兒童福利院檔案管理的現(xiàn)狀及建議探析

姚 赟

（襄陽市兒童福利院，湖北 襄陽 441000）

兒童福利院有著自身的特點(diǎn)，所以相關(guān)工作人員要根據(jù)兒童福利院的特點(diǎn)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化。兒童福利院的檔案中通過相關(guān)的文字、影像記錄了兒童的生長(zhǎng)記錄、身體狀況、學(xué)習(xí)情況以及成長(zhǎng)經(jīng)歷等等。所以兒童福利院又具有特殊性復(fù)雜性、現(xiàn)實(shí)性和周期長(zhǎng)等特點(diǎn)。因此要立足于這些特點(diǎn)，開展兒童福利院的檔案管理工作，使得兒童福利院的相關(guān)工作人員，能夠根據(jù)檔案開展相關(guān)的工作，保證兒童福利院各項(xiàng)工作的穩(wěn)定有序開展。

1 兒童福利院檔案管理的現(xiàn)狀分析

要想進(jìn)一步提高兒童福利院檔案管理效率，以檔案作為兒童福利院工作開展的重要依據(jù)，那么相關(guān)工作者就必須要了解當(dāng)前兒童福利院檔案管理存在的問題，只有找到問題才能夠?yàn)檫M(jìn)一步優(yōu)化兒童福利院檔案管理工作提供必要的依據(jù)，才能夠針對(duì)性的解決問題。

1.1 檔案管理人員不足

就目前而言，參與的兒童福利院檔案管理工作的人員嚴(yán)重不足，不能夠滿足兒童福利院檔案管理日常管理工作的需要。前面說過，兒童福利院的檔案具有特殊性、復(fù)雜性、現(xiàn)實(shí)性以及記錄周期較長(zhǎng)的特點(diǎn)。正因?yàn)檫@些特點(diǎn)需要更多的工作人員參與到檔案的管理中。比如兒童福利院檔案的建檔類型較多，包括行政管理、孤兒殘障兒童、康復(fù)影像資料檔案等等，一個(gè)兒童可能會(huì)涉及多種類型的答案。除此之外，建檔之后的檔案維護(hù)周期長(zhǎng)[1]。兒童的檔案往往伴隨著兒童的整個(gè)生長(zhǎng)周期，每一個(gè)階段兒童從事的活動(dòng)都需要參照兒童的檔案，并且要跟隨兒童的成長(zhǎng)對(duì)其經(jīng)歷進(jìn)行記錄。就這一特點(diǎn)來說，導(dǎo)致兒童福利院的檔案管理人員需要長(zhǎng)期的跟蹤，需要較多的人員進(jìn)行管理。當(dāng)前兒童福利院檔案管理存在的重要問題就是檔案管理人員嚴(yán)重不足，影響了檔案管理的質(zhì)量。

1.2 檔案管理方式較為落后

即便在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，很多兒童福利院的檔案管理設(shè)施都沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，仍舊沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)這種單一的兒童檔案存放。盡管紙質(zhì)檔案記錄和管理是硬性指標(biāo)，但是在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，如果不采用現(xiàn)代化的檔案管理就會(huì)導(dǎo)致兒童福利院的檔案管理手段較為落后，不能夠滿足兒童檔案調(diào)取的需要。比如不能夠做到精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)采集以及兒童檔案的存取，這就會(huì)給日常的福利院工作造成很大的麻煩。傳統(tǒng)的檔案管理方法即便是最嫻熟的管理人員，也需要花一定的時(shí)間去調(diào)檔和存檔，使得檔案管理的效率低，進(jìn)而導(dǎo)致其他工作的效率也比較低。

2 兒童福利院檔案管理工作的改進(jìn)建議分析

2.1 擴(kuò)充人才，打造專業(yè)的兒童檔案管理隊(duì)伍

兒童福利院檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)度較高的工作，必須要具備相應(yīng)的檔案管理能力的人才能夠完成這項(xiàng)工作，而且基于兒童福利院檔案管理的特點(diǎn)，必須要擴(kuò)充兒童檔案管理的隊(duì)伍，選拔和培訓(xùn)更多的人才參與到兒童檔案管理當(dāng)中，并且根據(jù)兒童檔案管理的多個(gè)類型培養(yǎng)相應(yīng)的人才，讓每一個(gè)人員都能夠負(fù)責(zé)相對(duì)應(yīng)的檔案，進(jìn)行精細(xì)化的管理。只有擴(kuò)充隊(duì)伍，提高檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)素養(yǎng)，才能夠讓兒童福利院檔案管理工作有條不紊，才能夠提高管理效率。除此之外，還可以成立一個(gè)檔案管理專項(xiàng)小組，制定檔案管理的規(guī)章制度，要求檔案管理人員按照規(guī)章制度開展檔案管理工作，對(duì)檔案進(jìn)行定期的整理歸檔。督促檔案管理人員提高自身的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)尋求更多新穎的檔案管理方法，滿足兒童福利院檔案管理工作的需要。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化的手段在各行各業(yè)的應(yīng)用都非常重要。基于兒童福利院檔案管理面臨的諸多問題，比如數(shù)量越來越多，龐大的數(shù)據(jù)造成檔案的存取極為不便。為了能夠提高效率，兒童福利院必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備[2]。將紙質(zhì)的兒童檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的存取，建立完善的信息檔案系統(tǒng)，能夠通過信息技術(shù)完成檔案的建檔刪減、檢索、登記、統(tǒng)計(jì)以及存取。同時(shí)利用信息技術(shù)與社會(huì)其他的部門進(jìn)行有效連接實(shí)現(xiàn)信息的雙向傳輸，一方面可以讓有關(guān)部門盡可能多的了解兒童檔案的內(nèi)容，另一方面構(gòu)建豐富的檔案資源，能夠?yàn)閮和＠旱墓ぷ鏖_展提供相應(yīng)的依據(jù)，提高檔案管理的效率。

3 結(jié)語

總而言之，兒童福利院檔案管理工作是兒童福利院相關(guān)工作開展的基本前提和重要保障，相關(guān)管理人員必須要擴(kuò)充檔案管理工作隊(duì)伍，提高人才的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。