城鎮保障性住房檔案管理存在的問題及對策探討

曹慧蓮

（河北省唐山市住房保障管理中心，河北 唐山 063000）

城鎮保障性住房檔案指的是直接形成于住房保障管理機構實施住房保障的環節的有價值歷史記錄，主要包括文字、圖表和聲像等形式，分為紙質檔案和電子檔案兩種。這一檔案如實記錄城鎮落實保障性住房政策的情況，反映所保障家庭的情況，是組成民生檔案資源的重要部分，需要在不斷的探索和改進中確保城鎮保障性住房檔案管理工作與時俱進。

1 城鎮保障性住房檔案管理的重要性

保障性住房是政府部門為城鎮住房困難且處于中低收入狀態的家庭提供的標準限定、價格或租金限定的住房，它和完全由市場形成價格的一般商品房存在差異。國家為了進一步改善群眾居住條件，推動房地產市場有序發展，在近年來大力建設保障性住房，在這一過程中加強檔案管理顯得至關重要[1]。

首先，《城鎮保障性住房檔案管理辦法》明確規定要在城鎮保障性住房建設與管理中規范檔案管理工作，做好檔案的收集、歸檔、保管、使用。其次，保障性住房檔案收集貧困群眾、低收入家庭的基本情況及相關實際數據，記錄執行保障性住房政策的真實情況，反映出城鎮保障性住房家庭的現實情況，為黨和政府總結經驗、制定政策、采取舉措、探索規律等提供重要的參考依據，是城鎮構建讓民眾住有所居長效機制的基礎。再次，管理保障性住房是一個動態變化的過程，需要工作人員定期制度化地巡訪每一個承租戶，核查他們的住房狀況和收入、人員入住等情況，及時掌握家庭收入變化，停止對與政策和規定不相符的承租戶發放住房補貼，必要時應將保障性住房收回。開展這一系列工作都要以檔案為參考，所以加強保障性住房檔案管理對動態管理保障性住房有重要作用。

2 城鎮保障性住房檔案管理存在的問題

2.1 重視度不夠高

保障性住房檔案管理涉及的數量多、范圍廣，在整理有關資料時，有一些資料往往被復雜工作內容所影響，沒有得到應有的重視[2]。有時候檔案人員脫離檔案管理的根本，形式化地開展資料的收集和整理工作，加上領導不重視檔案管理，所需軟硬件設施不完善，甚至尚未專門建立完善的檔案室，造成重要檔案資料保管不到位，影響檔案資源的完整性，降低檔案管理工作效率。

2.2 標準制度不全

現階段的保障性住房檔案管理工作標準不夠明確，難以保證在城鎮社會發展形勢不斷變化的過程中執行完善的標準和制度。而且在設置檔案管理工作的基礎性制度內容時因為和實際情況聯系不夠密切，導致制度內容和實際工作存在偏差，或者在設置檔案管理的部分標準和制度規范時一味重視凸顯地方特色，沒能全面執行統一標準和制度，嚴重阻礙保障性住房檔案管理的規范化建設進程。

2.3 方法相對落后

部分地區在保障性住房檔案管理中沒有深刻意識到使用科學化管理方法的迫切性，存在輕管理、重建設的情況，檔案數字化建設滯后，缺少先進方法的推動。個別地區甚至依舊沿用傳統手工管理方式，或者數字化技術應用流于形式，忽視質量管理與控制，沒能利用先進技術和方法保存完整檔案信息，檔案管理隨意性較大，出現一定程度的檔案數據管理跟不上保障性住房建設進度的情況，影響整體質量。

2.4 人員能力不強

城鎮保障性住房檔案管理工作離不開業務能力強的檔案人員的支撐和保障，但是檔案管理人員的流動性較大，部分檔案人員的從業意愿和責任感不強，降低業務水平[3]。還有一些檔案人員年齡偏大，接收新鮮事物的能力較弱，尤其是數字化運用意識薄弱，基本停留在用電腦錄入檔案信息方面，造成保障性住房檔案管理的現有隊伍整體素質參差不齊，影響檔案數字化建設工作進度。

3 城鎮保障性住房檔案管理問題的解決對策

3.1 予以檔案管理工作高度關注

面對關鍵性強、特殊性高的城鎮保障性住房信息管理，工作人員要時刻關注并開展信息管理工作，將檔案管理活動落到實處，提高人員工作熱情。例如在組織管理系統中全方位完善、優化檔案管理內容，將科學合理的檔案管理工作納入機構組織管理體系，進而提升集中領導與管理的效率。與此同時，提高人員工作自覺性、積極性，重視讓相關人員參與收集保障性住房檔案資料，科學規劃檔案的整理和歸檔，細化具體的檔案管理內容。針對全面區分和獨立性管理，應科學處理整體工作流程，及時完成檔案材料的歸檔和構建任務，確保檔案工作效率的提升，預防數據信息滯留。而且領導要重視檔案管理的實效性，針對檔案管理提出正確的方向、制定科學的計劃，積極構建檔案室，配置與設計要求相符的檔案設施，包括需求性高的辦公設備、防護設施、數字化辦公產品等，夯實檔案管理基礎。

