健康教育檔案的收集整理與利用

余惠紅

（湖北省疾病預防控制中心，湖北 武漢 430079）

1 健康教育檔案的收集、整理及利用具體內容

1.1 健康教育檔案收集

健康教育檔案具有廣泛性、專業性及科學性，導致其在收集過程中也存在一定難度。在日常工作中，往往容易忽視教育檔案的收集，在結束了工作或者急需使用的時候才想起來整理，導致健康教育檔案的丟失與不完整。科學有效的健康教育檔案收集要做到以下兩點：

1.1.1 平時收集

健康教育檔案的收集要滲透到日常工作中，平時就要進行立卷，根據日常工作內容，按照時間順序整理到不同的文件夾。例如根據健康教育針對的組織編制不同的文件，包括社區健康教育、學校健康教育、醫院健康教育、農村健康教育等等，還可以針對不同的健康教育內容編制，例如艾滋病健康教育、日常衛生健康教育檔案等。將平時工作中的上下級文件以及工作文件，根據工作內容分門別類，注意保證日常資料的完整性與及時性，養成平時立卷的習慣，以認真、嚴謹的態度對待平時收集工作。

1.1.2 專門收集

專門收集就是為了健康教育檔案的收集而去相關部門索取，一般健康教育與健康促進并不是一個工作部位，需要全社會的參與。為此健康教育檔案也可能分散于不同的部位，例如廣播電視臺播放的健康教育宣傳材料、電視臺的聲像材料，或者報紙刊登的健康教育新聞等，都需要進行專門收集。

1.2 健康教育檔案整理

健康教育檔案收集之后需要進行整理，整理工作的要求如下：

1.2.1 分類

健康教育檔案需要根據材料內容及特點分門別類，一般根據載體形式將其分為文字、聲像、設備與設備四種類型，不同類型的檔案進行分別立卷，分開柜子保存。

1.2.2 整理

健康教育檔案一般具有內容、時間、作者、地區、機構及文件名稱這六個特點，為此在資料整理時可以從這些特點入手分類整理，也可以將幾個特點結合進行整理，一般可以根據檔案的時間、內容及機構三個特點分類整理。檔案整理時要注意將不同保管期限的資料分開整理與保管。例如針對學校健康教育檔案進行整理時，可以將同一年的所有學校健康教育檔案按照省級、市級以及縣級進行排序，并且根據永久保管、長期保管及短期保管分別立卷。

1.3 健康教育檔案的利用

健康教育檔案收集整理完成之后進行歸檔，這并不代表著健康檔案管理工作就結束了，實際上是檔案利用的開始。健康教育檔案的管理實際上是為了記錄健康教育活動的全過程，同時也為今后健康教育工作的開展提供參與與依據，為此必須要充分利用這一寶貴資源。健康教育檔案利用工作主要分為四點是：一是檔案的編研工作，形成二次文獻，例如編輯成健康教育案例集、健康教育資料匯編等；第二是編寫健康教育檔案全引目錄及主題目錄，從而形成資料庫，從而實現資源的共享，為更多健康教育推廣工作者提供參考；第三利用健康教育檔案開展教育科研工作，例如對健康問卷資料進行分析，制定針對性的健康教育方案等；最后就是據此撰寫衛生科普文件，形成對全社會的健康教育科普。

2 健康教育檔案管理管理對策

2.1 建立完善的管理體系

作為醫院檔案最為關鍵的組成部分之一，健康教育檔案工作的有序開展，離不開一支標準明確、管理嚴格、專業素質較高的管理團隊，為此建立完善的健康教育檔案管理體系尤為重要。對于大中型的綜合性醫院，為了保證健康教育檔案管理工作的有序進行，成立專門的領導管理小組是非常有必要的。例如廣東省廣州市的一所市級三甲醫院，作為廣州市成立超百年的綜合性醫院，集合了醫療、科研、保健與預防等內容，該醫院就成立了以院長為組長，各科室負責人為成員的健康教育檔案管理小組，負責組建醫院健康教育檔案網絡小組。領導小組設置辦公室，統一指導全員的健康教育檔案管理工作。各個科室分別建立健康教育工作小組，由科室主任以及護士長分別負責各科室的檔案管理工作，并且設置一名宣傳員，及時向科室相關負責人宣傳健康教育檔案管理內容及規范要求。健康教育科負責制定全員近期的健康教育檔案管理工作計劃，對各個科室的實際工作落實情況進行監督與檢查，實行獎懲制度，從而保證文字、音像等檔案資料有序的積累與整理。

2.2 健全健康教育管理制度

無規矩不成方圓，健康教育檔案管理工作的順利開展也必須要有與之相對應的健康教育檔案管理體制，醫院需要根據自身實際特點，將健康教育檔案管理工作納入醫院的年度工作考核中去，對科室及各個崗位的職責進行明確與量化，并且實行醫院與科室兩級目標責任管理制度，嚴格執行考核辦法，引入獎罰機制，將考核成績與績效工資相結合，根據最終的考評結構有獎勵劣懲。同時醫院要不斷建立健全建檔教育檔案收集、整理與歸檔制度，對需要歸檔的資料范圍加以明確，并且對實際歸檔操作中的細節進行落實，保證對實際的檔案管理工作提供指導，實現對健康教育檔案文件的收集與整理，保證檔案資料的完整性、準確性與及時性。

2.3 完善基礎設施建設

醫院為了推動健康教育檔案管理工作的順利進行，需要撥放專項經費，專門用于購置檔案管理相關的設備，或者編制、印發健康教育資料。為了推動健康教育活動的有序開展，提升健康教育水平，還需要定期舉辦健康教育宣傳講座。配備檔案柜等基礎設施，便于檔案的保存。同時為了提高健康教育檔案的利用效果，實現更高的信息共享，就需要建立專業的檔案管理軟件，實現信息化檔案管理，從而更好地發揮健康教育檔案現代化辦公需要。