事業單位檔案管理及服務效率提升對策

張 靜

（山東省濟寧市任城區檔案館，山東 濟寧 272100）

檔案管理工作對于事業單位而言是非常重要的，檔案管理工作能夠幫助企業單位實現對信息的收集和管理，更好地進行項目的決策，是企事業單位發展過程的重要保證。但是當前我國部分企業事業單位的檔案管理工作還存在著一些問題，因此，有必要對我國事業單位檔案管理及服務效率的優化措施進行詳細的分析，從而提升事業單位檔案管理工作的質量，更好地完成事業單位的檔案管理工作。

1 事業單位檔案管理工作現狀

1.1 事業單位檔案管理工作的重要性

事業單位是國家設置的帶有社會公益目的的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。檔案管理是事業單位管理中的重要組成部分，事業單位檔案管理工作是一項專業、復雜和機密性的工作，事業單位的檔案中包含了事業單位發展過往的歷史資料、文件和重要決策等內容，事業單位的檔案管理工作在一定程度上能夠指導相關管理人員的決策，為事業單位的發展指引方向[1]。另外事業單位本身隸屬于國家單位，因此事業單位的檔案管理工作同樣也是國家檔案的重要組成部分，檔案管理中收錄了完整的事業單位發展資料和項目信息數據，保證信息資料的真實性和客觀性，這些文件資料和信息數據是具有法律效益的，為事業單位的安全性做出了保障。

1.2 事業單位檔案管理工作中存在的問題

1）管理制度不夠完善。事業單位的檔案文件大多存放在事業單位的檔案室中，檔案管理工作普遍比較落后。在具體工作中單位管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，很少會設置專門的工作人員對文件的存放進行管理，這就導致了檔案管理相關工作缺乏完整的管理制度，各工作部門人員進行檔案存放缺少記錄，在接下來的文件檔案查找上造成了很大的困難，影響了整體的檔案管理工作效率。檔案管理制度不夠完善，從而降低了事業單位的整體工作效率。雖然在社會發展過程中，相關部門逐漸完善了相關的企事業單位檔案管理的工作形式，但是在具體應用中部分事業單位并沒有充分結合單位的實際情況針對檔案管理工作制定適合單位的檔案管理制度，沒有形成完整的事業單位檔案管理工作體系，從而降低了事業單位檔案管理工作的效率。

2）工作人員綜合素質低。當前我國的大部分事業單位普遍存在著對檔案管理工作重視程度不夠的現象，導致事業單位的檔案管理工作缺少相關的規章制度。在實際工作中存在著工作人員的能力水平參差不齊，在工作過程中缺少責任意識，對檔案管理工作不夠重視，工作態度散漫，使得檔案文件的管理工作混亂，缺少精準的存放記錄，或者工作內容流于表面，不夠細致，導致文件檔案的破壞或丟失，對事業單位造成一定程度上的損失。資料和檔案對于事業單位的發展是非常重要的，無論是合同資料還是檔案文件，任何一部分受到損壞都會為事業單位帶來不小的損失。所以在事業單位檔案管理工作中，工作人員對檔案文件要足夠的重視，深刻了解工作對事業單位發展運行的重要程度。

3）檔案管理工作模式缺乏創新，檔案管理工作方式落后。檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分，對事業單位的長遠發展有著重要的決策作用，但是當前我國大部分事業單位在發展過程中，還存在著檔案管理工作缺乏創新，工作方式落后的問題。隨著社會經濟的進步，科技水平的提升，信息技術逐漸應用到了社會各個行業中，事業單位要想切實地提升內部檔案管理的工作水平和服務效率就需要不斷提升單位的相關工作人員的技術水平，優化工作模式。但是當前我國事業單位的檔案管理工作中，相關工作人員存在著年齡較高，思維方式比較落后的問題，固守傳統的檔案管理工作方式，缺乏對工作的創新意識，相關管理部門缺少對檔案管理工作人員的培訓，導致現代化工作模式無法應用到事業單位的檔案管理工作中。另外事業單位對先進檔案管理工作設備的投入力度不夠，導致檔案管理工作的開展困難，不能夠更好地為事業單位提供良好的檔案管理服務工作。

2 事業單位檔案管理及服務效率的優化政策

2.1 加強對事業單位檔案管理工作的規范化建設

要想切實地提升事業單位的檔案管理水平，首先要加強對事業單位檔案管理工作的規范化建設。檔案管理工作規章制度的設立能夠從根本上提升事業單位檔案管理工作的整體水平。在事業單位的檔案管理工作中，事業單位相關管理人員要充分結合單位發展的實際情況制定系統健全的檔案管理工作條例和制度，保證檔案管理工作人員在檔案管理工作中明確自身的工作內容，將責任落實到工作人員個人身上，設立檔案管理的相關獎懲措施，調動事業單位檔案管理工作人員的工作積極性，確保事業單位檔案管理工作人員能夠嚴格遵照相關的規章制度來進行事業單位檔案管理的工作，從而保證檔案管理的工作規范性。

2.2 提高事業單位檔案管理工作人員的綜合素質

在事業單位檔案管理工作中，不僅要加強對事業單位檔案管理工作的制度建設，還要全面提升事業單位管理人員的綜合素質水平。事業單位應當不斷引進檔案管理相關的專業技術型人才，加強相關工作人員的技術培訓，提升工作人員的綜合素質。管理部門要加強對事業單位中檔案管理工作的重視程度，增強檔案管理工作人員的責任意識，管理部門要定期對事業單位中檔案管理部門進行專業技能抽查，保證檔案管理工作人員在實際工作中的操作規范性，實現事業單位檔案管理工作整體水平的全面提升。

2.3 建立健全的事業單位檔案管理和服務體系

事業單位的檔案管理工作對于事業單位的健康發展有著重要的意義，檔案服務工作包含了對事業單位檔案文件的收集歸檔、信息查詢、文件檢索和檔案使用等多個內容，這些內容是非常復雜且繁瑣的，但是這些工作內容能夠大大提升檔案管理工作的整體質量，但是同時也對事業單位的檔案管理人員提出了全新的要求[2]。為了更好地提升事業單位檔案管理工作的整體水平和服務效率，相關單位應當結合實際發展情況建立一套健全的事業單位檔案管理和服務體系，從而保證事業單位的檔案管理和服務工作的順利開展。另外還要在事業單位中引進先進的檔案管理相關工作設備和技術，利用先進的計算機設備對事業單位中的文件檔案進行統一的管理，對檔案文件進行統一編號，并錄入到計算機系統中，建立合理的計算機檢索模式，實現事業單位檔案管理的信息化，全面提升事業單位檔案管理及服務的效率。

3 結論

總之，信息化技術已經逐漸應用到我國各行業中，我國的事業單位檔案管理工作應當充分利用先進的信息技術，加強對事業單位檔案管理工作模式的創新，建立健全的事業單位檔案管理和服務體系，不斷提高事業單位檔案管理工作人員的綜合素質，保證工作的規范性，從而提升我國事業單位檔案管理及服務的整體工作水平，為人民群眾提供更優質的社會服務。