信息化時(shí)代基層檔案管理質(zhì)量的提升與發(fā)展

史俊莉

（陜西省延安市黃陵縣重點(diǎn)項(xiàng)目管理辦公室，陜西 延安 727300）

傳統(tǒng)檔案管理工作一般是采用人工記錄文字信息的方法，記錄的信息量較少且模式單一局限。我們處在一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式無法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，嚴(yán)重拖慢了工作人員對(duì)于檔案的研究進(jìn)度。如果使用信息化技術(shù)記錄檔案則可以同時(shí)保存聲音、文字和圖片等信息，能夠很大程度上加強(qiáng)人們對(duì)于檔案信息的理解，提升工作效率，工作人員可以直觀地對(duì)檔案進(jìn)行分析，了解事件發(fā)生的全過程，因此使用信息化技術(shù)管理檔案信息勢(shì)在必行。

1 目前檔案管理工作的不足

1.1 軟件通用性差

目前，許多政府對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，重視度不夠，下?lián)艿慕?jīng)費(fèi)嚴(yán)重欠缺，導(dǎo)致基層政府在工作時(shí)對(duì)于檔案管理工作模式的更新難度較大。許多基層政府的檔案管理工作使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，致使檔案管理軟件不能夠?qū)崿F(xiàn)信息互通。由于缺乏資金，許多基層政府使用的檔案管理系統(tǒng)版本陳舊，脫離時(shí)代需求，不能做到信息的銜接交流。使得基層政府開展自動(dòng)化辦公和檔案一體化工作受到影響，拖慢了檔案管理的整體進(jìn)度。

1.2 缺乏統(tǒng)一的系統(tǒng)化檔案管理理論體系

目前的管理工作缺乏一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理工作體系與標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范給到工作人員以參考，使得我國(guó)各方面當(dāng)信息系統(tǒng)建設(shè)水平參差不齊。因此，必須引入信息化檔案管理技術(shù)，建立統(tǒng)一的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高工作效率，緩解傳統(tǒng)檔案管理模式下的基層工作人員的工作壓力，提高檔案管理質(zhì)量。

1.3 保密性不足，信息泄露問題突出

目前的檔案管理工作中會(huì)將信息錄入到電子系統(tǒng)進(jìn)行備份，然而電子系統(tǒng)的使用雖然能使得檔案管理工作更加便捷，但在電子系統(tǒng)進(jìn)行保密工作難度較大，存在著信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。一旦電子系統(tǒng)被不法分子入侵成功，將會(huì)造成巨大的信息資源損失。

1.4 檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不足

許多檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低，工作觀念沒有做到與時(shí)俱進(jìn)。在如今這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，檔案管理工作對(duì)工作人員素質(zhì)要求較高，需要工作人員具備快速整理種類繁多、信息量巨大的文件的能力。而許多基層政府的檔案管理工作人員仍然沿用十幾年前的檔案管理系統(tǒng)和工作方式，使得許多檔案在整理的過程中出現(xiàn)信息遺漏和歸類錯(cuò)誤等問題。檔案管理工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作模式和觀念，積極學(xué)習(xí)新型檔案管理技術(shù)。相關(guān)部門應(yīng)投入資金，引入最新的檔案管理系統(tǒng)，聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)檔案管理部門工作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使得相關(guān)工作人員能夠勝任新形勢(shì)下的檔案管理工作，保障檔案管理的科學(xué)性和高效性。

2 信息化時(shí)代檔案管理的幾點(diǎn)措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理的組織和制度建設(shè)

必須建設(shè)一套科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作體系，通過制度的建立，規(guī)范檔案管理工作人員的日常工作，使得檔案管理工作能夠程序化進(jìn)行。應(yīng)將檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化分解，將檔案管理部門人員進(jìn)行細(xì)化分工，明確每一個(gè)人所負(fù)責(zé)的檔案管理工作內(nèi)容，做到每一個(gè)人明確自己的工作職責(zé)，在自己負(fù)責(zé)的模塊變得更加專業(yè)化。只有這樣，每一名員工負(fù)責(zé)好自己的模塊工作，并處理好銜接工作，上級(jí)部門做好對(duì)檔案管理部門每一個(gè)人的監(jiān)督和管理工作，才能使得檔案管理部門有序進(jìn)行，提高檔案管理效率。

2.2 建立數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理工作涉及大量的電子文檔，在整理這些文檔時(shí)，要做到及時(shí)更新數(shù)據(jù)。首先要對(duì)電子文檔內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)，避免將虛假信息傳輸進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)。利用數(shù)據(jù)庫(kù)將電子文檔進(jìn)行歸類編排，這樣做能提高文件檢索的速度，做到精準(zhǔn)查找。

2.3 做到定期檢查維護(hù)

要提高檔案管理的安全性，必須做到對(duì)儲(chǔ)存文檔的u盤或者光盤等儲(chǔ)存媒介進(jìn)行定期的檢查，避免因?yàn)闀r(shí)間過長(zhǎng)，介質(zhì)老化，出現(xiàn)文件的損壞丟失等情況。必須注意到u盤或者光盤的使用保質(zhì)期，定期跟換新媒介體，將文檔拷貝到新的媒介中，防止媒介的損壞對(duì)來信息資源的丟失和工作的困難。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提高和普及，網(wǎng)絡(luò)安全問題也日益突出。在利用信息化系統(tǒng)對(duì)政府檔案信息化管理時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)一些系統(tǒng)漏洞，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)黑客襲擊。因此必須加大檔案管理系統(tǒng)的安全體系建設(shè)，聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的保密強(qiáng)度，防止電腦被病毒攻擊造成文檔資源損失。應(yīng)定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)檢驗(yàn)，避免系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，在出現(xiàn)漏洞之后，應(yīng)立刻聯(lián)系專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電腦進(jìn)行殺毒和漏洞修補(bǔ)。并且要注意在文檔找回的過程中，防止病毒的攜帶，造成整個(gè)單管理系統(tǒng)的崩潰。

在將電子文檔上傳到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的安全性監(jiān)管，設(shè)計(jì)算機(jī)防護(hù)安全網(wǎng)絡(luò)。由于計(jì)算機(jī)病毒的大量存在，為確保電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，必須做到對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控、防護(hù)和病毒查殺。利用防火墻等安全監(jiān)測(cè)病毒查殺系統(tǒng)，來對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全保護(hù)，及時(shí)查殺來自外部的病毒攻擊，防止外部攻擊導(dǎo)致計(jì)算機(jī)中電子文檔的丟失。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，不止應(yīng)關(guān)注計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的病毒查殺能力，還應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的訪問權(quán)限建設(shè)。只有檔案管理工作人員以及上級(jí)部門人員才能有權(quán)限調(diào)動(dòng)計(jì)算機(jī)內(nèi)的文檔，避免計(jì)算機(jī)中的檔案信息被無關(guān)人員盜取、刪除，導(dǎo)致信息資源的泄露、丟失。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)使用的規(guī)范化，避免檔案管理工作用的計(jì)算機(jī)被濫用。

3 結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)代下基層政府的檔案管理工作人員必須轉(zhuǎn)變觀念和工作方式，引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，學(xué)習(xí)信息化手段進(jìn)行檔案管理工作。有關(guān)部門必須重視檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，加大資金支持，關(guān)注工作人員專業(yè)素質(zhì)提升以及硬件設(shè)施的配備，保障基層檔案管理工作的高效進(jìn)行，避免檔案管理錯(cuò)誤帶來的工作困難。