3.2 明確標準，建立完善的制度

在保障性住房檔案管理中要明確執行關聯性管理標準，也就是通過檔案將住房信息和社保標準、公用資料、權利人等數據信息有機關聯起來，方便準確、系統、全面地反映住房情況；執行全程性管理標準，在保障性住房信息的匯總、登記、辦理、運轉、歸檔和存儲等環節都要進行嚴格的、系統的管理，最終實現統一化、全過程的管理；執行動態性管理標準，對檔案的有關權利人資料、產權等數據信息要做出實時的、動態的調整、轉移、補充或者變更等操作，實行真正的標準化管理。同時要完善建立分級負責制度體系，實現對保障性住房管理和檔案管理的同布置、同檢查、同驗收，切實提升檔案管理工作在管理城鎮保障性住房方面的考核分值，根據檔案管理標準調動全員參與，按照規定辦理檔案的建檔和歸檔等業務，讓檔案管理有規可循、有據可依。

3.3 引入數字化方法，提高質量

如上所述，在保障性住房檔案標準化管理中要以完善的制度為基礎，限制檔案人員不標準、不規范的操作行為，而針對各部門人員因為忽視信息管理而忽視檔案管理的現象，要注意引入數字化方法來解決，建立信息管理系統，基于高質量的管理打造高質量的檔案數字化建設體系。這就需要領導根據保障性住房管理方案科學設置保障機制，由信息管理者圍繞相應管理內容獲得專業技能認證，以此為前提開展信息管理工作，保障檔案數字化建設的高效率、高水平。針對保障性住房檔案的定期鑒定與查驗工作，應根據當下檔案管理模式，借助數字化信息技術開展科學有效的檔案鑒定與查驗工作，改變以往檔案管理無規劃性的狀況。如果查驗結論顯示檔案有偏移，要及時糾正，盡早形成全方位的檔案數字化管理模式。

為了全面做好住房保障性檔案管理工作，更充分地體現數字化方法的作用，在檔案管理工作中還要注意加強質量控制，高效整理傳統載體檔案[4]。檔案數字化涵蓋多個操作環節，各環節和具體加工都對綜合管理建設成效有重要影響，應在數字化加工中完善建立登記制度，例如在整理好保障性住房檔案以后如實填寫交接登記表，記錄檔案文件的頁數、起止頁碼等，做好檔案數字化加工階段的登記管理工作。在完成保障性住房檔案數字化掃描以后也要及時填寫登記表格，保證檔案安全。此外，檔案管理人員要注意加強對各個數字化建設環節的監督與檢查，驗收并評估數字化建設成果，確保在數字化建設的各個環節都能根據預定要求開展對應工作，合理調控數字化處理過程中的問題，提高保障性住房檔案管理數字化建設質量。在驗收環節應注意結果驗收，為后續穩定開展各項工作提供保障。總體驗收可以保證保障性住房檔案數字化加工成果適應檔案管理和利用要求，同時注意加強檔案信息的深層次加工，提供城鎮民生事業建設和發展的決策參考。

3.4 加強人員培訓，增強業務能力

城鎮住房保障管理機構要注重檔案人員業務培訓的強化，讓他們熟悉檔案材料的收集和整理、歸檔、保管、利用等，掌握對應方法和技能，嚴格執行檔案管理規范，完善檔案檢索體系[5]。例如培訓檔案人員熟練使用保管電子檔案的專用數據存儲設備，并學會定期備份，加強網絡安全防護。與此同時，從保障性住房管理中單獨分離檔案管理，由專人專職負責，根據現階段的檔案管理改革和創新需求進行檔案人員的全面業務技能培訓，例如熟練操作電腦、辦公軟件、檔案管理專用軟件等，熟悉檔案軟件常用的錄入、統計、查閱等功能，保證落實檔案信息管理工作，把培訓效果體現在檔案業務上。檔案人員自身也要培育創新意識和創新能力，跟隨時代潮流不斷學習和提升，掌握過硬的業務技能。

尤其是在保障性住房檔案管理的數字化建設中，檔案人員是開展各項工作的中堅力量，有必要提高對人員培訓的重視度，促使檔案人員提升業務能力和綜合素質，為提高檔案數字化建設效益提供人力資源保障。具體而言，要經常組織檔案人員針對保障性住房檔案數字化交流工作經驗，進行問題共商、經驗共享的互動學習，提高工作意識、改善工作思路。例如檔案人員圍繞保障性住房檔案的開發和利用問題展開交流、互動，如果條件允許，可邀請業務骨干開設講座，提高檔案資源數字化開發利用能力。還要為檔案業務骨干提供在職學習和調研的機會，提高檔案隊伍整體素質，讓他們增強保障性住房檔案數據庫建設開發能力，解決好檔案管理數字化建設問題；安排檔案人員深入保障性住房建設領域的實踐一線，同時在線和社會需求主體展開交流、溝通，把握人們對保障性住房檔案信息的需求，構建開放式數字化建設模式，增強保障性住房檔案服務民生和城鎮經濟社會發展的功能。

4 結語

城鎮保障性住房檔案是基本民生類檔案，對它的探索和研究是一個非常復雜的、長期的過程，需要檔案人員持之以恒，引起高度關注，一邊探索一邊改革，及時發現問題、妥善解決問題，致力于依托完善的標準和制度、先進的數字化方法、業務能力過硬的隊伍構建完善的城鎮保障性住房檔案管理體系，全面提升檔案管理工作成效，讓檔案成為城鎮住房保障工作最好的助力。