醫(yī)院體檢中心健康檔案管理現(xiàn)狀及整改對(duì)策探究

張志薇

（天津市北辰醫(yī)院，天津 300400）

隨著近年來我國檔案體系建設(shè)的不斷發(fā)展，我國大部分地區(qū)的檔案健康檔案管理已經(jīng)獲得了一定的效果，能夠?yàn)槲覈?jīng)濟(jì)建設(shè)提供良好的檔案基礎(chǔ)，但值得注意的是，健康檔案管理涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，并且屬于一項(xiàng)較為特殊的工程。相關(guān)工作人員需要意識(shí)到這一點(diǎn)并對(duì)“智慧化”的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，這樣才有助于使我國現(xiàn)代化的醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)醫(yī)院體檢中心健康檔案管理，通過這種方式盡可能促進(jìn)我國檔案的建設(shè)發(fā)展，使現(xiàn)代化的信息技術(shù)能夠更好地為我國醫(yī)院體檢中心健康檔案管理的建設(shè)提供服務(wù)。

1 醫(yī)院體檢中心健康檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不夠

在檔案進(jìn)行管理時(shí)，涉及醫(yī)院體檢中心的諸多部門以及檔案管理人員，但相關(guān)管理人員都并沒有重視醫(yī)院體檢中心內(nèi)部的醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作，大多數(shù)檔案管理人員都將工作重點(diǎn)放在宣傳質(zhì)量的提升上。除此之外，在醫(yī)院體檢中心內(nèi)部，大多數(shù)檔案都沒有進(jìn)行有效的對(duì)外公開，工作人員不能隨意查閱，這就導(dǎo)致醫(yī)院體檢中心內(nèi)的相關(guān)管理人員忽略了醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作的重要性。在大部分醫(yī)院體檢中心或者單位內(nèi)部工作人員，在進(jìn)行醫(yī)院體檢中心信息庫建設(shè)時(shí)，都僅僅是通過信息錄入的方式進(jìn)行醫(yī)院體檢中心健康檔案管理，這種管理方式的整體效率較低，并且在進(jìn)行查閱時(shí)難度比較大，并且還有很多醫(yī)院體檢中心在進(jìn)行醫(yī)院體檢中心信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，甚至沒有建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致如果檔案需要進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)取，則無法進(jìn)行。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)有待完善

在傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，雖然大部分醫(yī)院體檢中心都在逐漸開展自身的醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作，但總的來說并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，這就導(dǎo)致醫(yī)院體檢中心的管理機(jī)制依舊較為落后，直接導(dǎo)致醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作落實(shí)不到位，并且由于醫(yī)院內(nèi)部的獎(jiǎng)懲制度不完善，無法進(jìn)行有效的工作創(chuàng)新這些因素都直接導(dǎo)致醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作處于不規(guī)范和不科學(xué)的狀態(tài)，最終影響了管理工作的整體機(jī)制，導(dǎo)致其無法在宣傳改革過程中發(fā)揮其應(yīng)有的效果。

1.3 材料不夠齊全

檔案的材料缺失是導(dǎo)致管理工作無法順利進(jìn)行的關(guān)鍵，工作人員在進(jìn)行現(xiàn)代化的管理時(shí)，如果沒有意識(shí)到檔案的重要性，就會(huì)導(dǎo)致在檔案的錄入時(shí)出現(xiàn)一系列的缺失，工作人員在對(duì)缺乏的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄時(shí)，甚至有可能為了省事直接謊報(bào)數(shù)據(jù)或者單位，這些因素都有可能導(dǎo)致檔案的管理工作無法順利進(jìn)行影響，最終的管理質(zhì)量。

2 醫(yī)院體檢中心健康檔案管理的優(yōu)化方向

2.1 提升重視程度

在進(jìn)行管理時(shí)，患者的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由管理人員自身進(jìn)行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關(guān)管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責(zé)任感，使其在工作時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責(zé)任，強(qiáng)化其工作意識(shí)。除此之外，在醫(yī)院體檢中心內(nèi)部還需要強(qiáng)化宣傳力度，使基層的一線工作人員能夠主動(dòng)參與到檔案管理工作中，明確檔案管理工作并非簡(jiǎn)單的檔案信息登記，更重要的是維護(hù)醫(yī)院體檢中心的正常運(yùn)行，這樣才能使一線的醫(yī)護(hù)人員積極主動(dòng)地配合檔案管理工作的進(jìn)行。

