加強建設項目文件審查 確保項目檔案歸檔質量

盧生瓊

（成都興城投資集團有限公司，四川 成都 610041）

建設項目檔案是建設工程實體的圖、文記載，是工程施工全過程的真實寫照，是建設工程建成后一份最完整、最真實的記錄，不但具有現實的實用價值，而且具有長久的歷史價值。檔案質量好壞直接反映建設項目建設質量。本文從如何加強建設項目檔案的管理和審查著手，以ISO9000質量管理體系中文件和資料控制程序及ISO15489檔案管理通則中文件質量特性要求為依據，結合企業實際，對建設項目檔案文件從形成到移交流程管控、加強建設項目檔案審查等內容展開論述，抓好移交流程管理的同時，注重從文件的齊全完整性、真實性和規范性著手開展審查工作，確保歸檔文件如實反映工程建設實際情況，保證形成文件的質量，使建設項目檔案經得住歷史的檢驗。

1 抓好事前培訓，做好前端控制

建設單位對項目檔案工作負總責，實行統一管理、統一制度、統一標準。在工程開工建設階段，建設單位檔案部門應組織建設單位項目管理相關人員和檔案人員以及勘察、設計、施工、總承包、監理、第三方檢測等參建單位檔案人員進行檔案業務培訓，對工程項目檔案的收集、整理、歸檔、組卷和質量提出要求，提高各參建單位對檔案工作的認識，統一檔案工作規范標準，明確參建各方工作職責，勘察設計單位負責勘察報告、設計文件，工程總承包單位負責合同范圍內形成的施工竣工文件，監理單位負責監理業務范圍內形成的監理文件的收集、整理、組卷、歸檔工作，監理單位同時負責對施工竣工文件和竣工圖進行審查并簽署意見，各單位對形成文件的齊全、完整、準確負責，為后期項目材料的收集、整理奠定基礎。

2 抓好過程聯系，加強事中指導

建設單位檔案管理人員通過QQ或微信建立項目檔案工作聯系群，及時跟進了解項目進展和檔案收集情況；通過定期組織培訓會議、發送檔案相關標準、檔案管理制度等形式，對各參建單位進行檔案業務指導；在項目施工過程中或進行到一定階段時，檔案部門聯系項目管理部門，利用工地例會、階段性工作完成驗收等形式，組織檔案專業人員和項目管理部門人員到施工現場檢查資料的收集整理情況，對發現的問題提出完善意見，有針對性地進行指導，確保現場收集文件持續規范。

3 抓好竣工資料審查，確保資料齊全完整

3.1 明確審查流程和責任

在審查方面制定嚴格的流程、明確參建各方的審查責任。施工單位審查施工竣工文件，監理單位審查監理文件，同時審查施工竣工文件并簽署意見，對其真實性、完整性負責，建設單位項目部門對資料是否真實反映施工過程各階段實際情況，以及是否符合歸檔要求進行復核審查，最后由檔案部門進行歸檔符合性審查，根據各自的職責不同進行分層審查。

3.2 明確審查內容。從齊全完整性、真實性、規范性進行審查，確保文件質量

1）齊全性審查。一是從合同要求內容進行審查。建設項目從工程立項、設計、施工到竣工驗收，需要產生大量合同，如勘察、設計、施工、檢測、監理等合同，合同內容明確規定了對方單位的職責及應該提供的相關資料，因合同一般由建設單位的合同部門負責日常收集，因此項目竣工移交時，大多數單位對合同進行收集齊全并歸檔，但對合同中明確應由相關方提供的資料有些單位卻沒有跟蹤收集，導致資料收集不齊全，不能形成閉合，通過合同內容審查，督促合同對方提交相應成果資料，如勘察合同規定提交勘察報告，設計合同規定提交初步設計文件、工程概算等，確保文件收集齊全完整。二是前期文件、竣工階段文件審查，這部分資料主要由建設單位相關部門負責收集、積累，注重對整個工程的項目立項審批、設計、招投標、征地拆遷、項目管理等項目前期形成的文件，竣工驗收報告、進館審核意見書等竣工驗收階段形成文件按照建設項目文件歸檔范圍及項目建設實際進行系統梳理、核查，對缺失的文件通過發送工作聯系單的形式到相關部門催收，確保整個工程項目檔案的成套、系統和完整。

