成人高等院校學生檔案管理服務機制創新探討

王利娟

（湖南城建職業技術學院，湖南 長沙 411101）

1 引言

隨著教育改革的不斷深化和社會就業競爭環境的日益嚴峻，社會各界對成人教育的重視程度不到提升，對成人高校發展帶來了良好的機遇。學生檔案管理是高校管理運行的重要環節，能夠為教育教學工作開展和學生職業發展提供科學的依據，但是在實際的管理服務工作中存在著一些問題，制約著檔案工作職能的實現，需要管理部門提升主動創新意識，結合學生發展需求和社會環境變化，優化管理服務模式，推動檔案價值的高效實現。

2 成人高等院校學生檔案管理的意義

成人教育是社會教育體系的重要組成，承擔著重要的教育職能，對推動社會發展起到關鍵作用。學生檔案是對成教學生在校期間的學習生活情況的全面記錄，形成對學生學習經歷、學習成績等信息的全面收集，能夠準確反映學生的思想水平和專業素養，為教育教學工作開展和學生的職業發展提供科學的依據。同時學生檔案具有重要的憑證作用，在學生就業和崗位工作生活中起到關鍵作用，高效的檔案管理和服務水平為學生發展提供基礎保障[1]。

3 成人高等院校學生檔案管理的現狀

3.1 管理理念較為傳統

當前部分高校對成教學生檔案工作缺乏正確的認識，無法保證較好的投入和支持力度，影響管理質量的提升。管理理念較為傳統，存在重管理輕利用的思想，資源開發利用效率不足，服務意識較為薄弱，制約著檔案資源價值的體現。缺乏主動創新意識，對先進的管理理念和方式方法無法進行有效的引進利用，傳統的管理模式不能滿足學生和學校發展的需求[2]。

3.2 管理機制不夠完善

完善的管理機制為學生檔案工作提供制度基礎，而隨著成人教育的快速發展，成教招生數量和辦學規模快速擴大，學生檔案管理壓力不斷提升，現有的規章制度已經無法適應學校發展需求，在實際的管理活動中缺乏長效機制，無法對相關制度進行及時的調整和優化，不能對管理工作形成有效的規范，影響管理服務職能的實現[3]。

3.3 信息化建設較為滯后

信息技術的運用對提升檔案管理水平起到積極作用，大多數高校已經基本實現了檔案管理模式的數字化轉型，而信息技術革新速度和檔案工作壓力求的不斷提升，現有的信息化水平已經無法滿足高校實際需求，管理設備缺乏及時的更新和維護，對先進技術無法形成有效地利用。同時信息安全管理存在不足，容易受到網絡安全威脅的影響，不能保證較好的管理效果[4]。

3.4 管理人員的素質能力存在不足

學生檔案管理具有較強的專業性，而部分學校對檔案工作的重視存在不足，檔案管理隊伍建設較為滯后，缺乏專業管理人才，管理人員的綜合素質能力較為薄弱，不能形成較好的管理效果。

4 成人高等院校學生檔案管理服務機制創新策略

4.1 強化成人高等教育院校學生檔案管理服務功能

成教學生檔案管理服務工作的科學開展為學生就業和職業發展科學的依據，是高校管理運行的重要環節。高校要加強對學生檔案工作的重視和支持力度，對管理服務機制進行科學優化，推動管理質量和服務水平的提升。

1）優化管理思路。管理部門要提升主動創新意識，對檔案管理思路進行科學優化，積極引進先進管理理念，優化管理模式，推動管理制度的提升。要深入到學校教育教學和學生管理工作中，準確掌握檔案工作實際情況，對管理服務工作開展進行統籌規劃，充分整合管理資源，推動管理體系的科學完善。要推動信息化管理模式的構建，合理利用信息技術，對信息系統進行科學升級。如利用大數據、云計算等先進技術，發揮網絡技術資源優勢，有效提升信息系統的運行效率，降低管理成本，推動管理水平的整體提升。要利用專業信息設備和技術，推動傳統檔案載體的數字化轉型，確保資料數據的完整性，有效降低傳統紙質等資料的管理成本，提升整體的管理效率。

2）完善管理機制。完善的管理制度對檔案工作開展提供制度基礎，能夠對管理流程形成科學的規范。學生檔案工作內容較為繁瑣，隨著學校的發展和信息技術的運用，管理工作流程發生了很大的變化，管理部門要結合實際工作情況，構建長效管理機制，對相關規章制度進行針對性的調整，有效提升檔案管理水平。要完善保密機制，對管理人員和檔案利用人員的權限進行科學設置，防止越權行為的出現，保證檔案管理法律法規的嚴格執行。要強化檔案安全管理，制定完善的安全管理機制，對管理和服務管理流程進行規范，及時發現和解決管理工作中存在的問題，對相關制度進行及時的優化。要強化網絡安全管理，建設完善的安全管理機制，合理引進和利用網絡安全技術，及時發現管理工作中的網絡安全風險和隱患，有效抵御網絡安全威脅的入侵。如利用大數據技術對防火墻進行優化，構建智能化防火墻體系，對異常數據進行準確的地位和處理。利用虛擬技術提升安全防護水平，利用虛擬存儲技術對檔案數據進行備份，在發生安全問題時做到及時的數據恢復。利用虛擬網絡技術搭建VPN網絡，與公共網絡進行全面隔離，有效提升網絡安全性。

3）創新利用模式。管理部門要充分發揮網絡技術優勢，拓寬檔案利用模式，實現對檔案資料的遠程查詢和調用，推動服務質量的提升。要利用技術手段對學生檔案資料進行深入分析，準確提取其中的重要信息，建設完善的數字化數據庫，為資料利用提供有效條件。要對檔案使用需求進行全面分析，對檢索機制進行科學優化，有效滿足實際使用需求。

4.2 提高成人高等教育院校檔案人員管理素質

管理人員是檔案工作的重要主體，管理部門要加強對檔案管理隊伍建設的重視，積極引進專業人才，充實管理隊伍。一是要強化培訓力度，結合檔案工作實際需求，制定針對性地培訓策略，將信息知識技能作為重要的培訓內容，推動管理人員綜合素養能力的提升。二是要強化管理力度，完善考核評價機制，結合具體的崗位職能，制定科學的考核標準，對管理人員的素質能力形成科學的評價，將考核結果與激勵政策進行有效結合，優化激勵措施，對管理人員形成有效的督促作用，使其能夠結合實際管理工作需求，進行主動地學習提升，強化服務意識，推動學生檔案資源價值的高效實現。

5 結語

學生檔案管理的高質量開展對推動學生發展起到關鍵作用，成人高等院校要對學生檔案工作形成正確的認識，轉變傳統的管理思路，提升主動創新意識，完善檔案工作機制，創新檔案工作模式，優化檔案利用方式，推動檔案管理服務質量的提升。