中學檔案現代化管理的對策研究

羅霞英

（永安市第三中學，福建 永安 366000）

中學檔案的現代化管理是教育教學管理的重要組成部分，檔案中不但保存了學校各類實踐活動及教學工作的視頻、音頻及文字資料，還保留了學生及教師的具體學習以及工作情況。可以說，中學檔案的現代化管理工作既能通過對過往教育教學經驗的總結來為學校的未來發展保駕護航，又能夠據實的反映學校目前的教育及教研水平，以促進教育工作者對教育工作的改革與創新。

1 中學檔案現代化管理的現狀

隨著我國教育體制改革的不斷深化，在中學教育管理系統中，所形成的音頻、文字以及視頻資料也在不斷增多。而在中學教育任務日漸繁重的大背景下，學校內部對檔案管理現代化的呼聲要求也越來越高，因檔案管理制度的不完善而造成的諸多問題也經常出現。

一是重視程度不一。雖然大多中學都有配置檔案管理員，但仍有個別中學未設置專職檔案員，有的是兼職，有的甚至是臨時聘用人員，因而對該項工作職責的不明晰，是導致檔案現代化管理工作受阻的主要原因之一。

二是檔案管理制度不夠完善。在檔案整理歸檔的過程中，工作標準不統一，且缺乏系統性，致使檔案信息歸集雜亂，也不利于后續的編研工作開展。另外，管理人員專業性不強，在傳統的檔案管理工作中，人為造成檔案丟失或受損的現象仍然存在。

三是信息化水平不高。由于中學檔案現代化管理重視程度的影響，因此在個別學校中教育工作者們并沒有切實認識到檔案信息化管理的重要性。有的學校仍未將檔案管理與校內計算機運行系統聯系起來，有的只是“形式上”聯接，過低的信息化水平嚴重影響了教師的工作效率，同時也對中學內部檔案信息系統的建立完善形成了障礙。

2 中學檔案現代化管理中存在的問題

一是檔案利用條件受限。個別中學管理工作中，忽視了檔案對教育教學的重要作用，有的農村和鄉鎮初級中學豐富的檔案資料被束之高閣，使得不能在日常的教學管理活動中發揮應有的作用。究其根本，一方面是缺少專業檔案管理員，另一方面是管理人員對自身職能的認識并不到位，因缺乏專業素養，故而并不能夠根據學校實際將有用的檔案資料進行針對性分類“提純”，所以檔案資料的價值也被大大降低。

二是現代化管理意識不強。由于學習領導和相關工作人員對管理現代化觀念理解得不全面，對檔案在教育教學活動開展過程中的重要意義認識不充分，因此導致具體落實檔案現代化管理的部門認識不到位，既影響學校管理層對檔案重要性的認識，更影響中學檔案工作者對檔案現代化管理知識接納的主動性。

三是檔案編研工作不到位。現階段，中學檔案管理在推進檔案編研工作時阻力重重，主要原因可歸結為以下三點：其一，傳統的教育教學和檔案管理觀念影響，按部就班的習慣性工作容易，在總結提升和主動參與改革的不容易面前，檔案難以被二次開發利用；其二，檔案工作人員的收集、歸納、整理能力有限，導致其工作的效率水平偏低；其三，學校內部沒有濃厚現代化管理發展的氛圍，檔案管理缺乏先進技術的扶持，所以編研工作難于開展。

3 中學檔案現代化管理的相關對策

1）健全完善檔案管理制度和信息管理系統。在中學檔案管理工作中健全相關制度，構建完善的檔案信息管理系統，有助于提升教育教學的工作效率和教學水平，這就要求相關管理人員在工作時，一要建立統一的檔案收集及整理標準，對工作過程中所遇到的問題進行集中解決，保證檔案管理工作的有據可依、有參可考；二要構建完善的安全的實用的檔案信息管理系統。要想提高對中學檔案的現代化管理水平，就要求相關工作人員在檔案信息整合的過程中，用先進的技術武裝自己，在學校內部建立起較為全面的流轉系統和檔案信息管理系統，在不斷加強自身對先進設備及先進技術學習的同時，教育和檔案行政管理部門也要大力宣傳構建檔案信息管理系統的重要性和安全性，以提高整個社會對中學檔案現代化管理的認知；三要明確檔案工作的要點和宗旨，相關工作人員在歸檔材料進行妥善的保管與收錄基礎上，在進行檔案編研的同時優中選優，將有益的檔案資源做好備份，方便服務全體師生進行使用。

