng)今，信息化的發(fā)展使得檔案管理的工作方式、方法逐漸發(fā)生改變，檔案管理的理念、管理制度等也受到現(xiàn)實(shí)發(fā)展的挑戰(zhàn)，作為提供公共服務(wù)的基層事業(yè)單位更需要順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展，改變傳統(tǒng)的工作方式以滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的對(duì)美好生活的需要。目前，一些基層事業(yè)單位的檔案管理工作，因重視程度不平衡、管理制度不規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)置不完善、專(zhuān)業(yè)檔案人才短缺等因素制約檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展，無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，因而創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理工作勢(shì)在必行。本文以濟(jì)南市城管局城肥清運(yùn)管理一處的檔案管理工作為實(shí)例進(jìn)行探討。

1 新時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)和要求

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息[1]。檔案材料形成于日常社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，是對(duì)過(guò)去工作情況的真實(shí)記錄，能夠?yàn)楫?dāng)前工作順利開(kāi)展提供可靠依據(jù)，同時(shí)也是回顧事業(yè)單位發(fā)展中缺點(diǎn)與不足的一條重要的途徑。檔案工作為促進(jìn)基層單位事業(yè)發(fā)展，提升人民群眾對(duì)單位的滿意度提供了有力支持。

目前，我國(guó)檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)的背景下出現(xiàn)了翻天覆地的變化，檔案資源數(shù)據(jù)越來(lái)越豐富、檔案信息更加的多元化、檔案的征集存儲(chǔ)方式電子化，檔案的開(kāi)發(fā)利用也更加充分。數(shù)字化的發(fā)展也提升了檔案的資源的統(tǒng)計(jì)、鑒定、收集、整理、利用等工作的效率，檔案資源搭乘數(shù)字化發(fā)展的快車(chē)得以高效地整合利用，大幅度節(jié)約了人力成本，也提高了檔案服務(wù)中心工作的能力。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案工作逐漸從過(guò)去的側(cè)重保存的單一功能逐漸轉(zhuǎn)移到更加注重檔案的重新利用和開(kāi)發(fā)的綜合服務(wù)上，檔案服務(wù)社會(huì)的價(jià)值得到大大的提升，檔案工作的作用和價(jià)值越來(lái)越凸顯，也越來(lái)越得到各個(gè)單位的重視。

2 目前基層事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題和不足

1）重視程度不平衡。基層事業(yè)單位對(duì)檔案工作的重視程度不平衡主要表現(xiàn)在兩方面，一方面表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)重業(yè)務(wù)輕檔案管理，認(rèn)為作為基層單位，提供完善的公共服務(wù)滿足群眾需求是主要任務(wù)，檔案管理工作是錦上添花的事情，沒(méi)有放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)中心工作的輔助和促進(jìn)作用；另一方面表現(xiàn)為重人事檔案輕其他檔案。以城肥清運(yùn)管理一處為例：主要業(yè)務(wù)工作是為市民提供城肥清疏服務(wù)和管理工作，可入檔的除了業(yè)務(wù)工作還有人事、文秘、黨務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等各個(gè)方面的內(nèi)容，檔案資料數(shù)量龐大，門(mén)類(lèi)不一。因人事檔案有相應(yīng)的規(guī)定和要求，管理相對(duì)較為規(guī)范，而其他文書(shū)、黨務(wù)方面的檔案，沒(méi)有明確的規(guī)定和要求便相對(duì)沒(méi)有那么規(guī)范。

2）管理制度不規(guī)范。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，且需長(zhǎng)期搜集整理。而基層檔案管理工作往往缺乏明確具體有效的操作規(guī)范，導(dǎo)致基層檔案管理人員缺乏有效指導(dǎo)，檔案收集、管理較為隨意，從而影響檔案管理的質(zhì)量和效率。另外，基層事業(yè)單位檔案管理大多不列入單位年度績(jī)效考核范圍，檔案管理缺乏有效的考核和監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致檔案工作不受重視、檔案管理散漫隨意。

