新形勢下事業單位檔案管理工作的創新與發展

江響世

（青島市即墨區人力資源和社會保障局，山東 青島 266200）

1 新形勢下事業單位檔案管理工作的現實意義

1.1 有利于傳承單位文化，發揮檔案資源的價值

檔案資源中詳細記載了單位改革過程、發展進程、各項工作成果等重要內容，是單位重要的信息資源。推動檔案管理工作創新與發展，努力實現檔案管理隊伍素質、依法治檔水平、檔案服務能力、檔案業務建設全面提升，能夠保管好、利用好檔案資源，為后期的檔案編研工作提供強有力支撐，傳承單位文化。除此之外，檔案資源作為一種信息憑證，在上級單位檢查以及本單位審計、財務、決策咨詢中具有重要的價值[1]。推動檔案管理工作創新與發展，完善檔案管理機制，逐步建立精細化、網絡化、規范化的檔案管理體系，能夠減少檔案丟失、損壞現象，全面發揮檔案價值。

1.2 有利于節約檔案管理成本，避免檔案管理工作邊緣化

現階段，部分事業單位管理者對檔案管理人員的重視程度不高。之所以存在這種現象，既有管理者自身思想觀念的原因，也有檔案管理部門管理實效不強等原因[2]。為此，必須要推動檔案管理工作創新與發展，形成現代化、精細化、科學化的檔案管理新格局，節約檔案管理成本。除此之外，為了更好地讓事業單位管理人員充分重視檔案管理工作，就必須要彰顯檔案管理成效。推動檔案管理工作創新與發展，將“死檔案”變為“活資料”“知識庫”“思想庫”，為管理人員決策提供相應的支持，可以避免檔案管理工作邊緣化。

2 新形勢下事業單位檔案管理工作的創新與發展

2.1 建立健全檔案管理制度，夯實檔案管理基礎

作為一項全局性、系統性、復雜性的工作，檔案管理各項工作內容并非割裂關系，而是具有緊密地聯系。為此，事業單位必須要建立健全檔案管理制度，打通檔案管理各個環節。一是要強化事前質量控制，從制度層面明確檔案資料收集工作的內容和要求。事業單位要明確檔案資料收集的范圍、歸檔部門，及時對相應的資料進行收集、整理。同時，要明確檔案形成部門的移交責任，確保形成部門的工作人員能夠及時將相應的檔案資料移交至檔案管理部門，真正實現資料齊全、應歸盡歸的管理目標，減少遺漏、丟失現象。二是要從制度層面明確檔案日常管理的內容[3]。一方面，要明確“檔案臺賬”機制，要求檔案管理人員建立相應的管理臺賬，并編制檔案管理目錄，便于后期集中檢索與查詢。另一方面，要明確不同種類檔案的保管期限、保管要求，及時清退、銷毀已經失效的檔案資源，避免檔案資源長時間堆積。三是要加強檔案庫房管理制度建設，明確檔案查詢、檢索、復制、查閱、轉出等內容，并將相關制度公布上墻，提升檔案管理工作的透明度。

2.2 加快檔案信息化建設，實現技術賦能目標

為有效節約檔案管理成本，事業單位要圍繞信息技術這一重點，實現技術與檔案管理的融合。一是要按照檔案行業規范《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62-2017）、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2017）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T62-2017）或者其他規范性文件的要求對現有的紙質檔案、錄音錄像檔案進行信息化處理，確保信息化工作的規范性。二是要深化對大數據技術、云存儲技術的應用。一方面，要依托于大數據技術，建立檔案資源深度檢索模型，實現對檔案資料的數字化檢索、深度字節檢索。另一方面，要依托云儲存技術進行自動存儲與備份，有效保障檔案資源的完整性，實現長久保存的目標。

2.3 建立檔案數據庫，實現信息化向數字化轉型

一是要按照檔案的類別，明確檔案數據庫的種類，確保數據庫建設具有整體性。通常而言，可以將檔案資源劃分為人事、財務審計、文書等類別。二是要明確檔案數字著錄的相關規則，確定檔案資源的交換格式、檔案屬性、檔案目錄基本結構、檔案錄入明細等內容。三是要標引、著錄的信息錄入到數據庫中，實現數據長時間保存。同時，對于后期形成的電子文件資料，則可以直接錄入到對應的數據庫檔案中。四是要依托檔案數據庫開展檔案編研工作，切實將數據庫打造成“知識庫”和“智庫”，實現開發利用工作的轉型升級。

3 結束語

隨著檔案事業不斷發展以及檔案管理理論不斷創新，檔案管理工作改革進程繼續加快。在這種背景下，事業單位只有將檔案管理作為長期性、全局性、基礎性的工作來抓，才能真正確保檔案資源齊全、規范、完整、安全、有效、真實。具體而言，一是要建立健全檔案管理制度，夯實檔案管理基礎；二是要加快檔案信息化建設，實現技術賦能目標；三是要建立檔案數據庫，實現信息化向數字化轉型。除此之外，檔案管理人員自身也要加強學習，以銳意進取、創新發展、責任高效的態度對待檔案管理工作。