城市供水工程檔案管理工作問題和改善分析

歐 娟

（南縣自來水公司，湖南 益陽 413200）

隨著社會經(jīng)濟水平的提升和城市化建設速度的日益加快，各個類型的工程檔案也開始得以建立，其對我國的公共安全擁有著十分關(guān)鍵的影響。正是此種原因，導致各行各業(yè)人員對工程檔案的建設工作給予了高度的注重，更是讓工程檔案管理工作慢慢地發(fā)展起來，且在如今早已有了較大的規(guī)模。從某種程度上而言，工程檔案管理工作的推行能夠切實呈現(xiàn)出我國的綜合國力與實際發(fā)展水平，此項工作還能夠從宏觀角度對城市或者是經(jīng)濟發(fā)展方面的各種工作達成統(tǒng)籌。而從微觀角度來說，各個項目中存留的諸多細節(jié)性問題也能夠借助檔案來做好有效的調(diào)整，所以，工程檔案管理工作確實有著十分重要的開展意義。

1 城市供水工程檔案管理工作中存在的問題

1.1 嚴重缺乏良好的檔案管理意識

大部分供水項目內(nèi)部的管理人員和工作人員都并未對檔案管理工作給予高度注重，他們覺得檔案管理工作的開展并沒有太大的作用和意義，只會在表面上提交相應的檔案資源。除此之外，還有某部分建筑公司只注重竣工驗收工作結(jié)束以后的證書與施工圖紙，卻無視了工程檔案的存儲和保管。正是因為各個部門的管理人員沒有對檔案管理工作給予任何注重，就導致大部分檔案管理工作都無法獲得順利的落實，還仍舊處在落后的手工處理環(huán)節(jié)而沒有任何進步。他們都覺得檔案管理工作是一項非常簡單但卻并未具備任何技術(shù)含量的工作，檔案管理僅僅是一個養(yǎng)老的部門，這是他們內(nèi)心深處思想上的落后，還是檔案管理工作所處的真實狀況。

1.2 檔案整理工作困難程度較大

所有項目普遍存在的特點都是由不一樣工程施工工作所決定的。正是此種原因，就導致不一樣的部門一起組合成了各個獨立的工程。但是，因為如今我國并沒有制定出和檔案管理工作有關(guān)的要求與規(guī)定，就致使工程檔案在進行管理的時候，有著形式尤為混亂，內(nèi)部關(guān)系并未獲得有效的調(diào)理，無法劃分工程檔案價值，及其對應的困難程度不能獲得明確區(qū)分等等問題。就是這部分原因阻礙了工程檔案管理工作不能更加順利地開展下去，還對整個項目施工工作造成了嚴重的影響。

2 改善城市供水工程檔案管理工作的策略

2.1 加強組織領(lǐng)導，優(yōu)化制度體系

其一，優(yōu)化分管領(lǐng)導、各級職責、管理部門與工程施工工作及檔案管理部門這三個階層的城市供水項目檔案管理工作體系，其主要目的就是對各個部門、供水工程所應用的文件材料、檔案歸檔工作等等進行嚴格的管理，同時還需要讓供水項目內(nèi)部的檔案管理工作更加順利的落實下去。其二在開展檔案管理工作的時候，需要遵循著集中歸口管理的基本原則，建立起將檔案部門當做重點，各職能部門或者是承辦部門、各個工程的檔案管理人員為重要基礎的檔案管理體系，切實把城市供水項目所開展的檔案管理工作順利的融入到整個參建部門平時的管理工作環(huán)節(jié)中，讓其慢慢滲透在項目施工的全環(huán)節(jié)中，以此來確保從項目文件的制定到檔案管理各個流程的工作都可以獲得落實。其三，建立起一套涉及檔案管理章程、管理制度、工作標準的完善的城市供水項目檔案管理制度體系，徹底轉(zhuǎn)換原先檔案管理制度的應用方式和應用原則，真正摒棄以往片面的做法。對于所有制度的落實程度也需要進行嚴格的監(jiān)督和管理，如此就能夠慢慢形成完善的檔案監(jiān)管體系。

2.2 轉(zhuǎn)變觀念，加強檔案管理的意識

我國為了增強檔案管理工作所具有的重要性，就開始依次下達了一連串有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)。這當中“檔案法”的推行確實為檔案管理工作帶來了有力的法律依據(jù)。緊隨其后，各個省市也都將其當做自己開展工作的藍本，聯(lián)系本地特點設立了更加完善、詳細的地方性制度和法規(guī)。想要在我國有關(guān)制度或者是地方法規(guī)所提供的有力保障下，切實達成工程檔案管理工作的有法可依。這就需要承擔工程檔案管理工作的人員對自己老舊的思想進行轉(zhuǎn)換，同時對工程檔案管理工作本身的關(guān)鍵性和重要性有一個明確的認知，進而推動檔案管理工作更加順利的落實下去。除此之外，還需要主動對工程檔案管理工作進行嚴格的檢查，推動整個項目可以更加合理、規(guī)范甚至是正確的實施檔案管理工作。

2.3 主動創(chuàng)新，做好各種基礎工作

只有從不一樣的角度著手才可以真正完成好工程檔案管理的所有基礎性工作，比如：對工程檔案管理工作開展相應的處理，隨時注意在項目施工前準備時期對各種文件資源做好有效的保存，如果施工環(huán)節(jié)中產(chǎn)生了任何問題或者是變更情況，就需要更加認真的記錄和項目有關(guān)的資料變更內(nèi)容。同時提高工作人員所具備的責任感，除了要擁有詳盡具體的紙質(zhì)檔案，還需要對電子信息檔案、圖片圖像或者是視頻影像等等資源做好儲存和配置，特別是對于某部分十分隱秘的項目來說，管理人員就一定要建立特有的資料庫，如此一來才能夠更加便捷有效的尋找到施工資料或者是工程信息。

2.4 歸集歸檔，維護檔案的安全性

在第一時間獲取整個項目的文件資料，并將其做好總結(jié)和歸檔，就能夠為后續(xù)階段的工程檔案管理工作的開展鋪墊牢固的基礎，并且還可以為建立城市供水安全保障體系提供精準可靠的檔案信息服務。我國和有關(guān)產(chǎn)業(yè)所提出的規(guī)定，各個城市供水項目的參建部門一定要對整個項目的竣工檔案資料做好相應的收集和整理。但在具體的操作環(huán)節(jié)中，供水項目竣工檔案因為諸多方面的因素就導致其歸檔時間或者是歸檔文件存在著較多的問題，所以，供水工程內(nèi)部的管理人員就必須要做好歸集歸檔的工作，以此來保障檔案有著較高的安全性。

3 結(jié)束語

總而言之，盡管工程檔案管理工作從表面看來并沒有較高的重要性，但若是在工程檔案當中清楚記錄所有項目的實際步驟和開展流程，對于這當中出現(xiàn)的問題能夠及時解決，就可以確保整個項目有著良好的施工效果和檔案管理效果，推動檔案管理工作的進行更加合理化、規(guī)范化。