新時期中學檔案管理優化對策分析

咸曉華

（山東省青島第三十九中學(中國海洋大學附屬中學）市北分校，山東 青島 266000）

檔案管理在整個教育事業的地位是重中之重的，而中學檔案管理不僅是學校從事教育教學、黨政管理等其他實踐活動直接體現學校管理過程的真實記錄。不僅可以體現學校過去的大政方針，也可展現學校當前的教學管理，更可以展望學校未來的發展趨勢，保存好檔案管理可以為學校教育教學活動提供重要的價值信息。但從當前中學檔案管理的實際情況來看，想要使得中學檔案管理更加精細化，以適應學校發展，必須要結合中學學校實際情況，方能更好地適應學校、學生發展。

1 中學檔案管理實施的重要性

1.1 反映現有教研水平,促進教學改革創新

隨著時代的發展，教育越來越受到重視，我國的教育也在深化與改革適應社會的進步。國家對教學體制、課程、教師隊伍專業化等方面的改革在不斷地推進與實行。對此，中學學校必須采取一些行之有效的措施進行深化改革，提高學校的辦學水平、教學質量，其中對檔案管理這方面的強化是必不可少的。一所學校把檔案管理得井井有條、實施規范，那么就能為教學提供豐富且有效的檔案材料，教師對學校的教學設備、資源和學校的教學質量以及學生的學習情況有更多地了解。這樣教師從檔案中了解以往的教學經驗，從中吸收學習，對自己的教學方法進行改進去適應學生的發展，符合學校的教育特色。認真學習學校的辦學理念，培養目標，對教學計劃、教學組織形式、課程目標、教學方式進行合理的設計，更好地從德智體美勞方面培養學生，使學校教育得到快速的發展。所以，必須加強檔案管理，落實實施步驟，促進學校教學的革新。

1.2 建立真實可靠的檔案，促進教學評估合理展開

教學評估，是檢驗學校教育質量的一種方法。根據學校教育目標與標準，了解學生的學習情況、學校教學的實施內容與程序，對學校的教學以及辦學水平展開評價。以往的一些中學的教學評估，存在著很大的問題，例如評價標準的單一性，評價方式的不合理性，評價準確度不高等。如果檔案管理可以得到有效地實施，那么這一問題可以得到很好地解決，教學評估的現狀得到大大的改變。具備豐富完整的檔案資料，有利于教育工作者進行設計教學程序，編制教育內容，規劃教學安排等工作的進行。在進行教學評估時，就可以對這幾方面進行檢驗，得出客觀地評價結果，從而判斷學校教育水平。所以檔案管理對于教育評估的進行有著重大的作用。

2 當下中學檔案管理常見問題

2.1 缺乏領導層的重視

現在學校領導對于中學檔案的管理還是不夠重視，沒有設立專門的部門管理，通常都將這些工作讓各自部門自己管理檔案，或者丟給行政后勤部門處理檔案的工作，難以做到專業化處理。他們對這方面缺乏人力、物力、財力的投入，這是一項復雜且長期的工作，沒有以上各項的支持，那么管理上自然就沒有規范，不專業。檔案管理制度也沒有明確提出，實行的還是傳統的管理模式，已經不能滿足于時代的發展，沒有專門的負責人員進行監督管理，檔案管理還是一種沒有執行力的制度。當出現問題的時候，沒有明確的負責人，互相之間推脫責任，根本沒辦法讓檔案管理正常的進行。因為學校領導層不重視檔案管理，導致下面的實施人員對檔案的管理也不盡心、不配合。在收集檔案的時候，相關的工作人員缺乏經驗，操作過程不當，嚴重的影響了檔案管理的進行。

2.2 檔案管理人員綜合素質缺乏

由于檔案管理工作人員并不是科班出身，沒有系統地學習過檔案管理的知識與現實的實踐。只是進行了簡單的職前培訓，所以可能在檔案管理工作的過程中，會出現很多不規范的現象，很難去解決一些突發事件。由于某些人缺乏法律知識，對檔案工作的一些信息泄露給他人，造成信息外露。另外，由于檔案管理的不當，在這個過程中還可能會出現檔案損壞或者遺失的現象。在調檔過程中，由于缺乏專業素養，很難與其他工作人員之間做到默契的配合，導致檔案工作效率低下。在如今數字信息化的社會環境下，對檔案管理的工作人員要求更高，所以必須嚴格管理檔案管理人員的綜合素質。

2.3 管理水平滯后

沒有嚴格的管理制度，檔案管理的過程就會顯得非常隨意。收集到的資料不全面，沒有做到合理的歸檔，資料的調取也不符合要求，并且沒有對檔案進行備份處理，一旦丟失就很難找回，有的管理部門還在實行傳統的人工管理，辦事效率低。隨著信息科技的快速發展，讓檔案管理的過程變得更加簡單優化，然而他們并沒有認識到這一好處，又或是不知道如何使用現代信息技術，導致管理水平滯后。

3 新時期中學檔案管理優化措施

3.1 提升領導層對檔案管理工作的重視

檔案管理牽涉到多方面的利益，如學生與教師的個人信息安全，學校的利益。防止這些現象的發生，就必須引起領導對檔案管理更加重視。通過列舉一些檔案管理不當的事件作為警醒，從而領導層能更加透徹清晰的意識到檔案管理對于維持信息安全具有很大的作用，牽涉到很多人員的利益。檔案可以幫助我們規劃開展下一步工作，還關系到學校各個人員的信息安全和利益。一旦檔案缺乏管理的話，出現惡性問題，那么將會造成不可逆轉的結果，領導層也難以作出反應。所以要及時意識到這一問題，加大對檔案管理的人力物力財力投入，從而可以提高檔案管理的效率。

