新時(shí)期建設(shè)工程電子檔案管理及有效措施

盧 琦

（重慶市城投路橋管理有限公司，重慶 400060）

在城市化不斷發(fā)展的環(huán)境下，建設(shè)工程數(shù)量不斷增多，且種類越來(lái)越復(fù)雜，形成的檔案資料也呈現(xiàn)多樣化、多元化趨勢(shì)。信息時(shí)代背景下各行各業(yè)正探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，建設(shè)工程檔案資料也呈現(xiàn)電子化趨勢(shì)，提升著整個(gè)檔案資料歸檔管理工作的效率。因此，對(duì)建設(shè)工程電子檔案管理工作應(yīng)給予充分思考，積極創(chuàng)新管理路徑，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)電子檔案的高質(zhì)量、高水平管理。

1 建設(shè)工程電子檔案管理的必要性

建設(shè)工程電子檔案是指工程在建設(shè)過(guò)程中直接產(chǎn)生的數(shù)量龐大、種類多樣且具有保存意義與價(jià)值的資料，一般以文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，是建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)反映，是行政管理人員和工程技術(shù)人員等按照相關(guān)法律法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的規(guī)定據(jù)實(shí)填寫的原始資料，其歸檔收集是否齊全、完整、專業(yè)，收錄的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、規(guī)范，直接影響到能否為整個(gè)工程項(xiàng)目在竣工投產(chǎn)后期的管理、維修、改建、擴(kuò)建、恢復(fù)等工作提供依據(jù)。而信息時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)了各類型資料的數(shù)字化，建設(shè)工程檔案電子化也是必然趨勢(shì)。

2 加強(qiáng)建設(shè)工程電子檔案管理的有效措施

2.1 建立健全建設(shè)工程電子檔案管理制度

任何管理工作的開(kāi)展都需要以管理制度作為基礎(chǔ)，讓工作人員在執(zhí)行管理職能的過(guò)程中更加規(guī)范。因此，需要通過(guò)完善檔案管理制度對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，從而大幅提升檔案資料管理機(jī)制的高效運(yùn)行。但要想真正將建設(shè)工程檔案管理到位，還需要將電子檔案管理工作制度規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到有據(jù)可依、有章可循。如此才能有效提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 規(guī)范建設(shè)工程電子檔案的收集與歸檔流程

當(dāng)前建設(shè)工程資料已基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理部門應(yīng)改革創(chuàng)新，優(yōu)化檔案的收集與歸檔流程。首先，應(yīng)確立每一個(gè)建設(shè)工程的電子檔案收集歸檔責(zé)任人，建設(shè)工程的項(xiàng)目負(fù)責(zé)統(tǒng)一指揮，確定專人專崗負(fù)責(zé)，保證整個(gè)項(xiàng)目形成、積累的電子檔案能夠連續(xù)、完整、準(zhǔn)確地被收錄，避免出現(xiàn)遺漏或重復(fù)歸檔的問(wèn)題。此外，檔案管理人員應(yīng)在過(guò)程中要指導(dǎo)電子檔案按照規(guī)范要求收集，做好鑒定、移交、歸檔與保管等全過(guò)程管理，確保電子檔案的歸檔是準(zhǔn)確、完整、有效的。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中已明確提出電子檔案歸檔與管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)工程電子檔案的收集應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。當(dāng)歸檔的電子檔案存在同時(shí)有對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式文件的情形時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容上、表述上以及相關(guān)說(shuō)明上保持一致。電子檔案的保存應(yīng)與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)或其他形式文件間確立真實(shí)可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，才能對(duì)歸檔工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范管理。

