PDCA循環(huán)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

傅鴻飛

（鄂東醫(yī)療集團(tuán)黃石市婦幼保健院，湖北 黃石 435000）

在醫(yī)院的管理工作當(dāng)中，人事檔案管理是非常重要的內(nèi)容之一。人事檔案要對醫(yī)院職工的工作作風(fēng)、政治品質(zhì)、思想認(rèn)識、道德品行、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷等個(gè)人的資料進(jìn)行歸納整理并如實(shí)記錄下來但是以目前的情況來說，醫(yī)院的人事檔案管理水平并不算太高，因此就要引進(jìn)PDCA方法對現(xiàn)有的人事檔案管理水平進(jìn)行改進(jìn)，從而使醫(yī)院檔案的綜合管理水平不斷上升。

1 PDCA理論及其應(yīng)用意義

在很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，其管理的重心主要在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展與進(jìn)步之上。而這些醫(yī)療機(jī)構(gòu)也比較注重臨床方面，因此人事檔案工作相比于臨床方面要顯得滯后很多。PDCA的理論意義就是將管理劃分為計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理四個(gè)階段。PTCA理論的特點(diǎn)是具有循環(huán)性和發(fā)展性。在展開人事檔案工作前，要先找準(zhǔn)定位，這樣才能制定出合理的管理計(jì)劃，做好工作的規(guī)劃。根據(jù)制定的計(jì)劃開展工作，還要統(tǒng)籌各個(gè)方面，以保證計(jì)劃能夠有效地實(shí)施。在對計(jì)劃實(shí)施情況進(jìn)行檢查之后，對以往工作中存在的問題進(jìn)行改進(jìn)能夠?yàn)楹竺娴墓ぷ魈峁┮粋€(gè)很好的借鑒。在工作問題的排查工作中，要對不足的地方加以改進(jìn)，制定出嚴(yán)密的計(jì)劃，提高計(jì)劃的質(zhì)量，可以有效地是工作進(jìn)展得到突破。把PDCA的方法應(yīng)用到醫(yī)院的人事檔案，管理工作中，可以明確越人事檔案的管理責(zé)任，把PDCA工具應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，可以提高管理的質(zhì)量以及水平，解決質(zhì)量低、效率低等問題，這些都給各大醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事檔案管理提供一個(gè)很好的支撐。

2 PDCA在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

在制定醫(yī)院人事檔案管理計(jì)劃的時(shí)候，需要遵循的原則是5W1H原則，這個(gè)原則就是要明確為何制定這樣的管理措施，管理措施的目標(biāo)要達(dá)到何種程度，這個(gè)管理措施應(yīng)用在何處，具體的管理措施由誰來負(fù)責(zé)，需要在什么時(shí)間段完成，完成的過程又是如何，這就是5W1H原則。在進(jìn)行具體編制的計(jì)劃之中，其中包含了多方面，比如原因、目的、地點(diǎn)、時(shí)間、負(fù)責(zé)人和方法措施。不過在解決具體問題之前，可以根據(jù)情況來進(jìn)行細(xì)致的展開，我想要查找到問題發(fā)生的主要原因，可以繪制魚骨圖。找出問題發(fā)生的原因可以根據(jù)這個(gè)原因。找出相應(yīng)的解決辦法。如果想要解決重視程度不足這個(gè)問題可以成立一個(gè)清理問題的小組來對這個(gè)問題進(jìn)行解決，組長可以由書記來擔(dān)任，副組長擔(dān)任分管領(lǐng)導(dǎo)。在解決管理層面的問題時(shí)，可以由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對管理層面進(jìn)行監(jiān)督，確保這些問題能夠盡快的解決。檔案管理人員也要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)他們在檔案知識方面的積累。有條件的還可以增加計(jì)算機(jī)或者檔案信息等先進(jìn)設(shè)備的投入。規(guī)劃好措施以及需要達(dá)到的目標(biāo)之后。還可以選定專門的負(fù)責(zé)人員對此進(jìn)行時(shí)間和程序的設(shè)計(jì)，以保證工作有序地進(jìn)行。

