新時期建設工程電子檔案管理及有效措施

盧 琦

（重慶市城投路橋管理有限公司，重慶 400060）

在城市化不斷發展的環境下，建設工程數量不斷增多，且種類越來越復雜，形成的檔案資料也呈現多樣化、多元化趨勢。信息時代背景下各行各業正探索數字化轉型升級，建設工程檔案資料也呈現電子化趨勢，提升著整個檔案資料歸檔管理工作的效率。因此，對建設工程電子檔案管理工作應給予充分思考，積極創新管理路徑，充分發揮檔案資料的價值，實現電子檔案的高質量、高水平管理。

1 建設工程電子檔案管理的必要性

建設工程電子檔案是指工程在建設過程中直接產生的數量龐大、種類多樣且具有保存意義與價值的資料，一般以文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，是建設全過程的真實反映，是行政管理人員和工程技術人員等按照相關法律法規、政策、標準、規范的規定據實填寫的原始資料，其歸檔收集是否齊全、完整、專業，收錄的內容是否準確、規范，直接影響到能否為整個工程項目在竣工投產后期的管理、維修、改建、擴建、恢復等工作提供依據。而信息時代背景下，計算機技術的快速發展推動了各類型資料的數字化，建設工程檔案電子化也是必然趨勢。

2 加強建設工程電子檔案管理的有效措施

2.1 建立健全建設工程電子檔案管理制度

任何管理工作的開展都需要以管理制度作為基礎，讓工作人員在執行管理職能的過程中更加規范。因此，需要通過完善檔案管理制度對各個管理環節進行優化，從而大幅提升檔案資料管理機制的高效運行。但要想真正將建設工程檔案管理到位，還需要將電子檔案管理工作制度規范化、標準化，做到有據可依、有章可循。如此才能有效提高檔案管理工作的質量。

2.2 規范建設工程電子檔案的收集與歸檔流程

當前建設工程資料已基本實現數字化，檔案管理部門應改革創新，優化檔案的收集與歸檔流程。首先，應確立每一個建設工程的電子檔案收集歸檔責任人，建設工程的項目負責統一指揮，確定專人專崗負責，保證整個項目形成、積累的電子檔案能夠連續、完整、準確地被收錄，避免出現遺漏或重復歸檔的問題。此外，檔案管理人員應在過程中要指導電子檔案按照規范要求收集，做好鑒定、移交、歸檔與保管等全過程管理，確保電子檔案的歸檔是準確、完整、有效的。《電子文件歸檔與管理規范》中已明確提出電子檔案歸檔與管理的相關標準，建設工程電子檔案的收集應嚴格按照標準執行。當歸檔的電子檔案存在同時有對應的紙質或其他載體形式文件的情形時，則應在內容上、表述上以及相關說明上保持一致。電子檔案的保存應與對應的紙質或其他形式文件間確立真實可靠的標識關系，才能對歸檔工作實現科學、規范管理。

2.3 加固防線，確保建設工程電子檔案安全

建設工程電子檔案的安全管理是整個工作的重中之重，一定要樹立“安全第一”的思想，倘若缺乏安全管理，很容易導致電子檔案的損耗甚至丟失，對整個建設工程后續管理帶來嚴重損失。建設工程電子檔案的安全應用必須建立在電子檔案的安全管理之上。安全管理是整個電子檔案管理的核心組成部分，關系著整個建設工程檔案能否順利實現電子化，因此，電子檔案必須要將安全管理落實到每一個環節和每一個階段，并且根據建設工程每個階段的不同特征采取對應專業的安全技術與有效管理策略。在互聯網蓬勃發展的背景下，網絡被廣泛使用甚至濫用，建設工程的管理中涉及大量的數據借助網絡交互傳遞，很容易出現檔案資料在傳輸過程中攜帶病毒、木馬并傳播、被惡意篡改竊取等問題，因而需落實建設工程電子檔案的安全管理技術投入。一是設置防火墻。防火墻是計算機網絡安全保護的一項重要措施，在數字化檔案管理系統設置防火墻可以有效增強系統安全防護能力。防火墻可以過濾掉安全風險，可以對系統實施訪問控制。守好檔案的“大門”，起到良好的安全防范與保護作用，保護電子檔案資料不會受到非法的訪問與接觸，能夠有效地維護電子檔案所處環境安全。二是入侵檢測技術。入侵檢測技術是一種按照既定的安全策略監測檢查系統運行的技術，將盡可能地發現試圖攻擊系統的企圖、行為，從而確保檔案管理系統的安全性、完整性以及可用性。利用入侵檢測技術可以有效防范外部入侵，從而確保檔案信息人安全，防止信息泄露。三是定期安全備份。在建設工程電子檔案管理系統中應配備定期安全備份功能，防止由于系統或硬件出錯時電子檔案的丟失，能夠在修復后及時恢復數據。對于特別重要的電子檔案資料應落實紙質同步備份，確保電子檔案管理更加完善。四是權限設置。目前，數字化檔案管理系統的登錄訪問控制普遍采用的都是賬戶密碼登錄，這是系統的首道安全防護措施，但是密碼一旦泄露，即使非賬戶持有者也能順利登入系統執行相關操作。對此，可以嘗試采用動態口令驗證、指紋驗證以及人臉識別等技術提升登錄訪問控制的安全等級。此外，針對不同等級的系統用戶設置不同的操作|權限，例如系統的登錄權、檢索權、查閱權、下載權乃至到數據庫的操作權等，進行規范管理。

2.4 落實建設工程電子檔案的安全應用

建設工程電子檔案的價值在于能夠為建設工程后續的管理提供有力的資料，所以它的應用是非常廣泛的，而如何能安全應用成為建設工程電子檔案管理的重要問題，因為電子檔案與紙質檔案相比，更加難以實現有效的安全控制，需要重視深化落實每一項安全工作。首先，需嚴格審核用戶的使用權限，不應全部用戶都開放全部使用權。其次，應根據電子檔案內容劃分保密等級，不能完全開放的內容不能提供直接下載或拷貝的方式；最后，需要利用系統對整個電子檔案應用過程進行跟蹤監控記錄，以便于后續對應用情況的查證。

綜上所述，以信息技術為基礎，加強檔案管理者的學習培訓，轉變管理理念，創新管理思路，注重計算機技術等應用，構建完善的電子檔案信息共享數據庫，重視電子檔案信息價值開發，筑牢安全防線，才能實現更加安全、有效的電子檔案管理，更好地服務廣大用戶，將電子檔案的價值最大限度地發揮出來。