談不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合與集約

李灝燕

（長(zhǎng)白朝鮮族自治縣自然資源局，吉林 白山 134400）

不動(dòng)產(chǎn)檔案是與人民群眾零距離的重要民生檔案之一。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步、《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》的實(shí)施和城鄉(xiāng)一體化登記的推動(dòng)，不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，檔案信息化勢(shì)在必行。實(shí)現(xiàn)對(duì)本轄區(qū)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息智能化管理，需要更新檔案管理和檔案服務(wù)理念，加強(qiáng)技術(shù)手段的應(yīng)用。

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的重要性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案包括房管部門移交的房屋登記檔案、農(nóng)業(yè)部門移交的承包地登記檔案、林業(yè)部門移交的林權(quán)登記檔案，以及不動(dòng)產(chǎn)登記中心制作的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)登記需在不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理部門集中歸檔管理，任何單位或個(gè)人均不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。

1）為物權(quán)登記提供依據(jù)。在不動(dòng)產(chǎn)登記環(huán)節(jié)中，需要提供大量的申請(qǐng)材料，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)才能據(jù)此順利進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記。登記機(jī)構(gòu)需要對(duì)相關(guān)的登記材料進(jìn)行審核，登記的相關(guān)材料就是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案材料的構(gòu)成成分。窗口工作人員在不動(dòng)產(chǎn)登記環(huán)節(jié)中，接收并審核所申報(bào)的材料，完成相應(yīng)的登記建檔工作。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)要對(duì)登記檔案實(shí)施監(jiān)管，才能對(duì)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)進(jìn)行有效的管理和監(jiān)督。在原有不動(dòng)產(chǎn)登記之后，還需要對(duì)檔案進(jìn)行整合和集約化管理，從而推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記工作高質(zhì)量開展。

2）潛在功能。不動(dòng)產(chǎn)登記過(guò)程中需要采集權(quán)利人個(gè)人信息及相關(guān)經(jīng)營(yíng)行為等，形成了包括其身份證明、繼承關(guān)系、抵押借貸等證明信息，既屬于政府公權(quán)力行為，也涉及個(gè)人隱私信息。一旦在后期觸及不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案就會(huì)發(fā)生重要作用。如，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中涉及繼承公證相關(guān)內(nèi)容和條款，一旦后期發(fā)生了繼承事由后，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的相關(guān)條款就會(huì)發(fā)生法律效力，保障了繼承人的權(quán)益。

2 檔案整合與集約化管理是時(shí)代發(fā)展的必然

整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，主要是整合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的內(nèi)容，這其中就包括了三個(gè)方面的內(nèi)容：一是整合檔案管理部門。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案部門主要是對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案，其中就包括了土地、林地、房屋等。這就需要按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保存好登記檔案，做好檔案運(yùn)用的服務(wù)。二是整合檔案人員。工作人員對(duì)檔案管理工作具有直接的影響，這就需要檔案人員具有綜合能力，加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，并督促他們學(xué)習(xí)各種新的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，這樣才能更高效地開展工作。三是集約化整合檔案。集約化整合不動(dòng)產(chǎn)檔案，能夠?qū)Σ煌臋n案進(jìn)行集中管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提升檔案管理工作質(zhì)量，還能為不動(dòng)產(chǎn)登記工作的開展提供必要條件，從事該方面工作的人員需要深刻了解。

3 不動(dòng)產(chǎn)檔案整合與集約化管理存在的問(wèn)題

1）人員素質(zhì)問(wèn)題。我國(guó)正在全面的開展不動(dòng)產(chǎn)登記的辦理，因此各級(jí)政府應(yīng)該配合好縣級(jí)以上的國(guó)土資源管理部門的工作，做好不動(dòng)產(chǎn)登記資料的移交以及歷史遺留權(quán)屬糾紛問(wèn)題，因此在新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)種類增多，錄入的內(nèi)容增加，給不動(dòng)產(chǎn)登記辦理帶來(lái)了負(fù)擔(dān)，這對(duì)人員素質(zhì)問(wèn)題提出了更高的要求，需要這些人員具備很高的信息化處理水平。

2）平臺(tái)的問(wèn)題。沒(méi)有得到進(jìn)一步的完善和更新。由于土地登記和房屋登記需要高科技的信息化處理才能夠完成，對(duì)空間的位置要求比較高，如果沒(méi)有一個(gè)強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)作為支撐，特別是貧困地區(qū)的登記信息系統(tǒng)比較落后，會(huì)大大降低不動(dòng)產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性和有效性，從而增加承擔(dān)法律責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)。

