事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策

董齊魯

（聊城市中心醫(yī)院，山東 聊城 252000）

檔案管理工作對于醫(yī)院正常運行是非常重要的，它關系到醫(yī)院與員工的核心利益。運用現代化管理方法有助于提高事業(yè)單位檔案管理的整體效率；同時，管理人員應該要加強自身學習，不斷吸收先進的檔案管理經驗，有助于解決當下事業(yè)單位檔案管理存在的幾大問題。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

1）檔案管理制度不完善。現實中，多數事業(yè)單位經過長時間的沉淀，并沒有形成較好的檔案管理制度。作為一家醫(yī)院的核心部分，檔案管理一直是醫(yī)院與員工之間的橋梁。醫(yī)院通過檔案了解到員工個人的基本信息，然后有針對性地對員工實施人性化的管理；另外，如果檔案管理行為上存在漏洞，將會影響到其他部門的工作，使得其他程度無法順利開展；檔案管理制度的不完善還會引起醫(yī)院內部矛盾，信息交流存在不準確性。因此，醫(yī)院務必要落實好各項檔案管理措施。

2）檔案管理人員認知水平差。檔案管理的整體水平受到檔案管理人員認知度的影響。一般來說，專業(yè)的檔案管理人員在工作期間，善于利用自己的專業(yè)知識處理好工作期間遇到的各種問題。相反，一個并沒有經過專業(yè)培訓的檔案管理人員由于本身知識認知程度不夠，導致工作管理上容易犯錯，并且還會影響到其他部門的正常運行。

3）人才稀缺。目前，檔案管理人員是非常稀缺的。優(yōu)秀的檔案管理能力雖然很強，但是真正能夠長久工作的，卻寥寥無幾。一家醫(yī)院的發(fā)展過程中，一定會遇到許多問題。比如員工離職，人員調動以及其他。這些問題都會涉及檔案管理。由于人才的缺乏，很多醫(yī)院在檔案管理工作崗位上難免會存在停滯的現象。所以，積極的尋找優(yōu)秀的檔案管理人才，成為醫(yī)院必須要解決的問題之一。作為優(yōu)秀的醫(yī)院，必須要著眼于未來，利用公司現有的有效資源，努力開發(fā)優(yōu)秀的人才，為管理崗位做好充足準備。

2 事業(yè)單位檔案管理的主要對策

1）加強管理知識培訓。檔案管理人員最重要的是有足夠專業(yè)的管理知識，能夠清楚認識到其崗位的重要性。因此加強檔案管理人員知識培訓是必要的。醫(yī)院應該要從不同的方面抓起，努力為他們創(chuàng)造良好的學習環(huán)境，且要利用優(yōu)秀的資源為人員提供知識來源保障。其次，管理人員自身要加大學習力度，利用多余的時間去掌握更全面，更豐富的管理知識，提升個人管理能力；在工作崗位上，盡量與同事交流學習，完善自己不足之處；另外，可以以個人的名義或團隊的名義報名參加知識培訓班，充實自己的實力，對于這份檔案管理工作是十分有幫助的。學習的過程中，要做到認真聽講，積極發(fā)言，消化知識和掌握專業(yè)技能。

2）加大建設力度。檔案管理對于醫(yī)院的人力資源管理是緊密聯系的。因此，不完善的檔案管理制度容易導致人力資源管理出現問題，引起員工與醫(yī)院之間的不和諧。因此，加大建設力度，完善檔案管理制度是需認真對待，不能馬虎。隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理建設應該要融入信息化手段，借助于計算機技術，有效地提升管理水平。此外，還要與各部門之間建立好網絡互聯關系，做到及時反饋，及時糾正，及時更新等等工作內容。實施人事檔案管理現代化，是目前醫(yī)院必然的一個過程。信息技術廣泛應用在醫(yī)院的日常工作中，沒有信息化技術手段的幫助，檔案管理顯得十分笨拙。

3）加強管理水平。檔案管理工作是否讓人滿意，要看工作者的管理水平。對于醫(yī)院或部門來說，檔案管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，對于管理者的管理水平要求很高，首先它必須是需要有足夠強的專業(yè)技能。因為檔案管理是一項非常復雜的工作，必須要時刻保持清晰的頭腦，而且在處理事務上要做到眼疾手快，且出錯率小。掌握專業(yè)的技能外，更加要求人員有足夠強的自律能力。檔案管理的工作需要與其他部門進行溝通聯系，甚至有時要與老板商量，所以在進行管理的過程中，務必要有一顆自律的心態(tài)，對自己的工作全面負責。此外，一個人的素養(yǎng)也是影響檔案管理工作效率的原因；多數醫(yī)院的檔案管理人員并沒有較高的素養(yǎng)，他們認為檔案管理是一項不起眼的工作，不受人尊敬。因而出現了工作態(tài)度散漫，不負責，隨心所欲等現象。醫(yī)院人事管理人員一定要加強檔案管理工作人員的素質。

4）加大安全。安全設施對于檔案管理工作是非常重要的，尤其是醫(yī)院檔案管理庫房的環(huán)境，不能有任何的安全問題隱患，一旦發(fā)現，醫(yī)院領導干部要起帶頭作用，處理好相關的事宜。此外，要嚴格的批評管理人員，對于他們的工作懈怠要做出具體的懲罰；此外，醫(yī)院自身要加大安全防范意識，積極地投入資金和設備，擴大安全范圍和保障度。管理者在任職期間，必須要每天定期排查安全隱患工作，努力做好各項措施，積極與門衛(wèi)合作。同時，庫房的環(huán)境一定要干燥，不能潮濕，要做到經常清洗，消毒。對于一些陳舊的檔案，要及時做好修護工作，保證數據和信息的完整性。完整的信息保存便于日后恰部門的工作，大大提高了工作效率，方便他人的同時，也保障了醫(yī)院自身的利益。

還有，醫(yī)院要加大安全監(jiān)控，對于醫(yī)院檔案管理庫房周圍的環(huán)境要足夠熟悉，安裝多個監(jiān)控設備，定時監(jiān)察人員的走向。必要時要與監(jiān)管部門合作，做好監(jiān)控調取，取證的工作。在一家醫(yī)院人事管理中，檔案管理是起著決定性的作用，它管理者幾乎所有員工的基礎信息，沒有它的存在，很多相關的工作就無法順利展開。所以完全有必要對其安全性做一次有力的保護。最好是配置經驗豐富的看守人員，輪班進行監(jiān)督，是起到最好防范檔案丟失或因意外事故引起的檔案損失等等。今天，是一個信息化社會，任何人在出門辦事，都必須要用到自己的檔案信息，更何況是一家醫(yī)院，檔案管理工作從實際的角度出發(fā)，考慮到人事部門的各項工作利益，積極且完整的保存檔案是管理者的義務。

3 結束語

檔案管理工作室一項非常復雜的工作，需要管理者有足夠的管理經驗，其次還要有較強的合作意識。檔案管理工作期間，必須要保持高度的警惕，同時要對每一種類的檔案，清楚地掌握它的各個信息，因此它是個有挑戰(zhàn)性的工作。如果自身素質不提高的話，很難勝任。這時，醫(yī)院要加大技術，財力方面的投入，創(chuàng)造優(yōu)越的管理環(huán)境。