事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策初探

杜欽成

（曹縣文化中心，山東 菏澤 274400）

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1）檔案管理制度不健全。完善的檔案管理制度，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展能夠起到保障作用，在現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制下，許多事業(yè)單位并沒(méi)有健全檔案管理制度，這就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏制度依據(jù)。從檔案管理監(jiān)督機(jī)制的角度來(lái)看，目前事業(yè)單位檔案管理在日常事務(wù)中已經(jīng)具備相對(duì)規(guī)范的管理流程，但是在監(jiān)督方面缺乏有效性，許多單位并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作提出明確的監(jiān)督方法，主要依靠管理人員的自律性，這就導(dǎo)致檔案管理工作存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，此外，在缺乏有效監(jiān)督機(jī)制的情況下，檔案管理人員的工作規(guī)范性同樣容易受到影響。從檔案管理開(kāi)發(fā)工作的角度來(lái)看，現(xiàn)有的檔案管理制度并沒(méi)有完全覆蓋檔案管理的各個(gè)領(lǐng)域，檔案收集、整理、復(fù)制、轉(zhuǎn)移等基礎(chǔ)工作能夠落實(shí)，但是工作流程和工作形式缺乏深度，沒(méi)有完全發(fā)揮檔案的重要價(jià)值，最終導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作成為一項(xiàng)簡(jiǎn)單的任務(wù)，對(duì)事業(yè)單位的工作效率提升幫助不大。

2）檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理。高素質(zhì)人才是事業(yè)單位檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，目前許多事業(yè)單位缺乏檔案管理方面的人才，管理人員結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題普遍存在。從人才引入的角度來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)高素質(zhì)人才缺乏吸引力，優(yōu)秀的應(yīng)屆畢業(yè)生通常選擇到大城市發(fā)展，并且投身于計(jì)算機(jī)等領(lǐng)域，按管理工作對(duì)優(yōu)秀畢業(yè)生的吸引力不足。從人才培養(yǎng)的角度來(lái)看，目前事業(yè)單位檔案管理崗位的培訓(xùn)效果相對(duì)有限，一方面缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)資源，另一方面，檔案管理工作人員的積極性也明顯不足。以上兩點(diǎn)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理，工作人員結(jié)構(gòu)不合理，基層工作者能夠完成基礎(chǔ)的工作，但是復(fù)合型人才的引入和培養(yǎng)明顯不足。

3）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量提升的重要保障，但是目前許多事業(yè)單位本身對(duì)檔案管理工作缺乏重視，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和投入方面相對(duì)有限，這對(duì)檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了很大的影響。基礎(chǔ)設(shè)施落后的原因在于事業(yè)單位檔案管理建設(shè)方面的資金來(lái)源單一，在資金投入方面存在明顯的不足。從某種程度上來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理建立于強(qiáng)大的電子基礎(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備，在缺乏資金投入的情況下，檔案管理相關(guān)部門(mén)在基礎(chǔ)設(shè)施采購(gòu)方面缺乏資金，造價(jià)昂貴的基礎(chǔ)設(shè)施，需要花費(fèi)大量的金錢(qián)，許多事業(yè)單位在當(dāng)管理方面不愿意投入過(guò)多的資金。除了硬件設(shè)施之外，檔案管理所需要的軟件和相關(guān)的配套同樣需要落實(shí)，但是在缺乏預(yù)算的情況下，基礎(chǔ)設(shè)施的配置難以落到實(shí)處。

4）檔案資源利用率較低。檔案資源利用率較低的問(wèn)題仍然無(wú)法得到解決，檔案資源的代替品不斷增多，一些紙質(zhì)類(lèi)型的檔案，并沒(méi)有得到有效地保護(hù)與管理。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案的比重最大，整理起來(lái)十分復(fù)雜，并且查閱難度也較高，這在一定程度上提高了檔案查閱的門(mén)檻。此外在運(yùn)用短按開(kāi)展工作時(shí)，檔案的需求人員需要將檔案提取帶走，此時(shí)，檔案只能提供一對(duì)一的服務(wù)，一定程度上影響到檔案的資源利用效率。還有許多事業(yè)單位檔案工作中沒(méi)有做好編目工作，在提取和查閱檔案的過(guò)程中缺乏快速檢索的方法，極大地耗費(fèi)的人力和物力，檔案資源的利用率相對(duì)較低。