制定完計(jì)劃之后，就要開始執(zhí)行計(jì)劃。因此就必須要根據(jù)計(jì)劃成立一個(gè)專門的組織機(jī)構(gòu)來對這個(gè)計(jì)劃進(jìn)行負(fù)責(zé)。在明確制度的流程之后，就可以基本保證工作的有序展開。在人事檔案管理問題當(dāng)中，檔案管理部門主要的責(zé)任是對人事檔案管理問題進(jìn)行改進(jìn)，做到每一步都分工明確，安排專門的人對這個(gè)工作進(jìn)行統(tǒng)籌。同時(shí)也要對職工人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，以保證他們擁有足夠的知識量去勝任他們的工作。職工人員需要具備的素質(zhì)不僅僅是個(gè)人的責(zé)任。一時(shí)還要擁有較高的政治素質(zhì)的，而且都必須是中共黨員。職工人員還需要具備熟練的操作技能，以保證錄入的人員信息高效，準(zhǔn)確。除了要提高職工人員的個(gè)人素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)等方面的工作還要完成制度頂層設(shè)計(jì)。職工人員要根據(jù)流程來展開工作，把人員的信息能夠及時(shí)的錄入到系統(tǒng)之中，建立完善的歸檔制度。但是人事檔案信息比較復(fù)雜，需要對個(gè)人和組織提交上來的信息進(jìn)行核對和檢查，學(xué)籍材料、進(jìn)修材料都是個(gè)人需要提交的，而組織提交的材料一般都是考核材料、任免材料和工資材料等。根據(jù)制度，如果提交的材料在進(jìn)行檢查核對之后發(fā)現(xiàn)材料缺少以及格式不規(guī)范的問題都要進(jìn)行責(zé)任的追究，所以每一項(xiàng)都要嚴(yán)格地按照制度的要求來進(jìn)行工作。各項(xiàng)檔案管理制度要進(jìn)行完善，這樣才能使檔案材料的形成、收集和整理的每一步都按照工作規(guī)范來進(jìn)行。同時(shí)要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，這樣才能提高員工的工作積極性。為了使員工的質(zhì)量得到提高，就要定期的展開考核工作，將考核的結(jié)果與職工人員的績效掛鉤，有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制可以提高員工的工作積極性。

除了制定計(jì)劃，還要對計(jì)劃的展開進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)查，可以通過隨機(jī)對計(jì)劃的效果進(jìn)行抽查等方式，來確認(rèn)工作的情況，及時(shí)找出工作中存在格式不規(guī)范，信息不一致等問題，并針對這些問題做好記錄，找到問題的成因并展開分析。根據(jù)以往的人事檔案管理工作可以得出，在檢查過程當(dāng)中，許多問題的產(chǎn)生都是因?yàn)槁毠と藛T工作不認(rèn)真，或者對檔案知識的掌握程度不夠造成的。在工作的過程當(dāng)中，要對工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，不僅是從硬件上還是人工的培訓(xùn)上都要進(jìn)行一個(gè)多方面的審核，考察計(jì)劃落實(shí)的實(shí)際情況，對它相關(guān)的問題進(jìn)行信息的匯總，并寫成一份材料，并展開相應(yīng)的工作，督促人員端正對工作的態(tài)度。

3 結(jié)語

把PDCA應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理之中，你深入的分析人物檔案的管理機(jī)制存在的問題，根據(jù)存在的問題可以制定相關(guān)的管理計(jì)劃，在建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)后，可以提高和完善醫(yī)院人事檔案管理制度。PDCA可以有效地提高是醫(yī)院人事檔案管理制度能夠保證計(jì)劃順利進(jìn)行。審查計(jì)劃的落實(shí)情況，可以從中對醫(yī)院人事檔案管理開展一個(gè)科學(xué)的評測，利用現(xiàn)有的條件結(jié)合吸收到的經(jīng)驗(yàn)，對人事檔案管理進(jìn)行提高和改進(jìn)，可以為下一階段的工作提供一個(gè)很好的借鑒。