3.2 注重工作人員綜合素質的提升

工作人員在檔案管理中也扮演著一個很重要的角色，我們必須要關注提高工作人員的綜合素質，他們直接對檔案的管理產生重要的影響。職前培訓和在職管理培訓都是必要的，對他們傳授新的管理知識和技術，這樣在檔案管理的工作中才能做到游刃有余。培訓不僅可以通過傳授知識進行教學，還可以通過學習觀摩別人的工作過程來獲得直接經驗，這樣豐富了自我，也提高了工作的能力。其次，需要建立一個良好的考核制度，實行工作責任制，每個人都要對自己的工作負責，避免因為自己的錯誤而導致嚴重的后果。獎罰分明，對有貢獻的工作人員要進行獎勵，這樣可以提高工作的積極性。還要營造一個和諧輕松的工作氛圍，緊繃著的弦是會斷的，要適當的進行放松。管理人員必須掌握管理的度，過于嚴厲和過松都會導致不良的后果，要合理設置工作量與任務難度，避免因為某些工作人員的任務過多而導致不良的身心問題，對工作人員進行心理疏導，感受到集體的溫暖。

3.3 完善管理制度

管理制度的確定需要從多方面考慮，第一，要對學校本身的情況進行評估，第二，要符合檔案管理的法律規定。做到這兩點，將檔案管理變得更加具有制度性，嚴格規定工作的范圍、內容、考核標準要求，并且對這些進行細致化的解釋說明，每一個工作人員就能明確地知道自己的工作內容。將這些系統的培訓資料以及制度進行檔案保存，有利于將來新的員工進行培訓，可以加快適應新工作的速度。管理制度應該包含多方面的要求：工作責任、內容、程序、員工培訓、考核、監督制度等。有了這些檔案資料，就可以快速地進行工作的開展，讓制度管理得到落實，每個人都遵守制度的規則，維持正常的工作秩序，大大的提高了工作的效率。

3.4 依法管理檔案工作，加大宣傳力度

提高群眾和社會的檔案意識與加強檔案法治觀念是檔案管理工作一部分。我國對于檔案管理工作一直堅持“立足檔案，面向社會”的指導方針，不斷地向社會公眾傳播《檔案法》的相關知識，讓人民知法守法，對全社會進行普法。可是現在人們的檔案意識還不夠強，檔案法治觀念不清楚。要讓檔案管理引起上級領導的關注，并且納入學校教育中，各部門做好自己的本職宣傳普法工作，另外還可以開展普法宣傳周、學校網站普法宣傳、普法展覽、校園公示欄、知識競賽等各種形式宣傳，這樣越來越多的人可以全面地了解檔案，宣傳并維護《檔案法》。把現實案例的現身說法對群眾進行告知，這樣的事件更具有說服性，對人們的告誡更加深厚。這些措施都可以在很大程度上提高社會的檔案意識，增強檔案法治觀念，為建立良好的檔案管理體制提供了人員支持的作用，加強檔案管理的施行力度，從而順利地進行檔案管理工作。

學校教育檔案的管理工作，必須從實際出發，聯合教育部門與檔案部門等各個機構一起制定檔案管理方案與標準，以此適應學校教育改革的發展。進行全局的統籌安排，加強管理力度，將檔案合理歸檔分類，相關人員進行監督，這樣就形成了檔案管理部門與學校之間的相互合作管理機制，《檔案法》在學校的實施就能得到快速堅定的落實。按照法律法規將檔案收集的程序合理合法化，嚴格實施這一過程，檔案的收集、整理、歸檔是檔案工作的核心與重點，是進行檔案工作的前提條件。學校檔案工作的進行需要堅持以做自我為中心的原則，著重收集本單位頒布的文件檔案，以及上級部門對本單位下達的管理文件，一些會議記錄材料、教師等工作人員勞動協議都是檔案收集的重點。在收集到這些材料之后，要根據它們的類別進行歸類建檔，完善的檔案體系的建成，對于一個學校的發展是非常重要的。可以了解學校的發展與辦學水平，讓教師更加清晰的對學生進行教學，有利于快速查找教學材料從中吸取教學經驗，管理人員可以對學校進行更好的管理，提高學校教育質量。因此，學校必須要將檔案管理工作作為學校工作的重點部分，將檔案管好，用好，這樣學校才能在辦學水平上更上一層樓，贏得社會的認可。

4 結束語

中學檔案對于學校的發展起著至關重要的作用，因為它可以反映學校的過去，現在以及未來可能發生的事情。只有做好學校檔案的管理工作，讓檔案發揮出最大的價值，為學校教育事業與管理工作的順利展開提供經驗保障。如今一些學校的檔案管理還是存在著很多的不足，比如他們管理的觀念還不是特別清楚，制度的建設缺乏實踐經驗，檔案不能得到發揮指導實踐。所以每個學校根據自己的實際情況對檔案進行合理的管理，優化檔案管理體系，保證檔案可以得到更有效的實行，發揮檔案的實際價值。為學校教學工作可以更好地進行、建設更高水平的學校提供了豐富的條件，因此學校檔案管理的工作對學校建設息息相關。