大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

劉 鴿

（濱州市中心血站，山東 濱州 256600）

1 大數(shù)據(jù)時代的特點

1.1 多種多樣的處理對象

以往的檔案管理模式大多是針對厚重的紙質(zhì)版數(shù)據(jù)信息進行標記以及定位管理，對于一些結構以及數(shù)量較為龐大的對象則無法進行有效的操作，更不能對其進行精準的處理。但是在現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)視野之下，結構簡單但是數(shù)量龐大的對象的處理變得較為簡易，而結構稍微復雜一些的對象，例如：圖像、視頻以及音頻等，也能夠進行精準的處理。

1.2 極高的性價比

大數(shù)據(jù)視野下，信息充斥著生活的各個地方，令人眼花繚亂，數(shù)據(jù)量的大量提升勢必會顯得數(shù)據(jù)十分錯綜復雜，如果不能及時、快速地對數(shù)據(jù)進行處理，將會導致用戶的體驗感極差，進而損失現(xiàn)有的客戶群體甚至影響潛在的客戶，從而陷入惡性循環(huán)。在大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維發(fā)生轉(zhuǎn)變將會最大程度地降低用戶的等待時間以及提高工作人員的工作效率。

1.3 優(yōu)異的運行速度

大數(shù)據(jù)下時代背景下，各行各業(yè)都將數(shù)據(jù)進行錄入以及存儲處理，龐大的信息數(shù)據(jù)量讓人應接不暇，而其中的價值如果以以往的信息處理方式則面臨著信息處理速度較慢、信息發(fā)掘程度不夠深入。以大數(shù)據(jù)視野對信息數(shù)據(jù)進行處理，如當下熱度極高的物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，通過幫助客戶進行充分的數(shù)據(jù)發(fā)掘，尋找潛在的具有價值含量的信息，提升信息數(shù)據(jù)價值量。

2 面臨的機遇與挑戰(zhàn)

由于時代的不斷的發(fā)展，大量的傳統(tǒng)檔案和檔案管理需要現(xiàn)代化的信息手段而不再需要傳統(tǒng)的思維模式，而是需要新的發(fā)展方式。在大數(shù)據(jù)視野下，檔案管理思維模式也應當從以往的點對點模式轉(zhuǎn)換為具有宏觀特性的統(tǒng)計方式。從傳統(tǒng)的管理模式上觀察不難看出，以往的檔案全部都是紙質(zhì)版資料，用電子版的表格輔以記錄，整個工作流程顯得十分乏味與枯燥，并且在進行檢索的時候面對厚重的資料，如何高效的查找也成為困難。大數(shù)據(jù)視角下，加快信息化建設，促進無紙化檔案管理，加強信息之間的互通性以及促進資源共享是目前的目標。資源共享的方式主要是紙質(zhì)版資料借助信息服務平臺進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，成為可實時更新的資源。

現(xiàn)階段面臨的挑戰(zhàn)主要存在以下幾個方面。首先大量的數(shù)據(jù)涌入對存儲環(huán)節(jié)的硬件設施提出了高標準以及嚴要求。龐大的數(shù)據(jù)量首先要求的就是存儲空間要足夠大才能滿足對數(shù)據(jù)的存儲要求，并且設備的穩(wěn)定性要求很高，堅決不能出現(xiàn)存儲環(huán)節(jié)時不時發(fā)生損壞、信息數(shù)據(jù)損失的情況。其次，國家多次強調(diào)信息安全，所以，檔案數(shù)據(jù)的安全性迫切需要得到保障，堅決不能出現(xiàn)篡改數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)寫夠的情況。最后，對于數(shù)據(jù)管理人才的需求十分巨大。大數(shù)據(jù)需要將傳統(tǒng)的信息管理方式與現(xiàn)階段飛速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代相結合，開發(fā)出適合自己的管理模式。所以需要的是具備檔案管理能力以及網(wǎng)絡素質(zhì)過硬的人才。

