機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

呂海濤

（煙臺(tái)市環(huán)境監(jiān)控中心，山東 煙臺(tái) 264003）

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1.1 辦公設(shè)備陳舊

長期的研究結(jié)果顯示，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理辦公設(shè)備已經(jīng)老化，有些辦公設(shè)備已經(jīng)不能完全正常工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位通常缺乏新型的檔案硬件管理設(shè)備，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作容易出現(xiàn)一些偏差，對檔案資源整合工作的進(jìn)行會(huì)產(chǎn)生很大的不利影響。同時(shí)，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案堆積如山，沒有人及時(shí)分類歸納，甚至一些基本安全指標(biāo)和安全措施也不完善。這種情況直接導(dǎo)致現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理和現(xiàn)代國家檔案信息資源綜合管理工作的嚴(yán)重脫節(jié)。由于內(nèi)部檔案檢查工作手段陳舊，現(xiàn)代化的檔案設(shè)備不足，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作效率大幅下降，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息也無法及時(shí)的得到安全保護(hù)。因此，對于辦公設(shè)備老化問題，有必要對相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理，改善設(shè)備陳舊問題，提高辦公效率。

1.2 檔案信息缺乏共享

現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位和機(jī)關(guān)事業(yè)單位之間以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位和社會(huì)組織之間沒有建立較好的信息資源共享平臺(tái)，許多需要頻繁及時(shí)使用的檔案信息資源被分散保存，在一定程度上導(dǎo)致對檔案信息可能存在很大的誤差，影響工作質(zhì)量，增加了檔案使用者的工作難度。例如，在相關(guān)個(gè)人信息處理過程中，如果不同機(jī)關(guān)事業(yè)單位之間不能及時(shí)交流和溝通，不同機(jī)關(guān)事業(yè)單位保存的個(gè)人信息可能會(huì)有一些差異，給大眾帶來很大的困擾，這樣下去必然會(huì)影響政府本身的形象，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身的長期發(fā)展。

1.3 檔案管理工作人員的綜合管理素質(zhì)不夠高

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的迅速到來，信息管理技術(shù)已經(jīng)迅速滲透并發(fā)展到各行各業(yè)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也在這個(gè)大背景下開始了諸多改革。數(shù)字化信息管理對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作人員的技術(shù)提出了更高的要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的組織實(shí)施，信息化管理方面的相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能等都是檔案管理者需要充分了解的。同時(shí)，具備多種數(shù)字化檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)，才能熟練地使用數(shù)字化檔案管理設(shè)備，數(shù)字化檔案管理工作才能順利進(jìn)行。但是，在目前的開發(fā)階段，由于檔案管理人員年齡較大，對各種網(wǎng)絡(luò)檔案信息沒有充分的了解，學(xué)習(xí)過程中也存在很大的困難。近幾年，我國現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理設(shè)備有了長足發(fā)展，這無疑為我國數(shù)字化檔案管理技術(shù)發(fā)展提供了良好發(fā)展契機(jī)。但是，隨著硬件設(shè)備的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平尚未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，人員專業(yè)技術(shù)提升方面仍然存在問題，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理相關(guān)工作可能仍無法順利進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)要及時(shí)進(jìn)行提升。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化對策

2.1 引進(jìn)各種現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備

引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備對數(shù)字檔案進(jìn)行管理，符合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，也得到了群眾的廣泛認(rèn)可。這不僅為人們的日常生活提供了很多便利，還為我國數(shù)字檔案管理的普及和發(fā)展提供了新的契機(jī)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理與其他管理工作不同，是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的檔案管理工作，意味著需要同時(shí)處理很多復(fù)雜的檔案信息內(nèi)容。為了有效地應(yīng)對海量的業(yè)務(wù)信息挑戰(zhàn)，引入高效的大型數(shù)字管理設(shè)備信息系統(tǒng)是解決當(dāng)前這個(gè)問題的有效途徑。為了更有效地提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率，保障檔案信息存儲(chǔ)的安全，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的實(shí)際工作情況，結(jié)合自身的資源優(yōu)勢，建立現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，嚴(yán)格控制數(shù)字檔案信息管理存儲(chǔ)點(diǎn)的質(zhì)量和安全。這種管理辦法不僅能為推進(jìn)數(shù)字檔案管理創(chuàng)造有利的工作環(huán)境，還能更有效地推進(jìn)國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位所有檔案工作的順利開展。

