人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的重要性及落實(shí)策略

李冬蓮

（福建省龍巖市衛(wèi)生健康中心，福建 龍巖 364000）

醫(yī)院人事檔案管理在促人才的合理分配、科學(xué)流動(dòng)、減少人才流失與浪費(fèi)中有重要作用，若存在管理不到位的情況可能會(huì)出現(xiàn)信息外泄，進(jìn)而為醫(yī)院發(fā)展帶來嚴(yán)重?fù)p失，甚至?xí)?duì)醫(yī)院后續(xù)發(fā)展造成影響[1]，因此在經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程里將人事檔案管理工作的開展提上日程，使公眾充分了解人事檔案在人力資源管理方面展現(xiàn)出的積極意義，并進(jìn)行有效地落實(shí)策略制定，促其在為公眾提供滿意醫(yī)療服務(wù)中提供重要的人事參考依據(jù)，確保各項(xiàng)工作能正常順利推進(jìn)。

1 人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的重要性

1）可確保醫(yī)院人力資源管理工作有序推進(jìn)。因民營資本與國外資本的涌入，現(xiàn)今我國國內(nèi)醫(yī)療環(huán)境有了前所未有的改善，但也讓醫(yī)院間競爭力逐漸變大，在這種形勢下要謀取發(fā)展還應(yīng)注重員工能力的發(fā)揮。與此同時(shí)，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)數(shù)量日漸變多的背景下增加了同行業(yè)之間的市場競爭力，而行業(yè)間的競爭實(shí)質(zhì)為專業(yè)性能力型醫(yī)療技術(shù)人才的競爭，在這種情況下更應(yīng)該做到各崗位人才的均衡分配[2]，確保人員能夠在各崗位發(fā)揮自身價(jià)值，還應(yīng)掌握員工工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷、業(yè)務(wù)水平等信息，當(dāng)有崗位存在空缺時(shí)，人力資源管理部門則可根據(jù)檔案信息資料安排最適宜的員工進(jìn)行替補(bǔ)，將人事檔案的功能給予全面展現(xiàn)。

2）對(duì)員工長遠(yuǎn)發(fā)展有利。醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有必要根據(jù)員工情況選擇適宜的時(shí)間開展或參加各類培訓(xùn)講座活動(dòng)，讓員工專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)得到提升，使員工能在培訓(xùn)過程中有所獲、有所得，不過員工之間的專業(yè)能力、學(xué)歷以及綜合素質(zhì)始終都是有一定差距的，在培訓(xùn)前如果不能全面分析與調(diào)查員工知識(shí)培訓(xùn)需求與接收能力，培訓(xùn)工作的開展就不能取得實(shí)質(zhì)性成效，而通過人事檔案記錄則能夠?qū)T工學(xué)歷水平、實(shí)際需求、職業(yè)生涯規(guī)劃等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，并根據(jù)具體情況對(duì)員工實(shí)施針對(duì)性業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓員工能夠更好地根據(jù)自己的專業(yè)能力進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃制定，進(jìn)而得到長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

3）能為醫(yī)院員工職稱評(píng)定提供依據(jù)。醫(yī)院工作人員涉及的科室類別繁多，具體包括醫(yī)生、護(hù)理人員、醫(yī)技人員、藥劑人員、行政人員與后勤工作者等，同崗位人員在職稱評(píng)定時(shí)有一定的區(qū)別，故而人事部門有必要結(jié)合員工的工作性質(zhì)、能力、職責(zé)等差異給予評(píng)定與聘任，員工專業(yè)、學(xué)歷與職稱在人事檔案中可為職稱評(píng)定與晉升供給有力依據(jù)，以防有能力的人員評(píng)不上，而能力和職稱不相符的人員又未通過的情況出現(xiàn)。

2 人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的落實(shí)策略

1）轉(zhuǎn)關(guān)人事檔案管理觀念。若要使人事檔案管理工作的開展取得成效，醫(yī)院各科室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)進(jìn)行全新理念樹立，充分意識(shí)到做好人事檔案管理的關(guān)鍵性，投入更多的人力、財(cái)力與物力，配備齊全移動(dòng)硬盤、掃描儀、移動(dòng)硬盤等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的優(yōu)化配置，同時(shí)應(yīng)注重了解人事檔案管理軟件、功能等對(duì)計(jì)算機(jī)配置方面的要求，然后根據(jù)這些要求進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)配置購買；此外，應(yīng)致力于檔案管理新技術(shù)展開全面研究，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)信息共享軟件的推廣使用，當(dāng)人力資源部門出現(xiàn)了人事調(diào)動(dòng)信息后要求相關(guān)人員務(wù)必要第一時(shí)間將資料傳遞給檔案管理部門，而檔案管理部門也可及時(shí)掌握人事部門的相關(guān)信息資料，這樣可使檔案資源收集與整理更加完整。

