辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化策略

王慧霞

（山西省汾陽市農機服務中心，山西 汾陽 032200）

事業單位文書檔案收集與歸檔是事業單位文書檔案管理工作的前提和基礎，也是一項重要的管理環節。事業單位文書檔案資料收集的完整性、歸檔的準確性等等，都是直接影響事業單位文書檔案管理整體水平的重要因素。

1 文書檔案收集與歸檔特點

1）收集與歸檔對象的多樣性。隨著辦公系統在機關、企事業單位管理中的普遍性應用，傳統以紙質文書為主逐漸被以電子文件為主，紙質文件為輔所取代，文書檔案資料由傳統單一的文字形式朝著多媒體形式轉變，使得文書檔案資料收集與歸檔所面對的對象呈現出多樣化特點。在工作中既要收集紙質文檔，也要做好“單軌制”下電子文書檔案收集與歸檔。文書檔案電子化的到來一方面提高了工作效率，另一方面也給檔案工作者提出了更高的要求，要求從業者擁有更高的專業化水平和更強的責任心，切實做好文書檔案收集與歸檔，實現應收盡收、應歸盡歸。

2）收集與歸檔要求的規范化。信息時代背景下，文書資料的制作、成文、發文等有著明確的規定和要求，《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》和《文書檔案案卷格式》等文件都對文書檔案收集與歸檔做出了明確而具體的規定和要求，也使得文書檔案收集與歸檔更加規范化、標準化。

2 文書檔案收集與歸檔工作的特殊性

辦公室文書檔案管理存在一定的特殊性，具體體現在以下幾方面：一是辦公室文書檔案管理以資料收集和保存為主，辦公室文書檔案搜集內容非常廣泛，不僅包含辦公室內部召開各種會議文件材料，也包含人事檔案、工作通報、大事件記錄等等，因此在文書檔案收集過程中必須面面俱到，對于辦公室形成的一系列有價值的文件資料進行收集，對于一些重要檔案還需要轉化成為電子形式登記在冊。二是文書檔案載體多樣。辦公室文書檔案載體，既包含傳統形成的紙質檔案和電子檔案，也包含以錄音、錄像為載體的各類檔案，而且檔案的涵蓋內容也非常廣泛。三是文書檔案與文書工作結合比較緊密，很多文書檔案是在文書工作過程中形成的檔案資料，這些檔案資料與文書工作開展具有緊密聯系，而且對文書工作也會產生明顯影響。

3 文書檔案收集與歸檔原則

1）專業性。文書檔案收集與歸檔有其專業性要求，即，在文書檔案的收集、分類、編碼、裝訂、排序、著錄、裝盒，以及信息錄入、檢索編制等，都應嚴格遵循《檔案法》、國家檔案局8號令和10號令的具體要求。“收集”要確保內容及形式的完整性；“歸檔”應確保范圍及程序的合規性；“分類”應保證相對穩定性。

2）完整性。文書檔案的收集重在完整性，要做到應歸盡歸。在日常工作中，隨著文件材料電子化的普及，很多單位和部門發布通知、收集材料都通過電子形式進行，如果工作人員對文書檔案的歸檔范圍理解不到位，在日常工作中不注意收集和整理，很多重要的往來文件不能按要求歸檔，將對以后的查找和使用造成被動。這就要求檔案從業者在認真學習相關法規文件的基礎上，重點做好各部門兼職檔案員的業務培訓工作，切實把好部門關。

4 提升文書檔案收集與歸檔工作規范化的策略

1）強化規范化管理觀念。一是辦公室主要領導要強化檔案規范化管理理念。這就需要辦公室主要領導在不同場合、不同地點對辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化的重要性進行宣傳和講解，讓辦公室其他部門對文書檔案管理工作規范化的重要性全面了解，進而支持辦公室開展文書檔案收集與歸檔工作。二是辦公室檔案管理工作人員要強化規范化管理理念，辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化，還需要具體的檔案管理人員來落實和完成，只有辦公室檔案管理工作人員具備了規范化的管理理念，才能夠在檔案收集與歸檔工作開展過程中嚴格按照相關制度落實，才能夠在工作中不斷優化工作方式方法，提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化水平。

2）提升文書檔案管理人員素質。辦公室文書檔案管理人員素質高低直接影響文書檔案收集與歸檔工作的規范化，因此單位有必要加強對文書檔案管理人員的教育和培訓，進一步提升他們的能力和素質。在培訓過程中，一定要明確培訓重點，既要提升文書檔案管理人員的專業素質，也要增強文書檔案的計算機操作能力和保密意識，這樣才能夠確保辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范有序。對于一些兼職的文書檔案管理人員，應該加大培訓次數和教育力度，同時要提升兼職文書檔案管理人員培訓教育的針對性，通過系統培訓，讓兼職的文書檔案管理人員具備基本能力。

3）健全文書檔案收集與歸檔制度。根據《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等規定，結合單位自身實際，進一步細化文書檔案收集與歸檔各項規章制度，明確收集與歸檔范圍、期限、標準、要求、方式，增強收集與歸檔工作的制度化水平。

4）使用符合時代發展要求的工作方式。現今社會正在不斷進步和發展，事業單位的運營趨于多元化，工作人員的數量也在持續增加，文書檔案管理工作變得愈加復雜，倘若事業單位依然使用從前的管理方式進行文書檔案管理，無法取得良好的工作成效。文書檔案傳統的收集與歸檔依然存在于表面上，只是把文書與檔案內容進行簡單地整理，并沒有明確的目標性管理，所以，才導致這項工作一直沒有辦法發揮其應有的作用與價值。同時，會有非常多且重要的信息內容在不嚴謹的整理過程中遺失，事業單位在未來發展中無法更好地對文書檔案內容進行利用。也就是說，作為現代事業單位，一定要轉變傳統落后的文書檔案管理工作方式，要使用符合當前時代發展的工作方式對相關內容進行有效收集與歸檔。要轉變收集與歸檔 時的意識，將以前被動收集文書檔案的方式轉變為主動收集，化被動為主動。現實工作當中，不是需要什么樣的資源內容才去收集什么樣的資料內容，要針對那些具備潛在價值的文書檔案內容進行收集與歸檔。并且，在實際工作當中，還要有意識地強化文書檔案管理部門以及其他各個部門之間的聯系，以強化文書檔案資料內容的連續性以及完整性，只有將基礎性工作做得更加全面而具體，才能規避檔案資料搜集不全面和欠精準的現象。

5 結束語

總而言之，文書檔案管理在現代事業單位的管理工作中是關鍵的環節，所以，為了促進事業單位在激烈的市場競爭中獲得良好的發展，一定要強化文書檔案內容的收集與歸檔，創建更為完善的檔案管理工作制度，使檔案收集與歸檔工作落實到位。要對工作方式進行合理有效的創新與改革，并且強化對事業單位文書檔案管理工作者的教育與培訓，讓其具有更強的業務工作能力，有更認真、嚴謹的工作態度。在文書檔案收集與歸檔工作中，要根據單位當前的工作現狀，對工作中存在的問題進行認真解決。及時改進檔案管理機制，創新檔案管理工作方法。全面提高檔案管理質量和效果，為單位的未來發展創造良好的條件。