淺談知識管理對企業單位檔案管理的啟示

包軼婧

（中船工業成套物流有限公司，上海 200090）

在信息時代，檔案管理的傳統方式表現出了更多缺點，檔案資源的具體利用率非常有限，檔案人員參與工作的主動性偏低，使得檔案管理逐步變得更為落后。在新時期，受知識經濟等方面的影響，知識管理逐步受到了人們的重視，在企業中，若不能通過知識管理，對檔案管理進行有效的改進創新，則檔案部門無法為企業創造更為理想的價值，使得檔案部門依舊長期處在邊緣化的地位中。在新時期，為促進企業的發展，應該對知識管理對檔案管理的多方面啟示加強研究。

1 企業的檔案管理和知識管理關系

1.1 兩者管理目的有相同點

在檔案管理中，需要利用管理讓檔案可以充分發揮信息及工具的價值，做好檔案服務，讓企業應用檔案的需求得以滿足[1]。檔案能在知識產權的維護、提供資料給生產經營等方面都能發揮作用。在知識管理中，目標是讓知識實現價值，讓企業提高競爭力。因此，知識管理應該將恰當知識利用恰當時機給恰當人員進行傳遞，便于他們進行工作決策。由此可見，在管理的目的方面，知識管理、檔案管理有著一定的共同點。

1.2 兩者管理對象有共同點

在知識管理中，它的管理對象便是知識，而知識一般有隱性及顯性的兩類知識。在檔案管理中，它的管理對象是企業內的檔案、文件內信息，為此它也屬于顯性知識[2]。在檔案管理中，各類信息在人工加工及識別后，才可以充分發揮自身作用。識別需要人們了解檔案的內容特征、信息形式等方面，利用特定方式讓檔案信息可以固定下來，使其可以變得更為有序。在加工中，即按照特定的需要，對檔案信息做整理、分析或歸納等工作，讓檔案信息被有效處理。由此可見，檔案內信息便屬于知識結晶，檔案也是知識范疇，屬于檔案管理還有知識管理內的共同對象。

2 知識管理對企業單位檔案管理的啟示

2.1 強調知識的創新共享

在企業管理中，讓知識可以被創新還有共享非常重要，這有利于企業增長自身的競爭力[3]。在企業中，現有資料和檔案，屬于一類企業知識的表現形式，不管企業對檔案綜合管理，或者做信息一體化的管理，其工作重點都應該關注知識充分的有序化，合理分類檔案內各類知識，對知識中隱含的各類聯系進行分析，避免將工作簡單限定于分類檔案實體等方面中。而知識庫內各類知識，還有知識利用的人員也應該有效進行溝通，以此讓員工得到知識創新還有共享的充分條件。企業需要針對檔案內容，將編輯研究的工作大力開展，對檔案內所蘊含知識 盡力的進行開發，利用研究檔案內容的活動，對檔案參考資料的編輯，如企業的業務流程、工作細則等，讓檔案內知識能被充分應用進企業管理的活動中。

2.2 檔案信息化和信息知識化

在檔案工作中，檔案人員需要從保管員這一身份出發，逐步往提供知識這一身份進行過渡，應該將著眼點由信息往知識的傳播、探尋等方面進行轉移，由數據庫的建立，轉變為對知識庫的構建上，以此引導知識利用的人員，能夠由泛濫信息逐步往知識進行過渡，讓往后的檔案管理逐步走上知識管理的正確道路。在現階段，分析檔案管理出現的困境后也可以明白，在做好知識管理后，企業才能讓檔案管理激發活力，讓檔案可以充分發揮其各類價值。為此，在檔案部門，應該將知識觀念充分強化起來，樹立知識管理這一意識，重視檔案的知識化、數字化，對知識庫進行構建，讓檔案管理能夠往網絡化、信息化的方向發展，推進檔案管理的一體化，讓檔案、情報及圖書的管理也能一體化，對檔案的信息資源充分開發，對知識服務積極提供，并對和知識管理具體要求相符的管理人才進行培養，使得檔案管理能夠實現新的發展。

2.3 樹立大檔案的新觀念

在企業中，所擁有顯性知識往往較為有限，它只會占有企業總知識很小的一部分，而企業中隱性的知識卻非常大量，往往占據企業總知識內很大的一部分。在知識管理中，據相關學者的研究成果可知，它一般會有兩個階段。首先，是利用像對有形資產進行管理的方式，嘗試管理企業的知識資產，獲取資產且將其在更容易讓人員獲取的位置進行存放。而在有形資產方面，往往其存放的最佳地點為倉庫，為此對知識資產的存放也應該有知識庫。其次，在企業了解到知識庫內各類知識資產存在擁擠狀況時，便要考慮提高及改進知識工作。檔案屬于社會實踐各類活動的有效歷史記錄，但它并非只是文字式的一類歷史記錄。在過去，傳統檔案會被認為屬于顯性知識，但在企業活動的歷史記錄中，不但會有紙質文件，也會有一些知識會在員工的實踐及腦海中存放，并存在于企業的文化和組織機構內。怎么讓此類隱性的知識能夠檔案化、顯性化，也同樣屬于檔案工作主要的任務。其次，企業活動也不會在企業內所局限，在市場經濟下，一些經營活動會在企業外發生，市場環境會影響企業的發展和生存。為此，在檔案工作內，應該對企業的內部信息知識進行收集，同時也要對外部的知識信息做好收集。由此可見，為讓檔案管理可以被知識管理積極影響，企業需要培養大檔案這一觀念，利用多種媒介及途徑，將收集的對象及范圍擴大，避免檔案管理被傳統觀念所限制。

2.4 管理人員的有效培養

在檔案管理中，知識管理的有效應用，需要管理人員能夠有著專業技能和知識，確保管理活動的改良措施得以有效落實。在檔案管理中，各人員應該保障職業素養，保持工作的良好態度，重視檔案管理內的細節，確保能為工作而全心全意，以敬業精神、事業心和責任感對檔案信息知識化、對檔案管理信息化。在企業單位中，要讓各人員能力滿足檔案知識管理的要求，便要對人員培訓提高重視。在培訓中，應該引導各人員對知識管理的概念、要求等內容進行了解，使其能樹立知識管理的意識，便于其在檔案管理中應用知識管理的理念和方法。其次，企業可以招聘有著知識管理意識和能力的人員，以此讓檔案部門擁有新的血液，再利用“老帶新”這一模式，讓新人員在熟悉檔案管理工作后，為其他員工介紹知識管理的技能知識。

3 結束語

在企業單位進行檔案管理時，知識管理這一理論的引入，需要檔案部門將自身職能充分明確起來，構建知識管理這一意識，可以對知識管理所擁有優勢充分利用，探索嘗試檔案知識管理的新型模式，再基于企業實際不斷優化改進檔案管理實際模式，讓檔案管理更為科學，讓檔案充分發揮價值。