大數據時代背景下檔案管理和數字化建設研究

劉 蕾

（天津北辰科技園區管理有限公司，天津 300405）

1 檔案數字化建設中存在問題

1.1 檔案數字化橫向發展不均衡

目前，各等級檔案管理的職能部門都非常重視數字化檔案的建設，然而一些基礎相對薄弱的檔案管理部門卻忽視了檔案數字化建設資本的投入。希望進一步完善和優化檔案數字化建設體系，就應當引進相關的技術型人才和配套技術。建立檔案信息數據庫，需要得到計算機服務器以及其他設備的支持，以往的紙質檔案全面實現數字化管理，需要得到硬件和軟件的雙重配合，在傳統檔案管理工作的基礎上，投入更多精力和人力。與此同時，檔案管理工作部門還需要通過優化網絡來進行完善的管理。對于級別相對較低的檔案管理工作部門來說，無論是未來的檔案管理工作，生存與發展都面臨著很多挑戰，更無暇去進行數字化建設的資本投入。

1.2 檔案管理觀念落后影響檔案數字化建設

檔案管理工作人員沒有真正的認識到檔案管理工作的重要性，忽視了數字化建設的真正價值與內涵，都會影響檔案管理數字化的體系建設。檔案管理信息體系屬于檔案數字化建設的相關模具和板塊，為進一步優化檔案管理工作，需要工作人員認識到，改變過去管理方法和理念的重要性，同時構建一個規范化的管理體系。之前檔案信息化管理屬于日常工作內容，工作人員一味依賴紙質檔案，認為網絡和電子檔案存在不安全性，這一觀念也影響了大數據時代背景下的檔案信息管理工作進一步開發與應用。

1.3 檔案數字化建設缺乏整體規劃

由于缺乏整體規劃，導致檔案數字化建設的工作進行過程中遇到阻礙問題。沒有細致進行整體規劃和部署，盲目的引入并不符合實際工作的檔案管理體系，或者是缺乏實現檔案管理集成工作目標的技術，都會導致檔案管理工作存在缺失問題。在實際工作過程中購買的管理信息體系，不僅不能夠滿足傳統檔案管理工作的要求，也不能提高整體工作效率，還會引起各體系中檔案信息出現不兼容和信息資源處理能力降低的情況，導致檔案管理部門出現檔案信息化建設障礙問題。

1.4 檔案管理人員缺乏檔案數字化建設工作能力

目前，檔案管理工作人員缺乏專業技能，也會導致其無法勝任檔案數字化建設工作的具體內容。日益完善的檔案管理工作模式，對工作人員的知識結構和工作技能提出了更多要求，在傳統理念指導下，檔案管理工作人員認為自身的管理工作應當配合計算機技術人員同時進行，將其視為單純的技術運行，而實際的檔案數字化建設工作，應當是由具備計算機能力和檔案管理信息處理能力的檔案管理工作人員完成。

1.5 檔案數字化缺乏統一標準和有效安全保障

缺失檔案數字化統一管理標準和有效性安全保障的檔案管理工作存在嚴重問題。保證完整的傳統檔案信息，并與基礎工作內容進行統一，才是構建檔案數字化管理與建設體系的重要基礎，如果檔案的質量存在參差不齊的情況，會導致檔案館數字化管理缺乏統一標準。電子檔案存在范疇嚴格受限的情況。檔案記錄了相關項目從開始到結束的整個過程，并存在大量寶貴的數據和機密信息，因此，保證信息儲存和應用的安全性，具有非常重要的價值。檔案管理工作人員對于自身工作安全意識不足，也可能會導致信息檔案存在被黑客攻擊等風險。檔案信息的泄露，都會造成檔案管理工作出現重要安全問題。

2 大數據時代檔案管理創新舉措

2.1 賦予檔案新內涵

在大數據的時代背景下，不斷優化和完善檔案管理方法，需要提出創新的舉措，進而賦予檔案全新的內涵。例如，在醫院檔案管理工作中構建大型的數字檔案館，將其中具有實際價值的相關記錄信息視為檔案。醫院每時每刻都會更新生成全新的數據信息，將所有的信息收集并記錄到計算機當中，通過通訊設備保存到數據柜。在需要的時候，可以通過訪問大數據的文件了解到相關信息。這些工作是人工無法完成和實現的，因為目前的檔案管理技術手段和人員知識水平，都無法進行海量數據的類別劃分。

2.2 及時更新知識結構

檔案的數字化體系，能夠針對檔案信息進行收集整理、劃分類別儲存以及轉移，這都需要軟件和硬件技術的雙向配合。根據檔案管理的需求配置相關的設備，包括計算機、掃描儀、路由器、大型高速交換器以及其他相關信息處理設備，這也是為了配合硬件設計方面的主要需求。檔案管理的軟件設計，需要與檔案管理部門進行相關實踐工作的配合，為檔案管理部門提供良好的網絡環境，從而構建檔案網站，實現數字化和網絡化的科學管理應用。

2.3 構建新檔案收集體系

儲存檔案信息是檔案管理的重要基礎，在大數據背景時代下文件的收集和整理不能僅依靠人工，需要借助互聯網和信息技術的支持，從而產生完整的生產鏈條。科學的管理方式，需要掌握每個環節當中生產的信息和數據，從而把握關鍵信息和鏈接中心，并針對收集到的信息大小和類型進行劃分。

2.4 做好安全防護

信息資源是國民經濟和社會發展的三大戰略資源之一，建立安全可靠的檔案管理系統更有助于敏感信息的保護及信息資源的應用，應當明確數據采集、傳輸、存儲、應用等各環節的網絡安全防護邊界、責任主體和防護要求。一是做好網絡邊界防護。企業中檔案管理系統與業務平臺往往存在不少數據接口，數據的交互與網絡跨區服務通常使得檔案管理平臺成為安全防護的薄弱點，在檔案系統建設規劃中采用可信可靠的網絡安全產品及服務，提升檔案系統關鍵設備的防護水平。二是深化態勢感知能力及防護體系建設。持續完善對檔案系統的網絡安全風險監測及預警，定期對檔案系統開展漏洞修復與安全滲透測試，全面降低安全風險。三是做好系統防護。完善檔案災備體系、建立災備系統；對系統使用人員進行分級，對權限進行最小化管理；增加面部識別、指紋或聲紋識別等多因子認證途徑，避免身份盜用風險。

3 結語

檔案部門屬于數據鏈接的中心，因此無論是集中式還是分散式的數據收集模式，都能夠深入挖掘到收集數據和信息的重要價值。作為具有科研性工作性質的單位，從事檔案管理工作的人員，不僅需要收集傳統的檔案資料和信息，還應當充分的應用信息化文件資源，切實履行自身職能，能夠與時俱進的構建大數據體系，從而科學實現檔案管理的戰略作用和價值。