3）專(zhuān)業(yè)人員不滿足。一方面基層事業(yè)單位缺乏具有專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)的管理人員，管理檔案的人員往往是兼職人員，甚至有些單位將臨退休老同志派在檔案管理崗位，有些單位管理檔案的人員不固定，隨意變動(dòng)，在很大程度上阻礙了檔案管理的長(zhǎng)足有效發(fā)展。另一方面數(shù)字化的發(fā)展要求檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備要有良好的應(yīng)用能力，實(shí)際上事業(yè)單位很多檔案工作人員沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，在信息化背景下仍沿用傳統(tǒng)工作方式，檔案知識(shí)以及理念更新的速度滯后于現(xiàn)實(shí)發(fā)展的要求，掌握的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理需求，致使工作囿于傳統(tǒng)模式無(wú)法突破，難以提升檔案管理工作質(zhì)量。

4）配套設(shè)施不完善。具體表現(xiàn)在：一是部分基層事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性，即使信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案管理工作中，但使用范圍并不廣泛，只將計(jì)算機(jī)用于日常業(yè)務(wù)工作，檔案管理局限于傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)材料收集整理。二是有些單位逐漸開(kāi)始實(shí)施信息化檔案管理，雖然配有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，但是相關(guān)硬件及軟件系統(tǒng)并未得到及時(shí)有效更新，無(wú)法推動(dòng)檔案管理真正向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。三是缺乏行之有效的管理維護(hù)措施，檔案的管理和保存較為隨意，沒(méi)有定時(shí)進(jìn)行整理和清潔，沒(méi)有防霉、防火、防蟲(chóng)等措施，造成檔案的損毀和丟失。

5）開(kāi)發(fā)利用不合理。一是檔案使用效率低下。基層事業(yè)單位所涉及的檔案眾多，部分檔案的使用次數(shù)較少，所以，長(zhǎng)時(shí)間束之高閣，沒(méi)有得到有效利用。二是檔案的重新開(kāi)發(fā)利用程度不夠。局限于傳統(tǒng)的工作模式，檔案的價(jià)值僅限于用來(lái)查閱，沒(méi)有結(jié)合當(dāng)前工作需求，重新整合檔案的亮點(diǎn)和價(jià)值。三是檔案“共享”能力不足。目前各事業(yè)單位“信息孤島”特點(diǎn)明顯[2]。一是單位內(nèi)部各部門(mén)的信息缺乏有效溝通，二是事業(yè)單位之間缺乏信息的實(shí)時(shí)有效溝通，沒(méi)有系統(tǒng)化的資源共享平臺(tái)，檔案信息的保存存在重復(fù)、零碎不系統(tǒng)，甚至出現(xiàn)誤差的現(xiàn)象，阻礙公共服務(wù)的提升。在查詢(xún)利用檔案資料時(shí)，也會(huì)導(dǎo)致查詢(xún)?nèi)藛T多頭跑、資料不齊全、誤差難以分辨等現(xiàn)象，這與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的方向不相符合、與政府提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)要求不相符合，與檔案管理工作更加高效方便的發(fā)展不相符合。

3 新要求下加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策建議

1）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念意識(shí)。事業(yè)單位檔案管理工作想要進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展，就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的關(guān)注和投入，意識(shí)到檔案管理對(duì)于機(jī)構(gòu)穩(wěn)定運(yùn)行、單位正常發(fā)展以及社會(huì)快速進(jìn)步等方面的積極作用，把檔案管理納入重點(diǎn)工作范疇。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)蓬勃發(fā)展的態(tài)勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理需要轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理觀念，需要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，從思想上轉(zhuǎn)變，真正認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理對(duì)于提升事業(yè)單位檔案管理工作效率有著十分重要的作用和意義。

