事業單位兼職檔案員隊伍建設現狀分析

孫 倩

（黑龍江省大慶市住房公積金管理中心，黑龍江 大慶 163000）

建立一支高水平的事業單位兼職檔案員隊伍可以提高檔案管理效率，保證檔案管理工作的質量，分擔專職檔案員工作壓力，提高檔案數據信息收集有效性，促進事業單位檔案管理改革的深化進行。但是，事業單位長期以來對兼職檔案隊伍建設重視不足，兼職檔案員的素質水平參差不齊，在檔案管理信息化的大背景下，還要加大力度提高兼職檔案管理隊伍工作的整體水平。

1 強化兼職檔案員隊伍的意義

強化兼職檔案員隊伍建設工作有助于完善檔案管理體系，明確檔案工作分工，使有限的專職檔案員負責統籌全局，進行技術革新，加快檔案管理改革步伐，提高檔案管理工作的整體質量。兼職檔案員隊伍是貫徹《檔案法》的基礎，提高兼職檔案員素質有助于扎實做好檔案管理基礎工作，按時完成本部門檔案歸檔工作，保證檔案材料的完整性，輔助專職檔案員完成檔案的鑒定、立卷和銷毀等工作。兼職檔案員還可以配合專職檔案員進行技術革新，加快推動檔案管理工作改革，促進新型檔案管理技術的普及。兼職檔案員對于貫徹執行檔案管理工作制度，優化檔案管理工作氛圍，提升檔案建設的整體質量水平，促進檔案事業的快速發展意義重大。

2 兼職檔案員隊伍的現狀分析

1）專業素質偏低。兼職檔案員的檔案管理能力相對偏低，大部分從事兼職檔案管理工作人員不具備檔案專業知識，僅僅掌握基本的檔案管理工作制度，熟悉一般的檔案管理流程，可以從事事務性的檔案管理工作。當前，事業單位兼職檔案員的年齡普遍偏大，兼職檔案員不具備較高的學歷，大部分在部門工作中處于次要地位。現有從事兼職檔案管理人員對復雜檔案業務不熟悉，無法創新性的應用檔案管理系統，不具備信息化的檔案管理工作能力。現有檔案員無法更充分的完成收集、整理和歸檔工作，因此極大的影響了事業單位檔案管理質量。

2）隊伍穩定性低。兼職檔案員隊伍的穩定性不高，常常存在工作崗位變動頻繁的情況。一方面，部門內部會調整臨時工作安排，導致從事檔案管理工作人員經常變換。另一方面，事業單位深化改革處在關鍵階段，機構并轉情況較為普遍。技術人才流動的現象較為普遍，使得一般基層崗位人員變動較快。而且，越來越多的基層人員希望通過重新聘任走向更高層級專業崗位，這使得兼職檔案員的變換頻率較高，每年都會有部分兼職檔案員調整到新崗位，給檔案管理工作帶來一定影響。通常處于各部門綜合崗位的兼職檔案員往往身兼數職，各項工作沖突時兼職檔案員只得匆忙上陣。加上組織管理體系還不健全，對兼職檔案員的關注不足，不利于發揮兼職檔案員作用。

3）工作積極性低。檔案管理是一項持續性的工作，需要完成大量基礎性工作，工作量大，有時時間相對緊張，而且工作要求不斷提高。一線各部門的業務工作普遍較為忙碌，兼職檔案員花在檔案管理上的時間有限。而且，事業單位對檔案管理的重視程度有待加強，對兼職檔案員工作的關注度不夠，這在一定程度上造成了兼職檔案員的消極懈怠心理。隨著信息化檔案管理體系的日漸形成，兼職檔案員承擔的工作壓力不斷增加，一些核心業務部門會產生大量的檔案數據信息，無形中增加了兼職檔案員的工作壓力，這使得兼職檔案員理在繁重的工作壓力下更希望離開相關崗位。兼職檔案員通常對檔案管理思想認識不到位，往往把檔案管理擺在次要的位置，不注重提高檔案管理的質量，檔案管理實踐中有得過且過的思想，因此影響兼職檔案管理水平。

