信息化時代基層檔案管理質量的提升與發展

史俊莉

（陜西省延安市黃陵縣重點項目管理辦公室，陜西 延安 727300）

傳統檔案管理工作一般是采用人工記錄文字信息的方法，記錄的信息量較少且模式單一局限。我們處在一個信息爆炸的時代，傳統的檔案管理工作模式無法順應時代的發展，嚴重拖慢了工作人員對于檔案的研究進度。如果使用信息化技術記錄檔案則可以同時保存聲音、文字和圖片等信息，能夠很大程度上加強人們對于檔案信息的理解，提升工作效率，工作人員可以直觀地對檔案進行分析，了解事件發生的全過程，因此使用信息化技術管理檔案信息勢在必行。

1 目前檔案管理工作的不足

1.1 軟件通用性差

目前，許多政府對檔案管理工作的認識不足，重視度不夠，下撥的經費嚴重欠缺，導致基層政府在工作時對于檔案管理工作模式的更新難度較大。許多基層政府的檔案管理工作使用的計算機型號不一，致使檔案管理軟件不能夠實現信息互通。由于缺乏資金，許多基層政府使用的檔案管理系統版本陳舊，脫離時代需求，不能做到信息的銜接交流。使得基層政府開展自動化辦公和檔案一體化工作受到影響，拖慢了檔案管理的整體進度。

1.2 缺乏統一的系統化檔案管理理論體系

目前的管理工作缺乏一個統一的檔案管理工作體系與標準。在檔案管理工作出現錯誤時，沒有一個標準的規范給到工作人員以參考，使得我國各方面當信息系統建設水平參差不齊。因此，必須引入信息化檔案管理技術，建立統一的信息化檔案管理標準，提高工作效率，緩解傳統檔案管理模式下的基層工作人員的工作壓力，提高檔案管理質量。

1.3 保密性不足，信息泄露問題突出

目前的檔案管理工作中會將信息錄入到電子系統進行備份，然而電子系統的使用雖然能使得檔案管理工作更加便捷，但在電子系統進行保密工作難度較大，存在著信息泄露的風險。一旦電子系統被不法分子入侵成功，將會造成巨大的信息資源損失。

1.4 檔案管理工作人員專業素質不足

許多檔案管理工作人員專業素質較低，工作觀念沒有做到與時俱進。在如今這個信息爆炸的時代，檔案管理工作對工作人員素質要求較高，需要工作人員具備快速整理種類繁多、信息量巨大的文件的能力。而許多基層政府的檔案管理工作人員仍然沿用十幾年前的檔案管理系統和工作方式，使得許多檔案在整理的過程中出現信息遺漏和歸類錯誤等問題。檔案管理工作人員應轉變工作模式和觀念，積極學習新型檔案管理技術。相關部門應投入資金，引入最新的檔案管理系統，聘請專業人員對檔案管理部門工作人員進行系統培訓，使得相關工作人員能夠勝任新形勢下的檔案管理工作，保障檔案管理的科學性和高效性。

2 信息化時代檔案管理的幾點措施

2.1 加強檔案管理的組織和制度建設

必須建設一套科學規范的檔案管理工作體系，通過制度的建立，規范檔案管理工作人員的日常工作，使得檔案管理工作能夠程序化進行。應將檔案管理工作內容進行細化分解，將檔案管理部門人員進行細化分工，明確每一個人所負責的檔案管理工作內容，做到每一個人明確自己的工作職責，在自己負責的模塊變得更加專業化。只有這樣，每一名員工負責好自己的模塊工作，并處理好銜接工作，上級部門做好對檔案管理部門每一個人的監督和管理工作，才能使得檔案管理部門有序進行，提高檔案管理效率。

2.2 建立數據庫

檔案管理工作涉及大量的電子文檔，在整理這些文檔時，要做到及時更新數據。首先要對電子文檔內容的真實性進行核實，避免將虛假信息傳輸進數據庫。利用數據庫將電子文檔進行歸類編排，這樣做能提高文件檢索的速度，做到精準查找。

2.3 做到定期檢查維護

要提高檔案管理的安全性，必須做到對儲存文檔的u盤或者光盤等儲存媒介進行定期的檢查，避免因為時間過長，介質老化，出現文件的損壞丟失等情況。必須注意到u盤或者光盤的使用保質期，定期跟換新媒介體，將文檔拷貝到新的媒介中，防止媒介的損壞對來信息資源的丟失和工作的困難。

隨著互聯網技術的不斷提高和普及，網絡安全問題也日益突出。在利用信息化系統對政府檔案信息化管理時，難免會出現一些系統漏洞，導致互聯網黑客襲擊。因此必須加大檔案管理系統的安全體系建設，聘請專業技術人員，通過網絡技術加強檔案管理系統的保密強度，防止電腦被病毒攻擊造成文檔資源損失。應定期對計算機進行系統檢驗，避免系統出現漏洞，在出現漏洞之后，應立刻聯系專業技術人員對電腦進行殺毒和漏洞修補。并且要注意在文檔找回的過程中，防止病毒的攜帶，造成整個單管理系統的崩潰。

在將電子文檔上傳到計算機系統時，應加強對計算機的安全性監管，設計算機防護安全網絡。由于計算機病毒的大量存在，為確保電子檔案管理系統的安全性，必須做到對計算機進行實時監控、防護和病毒查殺。利用防火墻等安全監測病毒查殺系統，來對計算機進行安全保護，及時查殺來自外部的病毒攻擊，防止外部攻擊導致計算機中電子文檔的丟失。

加強對檔案管理系統的安全防護，不止應關注計算機系統的病毒查殺能力，還應加強計算機的訪問權限建設。只有檔案管理工作人員以及上級部門人員才能有權限調動計算機內的文檔，避免計算機中的檔案信息被無關人員盜取、刪除，導致信息資源的泄露、丟失。加強計算機使用的規范化，避免檔案管理工作用的計算機被濫用。

3 結束語

綜上所述，新時代下基層政府的檔案管理工作人員必須轉變觀念和工作方式，引進先進的信息化管理系統，學習信息化手段進行檔案管理工作。有關部門必須重視檔案管理工作的與時俱進，加大資金支持，關注工作人員專業素質提升以及硬件設施的配備，保障基層檔案管理工作的高效進行，避免檔案管理錯誤帶來的工作困難。