2.2 提高人員素質(zhì)

在進(jìn)行檔案信息的優(yōu)化時(shí)，需要不斷對(duì)人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，檔案管理人員需要掌握數(shù)字化管理的重要性，并且將網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)應(yīng)用于其中，通過這種方式能夠使工作人員的綜合素養(yǎng)得到提高，能夠了解檔案管理，數(shù)字化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性，這樣才能使數(shù)字檔案的管理水平提升。強(qiáng)化人員的素質(zhì)有助于使檔案管理人員了解現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)和云存儲(chǔ)，這樣能夠保證檔案信息管理的、整體質(zhì)量使檔案信息管理與現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相接軌。工作人員還需要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算知識(shí)使數(shù)據(jù)能夠形成有效的全方位管理，這樣能夠在一定程度上使檔案管理的整體質(zhì)量得到提升，也有助于保障檔案管理的安全性。

2.3 完善管理系統(tǒng)

在進(jìn)行相關(guān)制度和條例的建設(shè)時(shí)，工作人員可以借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)已經(jīng)歸檔的人員進(jìn)行電子文件的管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度和措施進(jìn)行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類電子文件檔案需要進(jìn)行長(zhǎng)期保存，則需要將其與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，而對(duì)于具有保密要求的電子文件，則應(yīng)當(dāng)應(yīng)用安全的保密措施，并且對(duì)涉及隱秘的電子文件進(jìn)行全面的密碼管理，嚴(yán)禁在外網(wǎng)上開放，并且定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進(jìn)行體制建設(shè)時(shí)，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個(gè)步驟進(jìn)行流程完善，使各項(xiàng)管理工作都能夠參考對(duì)應(yīng)的管理制度進(jìn)行，避免由于員工工作疏漏出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象。除此之外，通過合理的管理，還能夠使工作人員各司其職，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行各項(xiàng)操作，并且還需要規(guī)范認(rèn)定制度以及查漏補(bǔ)缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科學(xué)性。

2.4 確實(shí)把握檔案健康檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

醫(yī)院體檢中心在建設(shè)過程中要求檔案健康檔案管理統(tǒng)一規(guī)劃，并且分布在我國各個(gè)地區(qū)都需要進(jìn)行進(jìn)一步的推進(jìn)，一邊建設(shè)，一邊使用，使醫(yī)院體檢中心的信息技術(shù)逐漸提升，而圍繞這一指導(dǎo)思想和目標(biāo)，各個(gè)醫(yī)院體檢中心都需要結(jié)合當(dāng)?shù)鼗蛘邌挝坏膶?shí)際狀況，尋求其中存在的問題，并制定切實(shí)可行的檔案管理建設(shè)這樣才能制定可行的實(shí)施計(jì)劃，工作人員應(yīng)當(dāng)盡可能把握多個(gè)方向的目標(biāo)，才能有助于使檔案“智慧化”的建設(shè)質(zhì)量得到提升。

3 總結(jié)

通過本次研究，對(duì)于醫(yī)院體檢中心檔案智慧化的建議如下：一是領(lǐng)導(dǎo)部門要重視檔案健康檔案管理，提供應(yīng)有的人力、物力和財(cái)力支持；二是爭(zhēng)取市檔案監(jiān)管部門對(duì)智慧檔案建設(shè)的支持，從業(yè)務(wù)規(guī)范管理上提供指導(dǎo)；三是加強(qiáng)與各部門的溝通合作，努力提高檔案的使用率，發(fā)揮其價(jià)值；四是注意信息安全。智慧檔案建設(shè)過程中需要接觸和處理各種檔案，為了安全起見應(yīng)在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)做好信息安全工作。具體而言，應(yīng)從技術(shù)上和管理制度上做好檔案信息安全保護(hù)工作，從而做好安全防護(hù)工作。