建設(shè)工程檔案管理中的問題及解決措施

張樹琴

（窯街煤電集團(tuán)有限公司技術(shù)創(chuàng)新中心，甘肅 蘭州 730084）

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案在整個(gè)工程建設(shè)中發(fā)揮著巨大作用，是順利實(shí)施工程項(xiàng)目的保障，有助于提升工程項(xiàng)目管理水平，其中涉及內(nèi)容十分復(fù)雜，要想全面促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，必須加大信息化建設(shè)力度，優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，完善檔案管理制度，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能和人才儲備，積極轉(zhuǎn)變創(chuàng)新管理方式，提升現(xiàn)代化管理水平。

1 工程檔案管理的重要性

運(yùn)用科學(xué)、有效的工程檔案管理方法，能夠展現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的管理水平，還顯現(xiàn)出企業(yè)管理人員對內(nèi)部檔案管理的重視程度。另外，國家對工程檔案管理也作出了明確的要求。住建部提出建設(shè)工程施工過程中，對建設(shè)工程檔案必須嚴(yán)格管理，如果檔案管理不符合要求，則認(rèn)為工程質(zhì)量不合格，可見檔案管理在建設(shè)工程中的重要性。國家住建部的嚴(yán)格要求，在一定程度上提高了施工單位對檔案資料管理的重視程度，從而保證在建設(shè)工程項(xiàng)目施工時(shí)，認(rèn)識到工程檔案管理的重要性與緊迫感。

2 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

2.1 檔案的收集與歸檔缺乏標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性

在過去工程建設(shè)和發(fā)展的過程中，很多建設(shè)單位過于注重工程建設(shè)速度以及質(zhì)量的提升，對于檔案管理工作存在不同程度的忽視。這就導(dǎo)致在實(shí)際的檔案文件材料搜集和歸檔的過程中標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性不足，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理存在文件不全、順序混亂的問題。

2.2 檔案管理隊(duì)伍整體專業(yè)性不足

從現(xiàn)階段工程檔案管理工作開展的現(xiàn)狀來看，很多檔案管理人員都存在身兼數(shù)職或臨時(shí)借調(diào)等問題。由于不是針對檔案管理相關(guān)崗位的實(shí)際需求來進(jìn)行人員的調(diào)配和招聘，很多檔案管理人員一方面缺乏較強(qiáng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，另一方面不具備專業(yè)的知識和技能，造成檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)無法滿足檔案管理工作的需求。

2.3 檔案管理制度不完善

特別是在中小型工程建設(shè)過程中，很多建設(shè)單位的檔案管理制度都非常簡陋，可實(shí)施性不強(qiáng)，只是一個(gè)形式，既不能有效地提升檔案管理工作的規(guī)范性，也不能夠?qū)n案管理工作在工程項(xiàng)目建設(shè)中的作用充分發(fā)揮出來。在一些項(xiàng)目中，相關(guān)檔案甚至沒有指定的存放位置，檔案文件資料的利用價(jià)值也不大。不但耗費(fèi)了人力物力，也沒有起到應(yīng)有的檔案管理效果。

2.4 基礎(chǔ)建設(shè)不足

檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)主要包括檔案室、信息化設(shè)備等，這些基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。但是現(xiàn)階段很大一部分工程建設(shè)單位都沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的全面配備，導(dǎo)致檔案管理工作的開展缺乏有效保障。

3 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理工作的有效措施

3.1 提高認(rèn)識

自上而下高度重視，提高對檔案管理的正確認(rèn)識，把檔案管理工作放在和工程施工及工程質(zhì)量同等重要的位置，真正認(rèn)識到檔案管理的重要作用。重視工程建設(shè)中資料收集整理，為工程竣工時(shí)檔案資料的驗(yàn)收移交奠定基礎(chǔ)。完善收集資料的措施，定期檢查抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修正，檔案的歸檔管理由專人負(fù)責(zé)，并把檔案管理工作納入重點(diǎn)工作內(nèi)容中。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員是進(jìn)行檔案管理工作的主體，他們的專業(yè)素質(zhì)和自身修養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量和效果。因此，首先要加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過集中學(xué)習(xí)、網(wǎng)上自學(xué)、專家講座等多種形式，學(xué)習(xí)檔案管理、施工設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、成本控制等相關(guān)的理論知識和檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并定期進(jìn)行考核，考核結(jié)果和量化考核的績效相關(guān)聯(lián)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，促使他們不斷提高專業(yè)水平。多為他們提供外出參觀培訓(xùn)的機(jī)會，加強(qiáng)不同單位之間的溝通交流，取長補(bǔ)短，運(yùn)用于自己企業(yè)的檔案管理實(shí)踐。實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度，對工作認(rèn)真、貢獻(xiàn)突出的檔案管理人員給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。在可能的情況下，聘請業(yè)內(nèi)知名人士開展咨詢服務(wù)，促進(jìn)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。

3.3 改進(jìn)檔案管理方法

建立健全工程檔案管理制度隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代復(fù)雜的工程施工建設(shè)的需求，因此，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和工程檔案管理工作的需求，對傳統(tǒng)的方法進(jìn)行改革創(chuàng)新，吸取其精華，融入現(xiàn)代的檔案管理方法中，運(yùn)用管理軟件，使檔案管理更科學(xué)、更高效。建立完善檔案管理制度，作為約束檔案管理人員管理行為、規(guī)范檔案管理的依據(jù)和準(zhǔn)則，制度要符合企業(yè)的實(shí)際情況，切實(shí)可行。比如檔案的分類要有科學(xué)性，案卷標(biāo)簽要規(guī)范，檔案的擺放要隨時(shí)可以查到任何案卷，歸檔的材料要符合標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案借還制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度，制定檔案管理人員工作職責(zé)，通過制度的制定和實(shí)施，加強(qiáng)檔案管理。在實(shí)際工作中，對檔案管理人員執(zhí)行檔案管理制度的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，把工程檔案管理制度落到實(shí)處，使檔案管理人員能夠根據(jù)制度，規(guī)范檔案資料的收集和整理工作，進(jìn)而提高工程檔案管理工作的質(zhì)量。

3.4 提高檔案的真實(shí)性

檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅且責(zé)任重大的工作，檔案管理人員必須端正態(tài)度，嚴(yán)肅認(rèn)真，精益求精，工作中不能為了應(yīng)付而造假。檔案管理要伴隨工程的全過程，要確保檔案材料能夠真實(shí)地反映工程建設(shè)過程和施工質(zhì)量。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位的管理人員和工程項(xiàng)目的管理人員按照建筑工程管理的檔案要求標(biāo)準(zhǔn)對全部檔案進(jìn)行檢查、審核，修正存在的問題，補(bǔ)全缺失的材料，保證建設(shè)工程檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

4 結(jié)束語

總之，在工程建設(shè)與發(fā)展速度不斷加快的同時(shí)，工程檔案管理工作扮演著越來越重要的角色。在今后工程建設(shè)與發(fā)展過程中，必須要充分認(rèn)識到工程檔案管理的重要性，對檔案管理工作中遇到的問題要深入研究，通過構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度、監(jiān)督制度以及激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，為檔案管理水平的提升以及工程的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。