機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策

呂海濤

（煙臺市環境監控中心，山東 煙臺 264003）

1 機關事業單位數字化檔案管理現狀

1.1 辦公設備陳舊

長期的研究結果顯示，大部分機關事業單位辦公室檔案管理辦公設備已經老化，有些辦公設備已經不能完全正常工作。機關事業單位通常缺乏新型的檔案硬件管理設備，因此機關事業單位的檔案管理工作容易出現一些偏差，對檔案資源整合工作的進行會產生很大的不利影響。同時，有些機關事業單位檔案堆積如山，沒有人及時分類歸納，甚至一些基本安全指標和安全措施也不完善。這種情況直接導致現代化的數字檔案管理和現代國家檔案信息資源綜合管理工作的嚴重脫節。由于內部檔案檢查工作手段陳舊，現代化的檔案設備不足，機關事業單位內部檔案管理工作效率大幅下降，檔案數據庫中的信息也無法及時的得到安全保護。因此，對于辦公設備老化問題，有必要對相關機關事業單位進行科學管理，改善設備陳舊問題，提高辦公效率。

1.2 檔案信息缺乏共享

現階段，機關事業單位和機關事業單位之間以及機關事業單位和社會組織之間沒有建立較好的信息資源共享平臺，許多需要頻繁及時使用的檔案信息資源被分散保存，在一定程度上導致對檔案信息可能存在很大的誤差，影響工作質量，增加了檔案使用者的工作難度。例如，在相關個人信息處理過程中，如果不同機關事業單位之間不能及時交流和溝通，不同機關事業單位保存的個人信息可能會有一些差異，給大眾帶來很大的困擾，這樣下去必然會影響政府本身的形象，不利于機關事業單位自身的長期發展。

1.3 檔案管理工作人員的綜合管理素質不夠高

隨著信息網絡時代的迅速到來，信息管理技術已經迅速滲透并發展到各行各業。因此，機關事業單位也在這個大背景下開始了諸多改革。數字化信息管理對機關事業單位的檔案管理工作人員的技術提出了更高的要求，機關事業單位數字化檔案管理的組織實施，信息化管理方面的相關專業知識和技能等都是檔案管理者需要充分了解的。同時，具備多種數字化檔案管理相關專業知識，才能熟練地使用數字化檔案管理設備，數字化檔案管理工作才能順利進行。但是，在目前的開發階段，由于檔案管理人員年齡較大，對各種網絡檔案信息沒有充分的了解，學習過程中也存在很大的困難。近幾年，我國現代化的數字檔案管理設備有了長足發展，這無疑為我國數字化檔案管理技術發展提供了良好發展契機。但是，隨著硬件設備的發展，機關事業單位檔案管理人員的專業水平尚未達到標準，人員專業技術提升方面仍然存在問題，導致機關事業單位的數字化檔案管理相關工作可能仍無法順利進行。因此，機關事業單位檔案管理工作人員的綜合素質要及時進行提升。

2 機關事業單位數字化檔案管理優化對策

2.1 引進各種現代化數字檔案管理設備

引進現代化檔案管理設備對數字檔案進行管理，符合當前社會的發展，也得到了群眾的廣泛認可。這不僅為人們的日常生活提供了很多便利，還為我國數字檔案管理的普及和發展提供了新的契機。機關事業單位檔案管理與其他管理工作不同，是一項綜合性較強的檔案管理工作，意味著需要同時處理很多復雜的檔案信息內容。為了有效地應對海量的業務信息挑戰，引入高效的大型數字管理設備信息系統是解決當前這個問題的有效途徑。為了更有效地提高機關事業單位的工作效率，保障檔案信息存儲的安全，機關事業單位可以根據國家機關和事業單位的實際工作情況，結合自身的資源優勢，建立現代化的數字檔案管理信息系統，嚴格控制數字檔案信息管理存儲點的質量和安全。這種管理辦法不僅能為推進數字檔案管理創造有利的工作環境，還能更有效地推進國家機關和事業單位所有檔案工作的順利開展。

2.2 強調安全重要性及檔案數據資源共享

網絡時代為人們的工作和生活提供了很大的便利和機會，但發展過程中也必然存在相關的網絡安全漏洞等消極因素。如果檔案數據管理出現漏洞，必然會有變更或丟失檔案數據信息的危險。因此，在構建相關的檔案管理數據平臺時，首先要與平臺構建技術人員充分溝通，采用信息安全技術，防止機關事業單位內部信息交流過程中可能出現的安全風險。為了使信息化技術在檔案管理中發揮更大的作用，在構建各部門檔案管理的數據平臺時，各部門負責人要提前溝通，做好相互理解工作，建立密切的合作關系，同時利用網絡優勢，開放資源共享功能，建立便于平臺單位之間信息交換的數據共享平臺。各部門領導要重視檔案管理部門的工作，強調網絡技術與管理科學相結合的重要性。當然，建立檔案數據共享平臺不能忽視安全意識，要考慮知識產權的保密性和特別重要的信息內容的安全性。

2.3 提升事業單位檔案管理工作人員素質

提高檔案管理工作人員的綜合素質是機關事業單位檔案管理中非常重要的工作。作為數字時代檔案管理的理論執行者和實際操作者，他們的檔案綜合管理素質決定了整個檔案工作的開展進程。目前，許多機關事業單位檔案管理工作人員仍然存在各種需要改進的問題。為了有效推進機關事業單位的管理運轉，機關事業單位要不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質。主要可以從以下幾個角度進行：首先，機關事業單位要定期組織對所有檔案管理人員進行現代化檔案管理方面和技術設備方面的學習培訓。為了有效提高人員技能水平，每當定期培訓工作完成時，需要對工作人員進行培訓考核。同時也要注重在平時工作中開展技能考核、技術比賽等，不斷提高工作人員對現代化檔案管理設備的技術操作管理水平。另外，建立機關事業單位檔案管理獎懲機制，與檔案管理人員職務晉升、職稱聘任、評功評獎等掛鉤。如果在考核執行過程中出現不積極配合及考核結果不合格等問題，機關事業單位也應及時實施相應的處罰和組織處理。通過推進獎懲激勵措施，鼓勵檔案管理人員努力學習提升自身專業素質，從而實現檔案管理人員專業技術素質的較快提高。最后，要從初次入職前的資格審查工作開始，不斷提高入職人員的資格門檻，提高對機關事業單位數字化檔案工作人員資格選拔的要求，提高工作難度，進行嚴格的審查，確保初次入職的所有檔案工作人員都符合標準。

3 結束語

隨著信息技術的持續發展，社會各方面發生了巨大的變化，在機關事業單位檔案管理中，信息技術也起到了重要作用。機關事業單位檔案管理工作要科學有效地進行，適應時代發展，充分利用網絡思維，加快創新速度，提高檔案管理的準確性。合理利用信息技術，優化檔案管理，才能進一步提高檔案處理效率和利用效率。只有這樣才能實現數據和檔案管理的深度融合，才能夠催生出檔案管理的社會效益以及經濟效益，最終擴大機關事業單位的生存和發展空間。