2）真實性審查。主要從竣工文件、竣工圖、電子文件進行審查。竣工文件主要審查：文件是否為原件，文件內容填寫及責任簽署蓋章手續是否完整，文件提及的依據性和支撐性材料是否齊全，相關材料如材料報審、合格證、試驗報告等是否一致，文件編號是否連續、規范等；竣工圖主要審查：竣工圖是否完整、準確、清晰、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，施工過程中的設計變更、技術核定、圖紙會審中提及的內容是否一一真實反映到竣工圖上，更改是否按標準或要求進行，如修改處應注明修改依據文件的名稱、編號和條款號，圖面變更面積超過20%的應重新繪制等，更改是否有遺漏或錯誤，更改遺漏或更改錯誤，都會導致提供的竣工圖不準確，竣工圖是否加蓋竣工圖章，簽字蓋章手續是否齊全；電子文件審查：電子文件是否有效、可讀，圖樣是否清晰，與紙質文件內容保持一致，照片對時間地點人物等背景信息說明是否齊全、完整等。

3）規范性審查。主要從歸檔組卷質量進行審查，如卷內目錄、案卷題名編制是否符合著錄要求。一是卷內目錄應客觀詳細記錄每份文件的內容，存在的問題：卷內目錄格式不規范；責任者填寫不準確，如合同需填寫甲乙雙方，可以用規范化簡稱；日期填寫不準確，如將竣工圖日期錯填為施工圖日期，多個日期應以責任者日期為主；頁號與對應文件不一致；著錄粗略，如施工日志一年著錄為一個條目，所有監理文件著錄為監理文件一個條目；題名：著錄缺乏針對性，如會議紀要、檢測報告等無法反映具體內容。著錄不完整，如混凝土檢測報告著錄為混凝土檢測。著錄不準確，如對竣工圖填寫為施工竣工圖等。二是案卷題名應簡明、準確提示卷內文件的內容，包括項目名稱、專業名稱、卷文件的內容。案卷題名編寫常常出現的問題有：編寫不規范：如，“竣工資料1、竣工資料二”，數字不統一、檢索不容易；沒準確揭示案卷內容：如“XX項目圖紙”，不確定是施工圖還是竣工圖；題名所寫項目名稱不是核準名稱；案卷題名與卷內目錄不一致，與案卷脊背名稱不一致。因此編寫題名時，應根據內容寫標題，題名要簡明但不能籠統，題名反映的卷內文件應全面，一般采用“工程名稱+單位工程+主要卷內文件”的形式，項目名稱過長應用規范化簡稱。

3.3 指導整改完善，確保經得起歷史的檢驗

建設單位對竣工資料按照相關要求審查完畢后，檔案管理人員將資料存在的問題列出清單（包含：工程項目名稱檢查內容、存在問題、整改情況、聯系人及聯系電話等），以匯總表的形式發送項目管理部門及施工單位并指導整改、完善，提出整改完成要求及時間，整改完成后并在整改情況中注明。

4 設置管控環節，確保資料移交齊全

為對投資負責，確保資料移交齊全，便于后期利用，企業應加強資料移交齊全和竣工支付環節的管控。對參建單位合同款支付審批時審查項目文件的歸檔情況，將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件。按照明確的各參建單位對竣工資料的審核職責，施工單位將項目竣工文件收集齊全，按檔案管理要求分類、整理、組卷后，依次由施工單位、監理單位對文件的真實性、完整性、系統性進行全面審查，確保所移交的竣工文件真實、完整、準確，并由各方責任人在竣工文件移交清單上簽署意見，加蓋單位公章，將成套資料移交建設單位，建設單位的項目管理部門及檔案管理人員對施工單位移交資料進行審核基本符合要求后共同簽字確認，財務部門方可支付結算款項。