3 檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

3.1 信息化思維轉(zhuǎn)變

在現(xiàn)如今的信息化視野、大數(shù)據(jù)視野下，需要具備信息化思維轉(zhuǎn)變的能力。在大數(shù)據(jù)基礎之上，對面臨的數(shù)據(jù)以及信息要求能夠清楚地辨別目標事物的本質(zhì)，對于目標進行矛盾問題的分析，提出科學的想法以及可行性高、安全性高的解決措施。并且檔案管理也需要形成信息化的思維，與傳統(tǒng)的管理思維不同，需要保持信息化的快速高效以及準確性，從而能夠推進檔案管理。首先需要以數(shù)字化技術為背景，在保持最終目的是得到有效認知滿足共享的目的前提下，對數(shù)據(jù)進行處理。其次，對于數(shù)據(jù)進行處理之后需要加深深層內(nèi)容的理解與建設，加大數(shù)據(jù)調(diào)用的便捷，保持深度，具備信息化思維服務能力。

3.2 服務網(wǎng)絡思維方式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的文檔管理思想在一定程度上為大數(shù)據(jù)文件管理思想帶來了新的發(fā)展需求，服務網(wǎng)絡的形成必須以核心服務內(nèi)容為基礎，加強系統(tǒng)的綜合建設，綜合性的從側(cè)面組織和分析文件信息，大數(shù)據(jù)分析功能需要整合客戶的興趣，提高管理的目的性，減少相應的不確定性，形成網(wǎng)絡思維方式上的對比，提高文件的利用率，滿足個性化、多元化發(fā)展的需求，實現(xiàn)資源共享，適應現(xiàn)代化發(fā)展和延伸路徑。

3.3 技術管理思維轉(zhuǎn)變

技術思維方式的變化。首先，對于大數(shù)據(jù)技術而言，文件管理業(yè)務也發(fā)生了重大變化，在技術思維上可以充分認識自身內(nèi)在價值，提高相應的服務效率，并結合現(xiàn)實發(fā)展的路徑，擴大新技術建設，在新的內(nèi)部提取龍，完成文件信息數(shù)據(jù)挖掘，保持深度有效的過渡，從深層次尋找更廣闊的延伸空間，為文檔管理的可持續(xù)發(fā)展提供前瞻性條件。

3.4 文件管理資源系統(tǒng)的更改

對于檔案管理部門來說，檔案存儲的數(shù)量和程度直接決定了檔案管理部門的價值。擁有豐富的收藏資源是每個檔案管理部門的目標。大數(shù)據(jù)時代，大量的資源信息使得檔案管理部門的資源更加廣泛，資源的分類管理成為亟待解決的問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，文件資源的種類越來越豐富，主要表現(xiàn)在三個方面。一是文件資源的信息量顯著增加。在大數(shù)據(jù)時代，社會文檔信息資源的總量迅速增長。到2020年，國家檔案館儲存的社會資源總量預計將達到6億。隨著信息技術的發(fā)展和檔案館數(shù)量的發(fā)展，這個數(shù)字還將進一步增加。在現(xiàn)階段，文件資源管理不再使用傳統(tǒng)的存儲管理手段，而是向電子化方向發(fā)展，將大量的文件資源合理儲存起來。二是文件資源種類的顯著增長。傳統(tǒng)的檔案部門的檔案類型主要有紙質(zhì)文件、視頻文件和實體文件。隨著信息技術的發(fā)展，電子文件數(shù)量迅速增長，成為文件資源管理的主要類型。電子文件的類型包括文件，同步圖像，語音，圖像，網(wǎng)頁等，它們共同構成了文件的數(shù)據(jù)結構。今后這種數(shù)據(jù)類型將更加豐富。第三，文件資源的利用率顯著提高。傳統(tǒng)的檔案管理為了有效地保護檔案，檔案保管后一般都要進入封存狀態(tài)，不經(jīng)允許難以有效利用。在大數(shù)據(jù)時代，文件資源的管理實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)共享。許多文件資源都可以通過信息系統(tǒng)的檢索方便地使用，利用率有了顯著提高。

3.5 共享思維轉(zhuǎn)變

從實踐來看，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)也為資源共享文件管理的發(fā)展帶來了新的機遇，從本質(zhì)上講，只有文件管理與大數(shù)據(jù)技術相結合，才能形成共享結構，如果整合不好，文件管理可能出現(xiàn)問題。此時，在文檔管理過程中，要結合現(xiàn)狀，建立面向數(shù)據(jù)的文件管理平臺，加強各部門之間的聯(lián)動，提高資源管理的使用效率，在數(shù)據(jù)技術綜合建設中創(chuàng)新的擴展模式，實現(xiàn)資源共享的方向要發(fā)展和擴大，從現(xiàn)實的角度來看，將大數(shù)據(jù)納入文件管理，主要是完善管理體制，實現(xiàn)信息化建設和服務水平的提高，實現(xiàn)技術性、參與性的管理方向數(shù)據(jù)庫以該數(shù)據(jù)的形式構建信息資源，不僅可以滿足大型文件的管理方式，還可以運用現(xiàn)代服務理念，保持單位或企業(yè)管理的穩(wěn)定性，體現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的價值，解決時空限制問題。

