淺談知識管理對企業(yè)單位檔案管理的啟示

包軼婧

（中船工業(yè)成套物流有限公司，上海 200090）

在信息時代，檔案管理的傳統(tǒng)方式表現(xiàn)出了更多缺點，檔案資源的具體利用率非常有限，檔案人員參與工作的主動性偏低，使得檔案管理逐步變得更為落后。在新時期，受知識經(jīng)濟等方面的影響，知識管理逐步受到了人們的重視，在企業(yè)中，若不能通過知識管理，對檔案管理進行有效的改進創(chuàng)新，則檔案部門無法為企業(yè)創(chuàng)造更為理想的價值，使得檔案部門依舊長期處在邊緣化的地位中。在新時期，為促進企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)該對知識管理對檔案管理的多方面啟示加強研究。

1 企業(yè)的檔案管理和知識管理關(guān)系

1.1 兩者管理目的有相同點

在檔案管理中，需要利用管理讓檔案可以充分發(fā)揮信息及工具的價值，做好檔案服務(wù)，讓企業(yè)應(yīng)用檔案的需求得以滿足[1]。檔案能在知識產(chǎn)權(quán)的維護、提供資料給生產(chǎn)經(jīng)營等方面都能發(fā)揮作用。在知識管理中，目標(biāo)是讓知識實現(xiàn)價值，讓企業(yè)提高競爭力。因此，知識管理應(yīng)該將恰當(dāng)知識利用恰當(dāng)時機給恰當(dāng)人員進行傳遞，便于他們進行工作決策。由此可見，在管理的目的方面，知識管理、檔案管理有著一定的共同點。

1.2 兩者管理對象有共同點

在知識管理中，它的管理對象便是知識，而知識一般有隱性及顯性的兩類知識。在檔案管理中，它的管理對象是企業(yè)內(nèi)的檔案、文件內(nèi)信息，為此它也屬于顯性知識[2]。在檔案管理中，各類信息在人工加工及識別后，才可以充分發(fā)揮自身作用。識別需要人們了解檔案的內(nèi)容特征、信息形式等方面，利用特定方式讓檔案信息可以固定下來，使其可以變得更為有序。在加工中，即按照特定的需要，對檔案信息做整理、分析或歸納等工作，讓檔案信息被有效處理。由此可見，檔案內(nèi)信息便屬于知識結(jié)晶，檔案也是知識范疇，屬于檔案管理還有知識管理內(nèi)的共同對象。

2 知識管理對企業(yè)單位檔案管理的啟示

2.1 強調(diào)知識的創(chuàng)新共享

在企業(yè)管理中，讓知識可以被創(chuàng)新還有共享非常重要，這有利于企業(yè)增長自身的競爭力[3]。在企業(yè)中，現(xiàn)有資料和檔案，屬于一類企業(yè)知識的表現(xiàn)形式，不管企業(yè)對檔案綜合管理，或者做信息一體化的管理，其工作重點都應(yīng)該關(guān)注知識充分的有序化，合理分類檔案內(nèi)各類知識，對知識中隱含的各類聯(lián)系進行分析，避免將工作簡單限定于分類檔案實體等方面中。而知識庫內(nèi)各類知識，還有知識利用的人員也應(yīng)該有效進行溝通，以此讓員工得到知識創(chuàng)新還有共享的充分條件。企業(yè)需要針對檔案內(nèi)容，將編輯研究的工作大力開展，對檔案內(nèi)所蘊含知識 盡力的進行開發(fā)，利用研究檔案內(nèi)容的活動，對檔案參考資料的編輯，如企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、工作細則等，讓檔案內(nèi)知識能被充分應(yīng)用進企業(yè)管理的活動中。

2.2 檔案信息化和信息知識化

在檔案工作中，檔案人員需要從保管員這一身份出發(fā)，逐步往提供知識這一身份進行過渡，應(yīng)該將著眼點由信息往知識的傳播、探尋等方面進行轉(zhuǎn)移，由數(shù)據(jù)庫的建立，轉(zhuǎn)變?yōu)閷χR庫的構(gòu)建上，以此引導(dǎo)知識利用的人員，能夠由泛濫信息逐步往知識進行過渡，讓往后的檔案管理逐步走上知識管理的正確道路。在現(xiàn)階段，分析檔案管理出現(xiàn)的困境后也可以明白，在做好知識管理后，企業(yè)才能讓檔案管理激發(fā)活力，讓檔案可以充分發(fā)揮其各類價值。為此，在檔案部門，應(yīng)該將知識觀念充分強化起來，樹立知識管理這一意識，重視檔案的知識化、數(shù)字化，對知識庫進行構(gòu)建，讓檔案管理能夠往網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向發(fā)展，推進檔案管理的一體化，讓檔案、情報及圖書的管理也能一體化，對檔案的信息資源充分開發(fā)，對知識服務(wù)積極提供，并對和知識管理具體要求相符的管理人才進行培養(yǎng)，使得檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)新的發(fā)展。

