對數字化檔案管理工作的思考

徐彩云

（浙江省寧波市醫療中心李惠利醫院，浙江 寧波 315040）

檔案管理作為醫院內部管理的重要組成部分，新時期深入推進數字化建設是檔案管理面臨的首要任務，這就需要在檔案管理的方式方法、制度體系、網絡安全方面加以全面優化和創新，不斷提升檔案管理的數字化水平，為醫院的健康發展和管理水平的提升奠定基礎。

1 醫院檔案管理數字化建設的重要性

1.1 提高醫院檔案管理服務水平

醫院檔案管理工作是為醫院建設和發展所服務的。在以往的檔案管理工作中，各科室和各部門在日常運行過程中所產生的檔案信息和資料非常多，使得檔案管理存在一定的混亂，增加了檔案調取和查閱的難度，不能很好地實現對檔案信息資源的開發和利用。而檔案數字化管理能夠為醫院職工和廣大患者提供更加便利的查閱、復制、信息交流和檔案咨詢等服務，實現了檔案信息資料的價值，提升了醫院檔案管理的服務質量和水平。

1.2 檔案管理數字化有助于實現檔案資源的合理有序利用

當前，網絡信息技術的發展，為醫院檔案管理數字化創造了有利條件，醫院檔案管理數字化不僅有助于提升檔案管理效率，也能為后續醫院檔案資源的開發利用奠定堅實基礎。與傳統檔案室相比數字檔案室具有檔案資源數字化、檔案實體虛擬化、檔案管理系統化、信息傳遞網絡化、檔案利用知識化等特點。檔案的借閱、閱覽、復制、證明、咨詢都可以通過檔案數字化達到檔案資源合理利用。

1.3 資源高度共享

隨著社會的發展，我國的科學技術突飛猛進，互聯網技術也隨之出現，數字時代已經來臨，該技術的出現很快就得到了廣泛地使用，其最明顯的特征就是具有很強的信息交互性。在數字化的背景下，醫院要想更好的管理檔案，可以將數字技術應用進去，這樣做會極大方便檔案管理人員獲取所需要的檔案信息，打破傳統時空的限制，讓檔案資源內容達到快速整合的目的。不僅如此，站在傳統管理的角度來講，根據目前情況看，管理人員在管理檔案時，人工操作的環節比較多，各部門手工收集檔案、有些檔案涉及多個部門重復收集，領導借閱檔案后未及時歸還后還遺失等等文件重復、文件遺漏、效率低下的問題，大大降低了工作質量，不能有效地保證檔案的及時性、完整性。但是隨著數字化時代的出現，卻改變了這一問題，同時也給醫院帶來了全新的視角，方便了對檔案全方面的管理。數字化時代在計算機技術、數據庫技術以及多媒體技術的支持下，簡化了工作流程，提高了工作效率，保障了對檔案管理工作的處理精度，實現了檔案管理的數字化，從而極大方便了工作人員對檔案信息的查詢。

2 醫院檔案數字化管理存在的主要問題

2.1 醫院檔案數字化觀念落后

由于歷史和經濟發展的影響，特別在思想上存在的不重視的影響，醫院檔案數字化存在著觀念滯后的實際問題，難于發揮檔案數字化的功能和作用。醫院管理者對檔案管理關注度低，思想上對醫院檔案數字化的重要性認識不足，對檔案管理資金和設備的投入不足，檔案數字化相對滯后，阻礙了檔案數字化的發展，無法充分發揮醫院檔案的真正價值。

2.2 基礎設施薄弱

新時代背景下，醫院為了提升自身的經濟效益以及老舊觀念的影響，存在重發展醫療技術、輕發展檔案、科研等現象，常常以購買與引進更多先進的醫療設備為重點，輕視醫院的信息化建設、忽視了檔案數字化管理工作，這就使得醫院的檔案管理部門數字化建設停步不前，也一定程度上限制了醫院的數字化建設局域網構架建立，大大削弱了醫院醫療效率與服務質量，導致醫院工作人員不能夠對醫院的相關文件、基建、設備、科研、信息等及時了解。由于醫院對檔案管理的建設不夠重視，因此醫院極其缺少相應的數字化建設軟硬件設施，這在一定程度上嚴重制約著醫院檔案管理數字化建設的健康發展進程。

2.3 安全問題突出

當前是數字化的時代，醫院在對檔案進行管理時，必須要重點關注以下幾個問題：首先，醫院一定要關注終端環境和設備場所的安全問題，在當前數字化的背景下，智慧檔案已經成為醫院管理檔案資料的主要形式，一般情況下會將其儲存在計算機系統或者硬件設備中，在這其中如果出現存放區域的周圍環境不當以及系統出現病毒等，都會影響智慧檔案的儲存，最終會出現安全問題。其次，還要注意網絡環境與數據資源的安全問題，在醫院的檔案中，都會儲存醫院重要的文書檔案、患者的信息（病歷檔案）與職工的信息（人事檔案及專業技術人員檔案）、臨床與醫學研究（科研檔案、重點學科檔案）、司法鑒定檔案等等文件，因為其本身就涉及保密的保管要求，此時的網絡安全極為重要，容易出現黑客潛入到智慧檔案的系統里面，從而會發生檔案資源被竊取或者被惡意篡改的情況，不利于檔案資料的保存。最后，一定要注意操作和用戶在訪問過程中所存在的安全問題，在日常工作生活中，工作人員對檔案管理的操作難免會出現問題，并且安全防范意識還有待提升，若不及時解決問題，最終一定會出現操作人員和用戶在進行訪問時的越權問題。

