文書檔案整理工作存在的問題及解決方法

曹 磊

（冶金檔案館，河北 三河 065201）

1 引言

在檔案管理工作中，文書檔案管理是其重要組成部分，該工作質量不僅關乎檔案管理總體工作成效，而且還對檔案管理具有重要影響。在文書檔案管理工作中添加辦公自動化技術，使該工作在原有基礎上將工作質量與效率做進一步強化，對辦公自動化環境下的文書檔案管理實施研究，促進檔案管理事業的發展。

2 現代文書檔案管理工作的問題

2.1 領導重視不足，管理意識薄弱

就目前來看，有大量企事業企業的領導人員認為，如果想要使企業朝向更好的方向發展，需要從教學、科研、改革等多方面著手，只有切實有效地完成對上述內容的關聯，才能夠收獲更為可觀的經濟收益和社會效益。雖然此類想法具備充足的可行性，但是卻嚴重忽視了文書檔案管理所具備的重要作用，甚至有部分管理者認為在檔案收集和檔案管理方面需要投入過多的人力資源和物力資源，但是卻并不能迅速收獲良好成效，這樣做會導致因小失大，與此同時由于領導層級的忽視，會導致文書檔案管理技術缺乏的問題。

2.2 文書檔案電子化建設的基礎設施不完善

文書檔案電子化建設是以先進的科學技術和基礎設施為前提的，只有具備上述條件才能高效、準確實現檔案資料的電子化錄入。從現實情況來看，很多事業企業的文書檔案管理室建設落后，缺乏規范合理的區域劃分，更缺乏單獨的電子化文書檔案管理空間，不利于后續電子化信息建設工作的開展。此外，很多檔案管理室只有計算機、打印機等簡單設備，缺乏功能強大的電子掃描儀、數據處理設備和刻錄設備。即使一些事業企業具有電子化文書檔案管理系統，也是多年前開發的系統，其功能和電子兼容性無法滿足大數據時代的發展要求。

2.3 涉密檔案數字化存在安全風險

涉密檔案是企業內部檔案資料管理的重點，近年來我國的諸多企業都在不斷改革自身的文書檔案管理模式，但是涉密檔案的管理卻始終存在隱患。電子檔案不同于紙質檔案，并無原始性的體征。因為電子檔案的建立與管理都需要以計算機網絡平臺為基礎，以信息形式存在，所以如果重要的機密文件數據信息被破解、篡改或是惡意刪除，后果將是無法預估的。但是當前部分企業并未意識到這一問題的重要性，如尚未意識到定時炸彈的存在。

3 文書檔案整理工作問題的解決方法

3.1 加大資金和技術投入，完善電子化基礎設施

完善基礎設施是推動文書檔案電子化建設的前提條件，也是基本物質保障。因此，事業企業部門應加大對管理工作的重視程度，增強對其經費支援。首先，應設立獨立的電子檔案管理室，更新打印機、復印機、掃描儀等設備，并大力開發電子文書檔案數據庫，為后續電子化建設提供設備支撐。其次，還應引進先進的算法技術、云計算技術、數據挖掘技術等技術，構建高效的信息處理系統，實現檔案數據錄入、查詢、傳送的準確和便捷。相關基礎設施的完備是事業企業積極順應時代發展潮流的體現，也是優化檔案管理工作的不二法門。

3.2 創新隊伍建設，優化工作形態

現代科學信息技術正在迅猛發展，檔案管理的模式將會伴隨信息技術的發展變化而產生變動，整體科學性、合理性正在不斷增強，但即便如此，檔案管理也需要人員的操作支撐。所以，檔案管理工作者有必要堅持學習培訓，不斷提高自身的從業能力，通過科學合理的技術工具，增強檔案管理工作的投入，促使檔案管理工作實現創新發展。相關企事業企業需要把好人才入口關，注意招聘具備專業文化知識、技能的人才，以為檔案隊伍的充實建設奠定下堅實的支撐作用。要注重現有人才的應用，大膽應用具備專業理論知識和技能特長的年輕干部，穩定現階段文書檔案管理團隊，解決其存在的各種實際問題，保證投入到本職工作中。此外，還需要健全完善人員進出管理制度，以促進文書檔案工作的穩定發展。

3.3 轉換工作方式明確文書檔案管理重點

面對辦公自動化環境，一部分檔案工作內容發生了變化，檔案管理工作和文化處理工作產生融合，雖然提高了工作效率，但也會對后續工作產生一定的影響，這就需要轉移檔案工作的重點。傳統的檔案管理工作中主要集中在整理收集這一環節，現如今應該轉到檔案的價值鑒定和文件保護方面。尤其是文件保護要從文件形成后就開始跟蹤監督指導，確保歸檔的文件每一個環節都符合檔案管理需求。辦公自動化系統能夠實現檔案的自動分類，文件歸檔后檔案分類號和主題標引都可以交給系統自動完成，人員的工作量減少，工作質量提高，更應該將重點放在其他環節，尤其是檔案價值界定，需要依靠人工完成，是非常重要的環節，要確保文件真實、完整、準確。檔案工作人員要積極和各部門文書人員進行溝通，打造出開放式的檔案工作，檔案工作人員的工作能力要實現多元化發展。

4 結束語

綜上所述，在企業文書檔案管理當中有效融入辦公自動化技術，是現代化文書檔案管理的必由之路和發展要求，保障了企業資料、數據的完整性和保密性，還為企業文書檔案管理工作提供了時效性、便捷性和可操作性。另外，在企業檔案管理當中有效融入辦公自動化，不僅提高了企業檔案管理的效率和管理水平，也提高了企業檔案管理工作人員的專業水平和職業素養，為企業檔案管理的可持續發展提供了源源不斷的動力。