2）完善管理制度，引入數(shù)字化管理。目前，數(shù)字化檔案管理技術(shù)已滲透到各個(gè)行業(yè)，但在基層事業(yè)單位因種種原因還未被廣泛深入地運(yùn)用和完善。檔案管理制度的完善需要和檔案管理制度的信息化工作同步進(jìn)行，只有采用了適應(yīng)于信息化的檔案管理模式，才能充分發(fā)揮出檔案管理制度的功能和價(jià)值。首先，制定科學(xué)的檔案管理工作的制度與操作標(biāo)準(zhǔn)，借助已有的成功經(jīng)驗(yàn)來(lái)完善和修訂原有檔案管理體系，構(gòu)建出與現(xiàn)代化發(fā)展模式相融合的新體系，明確基本的檔案管理操作方法、步驟和要求。其次，明確檔案管理崗位職責(zé)，注重發(fā)揮各部門(mén)的積極性，事業(yè)單位各科室與職能部門(mén)之間需要堅(jiān)持管理需求的融合性發(fā)展[3]。同時(shí)需明確檔案信息安全責(zé)任，確保數(shù)字化管理的安全性。再次要將檔案管理工作列入單位考核體系，強(qiáng)化檔案工作考核監(jiān)督管理。最后，配備功能完善、效率高、安全保障強(qiáng)的檔案管理現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備設(shè)施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實(shí)提供基礎(chǔ)條件。

3）加大培養(yǎng)力度，配備專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。一是要配備專(zhuān)門(mén)檔案管理人員。檔案管理人員不僅要嚴(yán)守單位各項(xiàng)規(guī)章制度、忠于職守，還要具有適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。基層事業(yè)單位在招聘人員設(shè)置中應(yīng)該考慮配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，為檔案管理工作注入創(chuàng)新活力。二是要加強(qiáng)培訓(xùn)力度。目前，很多基層的檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)操作的能力，所以，在基層事業(yè)單位要重視檔案管理員對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的使用能力，更新與時(shí)代發(fā)展要求相符合的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的作用。可以通過(guò)外出學(xué)習(xí)、邀請(qǐng)專(zhuān)家專(zhuān)題講座、網(wǎng)上授課等方式提升檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用能力。三是要暢通人員晉升渠道。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，要調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)本職工作的積極性與主動(dòng)性，需要暢通人員晉升渠道，通過(guò)職稱(chēng)評(píng)定聘用等方式提升檔案管理人員待遇，增強(qiáng)工作人員對(duì)本職工作的歸屬感和認(rèn)同感，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展。

4）重視開(kāi)發(fā)利用，煥發(fā)檔案生機(jī)活力。一是運(yùn)用數(shù)字化的方式提高檔案的利用率和共享率。利用數(shù)字化有效整合檔案資源，注意檔案的完整性和“去偽”性，最大限度確保檔案的完整性，挖掘出檔案的豐富價(jià)值[4]。提供個(gè)性化檔案服務(wù)需求出發(fā)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案館等，滿足工作開(kāi)展的需要。二是要結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求，重新挖掘檔案資料的亮點(diǎn)，將檔案資源中的有價(jià)值信息提取出來(lái)，服務(wù)于目前工作。近些年，各地事業(yè)單位檔案部門(mén)與時(shí)俱進(jìn)，將檔案工作重點(diǎn)從過(guò)去的單一保存檔案逐漸轉(zhuǎn)移到開(kāi)發(fā)和利用檔案資源的綜合服務(wù)上，目前重新開(kāi)發(fā)利用檔案的主要形式有：主題展覽陳列，包括現(xiàn)場(chǎng)展覽和網(wǎng)上展覽；文獻(xiàn)片或者紀(jì)錄片；制作光盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)視頻；網(wǎng)絡(luò)直播等。可以通過(guò)這些方式甚至利用新技術(shù)創(chuàng)新其他方式煥發(fā)出檔案新的生機(jī)，以此促進(jìn)精神文明建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化的管理技術(shù)日趨成熟，在檔案管理工作中的應(yīng)用越發(fā)普及和重要。基層事業(yè)單位要根據(jù)自身情況以及發(fā)展?fàn)顩r，高度重視，利用多種途徑提升檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化發(fā)展，為行政事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供有效支撐。