人事檔案在醫院人力資源管理中的重要性及落實策略

李冬蓮

（福建省龍巖市衛生健康中心，福建 龍巖 364000）

醫院人事檔案管理在促人才的合理分配、科學流動、減少人才流失與浪費中有重要作用，若存在管理不到位的情況可能會出現信息外泄，進而為醫院發展帶來嚴重損失，甚至會對醫院后續發展造成影響[1]，因此在經濟建設與發展進程里將人事檔案管理工作的開展提上日程，使公眾充分了解人事檔案在人力資源管理方面展現出的積極意義，并進行有效地落實策略制定，促其在為公眾提供滿意醫療服務中提供重要的人事參考依據，確保各項工作能正常順利推進。

1 人事檔案在醫院人力資源管理中的重要性

1）可確保醫院人力資源管理工作有序推進。因民營資本與國外資本的涌入，現今我國國內醫療環境有了前所未有的改善，但也讓醫院間競爭力逐漸變大，在這種形勢下要謀取發展還應注重員工能力的發揮。與此同時，在醫療機構數量日漸變多的背景下增加了同行業之間的市場競爭力，而行業間的競爭實質為專業性能力型醫療技術人才的競爭，在這種情況下更應該做到各崗位人才的均衡分配[2]，確保人員能夠在各崗位發揮自身價值，還應掌握員工工作經驗、學歷、業務水平等信息，當有崗位存在空缺時，人力資源管理部門則可根據檔案信息資料安排最適宜的員工進行替補，將人事檔案的功能給予全面展現。

2）對員工長遠發展有利。醫院相關領導有必要根據員工情況選擇適宜的時間開展或參加各類培訓講座活動，讓員工專業水平與綜合素養得到提升，使員工能在培訓過程中有所獲、有所得，不過員工之間的專業能力、學歷以及綜合素質始終都是有一定差距的，在培訓前如果不能全面分析與調查員工知識培訓需求與接收能力，培訓工作的開展就不能取得實質性成效，而通過人事檔案記錄則能夠將員工學歷水平、實際需求、職業生涯規劃等進行統計整理，并根據具體情況對員工實施針對性業務培訓，讓員工能夠更好地根據自己的專業能力進行職業生涯規劃制定，進而得到長遠穩定發展。

3）能為醫院員工職稱評定提供依據。醫院工作人員涉及的科室類別繁多，具體包括醫生、護理人員、醫技人員、藥劑人員、行政人員與后勤工作者等，同崗位人員在職稱評定時有一定的區別，故而人事部門有必要結合員工的工作性質、能力、職責等差異給予評定與聘任，員工專業、學歷與職稱在人事檔案中可為職稱評定與晉升供給有力依據，以防有能力的人員評不上，而能力和職稱不相符的人員又未通過的情況出現。

2 人事檔案在醫院人力資源管理中的落實策略

1）轉關人事檔案管理觀念。若要使人事檔案管理工作的開展取得成效，醫院各科室領導應進行全新理念樹立，充分意識到做好人事檔案管理的關鍵性，投入更多的人力、財力與物力，配備齊全移動硬盤、掃描儀、移動硬盤等現代化辦公設備，實現對資源的優化配置，同時應注重了解人事檔案管理軟件、功能等對計算機配置方面的要求，然后根據這些要求進行計算機硬件系統配置購買；此外，應致力于檔案管理新技術展開全面研究，加強檔案信息數據信息共享軟件的推廣使用，當人力資源部門出現了人事調動信息后要求相關人員務必要第一時間將資料傳遞給檔案管理部門，而檔案管理部門也可及時掌握人事部門的相關信息資料，這樣可使檔案資源收集與整理更加完整。