3 醫院檔案管理數字化建設的優化策略

3.1 制定目標、健全機制，提升醫院檔案數字化管理質量

醫院在推進檔案管理數字化建設的過程中，首先要制定醫院檔案信息化的目標：全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；推進醫院數字檔案室建設，加快提升電子檔案管理水平，加快檔案信息資源共享平臺的建設。其次建立健全檔案管理數字化建設的各項體制機制，以專業化、科學化和規范化的管理制度為檔案管理數字化建設提供基本保障和有力支撐。第一、醫院要制定完善檔案數字化管理的各項細則，包括檔案信息資料收集的平臺渠道、收發文流程、文件圖片格式規范以及檔案信息上傳的標準和大小限制。尤其是在數字化檔案建設時，除了一些文字資料之外，還增加了視頻以及音頻等內容，在進行這些資料收集和整理的過程中，要注意檢查影音視頻資料的完整性和播放的流暢性，切實提高檔案信息資料收集的質量。第二、要建立健全部門協同機制，在進行檔案管理數字化建設的過程中，應強調檔案信息資料收集的及時性和全面性，要改變以往檔案管理部門同其他各科室各部門之間溝通聯系不順暢的問題，就要通過建立部門協同機制，明確各部門的責任，按照相關的標準和規范及時地在檔案管理信息系統中進行有關信息和資料的傳遞，配合相應的崗位責任機制，一旦出現檔案信息資料丟失、資料不完整或者泄露的情況，要進行嚴肅追責，保證各項檔案管理數字化建設舉措的有效落實。最后，要健全和完善檔案管理數字化建設的考核機制，將檔案管理的數字化建設水平納入檔案管理部門的績效考核體系之中，調動檔案管理人員參與數字化建設的熱情和積極性。

3.2 提高思想認識，重視醫院檔案數字化管理

醫院領導、有關部門及檔案工作人員都應轉變觀念，堅持從紙質檔案管理向電子檔案管理轉變，從管理實體向管理數據轉變，從分散利用向整合共享轉變，樹立檔案就是資源、信息就是資產的意識，盤活醫院檔案信息資產，使醫院檔案的經濟價值和社會價值得到充分發揮。醫院檔案數字化管理作為現代化醫院建設的重要部分，在醫院發展過程中占據著重要地位。因此，醫院應高度重視檔案數字化管理工作，充分認識到檔案數字化管理的重要性與實用性，加大資金投入，用于數字化建設的硬件設計及系統升級，加快推進醫院檔案數字化管理進程。

3.3 加強軟硬件設施建設

大數據背景下，醫院的檔案管理工作中需要對有效信息資源以及海量數據進行存儲，以便后期能夠合理利用與開發。現存醫院基建檔案管理仍舊會采用紙質、圖片以及保存軟件等方式對相關信息數據以及檔案信息進行記錄與存儲，這種相對傳統的記錄方式與當前大數據時代不相符合，很難適應千變萬化的外部環境，導致紙質版的檔案數據受潮發霉、通風不良等，造成圖片部分丟失、損壞等，為醫院檔案管理工作人員增添了很多不必要的工作麻煩。為了有效改變這種現狀，醫院需要積極轉變傳統的檔案管理理念，加大引進與開發相關檔案管理的軟硬件設施，包括檔案機房的建設、配備檔案數字化用房、購買檔案數字化加工設備、檔案存儲設備、檔案的網絡建設、購買電子檔案管理系統、數據庫系統建設等等，科學合理的借助于現代化信息技術，有效促進醫院檔案管理的數字化建設，保障醫院檔案信息存儲的安全性與科學性。

3.4 全面加強安全管理

檔案管理工作本身便是信息數據的管理，數字時代下，各種先進數字信息技術的應用是將傳統實體性質的信息轉變為計算機程序語言，在檔案管理中深入應用這一數字技術時，也要重點關注信息安全性。首先，應從管理內容方面入手。檔案管理工作內容復雜，流程繁瑣，而“細節即風險”，管理部門要在管理內容方面做好各個環節的管控，定期進行摸排檢查；其次，管理時機。數字化技術下，數字化檔案管理要深入注重各環節的管控，尤其是檔案生成時間、每一次調用時間等易被忽視的細節；最后，管理策略。數字化檔案管理模式中，安全管理工作開展至關重要，應當從多個方面制定管理策略，協同共進，如風險評估、硬件保護、技術支持、安全防范等，且還要有相應的預警報警機制。

4 結束語

醫院檔案管理是一項綜合性、系統性的工作，內容包括文書檔案、基建檔案、設備檔案、專業技術人員檔案、人事檔案、科研檔案、重點學科檔案、會計檔案病歷檔案、房產檔案、特種載體檔案等。由此可見，醫院檔案中的信息和資料涵蓋了醫院經營發展的方方面面，做好醫院檔案管理工作，充分挖掘檔案信息的資源價值，能夠為醫院的建設和經營決策提供真實可靠的依據和參考。檔案管理工作的開展對提升醫院整體工作效率、質量有積極意義。醫院應主動適應時代發展趨勢，將檔案管理規范化和數字化建設作為當前檔案管理工作的重要內容加以推進，加速醫院檔案管理規范創新，大力推進檔案數字化建設，利用數字化技術手段進一步提升醫院檔案信息的管理利用效率，更好地為醫院發展和患者服務。