2 事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題的有效對(duì)策

1）健全檔案管理制度。事業(yè)單位檔案管理工作必須做到服務(wù)于公民，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身服務(wù)理念，不斷對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。從檔案管理監(jiān)督機(jī)制的角度來(lái)看事業(yè)單位檔案管理，應(yīng)當(dāng)建立完善的監(jiān)督機(jī)制，一方面對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)察，同時(shí)也應(yīng)廣泛引入社會(huì)力量，吸引公民參與輿論監(jiān)督，讓人民群眾能夠起到監(jiān)督作用，對(duì)部分能夠公開(kāi)的檔案進(jìn)行宣傳，讓民眾能夠?qū)n案管理工作的開(kāi)展建言獻(xiàn)策。從內(nèi)部監(jiān)督的角度來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)同樣需要做好自我監(jiān)督，在內(nèi)部形成完善的考評(píng)機(jī)制，對(duì)管理人員的工作質(zhì)量提出更高要求。

2）打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍。人才隊(duì)伍建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的保障，為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理方面的人才引入和培養(yǎng)，對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理優(yōu)化。從人才招聘的角度來(lái)看，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理工作，通過(guò)優(yōu)厚的薪資待遇以及良好的福利條件，吸引優(yōu)秀人才融入檔案管理隊(duì)伍，既要考察應(yīng)聘者的學(xué)歷和工作經(jīng)驗(yàn)，也要對(duì)信息化管理能力以及工作思想進(jìn)行相應(yīng)的考核。從人才培養(yǎng)的角度來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立完善的人才培養(yǎng)方案，根據(jù)檔案管理的工作需求，制定明確的培訓(xùn)計(jì)劃，在計(jì)劃中明確培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式，為人才檔案管理能力的提升奠定基礎(chǔ)。此外，檔案管理部門(mén)需要具備完善的晉升機(jī)制，確保檔案管理人才能夠擁有廣闊的發(fā)展空間。

3）加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。充足的資金來(lái)源是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要前提。為此檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)從多種渠道增加信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，從多個(gè)角度籌集資金。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極與財(cái)政部門(mén)進(jìn)行協(xié)商，獲取政府單位的財(cái)政補(bǔ)助，成立相關(guān)的專(zhuān)項(xiàng)基金，推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效發(fā)展。除了政府單位的投入外，事業(yè)單位還應(yīng)動(dòng)員社會(huì)各界的力量，鼓勵(lì)企業(yè)在信息化建設(shè)方面貢獻(xiàn)力量。在具備一定資金支持的情況下，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)從硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件資源開(kāi)發(fā)兩個(gè)角度著手，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)條件進(jìn)行完善。

4）切實(shí)提高檔案資源利用率。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇，在提高檔案資源利用率的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)必須重視信息化建設(shè)，用電子檔案逐漸代替紙質(zhì)檔案，一方面節(jié)約檔案管理的資源成本，同時(shí)也能夠提高檔案資源的利用率。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)提高自身信息化管理能力，能夠充分意識(shí)到檔案資源開(kāi)發(fā)的重要性，并且做好相關(guān)的編目工作，確保使用者能夠快速進(jìn)行檢索并且高效的利用資源。電子檔案能夠極大地解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源利用的弊端，同一份電子檔案能夠同時(shí)供多名使用者使用，而不需要經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的等待。此外，當(dāng)管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，在使用者提出相關(guān)的檔案資源需求后，應(yīng)當(dāng)快速提供對(duì)應(yīng)的服務(wù)，減少服務(wù)環(huán)節(jié)對(duì)效率的影響。

3 總結(jié)

綜上所述，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作是服務(wù)人民的重要要求，在推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作改革的進(jìn)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變工作理念，推動(dòng)信息化檔案管理的建設(shè)，對(duì)人才隊(duì)伍的建立和培養(yǎng)提出新的要求，通過(guò)高質(zhì)量的服務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。