新形勢下如何做好檔案管理工作

畢 云

（鄂東醫療集團市中心醫院，湖北 黃石 435000）

檔案管理指針對原始資料，所展開的搜集、篩選、整理、歸類及利用等一系列工作，加強對檔案的管理，對社會經濟的發展具有良好的推動作用。在新的發展形勢下，強化檔案管理工作，可將更為真實有效的資料，提供給人才選拔，并作為重要依據，來考察的生平情況，由此可知，檔案管理工作的重要性和必要性。然而在實際開展管理工作的過程中，一些單位不注重對檔案的管理，導致其中存在著各種各樣的問題，如缺失、篡改、弄虛作假等，對其完整性和真實性造成了嚴重威脅。據此，本文開展了探究，分析了新形勢下檔案管理工作的策略，內容如下。

1 新形勢下檔案管理不善的原因

1.1 缺乏健全的檔案管理機制

在檔案管理中，常常會出現管理混亂或管理不到位兩種情況。究其原因則是大多數單位未落實對檔案室的建設，導致檔案在存放和收納方面，存在著各種各樣的問題，極易出現檔案的丟失、混亂等，從而很難保證檔案的真實性。有的單位雖然設立了專門的存檔室，也據此制定了相關的管理制度，然而由于未落實有效的監管制度，常常會造成檔案出現有借無還的情況，不利于檔案管理工作的有序開展。

1.2 檔案內容不全面

檔案管理的工作主要是將與有關的材料和信息進行篩選，對檔案信息進行補充和完善，從而將的真實情況更加全面、客觀地反映出來。當前，針對檔案，好多城市都開展了普查工作，也對各個單位提出了較高的要求，要求其自查檔案管理情況，并嚴格依據檔案管理規則，采取新標準、新制度加強管理。調查后得知，檔案管理工作中存在著嚴重的問題，即管理檔案中大都存放著一些使用價值不大的信息材料，而那些較為重要的信息材料卻嚴重缺失。

1.3 檔案管理人員的責任意識不強

一些檔案管理人員不注重對檔案的收集和歸檔工作，且不嚴格遵守公司的規章制度，未積極有效的創新當前的管理工作方式，在實際工作中，存在著自由、散漫、我行我素的情況。責任意識欠缺，最終導致部分檔案存在著丟失、殘缺和破損的問題，不利于檔案的完整保存。

1.4 經費欠缺，導致基礎建設較為落后

現階段，針對檔案管理工作，大多數單位都沒有構建統一有效的經費保障制度，一些單位創建的檔案管理室，也不符合相關的構建要求，沒有達到“三室分開”的標準，而是將辦公、閱覽、倉庫一體化設計，也沒有建設相應的防潮、防火、防盜設施。大多數單位在存放檔案時，依然采取以往的鐵質檔案存放柜，相關的檔案整理工具嚴重缺乏，如切紙刀、打孔機等。檔案在借閱的過程中，由于受到陽光照射或汗漬的影響，極易出現變黃、褪色等情況，從而對人事檔案的保存和安全帶來了嚴重干擾。

2 新形勢下，完善檔案管理工作的措施

2.1 加強制度建設，健全管理機制

相關管理人員需具備“大檔案”觀念，重視檔案管理工作，并將其與其它業務相提并論，創建相應的部署計劃和檢查制度；將其納入年度目標管理范疇中，創建共同的考核機制和獎懲機制；將檔案工作需要的經費歸入財政預算部門，制定共同的計劃和安排制度。結合《檔案法》相關法律條文，并參考檔案工作管理考評機制，依據財政部門工作情況，對原有制度進行修改和完善，并對舊制度進行補充，從而制定出與檔案管理工作相關的規章制度，如檔案的存檔歸檔、統計、保管、保密、鑒定等，確保檔案工作具有可遵循的規章制度。

2.2 加大資金扶持力度，改善檔案管理基礎設施

針對檔案管理工作，創建相應的經費保障制度，并在單位財政預算中詳細記錄檔案管理開支，加強資金投入，為檔案管理配備齊全的硬件設施。在原有機制的基礎上，制定全新的管理機制，并結合單位的實際情況，為檔案管理設置專門的資料室。此外，還需為檔案管理配備齊全的基礎設施，如滅火器、密集架及除濕器等，為確保檔案安全，還需為管理室安裝防盜門窗，不斷對檔案管理條件進行改善，充分保障檔案管理的質量，促使檔案管理工作更具信息化和科學化。

2.3 依法管理檔案，增強檔案管理意識

加大法律宣傳力度，在培訓和員工的過程中，將《檔案管理法》納入培訓內容中，加強和管理人員的法律意識及檔案管理意識，使其充分意識到檔案管理工作的重要性，并嚴格遵循相關法律法規，落實檔案管理工作。在檔案管理過程中，嚴格執行單位檔案管理機制，并充分發揮《檔案管理法》的協同作用，領導相關管理人員強化并落實檔案管理工作，及時有效地解決工作中出現的任何問題和困難。此外，還需針對檔案管理工作，建立完善的責任制度，使檔案管理單位領導、相關部門及管理人員，各自承擔其應承擔的責任和義務，并制定相應的責任考核機制，確保每個人都參與到檔案管理工作中來，共同參與，共同努力，創建一個更加和諧和積極的工作氛圍。

4 結語

綜上，在新形勢下，為了完善檔案管理工作，首先需要意識到檔案管理的重要性，然后需遵循相應的法律法規和規章制度，設置檔案管理工作室，加大資金投入力度，促進檔案管理更具科學化、信息化和現代化。此外，還需加強對檔案管理人員的培訓力度，使其掌握大量的專業知識和有效的管理經驗，革新以往的管理制度，促使檔案管理工作更好地開展。