4）業務培訓較難。兼職檔案員隊伍的穩定性不高，現有檔案員的水平參差不齊，因此使得兼職檔案員培訓的難度較大。首先，事業單位很少有時間抽調所有兼職檔案員參與業務學習，兼職檔案員培訓占用時間多過會對其主業造成較大影響。其次，兼職檔案員的水平參差不齊，工作能力有一定差異，傳統的培訓方式很難有效解決具體問題。第三，兼職檔案員缺乏主動參與檔案管理技能培訓的意識，往往認為兼職檔案管理是一項臨時性工作，不會花費更多的精力研究檔案管理方法，不注重進行相關技術手段的更新，因此嚴重的影響兼職檔案員隊伍成長的效率。

3 兼職檔案員隊伍的強化路徑

1）完善日常管理機制。為了發揮兼職檔案員的作用，還要優化選人用人機制，給予兼職檔案員成長空間，提升其參與檔案管理的主動性。首先，選擇配置具有一定文化知識素養，有信息技術設備操作必要經驗，熱愛檔案工作員擔任兼職檔案管理工作。事業單位應當根據兼職檔案管理的需要出臺兼職檔案員上崗條件、崗位職責等內容，選擇兼職檔案員時優先考慮有上進心和較強工作能力的年輕干部。其次，加強兼職檔案員的績效考評，完善兼職檔案員考核機制，提高各部門兼職檔案員的責任意識，將保持兼職檔案員隊伍的穩定作為重要任務。第三，給予兼職檔案員在職務晉升、專項考核、評優獎勵方面優厚條件，促進兼職檔案員提高從事相關專業工作的積極性。

2）開展有效技術培訓。為了提高兼職檔案管理隊伍的整體素養，還要堅持開展專業技術的培訓工作，在突破傳統檔案管理技能培訓方式弊端的基礎上，切實發揮兼職檔案管理人員作用。首先，完善專職檔案員與兼職檔案員的業務交流機制，通過微信群的方式及時發布工作信息，針對性解答兼職檔案員的問題，從而提高兼職檔案管理工作效率。其次，建立研究性的檔案管理團隊，實現專兼職檔案員結對子，共同研究檔案管理領域的新課題，從而提高檔案管理工作的整體素養，激發兼職檔案員工作的主動意識。第三，還要發揮網課的重要作用，鼓勵兼職檔案員通過網絡自學檔案技術，基于強有力的信息供給提高檔案人員水平，解決檔案管理工作的現實問題。第四，通過績效考評監督檔案管理的實際情況，針對兼職檔案員的表現指出其短板與改進之處。檔案技術培訓可以采用小規模培訓的方法，能夠結合典型的情境事例開展兼職檔案管理實踐。

3）降低檔案管理強度。為了提高兼職檔案管理的效能，還要降低兼職檔案員工作強度，強調在合理的分工協作機制下提高兼職檔案管理的整體水平。首先，明確檔案管理責任分工，細化兼職檔案員工作的具體職責，出臺具體的檔案管理考核標準，從而提高兼職檔案管理效率。其次，了解兼職檔案管理工作的現狀，積極樹立開展兼職檔案管理的典型，依托榜樣力量形成良好的兼職檔案管理工作氛圍。第三，充分發揮信息技術的作用，強調依托智能化的技術手段提高檔案管理的運轉效率，尤其重視進行技術設備的更新，從而提高兼職檔案管理水平，解決兼職檔案管理壓力較大問題。降低兼職檔案管理工作強度，明確兼職檔案管理要點，針對性的提出優化改革的措施。

4 結論

事業單位兼職檔案員是檔案工作的重要力量，應當提高兼職檔案員工作的科學性和有效性，合理進行檔案管理工作分工，明確兼職檔案員的具體工作職責，從兼職檔案員的成長需要出發，加大檔案管理技術培訓的力度，鼓勵基層兼職檔案員通過各種渠道學習專業檔案知識，從而更好地發揮檔案的作用，達到全面提高兼職檔案管理工作水平目標，提高檔案管理效能。