做好檔案保密與利用工作的新思考

楊 陽

（珠海投資控股有限公司，廣東 珠海 519000）

信息經過記錄、整理便轉變為檔案，檔案中記錄了一個人或一個組織的發展歷程，可以為日后的工作提供決策依據[1]，現階段，社會也越來越重視檔案信息，在新的形勢下，做好檔案保密與利用工作是時代發展的要求，也是促進我國檔案事業發展的必然選擇，因此，本文將就檔案保密與利用工作的新思考做有關的研究與闡述[2]。

1 做好檔案保密與利用工作的重要意義

1）做好檔案保密工作的意義。有些檔案資源具有涉密性，在管理與利用檔案資源的時候必須堅持保密的原則，這從一定程度上是對檔案真實性的維護，同時，也是檔案管理工作的基本要求。從國家層面上講，涉及的檔案信息關乎于整個國家的核心利益，一些重要的政治、經濟戰略性規劃如果被泄露，將可能引起一些國際沖突，導致我國核心利益受損，造成不可估量的經濟損失，甚至對國家安全造成威脅。從企業方面講，企業的有些檔案信息中涉及了一個企業的專利技術，這些專利技術是一個企業的發展核心武器，一旦這些專利技術檔案泄密，將直接造成一個企業失去核心競爭力，這對于一個企業來說打擊可能是致命的[3]。

2）做好檔案利用工作的意義。在傳統理念下認為，檔案信息只要妥善保存好就行了，這其實是忽略了檔案信息的利用價值，檔案信息只有被合理地利用才能體現出其社會價值，推動社會的發展。我國著名的檔案管理專家吳寶康教授在《當代我國檔案工作的重要文獻》中指出：“不同的檔案資源具有不同的社會價值，應當將檔案資源與社會經濟、文化、教育、科學等多方面聯系起來，并進行開發和利用，才能充分發揮檔案的社會價值?！痹谛碌臅r代背景下，只有將檔案資源加以利用，才能突出檔案資源的價值，促進檔案事業的發展[4]。

2 當前檔案保密與利用工作存在的不足

現階段，我們身處一個信息化的時代，每時每刻這個世界都有可能發生變化，我們看到在大數據來臨的現在，傳統的檔案工作受到了新的挑戰，之前的檔案保密與利用方案可能已經不能適應現在的時代，也無法滿足當下人們的需求，與此同時，以往檔案保密與利用工作中存在的不足之處也慢慢表現出來。

1）相關的制度設計不合理，管理落實不到位。具體來說，在國家層面上，有關的政府部門也設計有關的法律條文，一些政府部門也對檔案保密與利用工作進行了較為嚴格的管理。但是法律條文的落地卻不樂觀，在實際執行的時候，檔案的保密與利用工作比較隨意，其中很多的細節并不完善，有些檔案的保密級別與保存期限以及利用流程都不規范。從企業層面上將講，每個企業的檔案的保密與利用工作差異性也較大，有的企業較為重視，并投入了大量的資金與人力資源去管理檔案，有的企業則較為忽視，對檔案資源的保密與利用持較為隨意的態度，實際工作中有很多不規范的行為，具體工作也缺乏相關的制度約束，這種不嚴肅的工作態度，畢竟在日后能夠影響單位檔案資源的保密與利用。

2）專業技術人才缺乏，檔案管理水平有待提高。檔案保密與利用工作的質量，與有關檔案人員的專業素養有著密切的關系，現階段，檔案專業人才匱乏，是阻礙我國檔案管理工作進步的一大重要原因。在以往，記錄紙質檔案的時候，工作內容較為簡單，有關的檔案工作比較程式化。但是隨著時代的發展，在網絡信息時代，想要做好檔案資源的保密與利用，我們則需要更多綜合素質的檔案管理人才。

3）檔案信息保密利用技術水平有待提高。在以往的時代背景下，檔案主要是采取紙質記錄，在這一時代，檔案信息的保密利用工作相對簡單，只需要建造好相關的庫房，并做好防盜措施，保管好鑰匙即可，基本上檔案信息的泄露渠道較為單一，如果出現了檔案信息機密泄露事件，也比較好查。但是，我們現階段處于信息化的時代，現階段檔案信息的保密利用工作更加地復雜，信息泄露與被非法利用的途徑更多，在網絡環境下，企業在傳輸、保存、查詢、利用的各個環節都可能存在安全風險。但是我國有關的部門以及單位又不具備防止信息泄露的專業技術，其技術水平還有待提高。

3 做好檔案保密與利用工作的有效措施

1）做好檔案保密與利用工作的頂層設計。檔案保密與利用工作缺乏統一的頂層設計是導致檔案管理工作不規范的重要因素之一，基于此，在國家層面上，有關的政府部門應該設計統一的法律規定，用嚴格的制度規范各部門的檔案保密利用工作，引導我國檔案保密利用工作的正規化，確定具體的法律細則，對實際工作中的責任主體進行詳細的劃分，并推動法律條文的實際落地工作，讓實際的檔案管理工作可以有法可循。

2）加強檔案專業人才隊伍的建設。在數字化時代，加快檔案信息化建設是趨勢和必然，因此，有關部門與企業應當優化當前檔案部門的人才結構，在檔案部門增加具有計算機信息技術背景的相關人才。其次，基于新時代的管理需求，有關的部門與企業還應當對原有的檔案人員進行技術培訓，在培訓中增加信息技術內容，以及檔案保密利用的相關內容，積極地開展職業化的教育，促進原有檔案人員的職業素養提高，才能使本單位在具有專業素養的檔案管理人才的帶動下，做好本單位的檔案保密與利用工作。

3）增強保密利用的技術水平。在信息時代背景下，想要做好檔案信息的保密利用，相關的政府部門與企業就要積極提高自身的信息技術水平，做好“技防”工作，利用現代化信息技術為檔案信息保駕護航?；诖?，首先，有關的部門與企業應當做到“同步”，即檔案信息建設要與涉密防護系統的建設要同步規劃、同步設計、同步使用。其次，檔案信息在儲存、傳輸、利用的各個環節都要規劃化進行，符合有關的制度規定。最后，應當對重點部分的保密工作做好涉密保護。有關部門以及企業的重要部門的技術信息、財務信息以及專利信息應當做好進一步的防護，采取反竊密機制等技術措施。

4 結語

總而言之，隨著時代的發展，我國進入了信息化時代，這是一個全新的時代，對傳統的檔案信息保密與利用提出了新的要求，基于此，我們應該順應時代發展的步伐，完善相關的法律法規，做好檔案管理工作的頂層設計，明確法律的有關細則，并在實際工作中落實到位。其次，我們還應該提高對檔案保密利用的重視程度，積極投入資金并人力，建設一支高水平，能夠適應新時代檔案事業發展的人才隊伍，精進有關的信息技術，做好重點部門的信息保密工作，才能全面做好新時代背景下，檔案信息資源的保密與利用工作。