2.2 強(qiáng)調(diào)安全重要性及檔案數(shù)據(jù)資源共享

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代為人們的工作和生活提供了很大的便利和機(jī)會(huì)，但發(fā)展過程中也必然存在相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全漏洞等消極因素。如果檔案數(shù)據(jù)管理出現(xiàn)漏洞，必然會(huì)有變更或丟失檔案數(shù)據(jù)信息的危險(xiǎn)。因此，在構(gòu)建相關(guān)的檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)時(shí)，首先要與平臺(tái)構(gòu)建技術(shù)人員充分溝通，采用信息安全技術(shù)，防止機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部信息交流過程中可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)。為了使信息化技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮更大的作用，在構(gòu)建各部門檔案管理的數(shù)據(jù)平臺(tái)時(shí)，各部門負(fù)責(zé)人要提前溝通，做好相互理解工作，建立密切的合作關(guān)系，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，開放資源共享功能，建立便于平臺(tái)單位之間信息交換的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。各部門領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理部門的工作，強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與管理科學(xué)相結(jié)合的重要性。當(dāng)然，建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)不能忽視安全意識(shí)，要考慮知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保密性和特別重要的信息內(nèi)容的安全性。

2.3 提升事業(yè)單位檔案管理工作人員素質(zhì)

提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中非常重要的工作。作為數(shù)字時(shí)代檔案管理的理論執(zhí)行者和實(shí)際操作者，他們的檔案綜合管理素質(zhì)決定了整個(gè)檔案工作的開展進(jìn)程。目前，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員仍然存在各種需要改進(jìn)的問題。為了有效推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。主要可以從以下幾個(gè)角度進(jìn)行：首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要定期組織對所有檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理方面和技術(shù)設(shè)備方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。為了有效提高人員技能水平，每當(dāng)定期培訓(xùn)工作完成時(shí)，需要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)考核。同時(shí)也要注重在平時(shí)工作中開展技能考核、技術(shù)比賽等，不斷提高工作人員對現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的技術(shù)操作管理水平。另外，建立機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，與檔案管理人員職務(wù)晉升、職稱聘任、評(píng)功評(píng)獎(jiǎng)等掛鉤。如果在考核執(zhí)行過程中出現(xiàn)不積極配合及考核結(jié)果不合格等問題，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也應(yīng)及時(shí)實(shí)施相應(yīng)的處罰和組織處理。通過推進(jìn)獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施，鼓勵(lì)檔案管理人員努力學(xué)習(xí)提升自身專業(yè)素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)素質(zhì)的較快提高。最后，要從初次入職前的資格審查工作開始，不斷提高入職人員的資格門檻，提高對機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案工作人員資格選拔的要求，提高工作難度，進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保初次入職的所有檔案工作人員都符合標(biāo)準(zhǔn)。

3 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，社會(huì)各方面發(fā)生了巨大的變化，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，信息技術(shù)也起到了重要作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作要科學(xué)有效地進(jìn)行，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，充分利用網(wǎng)絡(luò)思維，加快創(chuàng)新速度，提高檔案管理的準(zhǔn)確性。合理利用信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理，才能進(jìn)一步提高檔案處理效率和利用效率。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和檔案管理的深度融合，才能夠催生出檔案管理的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，最終擴(kuò)大機(jī)關(guān)事業(yè)單位的生存和發(fā)展空間。