2.3 樹立大檔案的新觀念

在企業(yè)中，所擁有顯性知識往往較為有限，它只會占有企業(yè)總知識很小的一部分，而企業(yè)中隱性的知識卻非常大量，往往占據(jù)企業(yè)總知識內(nèi)很大的一部分。在知識管理中，據(jù)相關(guān)學(xué)者的研究成果可知，它一般會有兩個階段。首先，是利用像對有形資產(chǎn)進行管理的方式，嘗試管理企業(yè)的知識資產(chǎn)，獲取資產(chǎn)且將其在更容易讓人員獲取的位置進行存放。而在有形資產(chǎn)方面，往往其存放的最佳地點為倉庫，為此對知識資產(chǎn)的存放也應(yīng)該有知識庫。其次，在企業(yè)了解到知識庫內(nèi)各類知識資產(chǎn)存在擁擠狀況時，便要考慮提高及改進知識工作。檔案屬于社會實踐各類活動的有效歷史記錄，但它并非只是文字式的一類歷史記錄。在過去，傳統(tǒng)檔案會被認為屬于顯性知識，但在企業(yè)活動的歷史記錄中，不但會有紙質(zhì)文件，也會有一些知識會在員工的實踐及腦海中存放，并存在于企業(yè)的文化和組織機構(gòu)內(nèi)。怎么讓此類隱性的知識能夠檔案化、顯性化，也同樣屬于檔案工作主要的任務(wù)。其次，企業(yè)活動也不會在企業(yè)內(nèi)所局限，在市場經(jīng)濟下，一些經(jīng)營活動會在企業(yè)外發(fā)生，市場環(huán)境會影響企業(yè)的發(fā)展和生存。為此，在檔案工作內(nèi)，應(yīng)該對企業(yè)的內(nèi)部信息知識進行收集，同時也要對外部的知識信息做好收集。由此可見，為讓檔案管理可以被知識管理積極影響，企業(yè)需要培養(yǎng)大檔案這一觀念，利用多種媒介及途徑，將收集的對象及范圍擴大，避免檔案管理被傳統(tǒng)觀念所限制。

2.4 管理人員的有效培養(yǎng)

在檔案管理中，知識管理的有效應(yīng)用，需要管理人員能夠有著專業(yè)技能和知識，確保管理活動的改良措施得以有效落實。在檔案管理中，各人員應(yīng)該保障職業(yè)素養(yǎng)，保持工作的良好態(tài)度，重視檔案管理內(nèi)的細節(jié)，確保能為工作而全心全意，以敬業(yè)精神、事業(yè)心和責(zé)任感對檔案信息知識化、對檔案管理信息化。在企業(yè)單位中，要讓各人員能力滿足檔案知識管理的要求，便要對人員培訓(xùn)提高重視。在培訓(xùn)中，應(yīng)該引導(dǎo)各人員對知識管理的概念、要求等內(nèi)容進行了解，使其能樹立知識管理的意識，便于其在檔案管理中應(yīng)用知識管理的理念和方法。其次，企業(yè)可以招聘有著知識管理意識和能力的人員，以此讓檔案部門擁有新的血液，再利用“老帶新”這一模式，讓新人員在熟悉檔案管理工作后，為其他員工介紹知識管理的技能知識。

3 結(jié)束語

在企業(yè)單位進行檔案管理時，知識管理這一理論的引入，需要檔案部門將自身職能充分明確起來，構(gòu)建知識管理這一意識，可以對知識管理所擁有優(yōu)勢充分利用，探索嘗試檔案知識管理的新型模式，再基于企業(yè)實際不斷優(yōu)化改進檔案管理實際模式，讓檔案管理更為科學(xué)，讓檔案充分發(fā)揮價值。