2）轉變傳統的管理理念。現階段，中學的檔案管理工作中，由于起步較晚、發展較慢等原因導致現代化管理工作的開展并不順利。針對這一問題，需從三個方面入手。一是教育管理部門特別是學校要轉變觀念重視起檔案管理現代化工作。明確學校教務部門作為檔案現代化管理系統的管理機構，為了能夠對相關教學資源及信息數據進行合理配置，學校需主動將檔案的現代化管理工作納入校園的基本建設工作中來，在保證中學檔案信息能夠得到充分利用的條件下，建立有關檔案管理的專門協調機構。通過不斷加強對中學檔案信息化建設的重視，從根本上適應并落實中學檔案的現代化管理工作。二是要下大力氣營造建立現代化檔案管理理念的氛圍。目前的教育教學體系中，檔案現代化管理成功典型經驗相對來說推廣的還不夠，這就要求社會、學校要采用多種宣傳形式大力宣傳檔案現代化管理的重要性，從思想根源入手，改變傳統的管理理念，以便在推動學校發展的同時更好地適應社會管理的要求。三要積極挖掘中學檔案的教學育人價值。眾所周知，中學檔案中內容既多且雜，因此檔案管理人員要立足于學校、立足于師生、立足于教學育人的宗旨，分門別類進行相關內容的收集與編研，不但要取精華，還要善于挖掘精華，以促進學生德智體美勞的全方面發展為重點，以充分展現校園文化為延伸，在滿足師生們的共同學習需求的同時，轉變中學檔案工作“孤芳自賞”的觀念，將檔案資源中的教學育人成果進行廣泛傳播。

3）加強中學檔案信息規范化建設。上文中提到過，現階段由于中學檔案現代化管理存在的多方面問題，導致學校內部的檔案信息收集過程不夠規范，平臺的建設也不夠科學，這也造成了相關工作人員對檔案資源開發的整合及利用水平較低。如此，本人認為應該從三個方面加強中學檔案信息規范化建設：一是在學校內部形成統一的管理標準，其中包括檔案信息整理的設備及軟件必須統一，進行資源整合的相關工作流程也應該統一。這樣做的好處是，保證所收集到的資源在后期進行歸檔時能夠保證系統性和科學性，避免因標準不統一而引起的麻煩。同時，還需對歸檔涉及的各部門、各環節工作人員明確分工，讓每一位參與其中的人員都能夠根據自身的崗位職責明確工作的要求和目標。二是檔案管理人員應及時對檔案分類整理，避免因工作的延誤或失誤而造成管理系統更新不到位。另外，檔案管理人員需深刻了解自身的工作需求，除了建檔工作之外，還需對檔案中信息數據合理分類，科學整合檔案資源，為學校教學工作質量水平提升提供保障。三是相關工作人員還需主動改變傳統的檔案管理觀念和方式。這就要求在工作中善于思考、及時總結，既有檔案人的耐心和執著，又敢于利用信息化的歸檔方式及檢索方法進行檔案信息整合。這樣，不但有利于提高學校相關部門的工作銜接的效率，而且能夠將對檔案信息的整合水平提升到一個新高度。

綜上所述，要想更好地完善中學檔案的現代化管理機制，在保證檔案信息收集規范化的同時，更要提高教育系統乃至整個社會對檔案現代化管理工作的重視程度，只有構建起現代化檔案管理的統一標準，才能夠切實 有效的將檔案信息在教育教學工作中的作用發揮到最大。