財務(wù)電算化會計檔案工作管理探討

金美花

（延邊朝鮮族自治州疾病預(yù)防控制中心，吉林 延邊朝鮮族自治州 133001）

當前隨著科技的不斷發(fā)展，電子計算機技術(shù)也越來越成熟，被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)當中，會計行業(yè)也不例外，利用計算機來進行賬務(wù)計算和檔案管理已經(jīng)是非常常見的事情。疾控中心作為特殊性質(zhì)的單位，對會計檔案管理工作有著更高的要求，將電算化會計檔案普及到其檔案管理工作中，對提高疾控中心檔案管理水平和效率而言，有著非常重要的幫助作用。特別是疾控中心檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)療系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，就其財務(wù)電算化會計檔案管理工作而言，必須要按照相關(guān)要求進行妥善的管理，才能更好地發(fā)揮會計檔案的作用。

1 電算化會計檔案的含義及內(nèi)容分析

會計電算化是在會計工作中對電子計算機技術(shù)進行應(yīng)用，也就是利用會計軟件進行會計信息和數(shù)據(jù)的處理，而電算化會計檔案則是指會計信息與數(shù)據(jù)的另一種形式，其主要以電子計算機作為載體，主要包括三個方面的內(nèi)容，分別是機讀會計檔案、機制會計檔案和計算機系統(tǒng)檔案，其中機讀會計檔案主要是指存儲與計算機硬盤等介質(zhì)中的會計信息與數(shù)據(jù)，例如會計憑證、報表等；機制會計檔案指的是會計電算化系統(tǒng)通過打印等方式制成的會計憑證報表等信息與數(shù)據(jù)；計算機系統(tǒng)檔案則主要是用以記錄計算機軟硬件系統(tǒng)的參數(shù)，諸如電算化軟件版本、計算機操作系統(tǒng)等均屬于計算機系統(tǒng)檔案的記錄范疇。

2 電算化會計檔案的特點

2.1 內(nèi)涵更為廣泛

從電算化會計檔案的內(nèi)容分析上我們可以得知，相對于傳統(tǒng)的會計檔案形式，電算化會計檔案有著更為廣泛的內(nèi)涵，其不僅包括傳統(tǒng)意義上的會計憑證、報表等信息數(shù)據(jù)，同時包含了電算化系統(tǒng)軟件及程序等相關(guān)參數(shù)信息，此外還能夠借助電子計算機系統(tǒng)及相關(guān)媒介，對會計信息與數(shù)據(jù)進行存儲，這使得會計檔案的管理范圍得到了進一步的擴大。

2.2 對環(huán)境要求高

電算化會計檔案在管理方式上與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別，其主要是通過實行網(wǎng)絡(luò)化的管理，雖然在管理的便捷性上有一定的改善，但是其管理活動也更為復(fù)雜，管理難度較大。特別是電算化會計檔案主要存儲于硬盤等介質(zhì)中，不具備直觀可視性，只有借助相關(guān)系統(tǒng)和程序的支持，才能實現(xiàn)對電算化會計檔案的查閱和調(diào)動。

2.3 管理更為便捷

電算化會計檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，使得其不像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣無法修正和拷貝，基于相關(guān)管理軟件，電算化會計檔案能夠輕易實現(xiàn)相關(guān)信息的修正、拷貝，同時還能夠借助網(wǎng)絡(luò)平臺或者存儲介質(zhì)進行更為便捷的信息分享和傳遞，實現(xiàn)了無紙化的檔案管理，避免了傳統(tǒng)管理模式下查找困難、容易丟失等情況的出現(xiàn)，使得電算化會計檔案的管理效率得到了極大地提升。

3 財務(wù)電算化會計檔案管理工作展開策略

3.1 做好檔案收集工作

電算化會計檔案的收集指的是將計算機系統(tǒng)中的會計信息和數(shù)據(jù)以備份形式存儲到硬盤等介質(zhì)中，以確保其能夠脫離計算機系統(tǒng)而存在。對于備份文件，財務(wù)部門必須要進行良好的保存，在計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障而造成信息數(shù)據(jù)丟失的情況下，通過備份文件能夠快速進行相關(guān)數(shù)據(jù)的恢復(fù)。此外，計算機硬件相關(guān)參數(shù)、配套設(shè)備類型、計算機操作系統(tǒng)信息、財務(wù)程序信息以及各種使用手冊也屬于電算化會計檔案收集的范疇，應(yīng)當按照相關(guān)程序?qū)@些信息進行收集和整理。

3.2 做好檔案存儲工作

電算化會計檔案是存儲在信息介質(zhì)中的，在進行檔案存儲工作的時候，為避免介質(zhì)損壞而造成檔案丟失，必須要對檔案進行備份，并分別進行保存。電算化會計檔案的存儲場所應(yīng)當遠離磁場，避免對存儲介質(zhì)形成干擾，同時要主要防潮、防火、防塵，并定期展開檢查工作，若是發(fā)現(xiàn)有損壞情況，應(yīng)當再次進行復(fù)制并保存，確保電算化會計檔案的存儲安全，避免造成數(shù)據(jù)丟失。另外，不同的軟件版本可能會導(dǎo)致電算化會計檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)一定的問題，因此在對檔案進行利用的時候，應(yīng)當確保會計電算化軟件版本與檔案之間的一致性，避免意料之外情況的出現(xiàn)。

3.3 優(yōu)化會計人員配置

會計從業(yè)人員是進行會計檔案管理工作的主體，當前電算化會計檔案管理工作也對管理人員提出了更高的要求，要想實現(xiàn)有效的電算化會計檔案管理，就必須要對會計人員配置進行優(yōu)化，構(gòu)建系統(tǒng)性的會計檔案管理體系，以更好地適應(yīng)當下電算化會計檔案管理需求。一方面根據(jù)財務(wù)系統(tǒng)的核算要求，將財務(wù)電算化會計檔案管理工作進行劃分，明確崗位的具體任務(wù)和責任，以確保管理工作的有效展開。另一方面則要做好會計人員的培訓(xùn)，提高其電算化水平，促使其能夠更好地掌握電算化軟件的操作，在會計檔案管理中能夠得心應(yīng)手，減少操作失誤等情況的出現(xiàn)，提升會計檔案管理的水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，當前隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在財務(wù)管理工作中，電算化會計檔案正在逐漸替代傳統(tǒng)的檔案形式，但同時會計檔案管理工作也出現(xiàn)了極大地改變，在管理方面也提出了新的要求，在實際的財務(wù)電算化會計檔案管理工作中，必須要從電算化會計檔案的特點入手，做好基礎(chǔ)的會計信息收集和存儲工作，以充分發(fā)揮電算化會計檔案管理的作用，推動會計檔案管理工作的進步。