兒童福利院檔案管理的現狀及建議探析

姚 赟

（襄陽市兒童福利院，湖北 襄陽 441000）

兒童福利院有著自身的特點，所以相關工作人員要根據兒童福利院的特點進行檔案管理的優化。兒童福利院的檔案中通過相關的文字、影像記錄了兒童的生長記錄、身體狀況、學習情況以及成長經歷等等。所以兒童福利院又具有特殊性復雜性、現實性和周期長等特點。因此要立足于這些特點，開展兒童福利院的檔案管理工作，使得兒童福利院的相關工作人員，能夠根據檔案開展相關的工作，保證兒童福利院各項工作的穩定有序開展。

1 兒童福利院檔案管理的現狀分析

要想進一步提高兒童福利院檔案管理效率，以檔案作為兒童福利院工作開展的重要依據，那么相關工作者就必須要了解當前兒童福利院檔案管理存在的問題，只有找到問題才能夠為進一步優化兒童福利院檔案管理工作提供必要的依據，才能夠針對性的解決問題。

1.1 檔案管理人員不足

就目前而言，參與的兒童福利院檔案管理工作的人員嚴重不足，不能夠滿足兒童福利院檔案管理日常管理工作的需要。前面說過，兒童福利院的檔案具有特殊性、復雜性、現實性以及記錄周期較長的特點。正因為這些特點需要更多的工作人員參與到檔案的管理中。比如兒童福利院檔案的建檔類型較多，包括行政管理、孤兒殘障兒童、康復影像資料檔案等等，一個兒童可能會涉及多種類型的答案。除此之外，建檔之后的檔案維護周期長[1]。兒童的檔案往往伴隨著兒童的整個生長周期，每一個階段兒童從事的活動都需要參照兒童的檔案，并且要跟隨兒童的成長對其經歷進行記錄。就這一特點來說，導致兒童福利院的檔案管理人員需要長期的跟蹤，需要較多的人員進行管理。當前兒童福利院檔案管理存在的重要問題就是檔案管理人員嚴重不足，影響了檔案管理的質量。

1.2 檔案管理方式較為落后

即便在當前信息技術快速發展的大背景下，很多兒童福利院的檔案管理設施都沒有跟上時代的發展，仍舊沿用傳統的紙質這種單一的兒童檔案存放。盡管紙質檔案記錄和管理是硬性指標，但是在當前信息技術快速發展的大背景下，如果不采用現代化的檔案管理就會導致兒童福利院的檔案管理手段較為落后，不能夠滿足兒童檔案調取的需要。比如不能夠做到精準的數據采集以及兒童檔案的存取，這就會給日常的福利院工作造成很大的麻煩。傳統的檔案管理方法即便是最嫻熟的管理人員，也需要花一定的時間去調檔和存檔，使得檔案管理的效率低，進而導致其他工作的效率也比較低。

2 兒童福利院檔案管理工作的改進建議分析

2.1 擴充人才，打造專業的兒童檔案管理隊伍

兒童福利院檔案管理是一項專業度較高的工作，必須要具備相應的檔案管理能力的人才能夠完成這項工作，而且基于兒童福利院檔案管理的特點，必須要擴充兒童檔案管理的隊伍，選拔和培訓更多的人才參與到兒童檔案管理當中，并且根據兒童檔案管理的多個類型培養相應的人才，讓每一個人員都能夠負責相對應的檔案，進行精細化的管理。只有擴充隊伍，提高檔案管理隊伍的職業素養，才能夠讓兒童福利院檔案管理工作有條不紊，才能夠提高管理效率。除此之外，還可以成立一個檔案管理專項小組，制定檔案管理的規章制度，要求檔案管理人員按照規章制度開展檔案管理工作，對檔案進行定期的整理歸檔。督促檔案管理人員提高自身的業務能力，同時尋求更多新穎的檔案管理方法，滿足兒童福利院檔案管理工作的需要。

2.2 實現檔案管理的現代化

隨著信息技術的快速發展，現代化的手段在各行各業的應用都非常重要。基于兒童福利院檔案管理面臨的諸多問題，比如數量越來越多，龐大的數據造成檔案的存取極為不便。為了能夠提高效率，兒童福利院必須要引進現代化的檔案管理設備[2]。將紙質的兒童檔案管理實現數據化的存取，建立完善的信息檔案系統，能夠通過信息技術完成檔案的建檔刪減、檢索、登記、統計以及存取。同時利用信息技術與社會其他的部門進行有效連接實現信息的雙向傳輸，一方面可以讓有關部門盡可能多的了解兒童檔案的內容，另一方面構建豐富的檔案資源，能夠為兒童福利院的工作開展提供相應的依據，提高檔案管理的效率。

3 結語

總而言之，兒童福利院檔案管理工作是兒童福利院相關工作開展的基本前提和重要保障，相關管理人員必須要擴充檔案管理工作隊伍，提高人才的專業素養和業務能力，實現檔案管理的現代化。