新形勢(shì)下如何做好檔案管理工作

畢 云

（鄂東醫(yī)療集團(tuán)市中心醫(yī)院，湖北 黃石 435000）

檔案管理指針對(duì)原始資料，所展開(kāi)的搜集、篩選、整理、歸類及利用等一系列工作，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有良好的推動(dòng)作用。在新的發(fā)展形勢(shì)下，強(qiáng)化檔案管理工作，可將更為真實(shí)有效的資料，提供給人才選拔，并作為重要依據(jù)，來(lái)考察的生平情況，由此可知，檔案管理工作的重要性和必要性。然而在實(shí)際開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，一些單位不注重對(duì)檔案的管理，導(dǎo)致其中存在著各種各樣的問(wèn)題，如缺失、篡改、弄虛作假等，對(duì)其完整性和真實(shí)性造成了嚴(yán)重威脅。據(jù)此，本文開(kāi)展了探究，分析了新形勢(shì)下檔案管理工作的策略，內(nèi)容如下。

1 新形勢(shì)下檔案管理不善的原因

1.1 缺乏健全的檔案管理機(jī)制

在檔案管理中，常常會(huì)出現(xiàn)管理混亂或管理不到位兩種情況。究其原因則是大多數(shù)單位未落實(shí)對(duì)檔案室的建設(shè)，導(dǎo)致檔案在存放和收納方面，存在著各種各樣的問(wèn)題，極易出現(xiàn)檔案的丟失、混亂等，從而很難保證檔案的真實(shí)性。有的單位雖然設(shè)立了專門的存檔室，也據(jù)此制定了相關(guān)的管理制度，然而由于未落實(shí)有效的監(jiān)管制度，常常會(huì)造成檔案出現(xiàn)有借無(wú)還的情況，不利于檔案管理工作的有序開(kāi)展。

1.2 檔案內(nèi)容不全面

檔案管理的工作主要是將與有關(guān)的材料和信息進(jìn)行篩選，對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和完善，從而將的真實(shí)情況更加全面、客觀地反映出來(lái)。當(dāng)前，針對(duì)檔案，好多城市都開(kāi)展了普查工作，也對(duì)各個(gè)單位提出了較高的要求，要求其自查檔案管理情況，并嚴(yán)格依據(jù)檔案管理規(guī)則，采取新標(biāo)準(zhǔn)、新制度加強(qiáng)管理。調(diào)查后得知，檔案管理工作中存在著嚴(yán)重的問(wèn)題，即管理檔案中大都存放著一些使用價(jià)值不大的信息材料，而那些較為重要的信息材料卻嚴(yán)重缺失。

1.3 檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)

一些檔案管理人員不注重對(duì)檔案的收集和歸檔工作，且不嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度，未積極有效的創(chuàng)新當(dāng)前的管理工作方式，在實(shí)際工作中，存在著自由、散漫、我行我素的情況。責(zé)任意識(shí)欠缺，最終導(dǎo)致部分檔案存在著丟失、殘缺和破損的問(wèn)題，不利于檔案的完整保存。

1.4 經(jīng)費(fèi)欠缺，導(dǎo)致基礎(chǔ)建設(shè)較為落后

現(xiàn)階段，針對(duì)檔案管理工作，大多數(shù)單位都沒(méi)有構(gòu)建統(tǒng)一有效的經(jīng)費(fèi)保障制度，一些單位創(chuàng)建的檔案管理室，也不符合相關(guān)的構(gòu)建要求，沒(méi)有達(dá)到“三室分開(kāi)”的標(biāo)準(zhǔn)，而是將辦公、閱覽、倉(cāng)庫(kù)一體化設(shè)計(jì)，也沒(méi)有建設(shè)相應(yīng)的防潮、防火、防盜設(shè)施。大多數(shù)單位在存放檔案時(shí)，依然采取以往的鐵質(zhì)檔案存放柜，相關(guān)的檔案整理工具嚴(yán)重缺乏，如切紙刀、打孔機(jī)等。檔案在借閱的過(guò)程中，由于受到陽(yáng)光照射或汗?jié)n的影響，極易出現(xiàn)變黃、褪色等情況，從而對(duì)人事檔案的保存和安全帶來(lái)了嚴(yán)重干擾。

2 新形勢(shì)下，完善檔案管理工作的措施

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，健全管理機(jī)制

相關(guān)管理人員需具備“大檔案”觀念，重視檔案管理工作，并將其與其它業(yè)務(wù)相提并論，創(chuàng)建相應(yīng)的部署計(jì)劃和檢查制度；將其納入年度目標(biāo)管理范疇中，創(chuàng)建共同的考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制；將檔案工作需要的經(jīng)費(fèi)歸入財(cái)政預(yù)算部門，制定共同的計(jì)劃和安排制度。結(jié)合《檔案法》相關(guān)法律條文，并參考檔案工作管理考評(píng)機(jī)制，依據(jù)財(cái)政部門工作情況，對(duì)原有制度進(jìn)行修改和完善，并對(duì)舊制度進(jìn)行補(bǔ)充，從而制定出與檔案管理工作相關(guān)的規(guī)章制度，如檔案的存檔歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管、保密、鑒定等，確保檔案工作具有可遵循的規(guī)章制度。

2.2 加大資金扶持力度，改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

針對(duì)檔案管理工作，創(chuàng)建相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)保障制度，并在單位財(cái)政預(yù)算中詳細(xì)記錄檔案管理開(kāi)支，加強(qiáng)資金投入，為檔案管理配備齊全的硬件設(shè)施。在原有機(jī)制的基礎(chǔ)上，制定全新的管理機(jī)制，并結(jié)合單位的實(shí)際情況，為檔案管理設(shè)置專門的資料室。此外，還需為檔案管理配備齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，如滅火器、密集架及除濕器等，為確保檔案安全，還需為管理室安裝防盜門窗，不斷對(duì)檔案管理?xiàng)l件進(jìn)行改善，充分保障檔案管理的質(zhì)量，促使檔案管理工作更具信息化和科學(xué)化。

2.3 依法管理檔案，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

加大法律宣傳力度，在培訓(xùn)和員工的過(guò)程中，將《檔案管理法》納入培訓(xùn)內(nèi)容中，加強(qiáng)和管理人員的法律意識(shí)及檔案管理意識(shí)，使其充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)，落實(shí)檔案管理工作。在檔案管理過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行單位檔案管理機(jī)制，并充分發(fā)揮《檔案管理法》的協(xié)同作用，領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)管理人員強(qiáng)化并落實(shí)檔案管理工作，及時(shí)有效地解決工作中出現(xiàn)的任何問(wèn)題和困難。此外，還需針對(duì)檔案管理工作，建立完善的責(zé)任制度，使檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及管理人員，各自承擔(dān)其應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，并制定相應(yīng)的責(zé)任考核機(jī)制，確保每個(gè)人都參與到檔案管理工作中來(lái)，共同參與，共同努力，創(chuàng)建一個(gè)更加和諧和積極的工作氛圍。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，在新形勢(shì)下，為了完善檔案管理工作，首先需要意識(shí)到檔案管理的重要性，然后需遵循相應(yīng)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，設(shè)置檔案管理工作室，加大資金投入力度，促進(jìn)檔案管理更具科學(xué)化、信息化和現(xiàn)代化。此外，還需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使其掌握大量的專業(yè)知識(shí)和有效的管理經(jīng)驗(yàn)，革新以往的管理制度，促使檔案管理工作更好地開(kāi)展。