3）登記效率問(wèn)題。在不動(dòng)產(chǎn)登記中，不僅要搞清楚不動(dòng)產(chǎn)的歸屬問(wèn)題，還要搞清楚不動(dòng)產(chǎn)的準(zhǔn)確性和安全性，要維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，還要提高業(yè)務(wù)辦理的質(zhì)量和效率。而在現(xiàn)實(shí)辦理的過(guò)程中，申請(qǐng)人與信息登記之間出現(xiàn)很多矛盾與糾紛，比如登記的信息不夠準(zhǔn)確、不動(dòng)產(chǎn)申請(qǐng)人與登記辦理人員缺乏細(xì)心的溝通、造成窗口辦理的效率不夠高、申請(qǐng)人來(lái)回往返的次數(shù)增多、窗口的受理速度慢、窗口受理的程序復(fù)雜等問(wèn)題都是需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

4）檔案室（館）庫(kù)房面積不足。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的數(shù)量比較大，而且涉及的檔案內(nèi)容也比較繁多，大量的檔案都會(huì)在檔案室（館）中存儲(chǔ)。目前檔案室（館）的庫(kù)房面積有限，從而導(dǎo)致檔案積壓太多。在不動(dòng)產(chǎn)整合與集約化管理后，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案被集中管理，但是由于檔案室（館）面積不足，也會(huì)使這方面問(wèn)題加深。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案室（館）建設(shè)中，其建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)也是較高的。為此，在檔案館整合與集約化管理環(huán)節(jié)中，需要結(jié)合檔案室（館）建設(shè)問(wèn)題深入研究，從而拓展檔案館的規(guī)模，擴(kuò)大存儲(chǔ)容量，有效解決不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合與集約化管理的相關(guān)問(wèn)題。

4 提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理實(shí)效的對(duì)策

1）軟硬結(jié)合，創(chuàng)新服務(wù)模式。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入高效的信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)、遠(yuǎn)程辦公、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算與日常生活息息相關(guān)，成為人們生活中必不可少的一部分，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)等級(jí)模式更是如此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”下的不動(dòng)產(chǎn)登記實(shí)現(xiàn)了軟硬結(jié)合，對(duì)窗口服務(wù)模式進(jìn)行了創(chuàng)新，一方面提高了不動(dòng)產(chǎn)登記中心的管理水平，另一方面也提高了為老百姓辦事的效率。首先在不動(dòng)產(chǎn)信息登記的過(guò)程中，開發(fā)出自助終端一體機(jī)的運(yùn)用，該設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)終端打證、自助終端查詢等功能的智能化，使群眾能夠更加方便查詢不動(dòng)產(chǎn)信息及辦理不動(dòng)產(chǎn)證書領(lǐng)取等業(yè)務(wù)。該設(shè)備的普及和運(yùn)用使信息能夠更加快速傳遞和獲取，還有效地降低人力，在很大程度上緩解了窗口工作人員的負(fù)擔(dān)。除此之外，不動(dòng)產(chǎn)信息登記中心還開發(fā)出網(wǎng)上申報(bào)和審理程序，網(wǎng)上一窗受理系統(tǒng)、微信預(yù)約等平臺(tái)軟件，利用網(wǎng)上一窗受理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申報(bào)和審理，辦事員可以一次性的辦結(jié)。

2）對(duì)檔案進(jìn)行整合與綜合管理。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合與集約化管理，需要充分利用信息技術(shù)，結(jié)合大數(shù)據(jù)發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。在檔案管理中需要進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)的真實(shí)性，準(zhǔn)確性，就要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與分析。在檔案整合與集約化管理中，應(yīng)進(jìn)行信息的全面管理，采取自動(dòng)化管理的方式，提升檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，統(tǒng)一建立管理標(biāo)準(zhǔn)，提升管理實(shí)效。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)制實(shí)施環(huán)節(jié)中，應(yīng)對(duì)相應(yīng)的操作信息進(jìn)行追蹤，防止信息泄露，真正提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的安全。

3）搭建共享平臺(tái)，采用統(tǒng)一數(shù)據(jù)。要統(tǒng)一工作系統(tǒng)軟件。要對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)部門的辦公系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化整合，開發(fā)研究統(tǒng)一的辦公軟件系統(tǒng)，做到能夠真正集成不動(dòng)產(chǎn)登記、交易、繳稅、金融等相應(yīng)業(yè)務(wù)項(xiàng)目和內(nèi)容，多板塊信息可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)終端調(diào)用和修改，真正做到一網(wǎng)辦、一網(wǎng)看。共享數(shù)據(jù)資源。針對(duì)每個(gè)部門單位數(shù)據(jù)庫(kù)不同、數(shù)據(jù)信息載體差異的現(xiàn)狀，需要采用統(tǒng)一集成的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利用統(tǒng)一的算法和程序，納入全部用戶不動(dòng)產(chǎn)信息，確保數(shù)據(jù)共享、信息完全。另外，還要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)定期更新和加密維護(hù)，數(shù)據(jù)庫(kù)要定期備份、定期更新加密軟件，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、保密性、完全性。

5 結(jié)束語(yǔ)

我們只有加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的實(shí)效，才能有效利用檔案為社會(huì)服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展。在推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)高度重視不動(dòng)產(chǎn)檔案作用，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，不斷改進(jìn)管理系統(tǒng)，保證存儲(chǔ)安全，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展。