2）建立規范的人事檔案管理體系。醫院應進行規范的人事檔案管理體系建設，明確不同檔案信息資料應采取的存檔形式，保證檔案管理體系的完整性，將檔案資源參考應用價值給予充分展現，并從三方面著手來將其付諸實踐：第一、檔案目錄數字化。結合不同類別紙質檔案做好數字化檔案目錄編制，便于使用者第一時間經關鍵詞搜索查詢到所需要的信息，提高檢索速度，減少人員工作負擔；第二、檔案內容數字化。將形成的各類檔案資料（包括照片、室藏錄像等）通過掃描、加工、處理（包括圖像處理、無污處理等）方式完成數字形式載體的轉化，并妥善保存在計算機的網絡服務器中，而使用者通過登錄相關信息系統則可快速完成查詢與檢索，提升檔案資源使用率；第三、紙質檔案存放規范化。對于形成的紙質檔案應及時給予數字化歸檔，同時紙質檔案也應給予妥善保存，做好相關類型的標記，詳細全面的記錄檔案收藏時間和借閱歸還時間。

3）強化檔案信息化安全管理。人事檔案數字化管理的重點就是保證資源的安全性，在具體實踐操作中需要從如下幾方面給予認真落實：第一、用于進行人事檔案管理的電腦需嚴禁與一切外網連接；第二、對所用的各類儲備設備應加強檢查，設備中相關信息應及時備份，避免因操作不當或其他原因導致設備損壞而使得檔案資源丟失；第三、通過各類現代化信息技術手段（包括防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統安裝）的使用來保障檔案資源安全性；同時RFID（無線射頻識別）為現階段在檔案管理領域得到大力關注的識別技術，將其應用于醫院人事檔案管理中可快速完成檔案名目查找，這樣可以真正做到檔案資源的數字化動態管理。并且RFID標簽存儲量相當大，可重復使用且僅需給予密碼設置則可保證標簽數據不被篡改或偽造。當重要的人事檔案資料信息被分類儲存后將標簽中的EAS防盜功能開啟即可，一旦有人企圖將其將相關信息進行篡改或刪除則會自動報警，這樣就讓信息資料安全性更有保障；第四、管理者需結合人事檔案的類別（如機密性、公開性等）進行網絡身份信息驗證，結合不同使用者身份設置查詢權限，避免相關人員非法侵入電腦進行重要信息竊取，保障數字化檔案資源安全性。

4）注重檔案管理人才綜合素質與專業能力培養。檔案管理人才專業能力與綜合素質的高低和人事檔案管理質量息息相關，故而醫院相關部門應定期組織檔案管理人員進行培訓，具體做法為：第一、注重人員綜合素質的提升。定期對檔案管理人員進行思想教育，樹立起認真負責、兢兢業業的態度，促其能在崗位上踏實做事，并可致力于檔案管理新方法、新理念研究，提高檔案管理質量與效果；第二、現代信息技術的發展催生了大數據時代的帶來，讓傳統檔案管理模式出現了改變，管理理念與方法也不得不跟隨步伐進行轉變，在這種變化下也就要求檔案管理工作者具備較高的專業操作水平與能力，能夠利用計算機快速完成檔案資料的立卷、歸檔、登記與檢索等操作，并能夠保證所錄入信息的安全性，因此需要檔案管理人員具備扎實的電子文檔管理知識點，所以醫院應定期組織檔案管理人員參加各類專業培訓（包括網絡安全維護、計算機操作、信息工程等相關內容），使其與現代人事檔案管理開展要求更符合；第三、醫院應注重檔案管理專業人才引進，可和高校相互合作，聘入檔案管理專業人才，讓檔案管理隊伍有新鮮血液的補充，這些優秀的年輕隊伍更擅長用新方法與新理念解決問題，對醫院人事檔案數字化管理水平的提升有幫助。

3 小結

在醫療事業快速發展的今天，對醫院人事檔案管理工作開展的重要性認識也越來越全面，在管理過程中應將紙質與電子化檔案管理兩種形式充分結合起來保證檔案資源得到妥善保存，使得檔案資源安全性得到維護，為人力資源管理工作的開展提供更多參考依據，確保醫院發展更加規范化與科學化。