新形勢下高等學校學生檔案管理的優化研究

孟 濤 楊 陽 車 丹

（山西大學檔案館，山西 太原 030000）

1 傳統模式下高等學校學生檔案管理內容和特點

1.1 管理內容

學生檔案是指學校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人學習和工作經歷、表現德才能績的，以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

高等學校的學生檔案是記錄學生本人的大量具有查考利用價值的，對其升學、就業和職務晉升有深遠影響的文件材料。所以，學生檔案管理的重要性不言而喻[1]。普通高等學校的學生檔案一般由校檔案館負責管理，管理內容主要包括：學生檔案的接收、整理、鑒別、歸檔、保管、利用及轉遞等。

在校學生檔案主要來自兩個方面，入學時轉入的學生檔案和在校學習期間形成的檔案。入學時轉入的學生檔案（本、碩、博學生）包括原單位形成或存放根據要求轉入學校的檔案和入學考試形成并轉入學校的檔案；在校學習期間形成的檔案（本、碩、博學生）包括學籍檔案、獎懲檔案和其他一些需要放入檔案的材料（如黨團組織的材料，取得國家承認的資質、成果材料，個人基本情況變化補充材料等）。

學生檔案材料即有校外單位轉來的，也有本校相關職能部門（如院所，招生就業處，教務處，研究生院和武裝部等）提供的，統一由校檔案館接收、整理、歸檔保管和后期轉遞。學生檔案的利用主要涉及個人、單位或部門（查閱），按校檔案部門制定的規章制度辦理。

1.2 特點

目前，高等學校的學生檔案管理是依法實施，《中華人民共和國檔案法》（已于2020年6月20日修訂，并于2021年1月1日起實施）是其基本依據，《高等學校檔案管理辦法》為其提供指導，各高等學校結合自己的實際情況進行學生檔案的管理，一般有以下特點：

1）管理制度比較完備，但需要與時俱進。傳統模式下，高等學校普遍針對學生檔案的管理制定了相應的規章制度，分別涉及檔案庫房管理、信息保密、管理人員崗位職責以及學生檔案室查（借）閱及轉遞等方面，這些規章制度經過多年實踐，已經證明對于一般情況合理有效，而對突發狀況，則缺乏應對預案。

2）接觸部門廣，影響范圍大。根據學生檔案常規歸檔流程規定，校學生檔案管理部門不但要從各學院/所接收學生檔案材料，還要從一些學生口的職能部門接收材料。同時，為了確保學生檔案的完整性，檔案館需要經常與各相關部門或單位溝通。所以，一旦檔案館發生突發情況，連帶這些部門的相關工作難以開展，進而癱瘓學校的整體工作。

3）服務對象多元，服務內容多樣。學生檔案的查閱和利用是高等學校學生檔案管理的重要內容，對學生個人的升學、入伍、入職及職務升遷均有重要影響。校檔案館作為學生檔案的保管部門，服務對象不僅是學生個人，還有校內外的部門或單位，服務內容包括提供有效的檔案證明材料和接待校內外單位的政審查閱。

2 新形勢下高等學校學生檔案管理的優化建議

2.1 提高公共衛生意識，完善檔案管理制度

2020年10月2日，國家衛健委發布《中華人民共和國傳染病防治法》修訂征求意見稿，新增乙類傳染病人感染兩種，提出國家對傳染病的防治實行預防為主的方針，要求“防治結合、分類管理、依靠科學、依靠群眾”。

在新形勢下，對于學生檔案管理來講，首先要做的就是提高公共衛生意識，邀請衛生部門對在崗人員進行公共衛生知識培訓。同時，按照單位統一部署接種抗病毒疫苗，提高個體防護水平。其次，結合本部門的實際情況，和校衛生部門共同完善新形勢下的學生檔案管理條例和制度。

2.2 減少人員交叉，優化檔案管理和交接

在學生檔案管理的傳統模式下，尤其是新生入學季和畢業生畢業季，院所或單位需要將學生檔案或檔案材料移交檔案館學生檔案室，學生檔案室的工作人員不得不應對海量的學生檔案，接收、鑒別、整理，然后上架，此時檔案館辦公場地人員密集，交檔人員和接檔人員高度交叉。

在新形勢下，如果條件允許，可以將學生檔案的接收、鑒別、整理及保管的工作交由院所來做，學校檔案館主要提供業務指導和監督，比如可根據需要對院所管理檔案人員進行業務培訓，隨機對其業務進行抽查，待時機成熟，再將學生檔案轉移至檔案館庫房上架。學生檔案暫由院所托管，也便于接待校內外部門或單位政審查閱，減少人員交叉。

2.3 推進高等學校學生檔案的信息化建設

由于高校學生檔案的流動性強，檔隨人走。學生畢業后，個人檔案將被派發到用人單位或當地人才市場，一般不形成在校長期檔案，再加上自身條件限制，很多高校學生檔案管理信息化建設緩慢[1]。

2020年伊始，一場突發狀況引發數字化經濟發展浪潮，數字化、網絡化一直是高等學校學生檔案管理信息化建設的目標。顯然，開發建立學生檔案信息管理系統[2-3]，是在下改進優化高等學校學生檔案管理工作的重要舉措。盡管該系統還不能舍棄傳統紙質檔案，但其可以通過數字化、網絡化整合信息資源，優化傳統學生檔案管理，提高管理效率和服務水平，尤其在解決學生檔案的遠程服務問題上優勢明顯，同時也避免了由于人員流動接待帶來的風險。

3 結語

高等學校的學生檔案管理不僅涉及學生的切身利益，也一定程度上代表了一所高校的管理水平。盡管在傳統模式下，高等學校的學生檔案管理比較完善，也取得了一些成績，但在面對突發情況帶來的沖擊時，需要采取有效的措施，優化學生檔案管理，推動學生檔案管理再上新水平。