2）建立規(guī)范的人事檔案管理體系。醫(yī)院應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的人事檔案管理體系建設(shè)，明確不同檔案信息資料應(yīng)采取的存檔形式，保證檔案管理體系的完整性，將檔案資源參考應(yīng)用價(jià)值給予充分展現(xiàn)，并從三方面著手來將其付諸實(shí)踐：第一、檔案目錄數(shù)字化。結(jié)合不同類別紙質(zhì)檔案做好數(shù)字化檔案目錄編制，便于使用者第一時(shí)間經(jīng)關(guān)鍵詞搜索查詢到所需要的信息，提高檢索速度，減少人員工作負(fù)擔(dān)；第二、檔案內(nèi)容數(shù)字化。將形成的各類檔案資料（包括照片、室藏錄像等）通過掃描、加工、處理（包括圖像處理、無污處理等）方式完成數(shù)字形式載體的轉(zhuǎn)化，并妥善保存在計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，而使用者通過登錄相關(guān)信息系統(tǒng)則可快速完成查詢與檢索，提升檔案資源使用率；第三、紙質(zhì)檔案存放規(guī)范化。對(duì)于形成的紙質(zhì)檔案應(yīng)及時(shí)給予數(shù)字化歸檔，同時(shí)紙質(zhì)檔案也應(yīng)給予妥善保存，做好相關(guān)類型的標(biāo)記，詳細(xì)全面的記錄檔案收藏時(shí)間和借閱歸還時(shí)間。

3）強(qiáng)化檔案信息化安全管理。人事檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)就是保證資源的安全性，在具體實(shí)踐操作中需要從如下幾方面給予認(rèn)真落實(shí)：第一、用于進(jìn)行人事檔案管理的電腦需嚴(yán)禁與一切外網(wǎng)連接；第二、對(duì)所用的各類儲(chǔ)備設(shè)備應(yīng)加強(qiáng)檢查，設(shè)備中相關(guān)信息應(yīng)及時(shí)備份，避免因操作不當(dāng)或其他原因?qū)е略O(shè)備損壞而使得檔案資源丟失；第三、通過各類現(xiàn)代化信息技術(shù)手段（包括防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)安裝）的使用來保障檔案資源安全性；同時(shí)RFID（無線射頻識(shí)別）為現(xiàn)階段在檔案管理領(lǐng)域得到大力關(guān)注的識(shí)別技術(shù)，將其應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中可快速完成檔案名目查找，這樣可以真正做到檔案資源的數(shù)字化動(dòng)態(tài)管理。并且RFID標(biāo)簽存儲(chǔ)量相當(dāng)大，可重復(fù)使用且僅需給予密碼設(shè)置則可保證標(biāo)簽數(shù)據(jù)不被篡改或偽造。當(dāng)重要的人事檔案資料信息被分類儲(chǔ)存后將標(biāo)簽中的EAS防盜功能開啟即可，一旦有人企圖將其將相關(guān)信息進(jìn)行篡改或刪除則會(huì)自動(dòng)報(bào)警，這樣就讓信息資料安全性更有保障；第四、管理者需結(jié)合人事檔案的類別（如機(jī)密性、公開性等）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)身份信息驗(yàn)證，結(jié)合不同使用者身份設(shè)置查詢權(quán)限，避免相關(guān)人員非法侵入電腦進(jìn)行重要信息竊取，保障數(shù)字化檔案資源安全性。

4）注重檔案管理人才綜合素質(zhì)與專業(yè)能力培養(yǎng)。檔案管理人才專業(yè)能力與綜合素質(zhì)的高低和人事檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)，故而醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，具體做法為：第一、注重人員綜合素質(zhì)的提升。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想教育，樹立起認(rèn)真負(fù)責(zé)、兢兢業(yè)業(yè)的態(tài)度，促其能在崗位上踏實(shí)做事，并可致力于檔案管理新方法、新理念研究，提高檔案管理質(zhì)量與效果；第二、現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)時(shí)代的帶來，讓傳統(tǒng)檔案管理模式出現(xiàn)了改變，管理理念與方法也不得不跟隨步伐進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在這種變化下也就要求檔案管理工作者具備較高的專業(yè)操作水平與能力，能夠利用計(jì)算機(jī)快速完成檔案資料的立卷、歸檔、登記與檢索等操作，并能夠保證所錄入信息的安全性，因此需要檔案管理人員具備扎實(shí)的電子文檔管理知識(shí)點(diǎn)，所以醫(yī)院應(yīng)定期組織檔案管理人員參加各類專業(yè)培訓(xùn)（包括網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、計(jì)算機(jī)操作、信息工程等相關(guān)內(nèi)容），使其與現(xiàn)代人事檔案管理開展要求更符合；第三、醫(yī)院應(yīng)注重檔案管理專業(yè)人才引進(jìn)，可和高校相互合作，聘入檔案管理專業(yè)人才，讓檔案管理隊(duì)伍有新鮮血液的補(bǔ)充，這些優(yōu)秀的年輕隊(duì)伍更擅長用新方法與新理念解決問題，對(duì)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理水平的提升有幫助。

3 小結(jié)

在醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展的今天，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作開展的重要性認(rèn)識(shí)也越來越全面，在管理過程中應(yīng)將紙質(zhì)與電子化檔案管理兩種形式充分結(jié)合起來保證檔案資源得到妥善保存，使得檔案資源安全性得到維護(hù)，為人力資源管理工作的開展提供更多參考依據(jù)，確保醫(yī)院發(fā)展更加規(guī)范化與科學(xué)化。