數字化背景下圖書館檔案管理的措施

陸麗英

（杭州圖書館，浙江 杭州 310018）

1 圖書館檔案信息化管理原則

1.1 電子文件原則

在圖書館檔案數字化管理時，檔案管理人員認知檔案數字化管理對圖書館的重要性，要嚴格遵守國家政府相關規范。電子文件是整個檔案信息化管理的重要組成部分，其中包括存儲載體、存儲格式等內容，會因為電子文件運行方式不同，存儲方式不同而方式較大改變。在數字化背景下，無法直接要求電子檔案的運行方式一成不變，需要針對實際情況實施個性化控制，過程的數據和背景的數據是電子檔案的重要組成部分，是電子檔案不可缺少的程序，無論電子檔案根據哪種規范，都需要根據過程的數據和背景的數據進行記錄和審核，確保電子檔案的準確性和真實性[3]。

1.2 文檔一體標準原則

文檔一體化標準原則是整個圖書館檔案管理數據化的重要原則，檔案管理人員要將文檔的收集、傳輸、存儲結合為一體，從而提高同步管理的標準 限度。檔案館要加強對數據檔案的介紹，在根據數據種類的不同進行分類處理，并嚴格準時檔案規范標準，嚴格執行文檔一體化的標準原則，讓檔案信息化管理工作具備科學性、嚴謹性、準確性。傳統的檔案經過信息化處理轉化為數據檔案，在采用相關的管理措施的，避免出現檔案丟失、檔案混亂等現象的產生。

1.3 可開性原則

在我國2019年新檔案法當中，對檔案資源管理有明確規定，必須確保檔案信息來源的真實性，檔案信息化管理授權過程，主要是通過紙張文件逐漸向電子文檔轉化的過程，為了保證檔案安全性，必須要嚴格遵循可開發性原則實施。根據有關檔案方面的專家研究，在我國未來會有很長一段時間，都保持紙張檔案和電子檔案公共存在現象，這是合理過渡期，按照我國檔案法規定，電子檔案和紙張檔案必須同時存在。

2 大數據背景下圖書館檔案管理現狀

2.1 缺乏大數據應用意識，設備陳舊

現代很多圖書館檔案管理人員大數據管理意識嚴重不足，對大數據在圖書館管理當中應用重視程度不足。傳統的檔案管理過程中，部分圖書館對于檔案管理的重視程度較小，覺得檔案管理工作只是簡單的記錄，完全沒有意識到檔案管理工作對于圖書館發展的重要性，很多圖書館依舊在使用手工電腦錄入和機械的查找方式，耗費大量的人力、物力、財力，在某種角度上來看限制了檔案管理人員的管理效率和創新思維。如圖書館由于資金的限制，在購買圖書資源檔案時，沒有按照相關規定購買，認為檔案管理工作采用傳統的手工模式就能進行操作，購買先進的信息化檔案管理設備沒有任何意義，導致數字化檔案管理工作作用流于表面，無法發揮其真正作用。并且在傳統檔案管理模式下，很多應用程序和電腦都已經處于老化狀態，需要根據大數據時代的實際情況，對電腦設備和技術進行全面更新。但由于圖書館資金投入較少，導致很多老舊設備無法更新，極大影響了圖書館管理水平提高，降低圖書館管理效率。

2.2 資源信息利用率不足

實踐應用作為檔案信息資源管理的最終目的。圖書管理想要提高檔案管理的效率，信息資源查找工作必須具有較強的可靠性和準確性。但從我國目前圖書館檔案管理情況來看，還存在資源信息利用率不高的現象，部分管理人員對檔案管理的收集和管理重視程度不足，檔案資源利用率較低。由于檔案管理工作主要是以服務實踐為中心，有效保存具有較高價值的檔案信息資源，但傳統檔案管理工程的資源效率不高，無法充分利用檔案信息資源，在查找方面需要耗費大量時間，檔案資源閑置問題非常嚴重。傳統圖書館管理內容非常復雜，缺乏系統化處理和數據化管理，不利于檔案資源價值體現。其次缺乏檔案信息資源共享途徑，很難做到檔案數據和資源共享，檔案信息采集工作比較落后，未擁有健全的流程，缺乏有效管理技術的融合，最終導致圖書館檔案管理效率較低。

2.3 檔案管理人員缺乏專業素質

圖書館檔案管理工作需要具備較強專業素質，圖書館檔案管理人員要熟練掌握圖書檔案的歸檔和存檔工作，從而對圖書管理資料和信息做到全面保護。隨著檔案管理制度的逐漸普及，數字化檔案管理逐漸在圖書館行業普及運用，但隨著圖書管理檔案人員調整，讓原有的檔案管理人員受到嚴重影響，檔案管理人員數量不足，從而影響圖書館檔案工作的順利進行[1]。尤其是在我國進入數字化時代，隨著圖書館檔案檔管理工作不斷深入，檔案管理工作人員專業素質嚴重缺乏，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展，往往在檔案工作中，有些檔案工作人員往往都是兼職。由于圖書館檔案管理工作量被大幅度增加，大部分檔案管理人員無法對檔案管理工作做到有效管理，并且大部分檔案管理人員并不是專業人員，而是從其他工作崗位轉型而來，專業素質一般較低，只有在檔案管理工作當中逐漸積累經驗，這極大限制檔案管理工作的效用性[2]。