2.3 加固防線，確保建設(shè)工程電子檔案安全

建設(shè)工程電子檔案的安全管理是整個(gè)工作的重中之重，一定要樹立“安全第一”的思想，倘若缺乏安全管理，很容易導(dǎo)致電子檔案的損耗甚至丟失，對(duì)整個(gè)建設(shè)工程后續(xù)管理帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。建設(shè)工程電子檔案的安全應(yīng)用必須建立在電子檔案的安全管理之上。安全管理是整個(gè)電子檔案管理的核心組成部分，關(guān)系著整個(gè)建設(shè)工程檔案能否順利實(shí)現(xiàn)電子化，因此，電子檔案必須要將安全管理落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)階段，并且根據(jù)建設(shè)工程每個(gè)階段的不同特征采取對(duì)應(yīng)專業(yè)的安全技術(shù)與有效管理策略。在互聯(lián)網(wǎng)蓬勃發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)被廣泛使用甚至濫用，建設(shè)工程的管理中涉及大量的數(shù)據(jù)借助網(wǎng)絡(luò)交互傳遞，很容易出現(xiàn)檔案資料在傳輸過(guò)程中攜帶病毒、木馬并傳播、被惡意篡改竊取等問(wèn)題，因而需落實(shí)建設(shè)工程電子檔案的安全管理技術(shù)投入。一是設(shè)置防火墻。防火墻是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)的一項(xiàng)重要措施，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻可以有效增強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)能力。防火墻可以過(guò)濾掉安全風(fēng)險(xiǎn)，可以對(duì)系統(tǒng)實(shí)施訪問(wèn)控制。守好檔案的“大門”，起到良好的安全防范與保護(hù)作用，保護(hù)電子檔案資料不會(huì)受到非法的訪問(wèn)與接觸，能夠有效地維護(hù)電子檔案所處環(huán)境安全。二是入侵檢測(cè)技術(shù)。入侵檢測(cè)技術(shù)是一種按照既定的安全策略監(jiān)測(cè)檢查系統(tǒng)運(yùn)行的技術(shù)，將盡可能地發(fā)現(xiàn)試圖攻擊系統(tǒng)的企圖、行為，從而確保檔案管理系統(tǒng)的安全性、完整性以及可用性。利用入侵檢測(cè)技術(shù)可以有效防范外部入侵，從而確保檔案信息人安全，防止信息泄露。三是定期安全備份。在建設(shè)工程電子檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)配備定期安全備份功能，防止由于系統(tǒng)或硬件出錯(cuò)時(shí)電子檔案的丟失，能夠在修復(fù)后及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。對(duì)于特別重要的電子檔案資料應(yīng)落實(shí)紙質(zhì)同步備份，確保電子檔案管理更加完善。四是權(quán)限設(shè)置。目前，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的登錄訪問(wèn)控制普遍采用的都是賬戶密碼登錄，這是系統(tǒng)的首道安全防護(hù)措施，但是密碼一旦泄露，即使非賬戶持有者也能順利登入系統(tǒng)執(zhí)行相關(guān)操作。對(duì)此，可以嘗試采用動(dòng)態(tài)口令驗(yàn)證、指紋驗(yàn)證以及人臉識(shí)別等技術(shù)提升登錄訪問(wèn)控制的安全等級(jí)。此外，針對(duì)不同等級(jí)的系統(tǒng)用戶設(shè)置不同的操作|權(quán)限，例如系統(tǒng)的登錄權(quán)、檢索權(quán)、查閱權(quán)、下載權(quán)乃至到數(shù)據(jù)庫(kù)的操作權(quán)等，進(jìn)行規(guī)范管理。

2.4 落實(shí)建設(shè)工程電子檔案的安全應(yīng)用

建設(shè)工程電子檔案的價(jià)值在于能夠?yàn)榻ㄔO(shè)工程后續(xù)的管理提供有力的資料，所以它的應(yīng)用是非常廣泛的，而如何能安全應(yīng)用成為建設(shè)工程電子檔案管理的重要問(wèn)題，因?yàn)殡娮訖n案與紙質(zhì)檔案相比，更加難以實(shí)現(xiàn)有效的安全控制，需要重視深化落實(shí)每一項(xiàng)安全工作。首先，需嚴(yán)格審核用戶的使用權(quán)限，不應(yīng)全部用戶都開(kāi)放全部使用權(quán)。其次，應(yīng)根據(jù)電子檔案內(nèi)容劃分保密等級(jí)，不能完全開(kāi)放的內(nèi)容不能提供直接下載或拷貝的方式；最后，需要利用系統(tǒng)對(duì)整個(gè)電子檔案應(yīng)用過(guò)程進(jìn)行跟蹤監(jiān)控記錄，以便于后續(xù)對(duì)應(yīng)用情況的查證。

綜上所述，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理者的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理思路，注重計(jì)算機(jī)技術(shù)等應(yīng)用，構(gòu)建完善的電子檔案信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)，重視電子檔案信息價(jià)值開(kāi)發(fā)，筑牢安全防線，才能實(shí)現(xiàn)更加安全、有效的電子檔案管理，更好地服務(wù)廣大用戶，將電子檔案的價(jià)值最大限度地發(fā)揮出來(lái)。