推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化措施研究

李 葉

（法庫縣產業轉型升級促進中心，遼寧 沈陽 110400）

機關事業單位是由政府領導，為促進社會和諧發展，服務于社會而建立的機構，在日常工作當中，檔案管理起著關鍵作用，檔案管理見證著機關事業單位一路以來的發展狀況，同時能夠為未來的進一步改革創新提供有效依據，促進機關事業單位得以長效發展，因此推動機關事業單位檔案管理向著規范化標準化方向邁進，對于促進機關單位的發展意義重大。

1 機關事業單位檔案管理工作的現狀

1.1 制度不完善

在檔案管理工作當中，科學的管理制度，對于提高管理效率具有重要意義和作用，然而在目前許多機關事業單位，在檔案管理方面缺乏完善的管理制度，各部門缺乏聯合，使得檔案管理較為分散，很難對機關事業單位內的檔案進行有效整合，使得檔案的利用率不高，難以發揮檔案管理的應有價值，不利于促進機關事業單位進一步發展[1]。

1.2 現代技術應用不到位

隨著時代的進步，信息技術在檔案管理當中的應用，使得檔案管理效率得到顯著提升，然而在許多機關事業單位當中，因著缺乏現代化先進技術的應用，使得檔案管理效率和質量難以與時俱進，不利于機關事業單位的檔案管理工作。雖然許多單位已經逐漸運用先進的信息技術，開展檔案管理工作，通過電子檔案取代原有的紙質檔案，極大地提高了檔案管理效率和質量，然而，因著技術水平較弱，很容易出現被病毒入侵，導致檔案損壞或丟失的問題，給檔案管理的安全性帶來了嚴重影響。

1.3 人員素質仍需提升

檔案管理工作人員在檔案管理當中起著至關重要的作用，因此其素質高低直接決定著檔案管理的整體質量。如果想推動檔案管理工作規范化以及標準化，需要不斷提升相關管理人員的專業素質以及技能，同時，需要不斷完善相關人員的道德水平，才能夠使機關事業單位的檔案管理工作效率和質量得到有效提升。

然而，在目前機關事業單位當中，檔案管理人員的專業水平普遍偏低，經過調查分析發現，許多管理人員對本職工作不夠重視，缺乏應有的工作態度，責任意識較為薄弱，使得檔案管理工作效率難以提升。除此之外，相關領導部門，在選擇檔案管理人員的過程中，也缺乏重視，導致聘用的管理人員水平較低，缺乏科學的管理經驗，在管理專業技能培訓方面也存在嚴重不足的問題，這就導致工作檔案管理工作人員難以勝任本職工作，給整體的工作效率帶來了嚴重的影響。

2 機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的策略分析

2.1 優化管理模式

隨著時代的發展，機關事業單位每天所需要處理的數據也不斷增多，給檔案管理工作人員帶來了巨大的壓力，為了能夠有效解決這一問題，提高檔案管理效率，需要不斷優化檔案管理模式。隨著信息時代的到來，在檔案管理工作當中，應當充分利用先進的信息技術，構建信息化檔案管理模式。應用大數據技術，建立檔案綜合管理平臺，能夠有效提高數據的收集、分析、處理效率和質量，經過云計算等技術的科學分析以及整理，能夠提取有效數據，為機關事業單位的進一步發展提供指導依據，進而使檔案管理效率和質量得到有效提升，并能夠充分發揮檔案管理在企事業單位發展過程當中的價值所在[2]。

為此，也要充分引進相關的技術人才，構建信息化的檔案管理平臺，在信息平臺維護的過程中，也要加大力度，進而有效保障檔案管理的安全性。例如，可以安裝病毒查殺軟件定期掃描、查殺，并做好檔案備份，進而有效避免病毒的侵入，而使檔案出現損壞的問題，使檔案管理更加規范化、標準化，進而使檔案管理水平得到有效提升。

2.2 落實責任制度

檔案管理工作較為細膩，對管理人員的責任心要求較高，同時也需要相關檔案管理人員具備一定的職業素質，如此才能夠擔當好檔案管理工作，為了提高檔案管理效率，在檔案管理工作當中要建立相應的責任制度，將檔案管理的具體職責落實到具體人員方面，一旦檔案管理出現問題，要追究相關人員的責任。通過責任制的建立，能夠有效提高工作人員的工作積極性，使其重視自己的本職工作，在人員更替的過程中，做好檔案管理交接工作，避免因為職位更換，而使檔案管理出現差錯。

即便崗位發生變動，也需要對檔案管理中出現的安全問題，承擔相應責任，一旦出現問題，同樣需要追究相關人員責任，通過如此制度的建立，能夠使管理工作人員在工作中更加嚴謹認真，充分意識到檔案管理規范化標準化的重要意義，進而使其責任意識得到有效增強，提高機關事業單位的檔案管理質量。

2.3 優化管理理念和手段

隨著時代的進步，傳統的檔案管理理念已經不能適應新時代的發展，因此要不斷優化檔案管理人員的管理理念，結合現代化先進的信息技術，使其學會運用先進的信息化手段開展檔案管理工作，進而使檔案管理效率得到有效提升。機關事業單位，需要對相關人員進行現代化管理理念的培訓工作，使其理念得到更新和變化，并學會利用先進的信息技術開展日常工作，進而推動檔案管理更加規范化標準化。

在具體工作過程中，相關人員要利用數字化技術，將原有的紙質檔案轉變為電子檔案進行存儲，通過信息化管理平臺，對檔案進行科學有效的管理，并要注重檔案的安全性，定期病毒查殺，并設置防火墻，避免惡意攻擊，而造成信息泄漏，保證檔案安全，促進機關事業單位檔案管理向著規范化標準化方向不斷邁進。

2.4 加強檔案整合工作

為了使檔案管理的質量得到有效保障，在日常工作中能夠便于查找以及搜索，管理人員需要對檔案進行科學合理的整合，針對不同的檔案進行分類處理，按照相應的類別對檔案進行編碼操作，也可以通過先進的信息技術手段，使檢索更加方便，通過關鍵字搜索能夠快速提取并查閱相關檔案內容，提高檔案利用效率，進而促進檔案管理更加規范化標準化，使機關事業單位的工作效率得到有效提升[3]。

3 結束語

總而言之，檔案管理在機關事業單位中發揮著重要作用，對提高機關單位工作效率意義重大，因此，需要不斷優化完善檔案管理模式，使檔案管理向著規范化標準化方向發展，使其價值得以充分體現，進而促進機關事業單位得以持續穩定發展。