建設單位中工程管理相關部門歸檔工作的常見問題及解決建議

黃春柳

（南寧縱橫時代建設投資有限公司，廣西 南寧 530000）

1 常見問題

1）很多建設單位覺得行業規范里已經有《建設項目檔案管理規范》（DAT/28-2018），只要據此執行即可，但實際上，具體實施起來的細則還是需要各單位結合工作實際自行撰寫。到了部門層面，更是疏于制定本部門的檔案管理制度和歸檔要求。

2）文件材料收集不全。一是只重視主體工程竣工檔案的歸檔，忽略了監理文件及附屬工程的歸檔工作。通常只有負責主體建設的施工單位會向建設單位交來竣工檔案。二是電子文件未能得到相應的歸檔。在當代的辦公環境里，越來越多的工作環節開始實施“無紙化辦公”，在互聯網進行申報、公示。但是，工程管理相關部門的工作人員往往對這些電子文件缺乏應有的歸檔意識。三是工程管理相關部門往往只重視結果性文件的收集，忽視了與對應的過程性文件的組件。他們通常將政府的批復、會議紀要等文件單獨組件，把本該一起組件的本單位對應的發文直接忽略掉了。

3）已辦結的文件不及時歸檔，與正在辦理的文件混放，容易造成文件的混淆或遺失。而且直接放在辦公桌上，缺少相應的防潮、防火、防蟲等保障措施，不利于文件的長期保管。辦公室內人員往來較雜，如果文件不進行封閉存放，容易造成文件泄密。

4）在很多單位里，檔案工作崗往往是一個過渡性的職位，人員流動大，而且很多人并未掌握檔案工作的相關規范就直接上崗。由于缺乏檔案工作規范化的意識，容易導致工作出錯。

2 形成原因

1）工程管理相關部門的工作人員對項目檔案的定義認識不到位，僅停留在檔案的憑證作用。他們不會意識到，復文和發文一起組件，才能體現工作流程的閉合；簽字、蓋章完備的文件，也是這份文件真實性、合法性的證明。對于檔案管理部門提出的歸檔要求，工程管理相關部門的工作人員往往只會覺得是多此一舉，把簡單的工作復雜化。

2）由于工程管理相關部門的工作人員不知道自己在檔案工作中應當履行的責任和義務，認為項目檔案工作就是保管工作，不知道項目檔案的工作包括了哪些內容，對應當歸檔的文件范圍認識不全面，將項目檔案的工作責任完全推給檔案管理機構。導致項目檔案的規范化管理工作難以得到開展和落實：

（1）在制度建設上，工程管理相關部門缺乏對文件交接工作的監督機制，一是缺少本部門的收發文的臺賬，二是在人員流動的過程中，往往不會對文件材料進行交接，因為這項工作繁瑣且耗時，如果平時沒有相關的臺賬，在工作調整甚至離職的時候，更不可能對現有文件進行整理。尤其在離職后發現文件遺失，也不用承擔相關責任。

（2）工程管理相關部門的工作人員為了自己取用文件方便，一般不會把辦結的文件及時按照預立卷的標準進行歸檔。一是不了解歸檔范圍和歸檔要求，二是覺得文件移交到檔案管理機構后，想要再次利用就要走借出申請手續，增加了自己的工作量和等待的時間。但是長期的無序存放，又很容易導致文件的錯放甚至遺失，影響到項目檔案的完整性、系統性。

3）能參加檔案行政管理部門培訓的人員一般都是檔案管理機構的員工，而直接負責第一手整理工作的部門檔案員往往不能參加培訓。

4）國家檔案局檔案干部教育中心的建設項目檔案培訓班一年只開兩三次，而且要脫崗去外地學習一周，對于建設單位來說，培訓成本高昂。培訓班的課程里缺乏實際操作的環節，尤其對于剛入行的新人來說，培訓只是教了抽象的理論，工作如何具體的起步依然無從下手。且由于檔案帶有涉密性質，雖然有一些單位的項目檔案工作做得很規范，但礙于保密要求，也不方便開放同行觀摩學習。

3 解決建議

1）完善檔案工作人員的培訓體系。建設單位的檔案工作人員，他們業務水平的高低直接影響到檔案工作的完成度。因此，建設單位應當輪流安排各部門的檔案員都參加檔案行政管理部門組織的業務培訓。

檔案行政管理部門可以考慮互聯網授課或者定期舉行面向社會的建設項目檔案管理工作培訓班。目前互聯網已相當普及，各級檔案行政管理部門可以考慮通過網絡授課、考試的方式進行培訓，考試合格的學員，寄發合格證書。培訓班的課程應包含相關法規解讀和技能培訓，并安排模擬操作的環節，通過實踐加深學員對課程的理解。

2）建設單位應細化檔案工作管理。

（1）建設單位應當根據行業標準和本地檔案行政管理部門的相關要求，建立起本單位的歸檔制度、歸檔文件質量要求及整理實施細則，將本單位的檔案工作統一標準，使工作的每個步驟都有章可循。

（2）工程管理相關部門應當建立起本部門的檔案工作機制。由于每個部門履行的職責不一樣，形成文件的規律和形式也各不相同，因此，各工程管理相關部門應該建立本部門的文件材料收集范圍和檔案工作機制，并通過書面的形式將工作明細化，避免人員調動引起的工作銜接不暢。部門工作人員應定時鑒定手上持有的文件，及時歸檔。部門檔案員要做好部門內部收發文的登記工作，記錄文件基本信息，注明文件的流向，方便工作進行追溯。每隔一定時間，檔案管理機構可以對照收發文的臺賬，對工程管理相關部門的文件歸檔率進行監督，也可以據此臺賬對部門現存文件進行鑒定，把沒有保管價值的文件進行清理銷毀，減輕保管空間壓力。

（3）實行檔案工作崗位定期交流制度。可以將檔案管理機構的工作人員短期調到工程管理相關部門，了解該部門日常會收到哪些來文，又會形成哪些文件，以及這些文件從辦理到辦結歸檔要經過哪些環節、需要多少時間。掌握了這些基本情況后，檔案管理機構的工作人員可以更有針對性的建立或改進該部門的檔案工作制度、項目文件管理流程及文件材料歸檔要求。

（4）檔案管理機構應在項目開工前根據施工圖設計擬定好該項目的分類方案。由于項目的主體工程和附屬工程往往是分開招標，中標單位往往也不會是同一家，且在一些建設單位里，主體工程和附屬工程由不同的部門進行管理。因此，檔案管理機構應在開工前，按照單位工程、分項工程的劃分，擬定好該項目的分類方案，并在方案中落實相關責任部門。在項目中途如有變更，責任部門應將相關依據文件匯總，以書面的形式通知檔案管理機構，及時調整該項目的分類方案，進行歸檔工作的追蹤。

（5）即使是在部門層面，也應把文件都按一定的規律放進檔案柜中，做好防蟲、防潮等基本保障工作，既可確保文件的長期保管條件，又能避免文件在開放環境中產生的泄密隱患。

總之，建設項目檔案的歸檔工作應該成為建設單位的一項基礎性的工作，落實項目檔案的歸檔工作，需要領導重視、員工配合，也需要工作機制完善，檔案人員穩定。只有正視其中的存在問題和不足之處，結合本單位實際情況進行整改，才能切實的提升建設項目檔案的歸檔工作水平，保證項目檔案的完整性、規范性和系統性。