健康教育檔案的收集整理與利用

余惠紅

（湖北省疾病預(yù)防控制中心，湖北 武漢 430079）

1 健康教育檔案的收集、整理及利用具體內(nèi)容

1.1 健康教育檔案收集

健康教育檔案具有廣泛性、專業(yè)性及科學(xué)性，導(dǎo)致其在收集過程中也存在一定難度。在日常工作中，往往容易忽視教育檔案的收集，在結(jié)束了工作或者急需使用的時候才想起來整理，導(dǎo)致健康教育檔案的丟失與不完整。科學(xué)有效的健康教育檔案收集要做到以下兩點：

1.1.1 平時收集

健康教育檔案的收集要滲透到日常工作中，平時就要進(jìn)行立卷，根據(jù)日常工作內(nèi)容，按照時間順序整理到不同的文件夾。例如根據(jù)健康教育針對的組織編制不同的文件，包括社區(qū)健康教育、學(xué)校健康教育、醫(yī)院健康教育、農(nóng)村健康教育等等，還可以針對不同的健康教育內(nèi)容編制，例如艾滋病健康教育、日常衛(wèi)生健康教育檔案等。將平時工作中的上下級文件以及工作文件，根據(jù)工作內(nèi)容分門別類，注意保證日常資料的完整性與及時性，養(yǎng)成平時立卷的習(xí)慣，以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待平時收集工作。

1.1.2 專門收集

專門收集就是為了健康教育檔案的收集而去相關(guān)部門索取，一般健康教育與健康促進(jìn)并不是一個工作部位，需要全社會的參與。為此健康教育檔案也可能分散于不同的部位，例如廣播電視臺播放的健康教育宣傳材料、電視臺的聲像材料，或者報紙刊登的健康教育新聞等，都需要進(jìn)行專門收集。

1.2 健康教育檔案整理

健康教育檔案收集之后需要進(jìn)行整理，整理工作的要求如下：

1.2.1 分類

健康教育檔案需要根據(jù)材料內(nèi)容及特點分門別類，一般根據(jù)載體形式將其分為文字、聲像、設(shè)備與設(shè)備四種類型，不同類型的檔案進(jìn)行分別立卷，分開柜子保存。

1.2.2 整理

健康教育檔案一般具有內(nèi)容、時間、作者、地區(qū)、機(jī)構(gòu)及文件名稱這六個特點，為此在資料整理時可以從這些特點入手分類整理，也可以將幾個特點結(jié)合進(jìn)行整理，一般可以根據(jù)檔案的時間、內(nèi)容及機(jī)構(gòu)三個特點分類整理。檔案整理時要注意將不同保管期限的資料分開整理與保管。例如針對學(xué)校健康教育檔案進(jìn)行整理時，可以將同一年的所有學(xué)校健康教育檔案按照省級、市級以及縣級進(jìn)行排序，并且根據(jù)永久保管、長期保管及短期保管分別立卷。

1.3 健康教育檔案的利用

健康教育檔案收集整理完成之后進(jìn)行歸檔，這并不代表著健康檔案管理工作就結(jié)束了，實際上是檔案利用的開始。健康教育檔案的管理實際上是為了記錄健康教育活動的全過程，同時也為今后健康教育工作的開展提供參與與依據(jù)，為此必須要充分利用這一寶貴資源。健康教育檔案利用工作主要分為四點是：一是檔案的編研工作，形成二次文獻(xiàn)，例如編輯成健康教育案例集、健康教育資料匯編等；第二是編寫健康教育檔案全引目錄及主題目錄，從而形成資料庫，從而實現(xiàn)資源的共享，為更多健康教育推廣工作者提供參考；第三利用健康教育檔案開展教育科研工作，例如對健康問卷資料進(jìn)行分析，制定針對性的健康教育方案等；最后就是據(jù)此撰寫衛(wèi)生科普文件，形成對全社會的健康教育科普。

2 健康教育檔案管理管理對策

2.1 建立完善的管理體系

作為醫(yī)院檔案最為關(guān)鍵的組成部分之一，健康教育檔案工作的有序開展，離不開一支標(biāo)準(zhǔn)明確、管理嚴(yán)格、專業(yè)素質(zhì)較高的管理團(tuán)隊，為此建立完善的健康教育檔案管理體系尤為重要。對于大中型的綜合性醫(yī)院，為了保證健康教育檔案管理工作的有序進(jìn)行，成立專門的領(lǐng)導(dǎo)管理小組是非常有必要的。例如廣東省廣州市的一所市級三甲醫(yī)院，作為廣州市成立超百年的綜合性醫(yī)院，集合了醫(yī)療、科研、保健與預(yù)防等內(nèi)容，該醫(yī)院就成立了以院長為組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的健康教育檔案管理小組，負(fù)責(zé)組建醫(yī)院健康教育檔案網(wǎng)絡(luò)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)置辦公室，統(tǒng)一指導(dǎo)全員的健康教育檔案管理工作。各個科室分別建立健康教育工作小組，由科室主任以及護(hù)士長分別負(fù)責(zé)各科室的檔案管理工作，并且設(shè)置一名宣傳員，及時向科室相關(guān)負(fù)責(zé)人宣傳健康教育檔案管理內(nèi)容及規(guī)范要求。健康教育科負(fù)責(zé)制定全員近期的健康教育檔案管理工作計劃，對各個科室的實際工作落實情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，實行獎懲制度，從而保證文字、音像等檔案資料有序的積累與整理。

2.2 健全健康教育管理制度

無規(guī)矩不成方圓，健康教育檔案管理工作的順利開展也必須要有與之相對應(yīng)的健康教育檔案管理體制，醫(yī)院需要根據(jù)自身實際特點，將健康教育檔案管理工作納入醫(yī)院的年度工作考核中去，對科室及各個崗位的職責(zé)進(jìn)行明確與量化，并且實行醫(yī)院與科室兩級目標(biāo)責(zé)任管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行考核辦法，引入獎罰機(jī)制，將考核成績與績效工資相結(jié)合，根據(jù)最終的考評結(jié)構(gòu)有獎勵劣懲。同時醫(yī)院要不斷建立健全建檔教育檔案收集、整理與歸檔制度，對需要歸檔的資料范圍加以明確，并且對實際歸檔操作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行落實，保證對實際的檔案管理工作提供指導(dǎo)，實現(xiàn)對健康教育檔案文件的收集與整理，保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性與及時性。

2.3 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院為了推動健康教育檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要撥放專項經(jīng)費，專門用于購置檔案管理相關(guān)的設(shè)備，或者編制、印發(fā)健康教育資料。為了推動健康教育活動的有序開展，提升健康教育水平，還需要定期舉辦健康教育宣傳講座。配備檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施，便于檔案的保存。同時為了提高健康教育檔案的利用效果，實現(xiàn)更高的信息共享，就需要建立專業(yè)的檔案管理軟件，實現(xiàn)信息化檔案管理，從而更好地發(fā)揮健康教育檔案現(xiàn)代化辦公需要。