關于新形勢下事業單位文書檔案管理工作的初淺思考

田曉巍

（通榆縣十花道鄉綜合服務中心，吉林 白城 137200）

我國已經進入信息化時代，事業單位的文書檔案工作應順應信息化發展的大趨勢，與信息技術深度融合，不斷提升檔案管理工作的效能和服務水平。實踐證明，信息技術能有效促進文書檔案管理工作高效規范發展。目前，一些事業單位的檔案管理工作仍停留在傳統的發展階段，文書管理模式落后，與時代脫軌，管理觀念缺乏創新等問題，為此應積極探索新形勢下文書檔案管理工作措施，持續穩步推進文書檔案管理工作。

1 文書檔案管理工作的重要地位

事業單位是社會服務的重要力量，事業單位規范有序發展，直接關系我國社會的發展和人們生活質量的提升。文書檔案管理工作是保障事業單位健康發展的關鍵環節。事業單位的檔案全面記錄和反映了事業單位各項社會活動內容和運行狀況，是寶貴的信息資料。新形勢下，事業單位應順應發展趨勢，把握時代脈搏，積極應用大數據，計算機網絡等新興技術，利用文書檔案資料，深入挖掘其中潛在信息價值，為事業單位的發展提供指導，有助于事業單位科學決策。此外，文書檔案還是有效的法律憑證，能為相關監管部門提供法律方面的支持。因此，做好文書檔案管理工作，能推動事業單位健康可持續發展[1]。具體說來，主要聚焦于以下方面。

1）有助于國家檔案體系的不斷完善。事業單位是我國社會經濟發展的重要組成形式，對我國社會發展有重要影響，而事業單位發展歷程中，會形成數量較多的文書檔案資料，可以從中總結經驗，為后續的發展提供較大參考價值。因此，應重視保存和管理工作，進而保證歷史材料的真實性和全面性，有效推動事業發展，從而達到完善單位內部檔案庫的目的。

2）可以最大程度發揮法律憑證效力。若事業單位的文書檔案資料較全，則事業單位創建、變更、注銷等不同狀況，均可在文書檔案資料有跡可循，而且在保證內容廣泛的同時，還會體現內容的細致性。除此之外，文書檔案信息還可以方便管理監督機構工作的開展，判斷事業單位是否存在違規違紀等問題，若真出現違法亂紀的亂象，則文書檔案資料也可作為強有力的法律憑證，法律效力不言而喻。

3）方便社會工作的信息檢索。我國經濟體制是社會主義市場經濟體制，社會經濟水平的上升，與市場經濟體制的完善，兩者之間是互為表里的。而事業單位是我國市場經濟發展力量中的重要一環，一舉一動都會對社會經濟活動產生較大影響。文書檔案是記錄事業單位部門等不同方面信息的載體，如果能重視文書檔案信息的價值，并合理利用檔案資料，則可以推動事業單位可持續發展，同時，如果社會工作需要事業單位檢索信息，還可以基于文書檔案，提供相關服務。

2 新時代下文書檔案管理工作面臨的挑戰

1）缺乏創新的管理觀念。思想是行動的先導。文書檔案的管理階層先進的科學決策，創新的管理模式，是推動文書檔案管理工作高效，規范發展的關鍵。但是聚焦于當前工作現狀，一些事業單位的領導思想不能跟上時代的步伐，對文書檔案管理工作缺乏足夠重視，沒有和時代發展要求相結合，有的放矢改善管理模式和管理體制，簡單地把文書檔案管理工作認為就是對文書的歸檔保存，未意識到其重要的信息價值。同時，檔案管理的工作人員，缺乏主動學習的積極性和熱情，對檔案管理工作敷衍了事，未意識其工作的重要性，管理觀念的落后嚴重制約文書檔案管理工作的高質量落實[2]。

2）專業人才的匱乏。擁有一支專業化的人才隊伍是新形勢下推動文書檔案管理工作有序、高效進行的根本。但是，現階段一些事業單位文書檔案管理人員缺乏，人才后續補充不足，尤其是相關專業的技術人才更是匱乏。工作人員相對年齡大，對于新興技術計算機技術方面不懂，加之人才培養和引進力度不夠，新形勢下，推進事業單位文書檔案信息化管理將無法談起，成為制約新時期文書檔案工作管理的瓶頸。

3）管理機制和體制不完善。系統完善的管理制度是有效落實檔案管理工作的關鍵。目前，一些事業單位對文書檔案管理工作缺乏行之效的管理制度，評價考核體系和監督管理機制的不完善。同時領導的管理理念落后，跟不上時代發展趨勢，進行文書檔案管理的創新乏力，順應新形勢發展信息化管理進展不順。

3 順應新形勢，提升檔案管理水平的措施

1）緊抓創新管理，優化管理模式。茍日新，日日新，又日新。創新是促進民族進步的不竭動力。事業單位要緊緊抓住全面深化改革的大趨勢，對事業單位檔案管理方式不斷改進，優化。把現有的管理模式，去其糟粕，取其精華，保留行之有效管理模式，淘汰落后不合時宜的模式，同時借鑒其他地區先進的管理模式，因地制宜整改出一套適用本單位檔案管理模式，并持續穩步推行下去。事業單位所有工作人員，從上而下，強化創新意識，把創新精神應用到本職工作中，不斷提升管理工作水平[3]。

2）緊抓信息技術，提高管理人員素質。科學技術是第一生產力，是推動社會進步，人民生活水平提高的根本。隨著計算機網絡技術的發展，信息技術在各行業發展中起著不可替代的作用。事業單位文書檔案管理工作應順應社會發展形勢，把信息技術應用到事業單位的文書管理工作，加快文書檔案管理信息化建設。首先，配備先進的辦公自動化設備，做好應用信息技術管理檔案工作的硬件支持。其次，強化人才隊伍建設，提升檔案管理人員的信息化素養。通過加強信息技術培訓并設立定期考核制度，提升檔案管理人員利用信息技術管理檔案的能力。最后，把以人為本的理念貫徹到人員管理中，優化員工的工作環境；拓寬職工晉升渠道，完善員工福利待遇，借以激發員工的工作熱情[4]。

3）完善管理制度。仁圣之本，在乎制度而已。事業單位文書檔案管理工作效率低下，規范性差，多半由于缺乏完善管理制度。實踐證明，建立一套系統完善的管理制度，能有效促進文書檔案管理工作高效，有序進行。目前，我國的事業單位的文書檔案管理工作仍延續應用傳統的管理制度，紙質載體文書檔案數量多，占用空間大，給儲存和提取利用帶來不便[5]。管理人員工作強度大但效率不高。為此，事業單位要因地制宜，制定一套現代化管理制度，加快文書檔案管理信息化進程。

4 結束語

搭上信息時代發展的快車，順應當前發展形勢，摸清發展脈絡，掌握好發展方向。事業單位文書檔案管理工作不斷進行探索，創新管理模式，完善管理制度，強化信息化建設，構建專業人才隊伍，事業單位的文書檔案管理工作定能步入嶄新階段。