2.4 相關規章制度不完善

在數字化時代背景下，檔案信息化管理逐漸成為未來圖書檔案管理的必然趨勢。但在實際檔案管理過程中，有些的圖書館已經意識到檔案管理數字化的重要性，并且按照相關規定實施檔案管理信息化，但由于圖書館數字化檔案管理的相關規則制度還未完善，檔案管理人員整體專業素質較低，部分圖書館對于檔案管理信息化也沒有指定相應的規章制度，造成檔案管理人員懶散，檔案管理工作流于表面，極大地限制了檔案數字管理工作的進程。在實施大數據管理之前，圖書館的檔案管理工作都是以傳統模式為基礎，因此圖書館要積極調整圖書館檔案管理規則制度。但在檔案管理實際工作當中，很多圖書館還在采用傳統的規范和管理制度，給圖書館檔案管理效率造成巨大的影響[3]。

3 大數據背景下圖書館檔案管理的有效策略

3.1 原生數字化檔案自動歸檔途徑

隨著數字化技術不斷普及到業務信息系統，會產生大量數字化檔案，這些檔案本身就是具有數字化，又被稱為原生數字化檔案，通過加強業務信息系統和檔案管理系統融合，能夠提高原生數字化檔案自動歸檔效率[4]。從我國目前原生數字化檔案接口情況來看，可以分為以下三種方式：第一，通過服務應用程序實現接口，這種方式主要是由讀取和推送兩方面組成；第二，數字化檔案管理系統，能夠直接讀取業務系統當中的信息數據或者讀取中間交換文件；第三，通過數據管理系統功能，直接完成數據庫當中的數據轉化，這種方式又由觸發器和存儲過程兩方面組成。第一種接口方式具有安全性高的優點，但在進行原有系統接口開發和設計時，會大幅度提高原有系統的工作量[5]。第二種方式能夠由一個人獨立完成，如和其他各個信息系統的接口設計，不足之處就是不僅要對信息系統進行詳細分析，還要對數據安全性進行檢測，從而確保數據的安全性。第三種方式具有較高的效率，能夠直接完善檔案文件自動生成，但會對原有信息數據造成嚴重影響，需要通過空閑時間來具體實施。具體采用哪種方式完成自動歸檔，這需要圖書館根據業務信息不用進行分析，如果圖書館的信息化水平較高，能夠對不同信息系統完善掌握，就可以采用第三種、第三種接口方式，完成起亞信息系統和檔案管理系統結構。如果圖書館已經具備數字化檔案管理，就可以采用第一種方式，構建檔案管理系統和后建業務系統之間的應用服務接口[6]。

3.2 財務檔案數字化報表數據結構化

財務報表作為圖書館財務檔案管理當中重要環節，傳統的數字化方式主要是采用識別軟件對財務報表進行分析，在對其中的數字和文字進行識別，但這樣會喪失數字和表頭之間的結構關系，從而導致財務報表數據在結構化統計和查詢時，無法獲得科學的統計和查詢結果。為了提高數字化財務檔案報表數據的準確性，要加強對分散報表數據結構的還原，換句話來說，就是還原報表數據當中的原始關系。目前大部分圖書館都是采用人工后期效驗的方式，這種方式效率極其低下，很容易出現差錯，為了將這種因素降到最低，圖書館可以采用雙層圖文結構來解決這一問題。雙層圖文結構是在識別數據上面覆蓋一層原始掃描圖片，從而確保管理人員能夠準確找到原始財務報表。但這種方式還無法解決結構化精準統計和查詢問題。為了徹底解決財務檔案報表數據結構問題，首先要對掃描識別系統原理進行分析，采用報表數據幾何位置自動匹配和財務報表數據詞典兩種方式，重新恢復財務報表數據結構化信息。

4 總結

綜上所述，在數字化時代背景下，網絡數據和信息技術得到巨大創新，檔案作為人們生活當中存在價值最高的原始數據，檔案數字管理、保存、收集受到很多行業的認可，檔案數字管理工作主要是以建設檔案共享數據庫為基礎，從而開發出符合功能要求的綜合檔案管理系統，制定統一標準規范，讓各方面檔案館作為檔案信息資源的主要渠道，從而實現對數字檔案信息資源網絡管理和多渠道提供檔案信息資源利用等。檔案數字管理系統主要是由檔案信息系統管理、海量數據存儲、檔案數據快速采集、檔案信息共享、數字檔案信息安全保護幾個部分組成。