事業單位檔案管理存在的問題及對策

董齊魯

（聊城市中心醫院，山東 聊城 252000）

檔案管理工作對于醫院正常運行是非常重要的，它關系到醫院與員工的核心利益。運用現代化管理方法有助于提高事業單位檔案管理的整體效率；同時，管理人員應該要加強自身學習，不斷吸收先進的檔案管理經驗，有助于解決當下事業單位檔案管理存在的幾大問題。

1 事業單位檔案管理存在的主要問題

1）檔案管理制度不完善。現實中，多數事業單位經過長時間的沉淀，并沒有形成較好的檔案管理制度。作為一家醫院的核心部分，檔案管理一直是醫院與員工之間的橋梁。醫院通過檔案了解到員工個人的基本信息，然后有針對性地對員工實施人性化的管理；另外，如果檔案管理行為上存在漏洞，將會影響到其他部門的工作，使得其他程度無法順利開展；檔案管理制度的不完善還會引起醫院內部矛盾，信息交流存在不準確性。因此，醫院務必要落實好各項檔案管理措施。

2）檔案管理人員認知水平差。檔案管理的整體水平受到檔案管理人員認知度的影響。一般來說，專業的檔案管理人員在工作期間，善于利用自己的專業知識處理好工作期間遇到的各種問題。相反，一個并沒有經過專業培訓的檔案管理人員由于本身知識認知程度不夠，導致工作管理上容易犯錯，并且還會影響到其他部門的正常運行。

3）人才稀缺。目前，檔案管理人員是非常稀缺的。優秀的檔案管理能力雖然很強，但是真正能夠長久工作的，卻寥寥無幾。一家醫院的發展過程中，一定會遇到許多問題。比如員工離職，人員調動以及其他。這些問題都會涉及檔案管理。由于人才的缺乏，很多醫院在檔案管理工作崗位上難免會存在停滯的現象。所以，積極的尋找優秀的檔案管理人才，成為醫院必須要解決的問題之一。作為優秀的醫院，必須要著眼于未來，利用公司現有的有效資源，努力開發優秀的人才，為管理崗位做好充足準備。

2 事業單位檔案管理的主要對策

1）加強管理知識培訓。檔案管理人員最重要的是有足夠專業的管理知識，能夠清楚認識到其崗位的重要性。因此加強檔案管理人員知識培訓是必要的。醫院應該要從不同的方面抓起，努力為他們創造良好的學習環境，且要利用優秀的資源為人員提供知識來源保障。其次，管理人員自身要加大學習力度，利用多余的時間去掌握更全面，更豐富的管理知識，提升個人管理能力；在工作崗位上，盡量與同事交流學習，完善自己不足之處；另外，可以以個人的名義或團隊的名義報名參加知識培訓班，充實自己的實力，對于這份檔案管理工作是十分有幫助的。學習的過程中，要做到認真聽講，積極發言，消化知識和掌握專業技能。

2）加大建設力度。檔案管理對于醫院的人力資源管理是緊密聯系的。因此，不完善的檔案管理制度容易導致人力資源管理出現問題，引起員工與醫院之間的不和諧。因此，加大建設力度，完善檔案管理制度是需認真對待，不能馬虎。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理建設應該要融入信息化手段，借助于計算機技術，有效地提升管理水平。此外，還要與各部門之間建立好網絡互聯關系，做到及時反饋，及時糾正，及時更新等等工作內容。實施人事檔案管理現代化，是目前醫院必然的一個過程。信息技術廣泛應用在醫院的日常工作中，沒有信息化技術手段的幫助，檔案管理顯得十分笨拙。

3）加強管理水平。檔案管理工作是否讓人滿意，要看工作者的管理水平。對于醫院或部門來說，檔案管理發揮著舉足輕重的作用。因此，對于管理者的管理水平要求很高，首先它必須是需要有足夠強的專業技能。因為檔案管理是一項非常復雜的工作，必須要時刻保持清晰的頭腦，而且在處理事務上要做到眼疾手快，且出錯率小。掌握專業的技能外，更加要求人員有足夠強的自律能力。檔案管理的工作需要與其他部門進行溝通聯系，甚至有時要與老板商量，所以在進行管理的過程中，務必要有一顆自律的心態，對自己的工作全面負責。此外，一個人的素養也是影響檔案管理工作效率的原因；多數醫院的檔案管理人員并沒有較高的素養，他們認為檔案管理是一項不起眼的工作，不受人尊敬。因而出現了工作態度散漫，不負責，隨心所欲等現象。醫院人事管理人員一定要加強檔案管理工作人員的素質。

4）加大安全。安全設施對于檔案管理工作是非常重要的，尤其是醫院檔案管理庫房的環境，不能有任何的安全問題隱患，一旦發現，醫院領導干部要起帶頭作用，處理好相關的事宜。此外，要嚴格的批評管理人員，對于他們的工作懈怠要做出具體的懲罰；此外，醫院自身要加大安全防范意識，積極地投入資金和設備，擴大安全范圍和保障度。管理者在任職期間，必須要每天定期排查安全隱患工作，努力做好各項措施，積極與門衛合作。同時，庫房的環境一定要干燥，不能潮濕，要做到經常清洗，消毒。對于一些陳舊的檔案，要及時做好修護工作，保證數據和信息的完整性。完整的信息保存便于日后恰部門的工作，大大提高了工作效率，方便他人的同時，也保障了醫院自身的利益。

還有，醫院要加大安全監控，對于醫院檔案管理庫房周圍的環境要足夠熟悉，安裝多個監控設備，定時監察人員的走向。必要時要與監管部門合作，做好監控調取，取證的工作。在一家醫院人事管理中，檔案管理是起著決定性的作用，它管理者幾乎所有員工的基礎信息，沒有它的存在，很多相關的工作就無法順利展開。所以完全有必要對其安全性做一次有力的保護。最好是配置經驗豐富的看守人員，輪班進行監督，是起到最好防范檔案丟失或因意外事故引起的檔案損失等等。今天，是一個信息化社會，任何人在出門辦事，都必須要用到自己的檔案信息，更何況是一家醫院，檔案管理工作從實際的角度出發，考慮到人事部門的各項工作利益，積極且完整的保存檔案是管理者的義務。

3 結束語

檔案管理工作室一項非常復雜的工作，需要管理者有足夠的管理經驗，其次還要有較強的合作意識。檔案管理工作期間，必須要保持高度的警惕，同時要對每一種類的檔案，清楚地掌握它的各個信息，因此它是個有挑戰性的工作。如果自身素質不提高的話，很難勝任。這時，醫院要加大技術，財力方面的投入，創造優越的管理環境。