4 大數(shù)據(jù)檔案管理思維的現(xiàn)實意義

4.1 提高文件服務質(zhì)量

由于信息技術的發(fā)展和進步，我國大部分的檔案館都是數(shù)字化的，實現(xiàn)了智能化的管理方式，傳統(tǒng)的打印文件會被記錄在網(wǎng)絡平臺上，在進行高質(zhì)量的存儲的同時，電子文件的數(shù)量也會增加，越來越多的用戶將個人信息存儲到電子文件中，不知不覺中電子文件中另一方面，大數(shù)據(jù)思維方式的出現(xiàn)，可以快速識別電子文件的內(nèi)在價值和價值評估，使文件變得更加安全，也能給相應的用戶帶來一定的便利。通過查詢和搜索，可以從大型電子文件中找到符合自己要求的文件，提高文件服務的質(zhì)量。在大多數(shù)情況下，對文件價值理論的理解都是基于傳統(tǒng)的信息存儲和歸檔技術。大數(shù)據(jù)時代的到來，計算機信息技術的創(chuàng)新發(fā)展，文件價值理論需要得到新的解釋，長期以來人們對它的理解是不盡相同的。雖然普遍認為查詢文件是一種信息收集和再處理的方式，但是在大數(shù)據(jù)背景下查詢文件并保存歸檔實際上是一個新的數(shù)據(jù)資源通道，首先，存儲的數(shù)據(jù)值是關聯(lián)的，在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，文件被組織到相應的目錄中存儲，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和再利用，使文件的價值得到新的利用，其次是有效性。另一方面，在博物館、文件管理的權威性、大數(shù)據(jù)時代，文件管理更為迅速和有前景。其分析結果和應用價值在現(xiàn)在和未來都有一定的參考價值，從而推翻了文獻學的價值論，大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展是文件價值論的創(chuàng)新。

4.2 資源的真正共享

電子文件信息可以存儲在網(wǎng)絡平臺上，對一系列價值較高的信息可以通過網(wǎng)絡平臺進行查詢和整合，同時文件管理業(yè)務可以快速實現(xiàn)資源的共享和整合，方便管理者的信息溝通和交流。不僅可以提高整體工作效率，還可以提高文件數(shù)據(jù)的利用率，為用戶提供服務。通過真正的資源共享，能夠在極大程度上促進我國的發(fā)展和進步。

4.3 更好地為社會服務

我國檔案館館藏的檔案資源內(nèi)容豐富、數(shù)量多，檔案館的檔案資源是我國檔案事業(yè)發(fā)展以來積累和保存下來的非常重要的資源，對我國的發(fā)展和發(fā)展有著巨大的推動和借鑒意義。首先，數(shù)據(jù)價值為新時期的文檔價值理論提供了新的土壤，將文檔管理從傳統(tǒng)的歸檔模式向信息化方向發(fā)展，推動數(shù)據(jù)的信息化處理，其次隨著大數(shù)據(jù)時代文件數(shù)據(jù)價值的提升日調(diào)查證據(jù)從單一的環(huán)境轉(zhuǎn)變?yōu)楹暧^的研究方法，狹隘的、失去研究價值的文件在新時代仍然發(fā)揮著新的作用，最后，提升了文件數(shù)據(jù)的價值，創(chuàng)新了文件工作的新實踐方法。使用電子郵件歸檔已經(jīng)成為一種正常的狀態(tài)，使文件管理活動更好地為社會服務，在更多的領域發(fā)揮作用。提高利用率，為中國的發(fā)展作出一定貢獻，為社會的建設和發(fā)展提供服務。

5 結束語

從大數(shù)據(jù)的角度來探索文件管理思維方式的轉(zhuǎn)變，對大數(shù)據(jù)時代社會文件管理思維方式的轉(zhuǎn)變采取了可行的策略，研究結果表明，文件資源管理體系、文件服務管理體系、建立和完善文檔安全管理體系，可以有效地提高大數(shù)據(jù)時代社會文檔信息的管理水平。